公司手賬本管理制度?一、總則（一）目的為加強公司手賬本的規(guī)范管理，提高工作效率，確保公司信息的準確記錄與傳遞，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）管理原則1.統(tǒng)一規(guī)范原則：手賬本的格式、使用方法等應保持統(tǒng)一規(guī)范，便于管理和查閱。2.實用高效原則：手賬本的設(shè)計應滿足工作實際需求，有助于提高工作效率和質(zhì)量。3.安全保密原則：嚴格保護手賬本中記錄的公司信息，防止信息泄露。二、手賬本的種類與用途（一）工作筆記本1.用途：員工用于日常工作記錄，如會議紀要、工作任務(wù)安排、客戶溝通記錄等。2.記錄要求：應詳細、準確記錄工作相關(guān)內(nèi)容，字跡清晰，確保后續(xù)能夠準確查閱。（二）財務(wù)賬本1.用途：財務(wù)人員用于記錄公司財務(wù)收支、賬目明細等財務(wù)信息。2.記錄要求：嚴格按照財務(wù)會計準則進行記錄，數(shù)據(jù)準確無誤，賬目清晰。（三）項目管理手賬本1.用途：項目負責人用于記錄項目進度、任務(wù)分配、資源需求等項目相關(guān)信息。2.記錄要求：及時更新項目進展情況，對項目中的問題和解決方案進行詳細記錄。三、手賬本的采購與發(fā)放（一）采購1.采購部門根據(jù)公司需求制定手賬本采購計劃，選擇質(zhì)量可靠、符合公司要求的供應商進行采購。2.采購的手賬本應具備良好的裝訂、紙張質(zhì)量等，確保能夠滿足長時間使用。（二）發(fā)放1.人力資源部門負責將采購的手賬本發(fā)放給相關(guān)員工。2.發(fā)放時應做好登記，記錄員工姓名、部門、手賬本類型等信息。四、手賬本的使用規(guī)范（一）記錄內(nèi)容要求1.工作筆記本：記錄工作事項應按照時間順序或重要程度進行排列。對重要的會議決議、工作安排等應詳細記錄決議內(nèi)容、責任人、完成時間等關(guān)鍵信息。與客戶溝通的內(nèi)容應記錄溝通時間、溝通方式、溝通要點等。2.財務(wù)賬本：按照財務(wù)科目分類進行記錄，每一筆收支都應有詳細的日期、摘要、金額等信息。定期進行賬目核對，確保賬實相符。3.項目管理手賬本：項目啟動階段應記錄項目目標、項目范圍、項目計劃等。項目執(zhí)行過程中，每周至少更新一次項目進度，記錄已完成任務(wù)、未完成任務(wù)及原因、遇到的問題及解決方案等。項目結(jié)束后，應對項目進行總結(jié)，記錄項目成果、經(jīng)驗教訓等。（二）書寫規(guī)范1.使用黑色或藍色中性筆書寫，確保字跡清晰、工整。2.不得使用鉛筆、圓珠筆等容易褪色或涂改的筆進行記錄。3.如需修改記錄內(nèi)容，應采用劃雙線的方式，在旁邊注明修改日期和修改人，并保持原記錄內(nèi)容可清晰辨認。（三）使用頻率1.工作筆記本：員工應每天使用，及時記錄工作中的各類信息。2.財務(wù)賬本：財務(wù)人員應按照財務(wù)工作流程和規(guī)定，隨時記錄財務(wù)信息，確保賬目實時更新。3.項目管理手賬本：項目負責人應根據(jù)項目進展情況，及時、準確地記錄項目相關(guān)信息，每周至少記錄3次。五、手賬本的保管與存儲（一）個人保管1.員工負責各自手賬本的日常保管，應妥善存放，避免損壞、丟失。2.工作筆記本應放在辦公桌上易于取用的位置，財務(wù)賬本和項目管理手賬本應放在專門的文件柜中妥善保管。（二）存儲要求1.手賬本應存放在干燥、通風、安全的環(huán)境中，防止受潮、發(fā)霉或被盜。2.對于電子版本的手賬本記錄（如有），應定期進行備份，存儲在安全的存儲設(shè)備或云盤上，并設(shè)置相應的訪問權(quán)限。六、手賬本的查閱與借閱（一）查閱1.員工因工作需要查閱自己的手賬本，可隨時自行查閱。2.其他人員如需查閱特定員工的手賬本，應經(jīng)過該員工同意，并在相關(guān)記錄上進行登記，注明查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等。（二）借閱1.員工因特殊原因需要借閱他人手賬本，應填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱時間、預計歸還時間等，經(jīng)手賬本所有者和部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱人應妥善保管所借手賬本，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在上面隨意涂改、標記。3.借閱人應按照申請的歸還時間及時歸還手賬本，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、手賬本的歸檔與銷毀（一）歸檔1.工作筆記本：員工離職或工作結(jié)束后，應將工作筆記本整理歸檔，交所在部門統(tǒng)一保管。部門應指定專人負責保管工作筆記本，保存期限根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.財務(wù)賬本：財務(wù)賬本應按照財務(wù)檔案管理規(guī)定進行歸檔，保存期限較長，一般為數(shù)年至數(shù)十年不等，具體按照國家財務(wù)法規(guī)要求執(zhí)行。3.項目管理手賬本：項目結(jié)束后，項目負責人應將項目管理手賬本整理歸檔，交項目管理部門或相關(guān)檔案管理部門保管，保存期限根據(jù)項目重要性和公司規(guī)定確定。（二）銷毀1.對于超過保存期限且無繼續(xù)保存價值的手賬本，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫銷毀申請表，注明手賬本名稱、所屬部門、保存期限、銷毀原因等信息。2.銷毀申請表經(jīng)相關(guān)部門負責人審核、公司領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門組織專人進行銷毀。3.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，記錄應妥善保存。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對手賬本的使用、保管情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄內(nèi)容的完整性、準確性、書寫規(guī)范、保管情況等。2.人力資源部門或相關(guān)管理部門負責組織監(jiān)督檢查工作，可采取定期檢查、不定期抽查等方式進行。（二）考核1.將手賬本的管理情況納入員工績效考核體系。對于能夠認真按照本制度使用、保管手賬本，記錄準確、完整，為工作提供有效支持的員工，給予適當?shù)目冃Ъ臃帧?.對于違反本制度，如記錄不規(guī)范、丟失手賬本、未按時歸檔等情況的員工