項目小額采購管理制度?一、總則（一）目的為加強公司項目小額采購管理，規范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有項目涉及的小額采購活動，具體采購金額標準由公司根據實際情況另行規定。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動應嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定。2.效益性原則：在保證質量的前提下，追求采購成本最小化，提高采購效益。3.公正性原則：采購過程應公平、公正、公開，維護公司利益。4.誠信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好合作關系。二、采購組織與職責（一）采購決策機構成立項目小額采購領導小組，由公司相關領導及部門負責人組成，負責審議和決策重大采購事項，如采購預算、采購方式選擇、供應商入圍等。（二）采購執行部門1.采購部門：負責具體采購工作的組織實施，包括采購計劃制定、供應商選擇與管理、采購合同簽訂與執行等。2.需求部門：提出采購需求，參與采購過程中的技術評審、商務談判等工作，負責對采購產品或服務的驗收。（三）職責分工1.采購部門職責負責收集、整理采購需求信息，編制采購計劃。按照采購程序，選擇合適的供應商，進行詢價、比價、議價等工作。起草采購合同，組織合同評審與簽訂，并跟蹤合同執行情況。建立供應商檔案，定期對供應商進行評估與考核。負責采購文件的整理、歸檔與保管。2.需求部門職責準確提出采購需求，詳細描述采購產品或服務的規格、數量、質量要求等。協助采購部門進行供應商選擇，提供技術支持與建議。參與采購合同的評審，提出意見和建議。負責對采購產品或服務進行驗收，填寫驗收報告。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據項目需要，填寫《項目小額采購申請表》，詳細說明采購產品或服務的名稱、規格、數量、質量要求、預計采購金額、采購時間等內容，并提交部門負責人審核。2.部門負責人對采購申請的必要性、合理性進行審核，簽署意見后報采購部門。（二）采購計劃編制采購部門收到采購申請后，結合庫存情況、市場供應情況等，編制采購計劃，明確采購產品或服務的具體內容、采購時間、采購預算等，并報采購決策機構審批。（三）供應商選擇與管理1.供應商尋找采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。建立供應商信息庫，記錄供應商的基本情況、聯系方式、經營范圍、產品質量、價格水平、售后服務等信息。2.供應商篩選根據采購需求和供應商信息庫，對潛在供應商進行篩選，確定入圍供應商名單。采購部門組織相關人員對入圍供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理體系、信譽等情況，并填寫《供應商考察報告》。3.供應商評估與考核采購部門定期對供應商進行評估與考核，評估指標包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等。根據評估與考核結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予獎勵，對于不符合要求的供應商進行淘汰。（四）采購實施1.詢價采購部門向入圍供應商發送詢價單，要求其在規定時間內報價。詢價單應明確采購產品或服務的規格、數量、質量要求、交貨期等內容。2.比價與議價采購部門對供應商的報價進行整理、分析，進行比價，選擇價格合理、質量可靠的供應商。對于金額較大或重要的采購項目，采購部門組織與供應商進行議價，爭取更優惠的價格和條款。3.合同簽訂采購部門根據比價與議價結果，起草采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括產品或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。采購合同報采購決策機構審批后，由采購部門與供應商簽訂。（五）采購驗收1.需求部門在收到采購產品或服務后，應及時組織驗收。2.驗收人員按照采購合同和相關標準，對采購產品或服務的數量、質量、規格等進行檢驗，并填寫《采購驗收報告》。3.對于驗收合格的產品或服務，需求部門在驗收報告上簽字確認；對于驗收不合格的產品或服務，需求部門應及時通知采購部門，采購部門負責與供應商協商解決。（六）付款1.采購部門根據采購合同和驗收報告，填寫《付款申請單》，報財務部門審核。2.財務部門按照公司財務制度和采購合同約定，對付款申請進行審核，審核通過后辦理付款手續。四、采購方式（一）集中采購對于通用性較強、采購頻率較高的小額采購項目，可采用集中采購方式，由采購部門統一組織采購，以降低采購成本。（二）分散采購對于具有特殊性、個性化需求的小額采購項目，由需求部門自行組織采購，但需遵循本制度規定的采購流程和審批程序。（三）詢價采購對于金額較小、市場價格比較透明的采購項目，可采用詢價采購方式，向多家供應商詢價，選擇價格最低的供應商成交。（四）競爭性談判采購對于技術復雜、規格和要求難以明確的采購項目，或采購金額較大、需要進行談判的采購項目，可采用競爭性談判采購方式，邀請不少于三家供應商進行談判，根據談判結果確定成交供應商。（五）單一來源采購符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：1.只能從唯一供應商處采購的。2.發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的。3.必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。五、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門應根據項目計劃和采購需求，編制采購預算，明確采購項目、采購金額、采購時間等內容。2.采購預算應報采購決策機構審批后執行，未經審批的采購預算不得實施。（二）預算執行1.采購部門應嚴格按照采購預算執行采購任務，不得擅自突破預算。2.如因特殊原因需要調整采購預算，采購部門應提出書面申請，報采購決策機構審批。（三）預算監督與考核1.財務部門負責對采購預算的執行情況進行監督，定期對采購支出進行核算和分析。2.公司建立采購預算考核制度，對采購部門和需求部門的預算執行情況進行考核，考核結果與部門和個人績效掛鉤。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別與評估，如供應商違約風險、質量風險、價格波動風險、合同風險等。2.根據風險識別與評估結果，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.供應商管理風險應對加強供應商選擇與管理，嚴格審核供應商資質和信譽。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方權利和義務，約定違約責任。定期對供應商進行評估與考核，建立供應商淘汰機制。2.質量風險應對在采購合同中明確質量標準和驗收條款。加強采購過程中的質量控制，如檢驗、抽檢等。要求供應商提供質量保證文件和售后服務承諾。3.價格波動風險應對關注市場價格動態，合理安排采購時間和數量。與供應商協商簽訂價格調整條款，或采用套期保值等方式規避價格風險。4.合同風險應對加強合同評審，確保合同條款合法、合規、合理。嚴格按照合同約定執行，及時跟蹤合同履行情況。建立合同糾紛處理機制，妥善解決合同爭議。七、采購信息管理（一）采購文件管理采購部門應妥善保管采購過程中產生的各類文件，如采購申請表、采購計劃、詢價單、報價單、采購合同、驗收報告等，建立采購文件檔案，便于查詢和追溯。（二）供應商信息管理采購部門應建立完善的供應商信息庫，及時更新供應商的基本情況、聯系方式、經營范圍、產品質量、價格水平、售后服務等信息，為采購決策提供支持。（三）采購數據統計與分析采購部門應定期對采購數據進行統計與分析，如采購金額、采購數量、采購頻率、供應商分布等，總結采購規律，發現存在的問題，提出改進建議，不斷優化采購工作。八、監督與檢查（一）內部審計監督公司內部審計部門定期對采購項目進行審計，檢查采購程序是否合規、采購合同是否有效、采購資金使用是否合理等，發現問題及時提出整改意見。（二）采購部門自查采購部門應定期對本部門的采購工作進行自查，發現問題及時整改，并將自查情況報公司領導。（三）投