保健品使用管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保健品的管理，規(guī)范保健品的采購(gòu)、儲(chǔ)存、使用等環(huán)節(jié)，確保保健品使用安全、合理、有效，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及保健品采購(gòu)、儲(chǔ)存、發(fā)放、使用的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保健品管理的法律法規(guī)和政策要求。2.安全性原則：確保保健品質(zhì)量安全，避免因保健品使用不當(dāng)對(duì)員工健康造成損害。3.合理性原則：根據(jù)員工實(shí)際需求和健康狀況，合理發(fā)放和使用保健品。4.規(guī)范管理原則：對(duì)保健品的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理，確保流程清晰、責(zé)任明確。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定和完善保健品使用管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.根據(jù)公司實(shí)際情況和員工需求，制定年度保健品采購(gòu)計(jì)劃。3.負(fù)責(zé)保健品的統(tǒng)一采購(gòu)，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，并確保采購(gòu)渠道合法、正規(guī)。4.負(fù)責(zé)建立保健品庫(kù)存臺(tái)賬，定期對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。5.協(xié)調(diào)各部門之間關(guān)于保健品使用的相關(guān)事宜。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核保健品采購(gòu)費(fèi)用，確保費(fèi)用支出合理、合規(guī)。2.對(duì)保健品采購(gòu)、使用等費(fèi)用進(jìn)行核算和賬務(wù)處理。（三）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門員工保健品需求的統(tǒng)計(jì)和上報(bào)工作。2.按照公司規(guī)定領(lǐng)取和使用保健品，并做好使用記錄。3.配合行政部門做好保健品使用情況的調(diào)查和反饋工作。（四）質(zhì)量控制部門1.負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)的保健品進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，檢查保健品的外觀、包裝、標(biāo)識(shí)、有效期等是否符合要求。2.定期對(duì)庫(kù)存保健品進(jìn)行質(zhì)量抽檢，確保庫(kù)存保健品質(zhì)量合格。3.對(duì)不合格保健品進(jìn)行處理，并跟蹤處理結(jié)果。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.行政部門應(yīng)于每年年底前，根據(jù)公司員工數(shù)量、崗位特點(diǎn)、健康需求等因素，制定下一年度保健品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確保健品的種類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容。2.在制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)充分征求各部門意見(jiàn)，確保采購(gòu)的保健品能夠滿足員工實(shí)際需求。3.如因公司業(yè)務(wù)發(fā)展、員工人數(shù)變動(dòng)等原因需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向行政部門提出申請(qǐng)，行政部門審核后進(jìn)行調(diào)整。（二）供應(yīng)商選擇1.行政部門應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的保健品供應(yīng)商，對(duì)供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、經(jīng)營(yíng)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等資質(zhì)文件進(jìn)行審核，并建立供應(yīng)商檔案。2.優(yōu)先選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施，如暫停合作、更換供應(yīng)商等。3.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。（三）采購(gòu)流程1.行政部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)詳細(xì)注明保健品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，應(yīng)按照訂單要求及時(shí)組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并將發(fā)貨信息反饋給行政部門。3.行政部門在收到保健品后，應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量控制部門進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收。質(zhì)量驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商換貨或退貨，并跟蹤處理結(jié)果。四、儲(chǔ)存管理（一）倉(cāng)庫(kù)設(shè)施1.公司應(yīng)設(shè)立專門的保健品倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等設(shè)施，確保保健品儲(chǔ)存環(huán)境安全、衛(wèi)生。2.倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)設(shè)置不同的區(qū)域，分別存放合格品、不合格品、待驗(yàn)品等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。3.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的貨架、貨柜、溫濕度計(jì)、滅火器等設(shè)備，以滿足保健品儲(chǔ)存的需要。（二）入庫(kù)管理1.保健品到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)核對(duì)送貨單、采購(gòu)訂單等憑證，確認(rèn)保健品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息無(wú)誤后，方可辦理入庫(kù)手續(xù)。2.質(zhì)量控制部門應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)入庫(kù)保健品進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，驗(yàn)收合格的保健品應(yīng)在包裝上貼上合格標(biāo)識(shí)，并填寫入庫(kù)記錄。入庫(kù)記錄應(yīng)包括保健品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、供應(yīng)商、入庫(kù)時(shí)間等信息。3.驗(yàn)收不合格的保健品應(yīng)單獨(dú)存放，并在包裝上貼上不合格標(biāo)識(shí)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門和供應(yīng)商，協(xié)商處理辦法。（三）儲(chǔ)存條件1.不同種類的保健品應(yīng)根據(jù)其特性和儲(chǔ)存要求，分類存放。例如，常溫保存的保健品應(yīng)存放在通風(fēng)良好、溫度適宜的倉(cāng)庫(kù)中；需要冷藏或冷凍保存的保健品應(yīng)存放在相應(yīng)溫度的冷藏庫(kù)或冷凍庫(kù)中。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持適宜的溫濕度條件，一般溫度應(yīng)控制在[具體溫度范圍]，濕度應(yīng)控制在[具體濕度范圍]。溫濕度計(jì)應(yīng)定期校準(zhǔn)，確保測(cè)量準(zhǔn)確。3.