供應與付款管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司供應與付款環節的管理，規范采購行為，確保物資供應的及時性、準確性和質量，合理控制采購成本，防范付款風險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有物資采購活動及相關付款業務，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、服務等的采購。（三）基本原則1.按需采購原則：根據公司生產經營和項目需求，合理確定采購物資的種類、數量和規格，避免盲目采購。2.質量優先原則：在滿足需求的前提下，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資符合相關標準和要求。3.成本控制原則：通過合理的采購策略、供應商選擇和談判，降低采購成本，提高公司經濟效益。4.合規性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司內部規章制度，確保采購過程合法合規。5.風險防范原則：加強對采購過程和付款環節的風險識別、評估和控制，防范各類風險。二、采購流程（一）采購需求提出1.生產部門：根據生產計劃和庫存情況，定期提出原材料、零部件等物資的采購需求，填寫《采購申請單》，詳細注明物資名稱、規格型號、數量、需求時間等信息。2.項目部門：對于項目所需的設備、材料、服務等，在項目啟動階段或根據項目進度安排，及時提出采購申請，明確采購要求和時間節點。3.其他部門：如行政部門、后勤部門等根據實際工作需要，提出辦公用品、勞保用品等采購申請。（二）采購申請審批1.部門負責人審核：采購申請單提交后，由申請部門負責人對采購需求的合理性、必要性進行審核，簽署意見后報上級領導審批。2.上級領導審批：上級領導根據公司預算、生產經營狀況等因素，對采購申請進行審批。對于金額較大或重要物資的采購申請，需經公司高層領導批準。（三）供應商選擇與管理1.供應商開發采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商信息庫。對潛在供應商進行初步篩選，評估其資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平等方面，確定符合條件的供應商名單。2.供應商評估與準入采購部門定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、售后服務、價格變動等方面。根據評估結果，對表現優秀的供應商給予獎勵，對不符合要求的供應商進行淘汰或整改。對于新供應商，采購部門需組織相關部門進行實地考察，審核其營業執照、生產許可證、質量認證等資質文件，確保其具備供應能力和合規經營條件。經考察合格的供應商，方可納入公司供應商名錄。3.供應商檔案管理采購部門負責建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、合作歷史、采購合同等資料。定期更新供應商檔案，確保檔案信息的準確性和完整性。（四）采購談判與合同簽訂1.采購談判采購部門根據審批后的采購申請，選擇合適的供應商進行談判。談判內容包括產品價格、質量標準、交貨期、付款方式、售后服務等條款。采購人員應充分了解市場行情和供應商情況，在談判中爭取有利的采購條件，確保采購成本合理、物資質量可靠、交貨及時。2.采購合同簽訂經談判達成一致后，采購部門負責起草采購合同。合同應明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。采購合同初稿完成后，提交公司法務部門審核，確保合同內容合法合規。審核通過后，由采購部門與供應商簽訂正式合同。采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給相關部門，如財務部門、倉庫管理部門等，以便各部門做好相應的準備工作。（五）采購訂單下達1.采購部門根據采購合同，制作采購訂單，明確采購物資的詳細信息、交貨時間、交貨地點等要求。2.采購訂單經采購部門負責人審核后，發送給供應商，同時抄送給相關部門。（六）物資驗收1.到貨通知：采購訂單下達后，采購部門應及時跟蹤物資的到貨情況。物資到貨前，采購部門應提前通知倉庫管理部門做好驗收準備工作。2.驗收標準：倉庫管理部門根據采購合同和相關標準，對到貨物資的數量、規格型號、質量等進行驗收。對于重要物資或技術要求較高的物資，采購部門應會同質量控制部門、使用部門等共同進行驗收。3.驗收結果處理：驗收合格的物資，倉庫管理部門辦理入庫手續，并填寫《物資驗收單》；驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商溝通，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施，并做好相關記錄。（七）采購付款1.付款申請：物資驗收合格且發票收到后，采購部門根據采購合同和驗收情況，填寫《付款申請單》，注明付款金額、付款方式、付款日期等信息，并附上采購合同、驗收單、發票等相關憑證。2.付款審批：《付款申請單》提交后，按照公司財務審批流程進行審批。審批通過后，財務部門安排付款。