作業本發放管理制度?總則目的為規范公司作業本的發放管理，確保作業本的合理使用與有效供應，滿足公司正常辦公及業務開展需求，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內所有部門及員工。基本原則1.按需發放原則：根據員工實際工作需要，合理確定作業本的發放數量和種類。2.成本控制原則：在保證工作正常開展的前提下，盡量降低作業本采購及發放成本。3.規范管理原則：對作業本的采購、入庫、存儲、發放等環節進行規范化管理，確保流程清晰、責任明確。作業本的分類與標準分類1.辦公類作業本：如筆記本、便簽紙、文件紙等，用于日常辦公記錄、文件起草與打印等。2.業務類作業本：根據不同業務需求定制的專用作業本，如財務賬本、銷售訂單本、項目文檔本等。3.培訓類作業本：為培訓課程配套的作業本，如培訓教材、練習冊等。標準1.質量標準：作業本應符合國家相關質量標準，紙張質量良好，書寫順滑，不易褪色。2.規格標準：根據不同用途確定相應規格，如辦公筆記本一般為A4、B5等常見尺寸；業務類作業本可根據實際業務需求定制特殊規格，但應保持相對統一和規范。3.內容標準：培訓類作業本內容應與培訓課程緊密結合，準確涵蓋知識點和練習題；業務類作業本應包含必要的業務信息記錄格式和規范。采購管理采購計劃1.各部門需求統計：每月末，各部門應根據本部門下月預計業務量、員工人數及工作安排，填寫《作業本需求統計表》，詳細列出所需作業本的種類、規格和數量。2.審核與匯總：部門負責人對本部門提交的需求統計表進行審核后，報至人事部門。人事部門匯總各部門需求信息，結合庫存情況，編制《作業本采購計劃表》。3.審批流程：《作業本采購計劃表》經人事部門負責人審核后，報公司分管領導審批。審批通過后，方可實施采購。供應商選擇1.供應商篩選：人事部門通過市場調研、供應商推薦、網絡搜索等方式，建立《作業本供應商名錄》。對名錄中的供應商進行評估，評估內容包括產品質量、價格水平、供貨能力、售后服務等方面。2.實地考察：對于新入選的重要供應商，必要時進行實地考察，了解其生產規模、生產工藝、質量管理體系等情況，確保其具備良好的合作條件。3.確定供應商：綜合評估結果，選擇23家優質供應商作為公司作業本的主要采購對象，并與之簽訂年度采購框架協議。采購實施1.訂單下達：根據審批后的采購計劃表，人事部門向選定的供應商下達采購訂單。訂單應明確作業本的種類、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點等詳細信息。2.采購跟蹤：采購人員應定期與供應商溝通，跟蹤訂單執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。如遇交貨延遲或質量問題，應及時與供應商協商解決。3.到貨驗收：作業本到貨前，倉庫管理人員應做好收貨準備工作。到貨時，倉庫管理人員會同采購人員按照采購訂單及相關標準對貨物進行驗收，檢查貨物的數量、規格、質量等是否與訂單一致。如發現問題，應及時通知供應商處理，并做好記錄。庫存管理倉庫設置1.倉庫布局：根據作業本的種類、規格和數量，合理規劃倉庫布局，設置不同的存儲區域，如辦公類作業本存儲區、業務類作業本存儲區、培訓類作業本存儲區等。2.存儲條件：倉庫應保持干燥、通風良好，溫度和濕度適宜，避免作業本受潮、發霉或變形。同時，應做好防火、防盜、防蟲等安全措施。入庫管理1.入庫登記：驗收合格的作業本，倉庫管理人員應及時辦理入庫手續，填寫《作業本入庫登記表》，詳細記錄入庫日期、供應商名稱、產品名稱、規格、數量、批次等信息。2.