供應(yīng)商結(jié)算管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司與供應(yīng)商之間的結(jié)算管理，規(guī)范結(jié)算流程，確保結(jié)算工作的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和合法性，維護(hù)公司與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與所有供應(yīng)商之間的采購業(yè)務(wù)結(jié)算。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：結(jié)算數(shù)據(jù)必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與采購合同、送貨單、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證一致。2.及時(shí)性原則：按照合同約定的結(jié)算周期和方式，及時(shí)辦理結(jié)算手續(xù)，確保供應(yīng)商款項(xiàng)及時(shí)支付。3.合法性原則：結(jié)算活動(dòng)必須符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保結(jié)算過程合法合規(guī)。4.保密性原則：結(jié)算過程中涉及的供應(yīng)商信息、商業(yè)秘密等應(yīng)嚴(yán)格保密。二、結(jié)算流程（一）采購訂單審核1.采購部門負(fù)責(zé)采購訂單的發(fā)起和審核，確保訂單內(nèi)容明確、準(zhǔn)確，包括采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期等。2.訂單審核通過后，采購部門將訂單副本發(fā)送至財(cái)務(wù)部門備案。（二）到貨驗(yàn)收1.貨物到達(dá)公司后，倉庫部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)依據(jù)采購訂單、送貨單等對(duì)貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行核對(duì)。2.驗(yàn)收合格后，倉庫部門填寫驗(yàn)收單，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收單一式多份，分別發(fā)送至采購部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。（三）發(fā)票提交1.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，按照合同約定向公司提交合法有效的發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購訂單、送貨單、驗(yàn)收單一致。2.采購部門負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商提交的發(fā)票進(jìn)行初審，檢查發(fā)票的真實(shí)性、完整性、合規(guī)性。初審合格后，將發(fā)票及相關(guān)附件一并提交至財(cái)務(wù)部門。（四）結(jié)算申請(qǐng)1.采購部門根據(jù)采購訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)資料，在規(guī)定的結(jié)算周期內(nèi)填寫結(jié)算申請(qǐng)表。結(jié)算申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)注明供應(yīng)商名稱、采購訂單號(hào)、結(jié)算金額、付款方式等信息。2.結(jié)算申請(qǐng)表經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。（五）財(cái)務(wù)審核1.財(cái)務(wù)部門收到結(jié)算申請(qǐng)表及相關(guān)資料后，對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)審核。審核內(nèi)容包括采購訂單的執(zhí)行情況、驗(yàn)收單的真實(shí)性、發(fā)票的合規(guī)性、結(jié)算金額的準(zhǔn)確性等。2.如發(fā)現(xiàn)問題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與采購部門、供應(yīng)商溝通核實(shí)，并要求相關(guān)部門進(jìn)行整改。整改完成后，重新提交結(jié)算申請(qǐng)。（六）審批付款1.財(cái)務(wù)審核通過的結(jié)算申請(qǐng)，按照公司的審批流程提交至各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款方式和時(shí)間，安排資金支付給供應(yīng)商。三、結(jié)算方式（一）支票結(jié)算1.適用于同城交易且金額相對(duì)較小的結(jié)算業(yè)務(wù)。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的結(jié)算申請(qǐng)，開具支票，并在支票上注明收款人、金額、用途等信息。3.支票開具后，由專人負(fù)責(zé)送達(dá)或郵寄給供應(yīng)商。（二）銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算1.適用于同城或異地交易的結(jié)算業(yè)務(wù)，包括電匯、網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬等方式。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的結(jié)算申請(qǐng)，通過銀行系統(tǒng)辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)。轉(zhuǎn)賬時(shí)應(yīng)確保收款賬戶信息準(zhǔn)確無誤。3.轉(zhuǎn)賬完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)獲取銀行轉(zhuǎn)賬回單，并進(jìn)行賬務(wù)處理。（三）商業(yè)匯票結(jié)算1.適用于具有真實(shí)交易背景的結(jié)算業(yè)務(wù)，包括銀行承兌匯票和商業(yè)承兌匯票。2.如采用商業(yè)匯票結(jié)算，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并在合同中明確約定。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的結(jié)算申請(qǐng)，辦理商業(yè)匯票的開具、背書、貼現(xiàn)等手續(xù)。