超市購銷合同管理制度?一、總則1.目的為了規(guī)范超市購銷合同的管理，保障超市與供應(yīng)商之間的合法權(quán)益，維護(hù)超市正常的經(jīng)營秩序，提高合同管理水平，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于超市與各類供應(yīng)商簽訂的購銷合同，包括但不限于商品采購合同、服務(wù)采購合同等。3.基本原則合法性原則：合同的簽訂、履行必須遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。平等自愿原則：超市與供應(yīng)商在簽訂合同時(shí)，應(yīng)遵循平等、自愿、公平、誠實(shí)信用的原則，充分協(xié)商合同條款，確保雙方的意思表示真實(shí)、一致。全面履行原則：合同雙方應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。風(fēng)險(xiǎn)防范原則：在合同簽訂和履行過程中，應(yīng)充分考慮各種風(fēng)險(xiǎn)因素，采取有效的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，確保超市的利益不受損失。二、合同簽訂管理1.合同簽訂流程供應(yīng)商選擇：采購部門應(yīng)根據(jù)超市的經(jīng)營需求和市場情況，選擇合適的供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)進(jìn)行充分的市場調(diào)研和供應(yīng)商評估，確保供應(yīng)商具備良好的信譽(yù)、生產(chǎn)能力和產(chǎn)品質(zhì)量。合同洽談：采購部門與選定的供應(yīng)商就合同條款進(jìn)行洽談，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同條款應(yīng)包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。合同起草：采購部門根據(jù)洽談結(jié)果起草合同文本，并提交法務(wù)部門審核。法務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審核合同條款的合法性、完整性和準(zhǔn)確性，確保合同不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。合同審批：合同文本經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，提交超市管理層審批。審批通過后的合同文本方可加蓋超市公章或合同專用章。合同簽訂：采購部門與供應(yīng)商按照審批通過的合同文本簽訂正式合同，并將合同副本分送相關(guān)部門存檔。2.合同簽訂注意事項(xiàng)合同主體資格：簽訂合同前，應(yīng)認(rèn)真審查供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)資質(zhì)證書，確保供應(yīng)商具備合法的經(jīng)營資格。合同條款明確：合同條款應(yīng)明確、具體、清晰，避免使用模糊、歧義的語言。對于重要條款，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的約定，確保雙方的權(quán)利和義務(wù)得到明確界定。合同期限：合同期限應(yīng)根據(jù)超市的經(jīng)營需求和供應(yīng)商的合作情況合理確定，一般不宜過長或過短。違約責(zé)任：合同中應(yīng)明確約定雙方的違約責(zé)任，以便在一方違約時(shí)能夠及時(shí)追究其責(zé)任，維護(hù)超市的合法權(quán)益。爭議解決方式：合同中應(yīng)明確約定爭議解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟等。選擇仲裁或訴訟方式解決爭議的，應(yīng)明確約定仲裁機(jī)構(gòu)或管轄法院。三、合同履行管理1.合同執(zhí)行跟蹤建立合同執(zhí)行臺賬：采購部門應(yīng)建立合同執(zhí)行臺賬，詳細(xì)記錄合同的簽訂時(shí)間、合同編號、供應(yīng)商名稱、商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、實(shí)際交貨時(shí)間、實(shí)際交貨數(shù)量、付款情況等信息，以便及時(shí)跟蹤合同的執(zhí)行情況。定期檢查合同執(zhí)行情況：采購部門應(yīng)定期檢查合同的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。對于逾期未交貨或未付款的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)與其溝通，了解原因，并采取相應(yīng)的措施。及時(shí)反饋合同執(zhí)行信息：采購部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門反饋合同執(zhí)行信息，確保各部門能夠及時(shí)了解合同的履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.交貨管理交貨時(shí)間：供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的交貨時(shí)間準(zhǔn)時(shí)交貨。如因特殊原因需要延遲交貨的，供應(yīng)商應(yīng)提前通知超市，并取得超市的書面同意。交貨地點(diǎn)：供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的交貨地點(diǎn)將貨物交付給超市。如因特殊原因需要變更交貨地點(diǎn)的，供應(yīng)商應(yīng)提前通知超市，并取得超市的書面同意。交貨數(shù)量：供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的數(shù)量交貨。如實(shí)際交貨數(shù)量與合同約定數(shù)量不符的，供應(yīng)商應(yīng)提前通知超市，并取得超市的書面同意。對于多交的貨物，超市有權(quán)拒收；對于少交的貨物，供應(yīng)商應(yīng)負(fù)責(zé)補(bǔ)足。交貨質(zhì)量：供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨。如貨物質(zhì)量不符合合同約定的，超市有權(quán)拒收，并要求供應(yīng)商承擔(dān)違約責(zé)任。3.付款管理付款方式：合同中應(yīng)明確約定付款方式，如貨到付款、月結(jié)、季結(jié)等。超市應(yīng)按照合同約定的付款方式及時(shí)付款，不得拖欠供應(yīng)商貨款。付款審批：超市付款前，應(yīng)按照內(nèi)部審批流程進(jìn)行審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門方可辦理付款手續(xù)。付款記錄：財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立付款記錄臺賬，詳細(xì)記錄每筆付款的時(shí)間、金額、付款對象等信息，以便查詢和核對。