連鎖門店進貨管理制度?總則1.目的本制度旨在規范連鎖門店的進貨管理流程，確保商品采購的合理性、合法性、及時性和質量可靠性，降低采購成本，提高門店運營效益，滿足消費者需求，維護連鎖企業的整體利益。2.適用范圍本制度適用于公司旗下所有連鎖門店的商品進貨活動，包括但不限于各類商品的采購、驗收、入庫、存儲、退換貨等環節。3.基本原則質量第一原則：優先選擇質量可靠、符合國家相關標準和行業規范的商品，確保消費者的使用安全和滿意度。成本控制原則：在保證商品質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高企業的經濟效益。合規合法原則：嚴格遵守國家法律法規和企業內部規定，確保進貨活動的合法性和規范性。統一管理原則：實行統一的進貨管理政策和流程，加強總部對連鎖門店進貨活動的統籌協調和監督管理，保證各門店商品的一致性和協調性。供應商管理原則：建立穩定、優質的供應商隊伍，加強與供應商的合作與溝通，共同維護良好的商業合作關系。進貨管理職責分工1.總部采購部門負責制定公司年度、季度和月度采購計劃，根據市場需求、銷售數據和庫存狀況，合理安排商品采購數量和時間。開發、篩選和評估供應商，建立供應商檔案，定期對供應商進行考核和評價，確保供應商的供貨能力和質量信譽。組織采購談判，簽訂采購合同，明確采購商品的規格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款，保障公司利益。跟蹤采購訂單的執行情況，協調解決采購過程中出現的問題，確保商品按時、按質、按量到貨。分析市場動態和采購成本，提出降低采購成本的建議和措施，不斷優化采購策略。2.連鎖門店根據總部下達的銷售任務和庫存狀況，結合當地市場需求和消費者反饋，及時向總部采購部門提出商品進貨需求。協助總部采購部門進行供應商的考察和評估，提供當地市場信息和消費者需求動態，為采購決策提供參考。負責商品到貨的驗收工作，檢查商品的數量、質量、規格等是否與采購合同一致，對驗收合格的商品及時辦理入庫手續，對不合格商品按規定處理。做好門店商品的庫存管理工作，定期盤點庫存，及時反饋庫存信息，合理控制庫存水平，避免積壓或缺貨現象。收集、整理和反饋消費者對商品質量、性能、價格等方面的意見和建議，為總部采購部門優化采購商品提供依據。3.質量控制部門制定商品質量驗收標準和檢驗流程，確保采購商品符合國家相關標準和企業內部質量要求。對采購商品進行抽檢或全檢，對驗收過程中發現的質量問題及時提出處理意見，監督不合格商品的退換貨處理情況。定期對門店商品質量進行檢查和評估，分析質量問題產生的原因，提出改進措施和建議，加強對商品質量的全過程監控。4.財務部門負責審核采購合同的財務條款，確保合同的付款方式、結算周期等符合公司財務規定。根據采購合同和驗收單，辦理商品采購的付款手續，對采購成本進行核算和分析，控制采購費用支出。定期與供應商進行賬務核對，確保賬目清晰準確，維護公司的財務利益。進貨流程1.采購計劃制定總部采購部門每月末收集各連鎖門店的銷售數據、庫存報表和市場需求預測信息，結合公司年度經營目標和市場動態，制定下月度采購計劃初稿。采購計劃初稿應包括商品名稱、規格型號、采購數量、采購時間、預計到貨時間、采購預算等內容。采購部門負責人對采購計劃進行審核和調整，確保采購計劃的合理性和可行性。將審核后的采購計劃提交給公司分管領導審批，經批準后的采購計劃作為正式采購任務下達給采購人員執行。2.供應商選擇與評估采購人員根據采購計劃中商品的類別和要求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業展會、供應商推薦、同行交流等。對潛在供應商進行初步篩選，收集供應商的基本信息、營業執照、生產許可證、產品質量認證、經營業績、信譽狀況等資料，建立供應商信息庫。采購部門組織相關人員（如質量控制人員、門店代表等）對初步篩選合格的供應商進行實地考察和評估，考察內容包括供應商的生產能力、質量管理體系、物流配送能力、售后服務水平等方面。根據考察評估結果，對供應商進行打分和排序，選擇綜合實力較強、信譽良好、產品質量可靠、價格合理、交貨及時的供應商作為合作對象，并與其簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務。3.采購訂單下達采購人員根據審批后的采購計劃和選定的供應商，制作采購訂單。采購訂單應明確商品的名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、交貨地點、質量標準、包裝要求、運輸方式等詳細信息。將采購訂單發送給供應商進行確認，供應商確認無誤后簽字蓋章回傳。