標識管理：對入庫的作業本進行標識，注明產品名稱、規格、批次、入庫日期等信息，以便于識別和管理。存儲管理1.分類存放：按照作業本的分類和規格，將其存放在相應的存儲區域，并遵循先進先出的原則，確保作業本在有效期內得到合理使用。2.盤點清查：定期對倉庫進行盤點清查，每月末進行小盤點，每季度末進行大盤點。盤點時，應認真核對庫存數量與《作業本入庫登記表》及庫存臺賬是否一致。如發現盤盈、盤虧等情況，應及時查明原因，并填寫《庫存盤點報告》，報相關部門處理。出庫管理1.領用申請：員工因工作需要領用作業本時，應填寫《作業本領用申請表》，注明領用日期、部門、姓名、作業本種類、規格、數量及領用用途等信息，經部門負責人審批后交至倉庫管理人員。2.出庫發放：倉庫管理人員根據審批后的《作業本領用申請表》，按照規定的標準和數量發放作業本，并在《作業本出庫登記表》上記錄發放日期、領用部門、姓名、產品名稱、規格、數量等信息。3.簽字確認：領用人員領取作業本時，應在《作業本出庫登記表》上簽字確認。發放標準與流程發放標準1.辦公類作業本普通辦公筆記本：新入職員工每人每月發放1本A4或B5筆記本；其他員工根據工作需求，每人每月發放12本。便簽紙：根據部門實際使用情況，每月按需發放適量便簽紙。文件紙：根據公司文件打印需求，每月由行政部門統一領取發放。2.業務類作業本財務賬本：根據財務部門工作安排，按需定期發放。銷售訂單本：銷售部門根據業務量，按照一定周期（如每季度）領取發放。項目文檔本：項目團隊根據項目進度和文檔記錄需求，在項目啟動時領取適量項目文檔本，項目過程中如有補充需求，另行申請。3.培訓類作業本培訓教材：培訓部門根據培訓課程安排，在培訓前將培訓教材發放給參加培訓的員工。練習冊：根據培訓課程需要，在培訓過程中適時發放給員工。發放流程1.員工申請：員工填寫《作業本領用申請表》，并提交至部門負責人。2.部門審批：部門負責人對員工的領用申請進行審核，確認是否合理必要，審核通過后簽字批準。3.倉庫發放：員工持審批后的《作業本領用申請表》到倉庫領取作業本，倉庫管理人員按照申請表內容發放，并做好發放記錄。特殊情況處理臨時需求1.因工作突發緊急情況，員工急需作業本時，可口頭向部門負責人申請，部門負責人同意后，通知倉庫管理人員先行發放，并在事后及時補辦《作業本領用申請表》的審批手續。2.倉庫管理人員對臨時發放的作業本應做好記錄，以便后續核對和補充庫存。超量領用1.如員工因特殊工作任務需要超量領用作業本，應填寫《超量領用申請表》，詳細說明超量領用的原因及預計使用期限，經部門負責人審核、公司分管領導審批后，方可到倉庫領取。2.倉庫管理人員應對超量領用的情況進行跟蹤，確保超量領用的作業本得到合理使用，避免浪費。報廢處理1.對于破損、過期、不再使用的作業本，由使用部門填寫《作業本報廢申請表》，注明報廢原因、產品名稱、規格、數量等信息，經部門負責人審核后交至倉庫。2.倉庫管理人員對報廢申請進行核實后，按照規定的報廢流程進行處理。報廢作業本應集中存放，定期進行銷毀，銷毀過程應進行記錄，包括銷毀日期、銷毀方式、監銷人員等信息。監督與考核監督機制1.內部審計：公司內部審計部門定期對作業本的采購、庫存及發放情況進行審計，檢查采購流程是否合規、庫存管理是否規范、發放標準是否執行到位等。2.日常檢查：人事部門及倉庫管理人員應加強對作業本管理工作的日常檢查，及時發現和糾正存在的問題。考核辦法1.對部門的考核：將作業本管理工作納入部門績效考核體系，考核內容包括部門對作業本需求統計的準確性、領用審批的規范性、庫存管理的合理性等方面。對在作業本管理工作中表現優秀的部門給予適當獎勵，對存在問題較多的部門進行通報批評，并要求限期整改。2.對