四、合同變更與解除管理1.合同變更變更情形：在合同履行過程中，如因市場變化、經(jīng)營調(diào)整等原因需要變更合同條款的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更程序：合同變更申請應(yīng)由采購部門提出，并填寫合同變更申請表。申請表應(yīng)詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等情況。合同變更申請表經(jīng)相關(guān)部門審核通過后，提交超市管理層審批。審批通過后的合同變更申請表作為合同變更協(xié)議的附件，與合同變更協(xié)議一并存檔。2.合同解除解除情形：在合同履行過程中，如出現(xiàn)以下情形之一的，合同雙方可以解除合同：因不可抗力致使合同無法繼續(xù)履行的；一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)的；一方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行的；一方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的的；法律規(guī)定的其他情形。解除程序：合同解除申請應(yīng)由采購部門提出，并填寫合同解除申請表。申請表應(yīng)詳細(xì)說明解除的原因、依據(jù)、對合同履行的影響等情況。合同解除申請表經(jīng)相關(guān)部門審核通過后，提交超市管理層審批。審批通過后的合同解除申請表作為合同解除協(xié)議的附件，與合同解除協(xié)議一并存檔。合同解除協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及解除合同后的善后事宜。五、合同糾紛管理1.糾紛處理原則協(xié)商解決原則：合同雙方在發(fā)生糾紛時(shí)，應(yīng)首先通過協(xié)商解決糾紛。協(xié)商解決糾紛應(yīng)遵循平等、自愿、公平、誠實(shí)信用的原則，充分溝通，互諒互讓，尋求雙方都能接受的解決方案。合法合規(guī)原則：在處理合同糾紛時(shí)，應(yīng)遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得采取違法違規(guī)的手段解決糾紛。及時(shí)處理原則：合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)處理，避免糾紛擴(kuò)大化，給超市造成更大的損失。2.糾紛處理流程糾紛報(bào)告：采購部門在發(fā)現(xiàn)合同糾紛后，應(yīng)及時(shí)向超市管理層報(bào)告，并提供相關(guān)的證據(jù)材料。成立糾紛處理小組：超市管理層在接到糾紛報(bào)告后，應(yīng)根據(jù)糾紛的性質(zhì)和嚴(yán)重程度，成立糾紛處理小組。糾紛處理小組應(yīng)由采購部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門的人員組成。調(diào)查取證：糾紛處理小組應(yīng)及時(shí)對合同糾紛進(jìn)行調(diào)查取證，了解糾紛的事實(shí)真相，收集相關(guān)的證據(jù)材料。分析研究：糾紛處理小組應(yīng)根據(jù)調(diào)查取證的結(jié)果，對合同糾紛進(jìn)行分析研究，確定糾紛的性質(zhì)和責(zé)任歸屬，制定糾紛處理方案。協(xié)商解決：糾紛處理小組應(yīng)根據(jù)糾紛處理方案，與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商解決糾紛。協(xié)商解決糾紛應(yīng)遵循平等、自愿、公平、誠實(shí)信用的原則，充分溝通，互諒互讓，尋求雙方都能接受的解決方案。仲裁或訴訟：如協(xié)商解決不成，糾紛處理小組應(yīng)根據(jù)合同約定的爭議解決方式，及時(shí)向仲裁機(jī)構(gòu)申請仲裁或向人民法院提起訴訟。在仲裁或訴訟過程中，糾紛處理小組應(yīng)積極配合，提供相關(guān)的證據(jù)材料，維護(hù)超市的合法權(quán)益。3.糾紛處理記錄建立糾紛處理檔案：采購部門應(yīng)建立合同糾紛處理檔案，詳細(xì)記錄合同糾紛的發(fā)生時(shí)間、糾紛內(nèi)容、處理過程、處理結(jié)果等信息，以便查詢和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。定期總結(jié)分析：超市應(yīng)定期對合同糾紛處理情況進(jìn)行總結(jié)分析，查找合同管理中存在的問題，采取有效的改進(jìn)措施，不斷提高合同管理水平。六、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同正本及相關(guān)附件收集整理，并移交檔案管理部門存檔。合同履行過程中產(chǎn)生的與合同有關(guān)的文件、資料，如送貨單、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等，采購部門應(yīng)定期收集整理，并移交檔案管理部門存檔。2.檔案整理檔案管理部門應(yīng)按照合同類別、時(shí)間順序等對收集到的合同檔案進(jìn)行整理，確保檔案的整齊、有序。對合同檔案進(jìn)行編號、編目，建立合同檔案索引，方便查詢和使用。3.檔案保管合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜中，確保檔案的安全、完整。檔案管理部門應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對重要的合同檔案應(yīng)采取備份措施，防止檔案丟失或損壞。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫合同檔案查閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。查閱人員應(yīng)愛護(hù)合同檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。5.檔案借閱因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫合同檔案借閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱合同檔案時(shí)，應(yīng)與檔案管理部門簽訂借閱協(xié)議，明確借閱期限、歸還時(shí)間等事項(xiàng)。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還合同檔案，如因特殊原因需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查超市應(yīng)建立合同管理監(jiān)督檢查制度，定期對合同簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同條款的執(zhí)行情況、交貨情況、付款情況、糾紛處理情況等。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。