定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行清潔和消毒，保持倉(cāng)庫(kù)環(huán)境整潔衛(wèi)生。（四）庫(kù)存盤點(diǎn)1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存保健品進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時(shí)應(yīng)確保賬物相符，如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制庫(kù)存盤點(diǎn)表，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。庫(kù)存盤點(diǎn)表應(yīng)包括保健品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、實(shí)際庫(kù)存數(shù)、賬面庫(kù)存數(shù)、盤盈盤虧數(shù)量及原因等信息。3.如發(fā)現(xiàn)庫(kù)存保健品存在過(guò)期、變質(zhì)、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)清理，并填寫報(bào)廢申請(qǐng)單，經(jīng)相關(guān)部門審批后進(jìn)行處理。五、發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.根據(jù)員工崗位特點(diǎn)、健康狀況、工作環(huán)境等因素，合理確定保健品的發(fā)放種類和數(shù)量。2.優(yōu)先保障一線員工、特殊崗位員工以及患有特定疾病員工的保健品需求。3.保健品發(fā)放應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保每位符合條件的員工都能享受到相應(yīng)的福利。（二）發(fā)放流程1.各使用部門應(yīng)于每月[具體日期]前，將本部門員工下月保健品需求情況統(tǒng)計(jì)匯總后報(bào)行政部門。需求情況應(yīng)包括員工姓名、崗位、保健品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.行政部門根據(jù)各部門上報(bào)的需求情況，結(jié)合庫(kù)存數(shù)量和采購(gòu)計(jì)劃，制定下月保健品發(fā)放計(jì)劃。發(fā)放計(jì)劃應(yīng)明確發(fā)放部門、員工姓名、保健品名稱、規(guī)格、數(shù)量等內(nèi)容。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)發(fā)放計(jì)劃，按照規(guī)定的數(shù)量和品種，將保健品發(fā)放至各使用部門。發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫發(fā)放記錄，發(fā)放記錄應(yīng)包括發(fā)放日期、發(fā)放部門、員工姓名、保健品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。4.使用部門收到保健品后，應(yīng)及時(shí)將其發(fā)放給員工，并做好簽收記錄。簽收記錄應(yīng)包括員工姓名、保健品名稱、規(guī)格、數(shù)量、簽收日期等信息。（三）特殊情況處理1.如因特殊原因需要臨時(shí)增加或調(diào)整保健品發(fā)放，相關(guān)部門應(yīng)提前向行政部門提出申請(qǐng)，行政部門審核后進(jìn)行安排。2.對(duì)于離職員工，自離職之日起停止發(fā)放保健品。如離職員工已領(lǐng)取但未使用完的保健品，應(yīng)按照規(guī)定辦理退庫(kù)手續(xù)。六、使用管理（一）使用培訓(xùn)1.行政部門應(yīng)定期組織員工進(jìn)行保健品使用知識(shí)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括保健品的功效、適用人群、使用方法、注意事項(xiàng)等。2.培訓(xùn)方式可以采用集中授課、發(fā)放宣傳資料、在線學(xué)習(xí)等多種形式，確保員工能夠正確、合理地使用保健品。3.新員工入職時(shí)，應(yīng)進(jìn)行保健品使用知識(shí)的入職培訓(xùn)，使其了解公司的保健品使用管理制度和相關(guān)產(chǎn)品信息。（二）使用記錄1.員工在使用保健品時(shí)，應(yīng)做好使用記錄。使用記錄應(yīng)包括使用日期、保健品名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用人等信息。2.使用部門應(yīng)定期對(duì)本部門員工的保健品使用記錄進(jìn)行整理和歸檔，保存期限不少于[具體年限]。3.行政部門應(yīng)不定期對(duì)員工的保健品使用記錄進(jìn)行檢查，確保記錄真實(shí)、完整。（三）使用監(jiān)督1.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)監(jiān)督本部門員工正確使用保健品，如發(fā)現(xiàn)員工存在使用不當(dāng)或違規(guī)使用的情況，應(yīng)及時(shí)制止并糾正。2.行政部門應(yīng)定期對(duì)公司保健品使用情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，了解員工對(duì)保健品的使用效果和滿意度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。3.如發(fā)現(xiàn)員工因使用保健品出現(xiàn)不良反應(yīng)或健康問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理，并根據(jù)情況調(diào)整保健品使用方案。七、報(bào)廢與銷毀管理（一）報(bào)廢條件1.保健品超過(guò)保質(zhì)期的。2.因儲(chǔ)存不當(dāng)、保管不善等原因?qū)е卤＝∑纷冑|(zhì)、損壞，無(wú)法正常使用的。3.經(jīng)質(zhì)量抽檢不合格，且無(wú)法整改或整改后仍不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的。4.其他符合報(bào)廢條件的情況。（二）報(bào)廢申請(qǐng)1.倉(cāng)庫(kù)管理人員或使用部門發(fā)現(xiàn)保健品存在報(bào)廢情況時(shí)，應(yīng)填寫報(bào)廢申請(qǐng)單，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢原因、保健品名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次等信息。2.報(bào)廢申請(qǐng)單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)行政部門審批。行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，必要時(shí)可邀請(qǐng)質(zhì)量控制部門參與。（三）報(bào)廢處理1.經(jīng)審批同意報(bào)廢的保健品，行政部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)處理。處理方式可以采用銷毀、退貨等方式。2.對(duì)于需要銷毀的保健品，應(yīng)選擇合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保銷毀過(guò)程安全、環(huán)保。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀方式、銷毀數(shù)量、執(zhí)行人員等信息。3.對(duì)于可以退貨的保健品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨手續(xù)，并跟蹤退貨處理結(jié)果。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部應(yīng)建立健全保健品使用管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)保健品采購(gòu)、儲(chǔ)存、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.行政部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)部門應(yīng)按照各自職責(zé)，對(duì)保健品管理工作進(jìn)行監(jiān)督。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情