物業公司檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強物業公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在公司管理、決策、服務等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指物業公司在經營管理活動中直接形成的，對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統一管理，確保檔案管理的規范化和標準化。2.真實性原則：檔案內容應真實反映公司各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各個業務環節形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.便捷利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理公司各類檔案，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等工作。3.指導、監督各部門的檔案管理工作，定期對各部門檔案管理情況進行檢查和考核。4.負責檔案信息化建設，建立和維護檔案管理信息系統，實現檔案的數字化管理。5.組織檔案人員的業務培訓，提高檔案管理人員的業務水平。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全完整。2.明確一名檔案兼職管理員，負責本部門檔案管理的日常工作，并接受綜合管理部門的業務指導和監督。3.嚴格遵守公司檔案管理制度，按照規定的時間和要求向綜合管理部門移交檔案。4.積極配合綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協助。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，股東會、董事會、監事會會議文件，公司規章制度，行政公文，工作計劃與總結，人事檔案，資質證書，榮譽證書等。2.財務管理類：包括財務預算、決算報告，財務報表，會計憑證，賬簿，審計報告，稅務資料，合同協議等。3.客戶服務類：包括客戶檔案，物業服務合同，服務投訴處理記錄，客戶滿意度調查資料，社區文化活動記錄等。4.工程管理類：包括工程項目立項文件，工程設計圖紙，施工組織設計，工程變更記錄，工程驗收報告，設備檔案等。5.安全管理類：包括安全管理制度，安全檢查記錄，事故處理報告，應急預案，消防檔案等。6.環境管理類：包括環境衛生管理制度，綠化養護記錄，垃圾處理記錄，環境監測報告等。（二）檔案編號檔案編號采用"類別代碼+年度+順序號"的方式，具體如下：1.行政管理類：AD+年度+順序號，如AD2023001。2.財務管理類：CF+年度+順序號，如CF2023001。3.客戶服務類：CS+年度+順序號，如CS2023001。4.工程管理類：EM+年度+順序號，如EM2023001。5.安全管理類：SM+年度+順序號，如SM2023001。6.環境管理類：EM+年度+順序號，如EN2023001。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應按照檔案管理制度的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案，并定期移交綜合管理部門。2.檔案收集范圍包括但不限于文件、合同、報表、記錄、信函、圖紙、照片、音像等各種載體的資料。3.對于重要文件和資料，應實行雙套制保存，即紙質檔案和電子檔案同時保存。（二）檔案整理1.綜合管理部門收到各部門移交的檔案后，應及時進行整理。整理工作包括分類、編號、編目、裝訂等。2.按照檔案分類方案，對檔案進行分類整理，確保同一類檔案集中存放。3.對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性。4.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查詢和利用。5.對破損或褪色的檔案進行修復和復制，確保檔案的完整性和可讀性。6.對于電子檔案，應按照電子文件管理規范進行整理，建立電子檔案數據庫，確保電子檔案的存儲、檢索和利用。五、檔案鑒定與保管期限（一）檔案鑒定1.綜合管理部門定期對已歸檔的檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應組成鑒定小組，由綜合管理部門負責人、檔案管理人員及相關業務部門人員參加。3.鑒定小組根據檔案的內容、來源、時間等因素，對檔案的價值進行評估，確定其保管期限。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司章程、公司設立及變更文件、重大合同協議、重要會議記錄等。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為16年至50年。如年度工作計劃與總結、一般性合同協議、人事檔案等。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內對公司工作有一定查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年以下。如一般性文件、臨時性報表等。六、檔案保管（一）檔案庫房建設1.公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防鼠等安全防護設施。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的辦公設備，如電腦、打印機、復印機、裝訂機等，以便于檔案的整理和利用。（二）檔案存放1.檔案應按照分類編號順序存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限的檔案應分開存放，便于管理和鑒定。3.對于電子檔案，應存儲在專用的存儲設備上，并定期進行備份，確保數據的安全。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的完整性和可讀性。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.對已到保管期限的檔案，應按照規定進行鑒定和銷毀，確保檔案管理的規范和安全。七、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、及時的原則，確保檔案的正確使用。2.嚴格遵守檔案保密制度，對涉及公司機密的檔案，未經授權不得查閱、借閱和傳播。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應在場監督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經部門負責人和綜合管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續。借閱期限一般不超過[x]個工作日，如需延長借閱期限，應重新辦理借閱手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，按時歸還檔案。3.復制：因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制內容、復制用途等，經部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理復制手續。檔案管理人員應按照規定的程序和要求進行復制，并對復制件進行核對和登記。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄。2.檔案利用登記內容包括利用日期、利用人姓名、部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及編號、復制內容等。3.檔案利用登記記錄應妥善保存，以備查閱和統計分析。八、檔案保密（一）保密制度1.嚴格遵守國家有關保密法律法規，制定檔案保密制度，明確保密責任。2.對涉及公司機密的檔案，應采取加密存儲、專人保管等措施，防止泄密。3.檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，不得泄露檔案內容，不得擅自將檔案帶出公司或提供給無關人員查閱、借閱。4.對因工作需要接觸機密檔案的人員，應進行保密教育，簽訂保密協議，明確保密義務。（二）保密措施1.檔案庫房應安裝門禁系統、監控設備等，確保檔案庫房的安全。2.對電子檔案應進行加密處理，設置訪問權限，防止電子檔案被非法獲取。3.在檔案查閱、借閱過程中，應嚴格遵守保密規定，對查閱、借閱人員進行保密提醒。（三）泄密處理1.如發現檔案泄密事件，應立即采取措施，停止泄密行為，并及時報告公司領導。2.對泄密責任人進行調查和處理，根據情節輕重給予相應的處罰。3.對因泄密給公司造成損失的，應依法追究泄密責任人的賠償責任。九、檔案統計與移交（一）檔案統計1.綜合管理部門應建立檔案統計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計分析。2.檔案統計內容包括檔案數量、種類、保管期限、利用人次、利用檔案名稱及編號等。3.檔案統計報表應及時、準確、完整，上報公司領導和相關部門。（二）檔案移交1.物業公司因分立、合并、改制、撤銷等原因發生變動時，應按照國家有關規定，做好檔案的移交工作。2.檔案移交應編制檔案移交清單，明確檔案的名稱、數量、保管期限等信息，并辦理交接手續。3.檔案移交后，接收單位應按照本制度的要求，對檔案進行妥善保管和利用。十、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案管理信息系統，實現檔案的數字化采集、存儲、檢索、利用和管理。2.通過檔案信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務水平，為公司決策提供及時、準確的檔案信息支持。（二）信息化建設內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理、數據錄入等工作，將紙質檔案轉化為電子檔案，實現檔案的數字化存儲。2.檔案管理信息系統建設：建立檔案管理信息系統，包括檔案分類管理、檔案編目、檔案檢索、檔案借閱、檔案統計等功能模塊，實現檔案管理的信息化、自動化。3.數據安全管理：加強檔案管理信息系統的數據安全管理，采取數據備份、數據加密、用戶權限管理等措施，確保電子檔案數據的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