四、結(jié)算周期（一）月結(jié)1.對(duì)于月結(jié)供應(yīng)商，結(jié)算周期為每月的[具體日期]。供應(yīng)商應(yīng)在次月的[規(guī)定日期]前提交上月的發(fā)票及相關(guān)結(jié)算資料。2.公司財(cái)務(wù)部門在收到供應(yīng)商的結(jié)算資料后，應(yīng)在[規(guī)定工作日]內(nèi)完成審核和審批工作，并安排付款。（二）季結(jié)1.對(duì)于季結(jié)供應(yīng)商，結(jié)算周期為每季度末。供應(yīng)商應(yīng)在季度結(jié)束后的[規(guī)定日期]前提交本季度的發(fā)票及相關(guān)結(jié)算資料。2.公司財(cái)務(wù)部門在收到供應(yīng)商的結(jié)算資料后，應(yīng)在[規(guī)定工作日]內(nèi)完成審核和審批工作，并安排付款。（三）其他特殊結(jié)算周期根據(jù)公司與供應(yīng)商簽訂的合同約定，可采用其他特殊的結(jié)算周期，如半年結(jié)、年結(jié)等。在結(jié)算周期到期前，采購部門應(yīng)提前通知供應(yīng)商準(zhǔn)備結(jié)算資料。五、結(jié)算差異處理（一）差異原因分析1.在結(jié)算過程中，如發(fā)現(xiàn)實(shí)際結(jié)算金額與采購合同、送貨單、驗(yàn)收單等存在差異，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解差異產(chǎn)生的原因。2.差異原因可能包括貨物數(shù)量不符、價(jià)格調(diào)整、質(zhì)量問題、發(fā)票錯(cuò)誤等。（二）差異處理流程1.采購部門根據(jù)與供應(yīng)商溝通的結(jié)果，填寫差異處理申請(qǐng)表，詳細(xì)說明差異情況及原因，并提出處理建議。2.差異處理申請(qǐng)表經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)差異處理申請(qǐng)表進(jìn)行審核，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。如差異金額較大或涉及重要事項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤差異處理的結(jié)果，確保問題得到妥善解決。六、供應(yīng)商信用管理與結(jié)算掛鉤（一）信用評(píng)估1.采購部門定期對(duì)供應(yīng)商的信用狀況進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)信用評(píng)估結(jié)果，將供應(yīng)商分為不同的信用等級(jí)，如A級(jí)（優(yōu)秀）、B級(jí)（良好）、C級(jí)（一般）、D級(jí)（較差）。（二）信用等級(jí)與結(jié)算方式1.對(duì)于A級(jí)供應(yīng)商，公司在結(jié)算方式上給予一定的優(yōu)惠政策，如優(yōu)先付款、延長付款期限等。2.對(duì)于B級(jí)供應(yīng)商，按照正常的結(jié)算流程和周期辦理結(jié)算。3.對(duì)于C級(jí)供應(yīng)商，加強(qiáng)結(jié)算審核力度，可能要求提供額外的擔(dān)保或縮短付款期限。4.對(duì)于D級(jí)供應(yīng)商，暫停合作或采取更為嚴(yán)格的結(jié)算措施，如現(xiàn)款現(xiàn)貨等。（三）信用動(dòng)態(tài)管理1.采購部門應(yīng)實(shí)時(shí)關(guān)注供應(yīng)商的信用狀況變化，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商出現(xiàn)經(jīng)營困難、財(cái)務(wù)危機(jī)、交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問題等情況，應(yīng)及時(shí)調(diào)整其信用等級(jí)，并相應(yīng)調(diào)整結(jié)算方式。2.供應(yīng)商信用等級(jí)調(diào)整后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門，以便財(cái)務(wù)部門在結(jié)算時(shí)采取相應(yīng)的措施。七、結(jié)算檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.結(jié)算檔案包括采購訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票、結(jié)算申請(qǐng)表、差異處理申請(qǐng)表、銀行回單等與結(jié)算相關(guān)的所有資料。2.結(jié)算檔案應(yīng)按照時(shí)間順序和供應(yīng)商名稱進(jìn)行分類整理，確保檔案的完整性和可查閱性。（二）檔案保管期限1.結(jié)算檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行，一般為[x]年。2.保管期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱結(jié)算檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.如因特殊原因需要借閱結(jié)算檔案，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[規(guī)定天數(shù)]，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。八、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門定期對(duì)供應(yīng)商結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查結(jié)算流程的執(zhí)行情況、結(jié)算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、結(jié)算檔案的管理等方面。2.審計(jì)部門如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）供應(yīng)商反饋1.建立供應(yīng)商反饋機(jī)制，鼓勵(lì)供應(yīng)商對(duì)公司的結(jié)算工作提出意見和建議。2.采購部門負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商的反饋信息，并及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行處理。（三）考核指標(biāo)1.制定供應(yīng)商結(jié)算管理的考核指標(biāo)，如結(jié)算準(zhǔn)確率、付款及時(shí)率、供應(yīng)商滿意度等。2.將考核指標(biāo)納入相關(guān)部門和人員的績效考核體系