信息共享室管理制度?一、總則（一）目的為規范信息共享室的管理，確保信息的安全、有序共享，提高公司工作效率，促進各部門之間的協作與溝通，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有員工及因工作需要進入信息共享室的外部人員。（三）基本原則1.安全保密原則：確保共享信息的安全性和保密性，防止信息泄露、篡改或丟失。2.規范有序原則：對信息共享室的使用、信息存儲與管理等進行規范，保證各項工作有序開展。3.便捷高效原則：在確保安全保密的前提下，為員工提供便捷的信息共享渠道，提高工作效率。二、信息共享室管理職責（一）管理部門公司行政部負責信息共享室的日常管理工作，包括場地維護、設備管理、安全保障等。（二）使用部門及人員職責1.使用部門負責本部門共享信息的整理、上傳和更新，確保信息的準確性和及時性。監督本部門員工在信息共享室的使用行為，遵守相關管理制度。2.使用人員嚴格遵守信息共享室的各項管理制度，愛護室內設備和設施。按照規定的流程使用共享信息，不得擅自傳播、篡改或刪除共享信息。離開信息共享室時，及時關閉設備電源，整理好個人物品。三、信息共享室使用規定（一）開放時間信息共享室的開放時間為[具體開放時間段]，如有特殊情況需要調整，行政部將提前通知。（二）使用申請1.公司員工因工作需要使用信息共享室，需提前[x]小時向行政部提交《信息共享室使用申請表》，注明使用時間、使用人數、使用目的等信息。2.行政部根據申請情況進行審核，審核通過后予以安排，并及時通知申請人。3.外部人員因工作需要進入信息共享室，需由公司相關部門負責人提前向行政部提交申請，并注明外部人員的基本信息、來訪目的、陪同人員等，經公司領導批準后方可進入。（三）使用權限1.經授權的公司員工可在規定的開放時間內進入信息共享室使用相關設備和共享信息。2.外部人員進入信息共享室后，應在公司陪同人員的陪同下，按照指定的區域和用途使用，不得擅自更改或擴大使用范圍。（四）使用行為規范1.保持信息共享室內安靜，不得大聲喧嘩、追逐打鬧。2.愛護室內設備和設施，如發現設備故障或損壞，應及時向行政部報告，不得自行拆卸或維修。3.保持室內整潔衛生，不得隨地吐痰、亂扔垃圾，使用完畢后應將桌椅擺放整齊，清理好個人使用區域。4.不得在信息共享室內吸煙、飲食、存放易燃、易爆等危險物品。5.嚴格遵守信息安全規定，不得在共享信息中涉及國家機密、商業秘密及個人隱私等敏感信息。6.不得擅自將共享信息拷貝、帶出信息共享室，如需使用，應按照規定的流程進行申請。四、信息共享管理（一）信息分類與整理1.共享信息分為公司文件、部門文檔、項目資料、行業資訊等類別，各部門應根據信息的性質和用途進行分類整理。2.共享信息應按照統一的命名規則進行命名，確保文件名清晰、準確，便于查找和識別。（二）信息上傳與更新1.各部門負責將本部門產生的共享信息及時上傳至信息共享室，并確保信息的完整性和準確性。2.對于共享信息的更新，應注明更新日期和更新內容，以便其他人員了解信息的變化情況。3.涉及多個部門的共享信息，由相關部門共同負責整理和上傳，并確保信息的一致性。（三）信息查詢與使用1.公司員工可通過信息共享室的檢索系統或共享文件夾，按照權限查詢和使用共享信息。2.在查詢共享信息時，應根據關鍵詞、分類等方式進行精準查找，提高查詢效率。3.使用共享信息時，應尊重信息提供者的知識產權，不得擅自將共享信息用于商業目的或其他非法用途。（四）信息安全與保密1.行政部負責對信息共享室的信息安全進行管理，采取必要的安全防護措施，如防火墻、數據加密、訪問控制等，防止信息泄露和惡意攻擊。2.對涉及公司機密和敏感信息的共享，應設置嚴格的訪問權限，僅限經過授權的人員訪問。3.員工在使用共享信息時，應嚴格遵守保密規定，不得向無關人員透露共享信息的內容。如發現信息安全問題，應及時向行政部報告。五、信息共享室設備管理（一）設備配備信息共享室內配備電腦、打印機、復印機、掃描儀、投影儀等設備，以滿足員工的信息共享和辦公需求。（二）設備使用1.員工在使用設備前，應熟悉設備的操作方法和注意事項，按照操作規程進行操作。2.使用設備過程中如發現故障或異常情況，應立即停止使用，并向行政部報告。未經允許，不得擅自修理設備。3.使用完畢后，應及時關閉設備電源，整理好設備周邊環境。（三）設備維護與保養1.行政部定期對信息共享室的設備進行維護和保養，確保設備的正常運行。2.根據設備的使用情況和維護保養計劃，安排專業人員對設備進行檢修、清潔、更換耗材等工作。3.員工應積極配合行政部的設備維護工作，如發現設備有損壞或影響正常使用的情況，應及時告知行政部。（四）設備報廢與更新1.對于已損壞且無法修復或已達到使用年限的設備，由行政部提出報廢申請，經公司領導批準后進行報廢處理。2.根據公司業務發展和工作需要，行政部適時對信息共享室的設備進行更新和升級，以提高設備的性能和使用效率。六、信息共享室環境衛生管理（一）日常清潔1.信息共享室的日常清潔工作由行政部安排專人負責，每天定時進行清掃，確保室內環境整潔衛生。2.清潔內容包括地面清掃、桌面擦拭、設備清潔、垃圾清理等，保持室內無灰塵、無雜物。（二）定期消毒1.行政部定期對信息共享室進行消毒，特別是在流感高發季節或傳染病流行期間，增加消毒頻次。2.消毒范圍包括室內地面、桌椅、設備表面等，使用符合衛生標準的消毒劑進行消毒，確保消毒效果。（三）環境衛生維護1.公司員工應自覺維護信息共享室的環境衛生，不得隨意丟棄垃圾，保持個人使用區域的整潔。2.禁止在信息共享室內張貼、涂寫與工作無關的內容，保持室內墻面、門窗等整潔美觀。七、信息共享室安全管理（一）安全防范措施1.信息共享室安裝門禁系統、監控設備等安全防范設施，對進入人員進行身份識別和監控，確保室內安全。2.配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。（二）安全檢查1.行政部定期對信息共享室進行安全檢查，包括設備設施安全、信息安全、環境衛生等方面的檢查，及時發現和消除安全隱患。2.對檢查中發現的問題，行政部應及時記錄，并下達整改通知，要求相關責任人限期整改。整改完成后進行復查，確保問題得到徹底解決。（三）應急處理1.制定信息共享室突發事件應急預案，如火災、網絡故障、信息泄露等，明確應急處理流程和責任分工。2.定期組織員工進行應急演練，提高員工的應急處理能力和自我保護意識。3.發生突發事件時，相關人員應按照應急預案迅速采取措施，確保人員安全和信息安全，并及時向上級報告。八、違規處理（一）違規行為界定1.未經授權使用信息共享室或擅自更改使用權限。2.違反信息安全與保密規定，泄露共享信息。3.損壞信息共享室設備設施或不按規定使用設備。4.違反環境衛生管理規定，破壞室內環境衛生。5.違反安全管理規定，造成安全事故或安全隱患。（二）處理方式1.對于首次違規行為，行政部將給予口頭警告，并要求當事人立即整改。2.對于多次違規或情節嚴重的行為，行政部將視情況給予書面警告、罰款