公司辦公費(fèi)管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司辦公費(fèi)的管理，合理控制辦公費(fèi)用支出，提高資金使用效益，確保公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.預(yù)算控制原則嚴(yán)格按照年度預(yù)算安排辦公費(fèi)用支出，確保各項(xiàng)費(fèi)用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。2.節(jié)約高效原則倡導(dǎo)節(jié)約意識(shí)，優(yōu)化資源配置，提高辦公費(fèi)用使用效率，杜絕浪費(fèi)。3.規(guī)范透明原則明確辦公費(fèi)用的開(kāi)支范圍、標(biāo)準(zhǔn)和審批流程，確保費(fèi)用支出公開(kāi)、公正、透明。二、辦公費(fèi)開(kāi)支范圍（一）辦公用品1.辦公文具：如紙張、筆、筆記本、文件夾、訂書(shū)機(jī)、膠水等。2.辦公設(shè)備耗材：如打印機(jī)墨盒、硒鼓、復(fù)印機(jī)碳粉、傳真機(jī)墨盒等。3.辦公家具：如辦公桌、辦公椅、文件柜等的維修、保養(yǎng)及零部件更換費(fèi)用。（二）辦公設(shè)備購(gòu)置與維修1.辦公設(shè)備：如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀、碎紙機(jī)等的購(gòu)置費(fèi)用。2.辦公設(shè)備的維修、保養(yǎng)費(fèi)用，包括定期維護(hù)、故障維修、軟件升級(jí)等。（三）通訊費(fèi)用1.固定電話費(fèi)用：包括辦公固定電話的月租費(fèi)、通話費(fèi)、長(zhǎng)途費(fèi)等。2.移動(dòng)通訊費(fèi)用：?jiǎn)T工因工作需要使用的手機(jī)費(fèi)用，按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)給予報(bào)銷。（四）差旅費(fèi)員工因公務(wù)出差發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費(fèi)用，按照公司差旅費(fèi)管理制度執(zhí)行。（五）業(yè)務(wù)招待費(fèi)公司因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的招待客戶的費(fèi)用，包括餐飲、住宿、禮品等，按照公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)管理制度執(zhí)行。（六）水電費(fèi)公司辦公場(chǎng)所發(fā)生的水電費(fèi)。（七）物業(yè)管理費(fèi)公司辦公場(chǎng)所的物業(yè)管理費(fèi)用，包括保潔、保安、綠化等費(fèi)用。（八）其他費(fèi)用1.辦公室清潔用品費(fèi)用，如掃帚、拖把、清潔劑等。2.辦公室綠植租賃費(fèi)用。3.經(jīng)公司批準(zhǔn)的其他與辦公相關(guān)的費(fèi)用。三、辦公用品管理（一）采購(gòu)管理1.辦公用品由行政部門統(tǒng)一采購(gòu)，各部門根據(jù)實(shí)際需求每月定期提交辦公用品申購(gòu)清單至行政部門。2.行政部門根據(jù)申購(gòu)清單進(jìn)行匯總整理，結(jié)合庫(kù)存情況編制辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施采購(gòu)。3.采購(gòu)人員應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)的供應(yīng)商，按照性價(jià)比原則進(jìn)行采購(gòu)，確保所采購(gòu)的辦公用品質(zhì)量合格、價(jià)格合理。4.對(duì)于批量采購(gòu)的辦公用品，應(yīng)簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款。（二）庫(kù)存管理1.行政部門應(yīng)設(shè)立辦公用品倉(cāng)庫(kù)，對(duì)采購(gòu)回來(lái)的辦公用品進(jìn)行分類存放、登記造冊(cè)，建立庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄辦公用品的出入庫(kù)情況。2.定期對(duì)庫(kù)存辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)庫(kù)存短缺或損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.辦公用品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，做好防火、防潮、防蟲(chóng)等工作，確保辦公用品的質(zhì)量不受影響。（三）領(lǐng)用管理1.各部門員工根據(jù)工作需要到行政部門辦公用品倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用辦公用品，領(lǐng)用時(shí)需填寫辦公用品領(lǐng)用登記表，注明領(lǐng)用日期、部門、姓名、辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.行政部門倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照領(lǐng)用登記表及時(shí)發(fā)放辦公用品，并在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄領(lǐng)用情況。3.對(duì)于價(jià)值較高或限量領(lǐng)用的辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后領(lǐng)用。四、辦公設(shè)備管理（一）購(gòu)置管理1.各部門因工作需要購(gòu)置辦公設(shè)備，應(yīng)提前填寫辦公設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明購(gòu)置設(shè)備的名稱、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交至行政部門，行政部門進(jìn)行匯總整理，結(jié)合公司實(shí)際情況和預(yù)算安排，提出審核意見(jiàn)，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意購(gòu)置的辦公設(shè)備，由行政部門負(fù)責(zé)組織采購(gòu)。