采購人員對采購訂單進行跟蹤和管理，及時掌握訂單的執行情況。在采購訂單執行過程中，如因市場需求變化、供應商原因等需要變更采購訂單的，采購人員應及時與供應商協商一致，并辦理相關變更手續，確保采購活動的順利進行。4.商品驗收商品到貨前，連鎖門店應提前做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。商品到貨時，驗收人員按照采購合同和質量驗收標準對商品進行驗收。驗收內容包括商品的數量、質量、規格型號、外觀包裝、產品標識等方面。對于數量驗收，應采用點數、稱重、丈量等方法進行核對，確保到貨數量與采購訂單一致。對于質量驗收，可采用抽檢或全檢的方式，按照相關質量標準和檢驗流程進行檢驗，確保商品質量符合要求。驗收合格的商品，驗收人員應在驗收單上簽字確認，并及時辦理入庫手續。對于驗收不合格的商品，驗收人員應填寫不合格商品清單，注明不合格原因，及時通知采購部門與供應商協商處理。供應商應在規定時間內負責退換貨或補貨，確保門店的正常經營不受影響。5.入庫管理驗收合格的商品由倉庫管理人員按照規定的存儲方式和位置進行入庫存儲。倉庫應建立商品臺賬，詳細記錄商品的入庫時間、名稱、規格型號、數量、批次等信息，確保庫存信息的準確無誤。倉庫管理人員應定期對庫存商品進行盤點，核實庫存數量與臺賬記錄是否一致。如發現賬實不符的情況，應及時查明原因，并進行相應的調整處理。對于有保質期要求的商品，倉庫管理人員應按照先進先出的原則進行發貨，確保商品在保質期內銷售出去，避免過期商品的出現。6.付款結算財務部門根據采購合同和驗收單，審核采購付款申請。審核內容包括采購訂單的執行情況、商品驗收情況、發票的真實性和合法性等方面。審核無誤后，財務部門按照采購合同約定的付款方式和結算周期辦理付款手續。對于貨到付款的采購業務，財務部門在收到供應商發票和驗收單后，及時支付貨款；對于月結、季結等付款方式的采購業務，財務部門應在規定的結算期內完成付款。財務部門定期與供應商進行賬務核對，確保雙方賬目一致。如發現賬目差異，應及時與供應商溝通協調，查明原因并進行調整處理。進貨價格管理1.價格調研總部采購部門定期收集市場價格信息，了解同類商品的價格動態和價格走勢。通過市場調研、行業報告、供應商報價、網絡平臺等渠道，獲取不同品牌、不同規格型號商品的價格情況。分析市場價格波動的原因，如市場供求關系變化、原材料價格變動、季節因素、政策調整等，為制定合理的采購價格提供參考依據。2.價格談判在與供應商進行采購談判時，采購人員應充分了解市場價格水平和供應商的成本結構，運用談判技巧和策略，爭取有利的采購價格。采購談判應明確采購商品的價格、價格調整機制、付款方式、交貨期、售后服務等條款，確保公司利益最大化。對于長期合作的供應商，可通過簽訂年度采購框架協議，約定價格調整方式和幅度，以應對市場價格波動。3.價格審批采購人員根據談判結果填寫采購價格審批表，詳細說明采購商品的名稱、規格型號、數量、價格、供應商等信息，并附上價格分析報告和談判記錄。采購價格審批表經采購部門負責人審核后，提交給公司分管領導審批。審批通過后的采購價格作為正式采購價格執行。對于重大采購項目或價格變動較大的采購業務，需經公司總經理辦公會審議批準。4.價格監控與調整采購部門定期對采購商品的價格進行監控，與市場價格進行對比分析。如發現采購價格高于市場同類產品價格或價格偏離正常波動范圍，應及時與供應商溝通協商，要求其調整價格。根據市場價格變化和公司經營情況，適時調整采購價格策略。對于市場價格持續下降的商品，應及時降低采購價格，減少采購成本；對于市場價格上漲較快的商品，應提前做好采購計劃，鎖定采購價格，避免價格風險。供應商管理1.供應商開發采購部門根據公司業務發展和采購需求，制定供應商開發計劃。通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦、參加行業展會等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其基本信息、營業執照、生產許可證、產品質量認證、經營業績、信譽狀況等資料，建立供應商信息庫。組織相關人員（如質量控制人員、門店代表等）對初步篩選合格的供應商進行實地考察和評估，考察內容包括供應商的生產能力、質量管理體系、物流配送能力、售后服務水平等方面。根據考察評估結果，選擇符合公司要求的供應商作為合作對象，并與其簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務。2.供應商評估與考核采購部門定期對供應商進行評估與考核，評估內容包括商品質量、交貨期、價格、售后服務、合作配合度等方面。