3.付款方式：公司根據實際情況選擇合適的付款方式，如支票、匯票、電匯、網上銀行支付等。對于金額較大的采購付款，原則上采用銀行轉賬方式支付。三、付款管理（一）付款審批流程1.采購部門提交付款申請：采購部門在物資驗收合格且發票收到后，填寫《付款申請單》，附上相關憑證，提交給本部門負責人審核。2.采購部門負責人審核：采購部門負責人對付款申請的真實性、合理性、合規性進行審核，簽署意見后報財務部門審核。3.財務部門審核：財務部門對付款申請進行財務審核，包括發票的真實性、合法性、完整性，付款金額與合同約定是否一致，付款期限是否符合規定等。審核通過后，報上級領導審批。4.上級領導審批：上級領導根據公司資金狀況、財務預算等因素，對付款申請進行審批。對于金額較大或重要的付款申請，需經公司高層領導批準。（二）付款期限管理1.公司應嚴格按照采購合同約定的付款期限支付貨款，不得無故拖延付款。2.對于有預付款要求的采購項目，采購部門應在合同簽訂后，按照合同約定及時辦理預付款手續，并跟蹤供應商的供貨進度。3.對于貨到付款的采購項目，采購部門應在物資驗收合格后，及時提交付款申請，確保在合同約定的付款期限內完成付款。（三）付款風險控制1.信用評估：在選擇供應商時，采購部門應充分評估供應商的信用狀況，優先選擇信用良好的供應商。對于信用狀況不佳的供應商，應采取相應的風險防范措施，如要求提供擔保、縮短付款期限等。2.合同審查：財務部門在審核付款申請時，應重點審查采購合同的條款，確保付款條件符合合同約定。對于合同中約定的特殊付款條款，如質量保證金、驗收合格后一定期限內付款等，應嚴格按照合同執行。3.資金管理：財務部門應合理安排資金，確保公司有足夠的資金支付貨款。同時，應加強資金預算管理，避免因資金不足導致付款延誤。4.內部審計：公司內部審計部門應定期對采購與付款業務進行審計，檢查采購流程的合規性、付款審批的準確性、資金使用的合理性等，及時發現和糾正存在的問題，防范付款風險。四、供應商管理（一）供應商評價1.評價指標：建立供應商評價指標體系，包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作態度、財務狀況等方面。2.評價周期：采購部門定期對供應商進行評價，評價周期一般為每季度一次。對于重要供應商或合作關系不穩定的供應商，可適當縮短評價周期。3.評價方法：采用定性與定量相結合的評價方法，如問卷調查、實地考察、數據分析、供應商自評等，對供應商進行全面、客觀的評價。（二）供應商激勵與約束1.激勵措施對于表現優秀的供應商，公司給予一定的獎勵，如增加采購份額、優先付款、頒發榮譽證書等。與供應商建立長期穩定的合作關系，共同開展技術研發、質量改進等活動，實現互利共贏。2.約束措施對于違反合同約定、產品質量不合格、交貨期延誤等問題的供應商，公司采取相應的約束措施，如扣除貨款、暫停合作、取消供應商資格等。要求供應商提供質量保證金或履約保證金，以確保其履行合同義務。（三）供應商溝通與合作1.定期溝通：采購部門定期與供應商進行溝通，了解其生產經營狀況、產品質量、交貨期等方面的情況，及時解決合作中出現的問題。2.合作會議：定期召開供應商合作會議，與供應商共同探討合作中的問題和改進措施，加強雙方的合作與交流。3.信息共享：建立供應商信息共享平臺，及時向供應商發布公司的采購需求、質量標準、交貨時間等信息，同時收集供應商的產品信息、價格信息、新技術等資料，實現信息共享。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.風險識別：采購部門和相關部門定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.風險評估：對識別出的風險進行評估，分析其發生的可能性和影響程度，確定風險等級。（二）風險應對措施1.市場風險應對關注市場動態，及時了解物資價格波動情況，通過與供應商協商、簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。建立物資儲備制度，合理控制庫存水平，避免因市場供應短缺導致采購困難。2.供應商風險應對加強供應商管理，選擇多家合格供應商，避免對單一供應商過度依賴。定期對供應商進行評估和監控，及時發現和解決供應商存在的問題，降低供應商風險。3.質量風險應對嚴格把控物資驗收環節，確保采購物資符合質量標準。要求供應商提供質量保證文件和售后服務承諾，對于質量問題及時與供應商溝通解決。4.合同風險應對加強合同管理，確保采購合同的合法性、完整性和有效性。定期對合同執行情況進行檢查，及時發現和解決合同履行過程中存在的問題。5.付款風險應對嚴格按照付款審批流程進行付款，確保付款的準確性和合規性。加強資金管理，合理安排資金，避免因資金不足導致付款延誤。六、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對采購與付款業務進行審計，檢查采購流程的執行情況、付款審批的合規性、供應商管理的有效性等，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.財務部門定期對采購付款情況進行統計分析，檢查付款金額、付款期限、付款方式等是否符合公司規定和采購合同約定，發現異常情況及時與采購部門溝通核實。（二）外部