采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)遵循公開(kāi)、公平、公正的原則，選擇合適的供應(yīng)商和采購(gòu)方式，確保設(shè)備質(zhì)量和價(jià)格合理。4.辦公設(shè)備購(gòu)置后，行政部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收，檢查設(shè)備的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購(gòu)合同一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，并按照固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行登記入賬。（二）使用與維護(hù)管理1.辦公設(shè)備由專人負(fù)責(zé)使用和管理，使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.使用部門應(yīng)定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，做好日常維護(hù)工作，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障應(yīng)及時(shí)通知行政部門維修人員進(jìn)行維修。3.行政部門應(yīng)建立辦公設(shè)備維修檔案，記錄設(shè)備的維修情況，包括維修時(shí)間、故障原因、維修內(nèi)容、維修費(fèi)用等信息。4.對(duì)于辦公設(shè)備的軟件升級(jí)，應(yīng)根據(jù)公司信息安全管理規(guī)定進(jìn)行操作，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）報(bào)廢管理1.辦公設(shè)備因使用年限已久、技術(shù)落后、損壞嚴(yán)重等原因無(wú)法繼續(xù)使用時(shí)，由使用部門填寫辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備報(bào)廢原因、購(gòu)置時(shí)間、使用情況等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交至行政部門，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，確認(rèn)設(shè)備確實(shí)無(wú)法繼續(xù)使用后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意報(bào)廢的辦公設(shè)備，由行政部門負(fù)責(zé)組織處置，處置方式包括變賣、捐贈(zèng)、報(bào)廢銷毀等，處置收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)。五、通訊費(fèi)用管理（一）固定電話費(fèi)用管理1.公司辦公固定電話實(shí)行定額管理，各部門根據(jù)實(shí)際工作需要合理使用。2.行政部門負(fù)責(zé)定期對(duì)固定電話費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，如發(fā)現(xiàn)費(fèi)用異常，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取措施進(jìn)行控制。（二）移動(dòng)通訊費(fèi)用管理1.員工因工作需要使用手機(jī)的，應(yīng)按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷通訊費(fèi)用。具體標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)不同崗位和業(yè)務(wù)需求另行制定。2.員工應(yīng)將手機(jī)號(hào)碼報(bào)行政部門備案，行政部門負(fù)責(zé)對(duì)員工通訊費(fèi)用報(bào)銷情況進(jìn)行審核，確保報(bào)銷費(fèi)用符合公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.員工報(bào)銷移動(dòng)通訊費(fèi)用時(shí)，應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票，并注明手機(jī)號(hào)碼、使用時(shí)間等信息。六、差旅費(fèi)管理公司差旅費(fèi)管理按照公司制定的差旅費(fèi)管理制度執(zhí)行，具體內(nèi)容包括出差審批、交通費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、住宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、餐飲補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)等方面的規(guī)定。七、業(yè)務(wù)招待費(fèi)管理公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)管理按照公司制定的業(yè)務(wù)招待費(fèi)管理制度執(zhí)行，具體內(nèi)容包括招待費(fèi)審批流程、招待標(biāo)準(zhǔn)、招待范圍等方面的規(guī)定。八、水電費(fèi)管理（一）抄表與核算1.物業(yè)公司每月定期對(duì)公司辦公場(chǎng)所的水電費(fèi)進(jìn)行抄表，并將抄表數(shù)據(jù)提供給公司行政部門。2.行政部門根據(jù)抄表數(shù)據(jù)核算水電費(fèi)金額，并與物業(yè)公司核對(duì)無(wú)誤后，生成水電費(fèi)賬單。（二）費(fèi)用支付1.行政部門將水電費(fèi)賬單提交至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門審核后按照合同約定及時(shí)支付水電費(fèi)。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)水電費(fèi)支出情況進(jìn)行分析，如發(fā)現(xiàn)費(fèi)用異常，應(yīng)及時(shí)與物業(yè)公司溝通核實(shí)。