評估周期一般為每季度一次，對于重要供應商或出現質量問題的供應商，可增加評估頻率。采購部門根據評估指標體系，對供應商進行打分和排序。評估指標體系應根據公司采購需求和管理重點進行設定，如質量指標可包括產品合格率、退貨率等；交貨期指標可包括按時交貨率、交貨延遲天數等；價格指標可包括采購價格與市場平均價格的差異率等；售后服務指標可包括客戶投訴處理及時率、客戶滿意度等；合作配合度指標可包括溝通響應速度、解決問題能力等。根據評估考核結果，對供應商進行分類管理。對于表現優秀的供應商，給予獎勵和更多的合作機會；對于表現較差的供應商，發出書面警告，要求其限期整改；對于整改后仍不符合要求的供應商，終止合作關系。3.供應商激勵與約束建立供應商激勵機制，對表現優秀的供應商給予一定的獎勵，如增加采購量、優先付款、提供合作機會等。激勵措施應與供應商的評估考核結果掛鉤，充分調動供應商的積極性和主動性，提高其服務質量和合作意愿。建立供應商約束機制，對違反合作協議或出現質量問題、交貨延遲等情況的供應商，采取相應的懲罰措施，如扣除貨款、減少采購量、終止合作關系等。約束措施應明確具體，具有可操作性，以維護公司的合法權益和正常采購秩序。4.供應商關系維護采購部門定期與供應商進行溝通與交流，了解其生產經營情況、產品研發動態和市場需求變化等信息，及時反饋公司的采購需求和意見建議，加強雙方的合作與信任。組織供應商參加公司舉辦的供應商大會、業務培訓等活動，增進供應商對公司企業文化和業務流程的了解，提高供應商的服務水平和合作意識。對于供應商提出的合理訴求和問題，采購部門應及時給予回應和解決，共同協商解決合作過程中出現的困難和問題，維護良好的合作關系。庫存管理1.庫存分類管理根據商品的銷售頻率、價值高低、庫存周轉率等因素，將庫存商品分為A、B、C三類。A類商品為銷售頻率高、價值高、庫存周轉率快的商品，如暢銷的熱門商品；B類商品為銷售頻率較高、價值適中、庫存周轉率一般的商品；C類商品為銷售頻率低、價值低、庫存周轉率慢的商品，如季節性商品、滯銷商品等。對不同類別的庫存商品采取不同的管理策略。對于A類商品，應重點監控其庫存水平，保持較低的安全庫存，確保不缺貨；對于B類商品，可適當控制庫存水平，定期進行盤點和分析；對于C類商品，可采用簡化管理方式，減少庫存占用資金，降低庫存成本。2.庫存盤點連鎖門店應定期進行庫存盤點，盤點周期一般為每月或每季度一次。盤點前，倉庫管理人員應做好準備工作，包括整理庫存商品、核對賬目、準備盤點工具等。盤點時，采用實地盤點的方法，對庫存商品的數量、質量、規格型號等進行逐一核對。盤點人員應認真記錄盤點結果，確保盤點數據的準確無誤。盤點結束后，倉庫管理人員應編制庫存盤點報告，分析盤點差異原因，提出處理意見和改進措施。對于盤盈或盤虧的商品，應及時查明原因，并進行相應的賬務調整和處理。3.庫存預警建立庫存預警機制，設定庫存上下限和安全庫存水平。當庫存數量低于下限或高于上限時，系統自動發出預警信息，提醒相關人員及時采取措施。庫存預警信息應發送給采購部門、連鎖門店和倉庫管理人員等相關人員，以便及時進行采購補貨、調整銷售策略或清理庫存等操作，避免庫存積壓或缺貨現象的發生。4.庫存周轉率管理采購部門和連鎖門店應關注庫存周轉率指標，分析庫存周轉率變化的原因，采取有效措施提高庫存周轉率。對于庫存周轉率較低的商品，采購部門應減少采購量，避免庫存積壓；連鎖門店應加強銷售促銷活動，加快商品銷售速度；倉庫管理人員應優化庫存管理流程，提高庫存管理效率。通過定期分析庫存周轉率指標，不斷優化庫存結構，提高庫存資金的使用效率，降低庫存成本。退換貨管理1.退換貨原則符合質量問題退換貨原則：對于因商品質量問題導致的消費者退換貨需求，連鎖門店應按照國家相關法律法規和公司規定，及時為消費者辦理退換貨手續。質量問題包括但不限于商品存在缺陷、損壞、變質、與產品描述不符等情況。非質量問題退換貨原則：對于非質量問題的退換貨，如消費者個人原因不喜歡、尺碼不合適等，應根據公司政策和實際情況進行處理。一般情況下，在不影響二次銷售的前提下，可在規定時間內為消費者辦理退換貨，但可能會收取一定的折舊費或手續費。2.退換貨流程消費者提出退換貨申請：消費者在購買商品后，如發現商品存在質量問題或因其他原因需要退換貨的，應在規定時間內攜帶商品、購物憑證等前往連鎖門店提出退換貨申請。門店受理退換貨申請：門店工作人員應熱情接待消費者，認真聽取其退換貨理由，查看商品狀況和購物憑證，確認是否符合退換貨條件。如符合條件，應填寫退換貨申請表，詳細記錄退換貨商品的信息、消費者信息、退換貨原因等。核實商品情況：門店工作人員將退換貨申請表及商品提交給倉庫管理人員，倉庫管理人員對退換貨商品