九、物業(yè)管理費(fèi)管理（一）合同簽訂行政部門負(fù)責(zé)與物業(yè)公司簽訂物業(yè)管理服務(wù)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。（二）費(fèi)用支付1.物業(yè)公司按照合同約定提供物業(yè)管理服務(wù)后，行政部門應(yīng)根據(jù)服務(wù)質(zhì)量考核情況審核物業(yè)管理費(fèi)用，并提交財(cái)務(wù)部門支付。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定和公司財(cái)務(wù)制度支付物業(yè)管理費(fèi)，確保費(fèi)用支付準(zhǔn)確無(wú)誤。十、費(fèi)用報(bào)銷與審批（一）報(bào)銷流程1.員工發(fā)生辦公費(fèi)用支出后，應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)票據(jù)，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的要求填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并附上發(fā)票、清單等原始憑證。2.將填寫好的費(fèi)用報(bào)銷單提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況對(duì)費(fèi)用的合理性、真實(shí)性進(jìn)行審核，并簽署審核意見(jiàn)。3.部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將費(fèi)用報(bào)銷單提交至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷票據(jù)的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與報(bào)銷人溝通核實(shí)。4.財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，將費(fèi)用報(bào)銷單提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批，分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和預(yù)算安排對(duì)費(fèi)用進(jìn)行審批。5.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果進(jìn)行報(bào)銷支付。（二）審批權(quán)限1.辦公費(fèi)用支出在[x]元以下的，由部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審核后即可報(bào)銷支付。2.辦公費(fèi)用支出在[x]元至[x]元之間的，由部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后報(bào)銷支付。3.辦公費(fèi)用支出在[x]元以上的，由部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)總經(jīng)理審批報(bào)銷支付。十一、預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.每年年底，行政部門應(yīng)根據(jù)公司下一年度的工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，結(jié)合歷史辦公費(fèi)用支出情況，編制下一年度辦公費(fèi)預(yù)算草案。2.辦公費(fèi)預(yù)算草案應(yīng)包括辦公用品、辦公設(shè)備購(gòu)置與維修、通訊費(fèi)用、差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、水電費(fèi)、物業(yè)管理費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用的預(yù)算金額，并詳細(xì)說(shuō)明預(yù)算依據(jù)和計(jì)算方法。3.行政部門將編制好的辦公費(fèi)預(yù)算草案提交至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行匯總、審核后，結(jié)合公司整體預(yù)算安排，對(duì)預(yù)算草案進(jìn)行調(diào)整和完善，形成年度辦公費(fèi)預(yù)算方案。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照年度辦公費(fèi)預(yù)算執(zhí)行，確保各項(xiàng)費(fèi)用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。如因工作需要確需調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)按照預(yù)算編制程序進(jìn)行申報(bào)和審批。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)辦公費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，并采取措施進(jìn)行調(diào)整和控制。3.行政部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門做好辦公費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況的統(tǒng)計(jì)和分析工作，為公司預(yù)算管理提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。十二、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)辦公費(fèi)管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查辦公費(fèi)用的開(kāi)支是否符合公司相關(guān)制度規(guī)定，預(yù)算執(zhí)行情況是否良好，報(bào)銷流程是否規(guī)范等。（二）日常檢查行政部門和財(cái)務(wù)部門定期對(duì)辦公費(fèi)管理情況進(jìn)行日常檢查，檢查內(nèi)容包括辦公用品庫(kù)存管理、辦公設(shè)備使用與