資料管理制度實施情況?一、總則（一）目的為了加強公司資料管理，確保資料的完整性、準確性和安全性，提高資料的利用效率，特制定本資料管理制度。本制度適用于公司內部各部門及全體員工。（二）適用范圍本制度所指資料包括公司在運營過程中產生的各類文件、檔案、數據、報表、合同、協議、技術資料、圖紙等紙質和電子形式的資料。（三）基本原則1.集中管理原則：公司資料實行集中統一管理，由專門的資料管理部門負責資料的收集、整理、存儲、保管和查閱等工作。2.分類管理原則：按照資料的性質、用途、來源等進行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：確保資料的安全，防止資料泄露、丟失、損壞等情況發生。對于涉及公司機密的資料，嚴格按照保密制度進行管理。4.及時更新原則：資料應及時更新，確保其準確性和時效性。二、資料管理部門及職責（一）資料管理部門公司設立資料管理中心，作為資料管理的歸口部門，負責公司資料管理的整體規劃、組織實施和監督檢查。（二）資料管理部門職責1.制定和完善公司資料管理制度，并組織實施。2.負責公司各類資料的收集、整理、分類、編號、存儲、保管等工作。3.建立資料管理信息系統，實現資料的電子化管理，提高資料檢索和利用效率。4.對各部門資料管理工作進行指導和監督，定期檢查資料管理情況，發現問題及時督促整改。5.負責公司資料的借閱、查閱、復印等服務工作，按照規定辦理相關手續。6.做好資料的安全保密工作，制定保密措施，防止資料泄露。7.定期對資料進行清理和歸檔，銷毀過期、無用的資料。8.參與公司重大項目和活動的資料收集、整理和歸檔工作。三、資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作中形成的文件、報告、報表、會議記錄等。2.公司簽訂的各類合同、協議、訂單等。3.公司的技術資料、圖紙、專利、商標等。4.公司的宣傳資料、產品資料、市場調研資料等。5.公司員工的個人資料、培訓記錄、績效考核資料等。6.其他與公司運營相關的資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責資料的收集工作，確保資料的及時、完整收集。2.資料收集人員應按照規定的格式和要求填寫資料收集清單，注明資料的名稱、來源、日期、份數等信息。3.對于重要資料，應及時進行備份，防止丟失。（三）整理方法1.按照資料的分類標準進行分類，同類資料應放在一起。2.對資料進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于查找和管理。3.對資料進行編目，編目內容應包括資料名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。4.對資料進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于保存和查閱。四、資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質資料應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應保持清潔、干燥、通風良好，防止資料受潮、發霉、蟲蛀等。2.電子資料應存儲在服務器或存儲設備中，存儲設備應定期進行備份，防止數據丟失。同時，應建立電子資料的索引目錄，便于查找和管理。（二）保管期限1.公司資料的保管期限應根據國家法律法規和公司實際情況確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管期限為13年，主要包括一般性的文件、報表、會議記錄等。3.中期保管期限為310年，主要包括重要的合同、協議、技術資料等。4.長期保管期限為10年以上，主要包括公司的歷史檔案、核心技術資料、重大項目資料等。（三）保管要求1.資料管理部門應定期對資料進行檢查和盤點，確保資料的安全和完整。2.對于超過保管期限的資料，應按照規定進行鑒定和銷毀，銷毀過程應進行記錄。3.加強對資料存儲場所的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮等設施，確保資料存儲環境的安全。五、資料的借閱與查閱（一）借閱流程1.因工作需要借閱資料的人員，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、用途、預計歸還日期等信息。2.《資料借閱申請表》經所在部門負責人簽字同意后，提交資料管理部門審批。3.資料管理部門根據申請內容進行審核，對于符合借閱條件的，予以批準，并在《資料借閱申請表》上簽字蓋章。4.借閱人憑批準后的《資料借閱申請表》到資料管理部門領取資料，并在《資料借閱登記冊》上簽字確認。5.借閱人應按照規定的時間歸還資料，如需延期歸還，應提前辦理延期手續。（二）查閱流程1.因工作需要查閱資料的人員，可直接到資料管理部門進行查閱。2.查閱人員應在《資料查閱登記冊》上填寫查閱資料的名稱、編號、用途、查閱日期等信息。3.資料管理部門應安排專人協助查閱人員查找資料，并提供必要的查閱條件。4.查閱人員不得在資料上涂改、標記、損壞，如需復印資料，應按照規定辦理復印手續。（三）借閱與查閱規定1.借閱和查閱資料應嚴格遵守公司的保密制度，不得將資料泄露給無關人員。2.借閱的資料應妥善保管，不得轉借他人或用于非工作目的。3.如需對借閱的資料進行復制或摘錄，應經資料管理部門同意，并按照規定進行登記。4.資料歸還時，資料管理部門應認真檢查資料的完整性和準確性，如發現問題，應及時與借閱人溝通解決。六、資料的保密管理（一）保密范圍1.公司的商業秘密，包括技術秘密、經營秘密、財務秘密等。2.公司的客戶信息，包括客戶名單、聯系方式、交易記錄等。3.公司的內部文件、報告、報表等涉及公司機密的資料。4.其他按照公司規定需要保密的資料。（二）保密措施1.對涉及公司機密的資料，應進行密級標識，明確保密級別。2.資料管理部門應建立保密制度，對保密工作進行規范和管理。3.加強對資料管理人員的保密教育，提高其保密意識和責任心。4.對資料存儲場所和設備采取必要的安全保密措施，如設置門禁系統、安裝監控設備等。5.嚴格控制資料的借閱和查閱范圍，對涉及公司機密的資料，應經公司領導批準后方可借閱和查閱。（三）泄密處理1.如發現資料泄露情況，應立即采取措施進行制止，并及時報告公司領導。2.對泄密事件進行調查，查明泄密原因和責任人。3.根據泄密事件的嚴重程度，對責任人進行相應的處罰，包括警告、罰款、辭退等。4.對因泄密給公司造成損失的，應依法追究責任人的法律責任，并要求其賠償公司的經濟損失。七、資料的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的資料管理信息系統，實現資料的電子化存儲、檢索、借閱、查閱等功能。2.提高資料管理的效率和準確性，減少人工操作，降低管理成本。3.實現資料的共享和協同辦公，提高公司各部門之間的工作協同效率。（二）信息化系統功能1.資料錄入與存儲：支持多種格式的資料錄入，包括文檔、表格、圖片、視頻等，并自動存儲到服務器中。2.資料檢索：提供多種檢索方式，如按關鍵詞、編號、日期、類別等進行檢索，方便快速查找資料。3.資料借閱與審批：實現網上借閱申請、審批流程，借閱人可在線提交申請，審批人可在線審批。4.資料查閱：授權人員可在線查閱資料，系統記錄查閱日志。5.資料分類管理：支持對資料進行分類管理，方便資料的組織和整理。6.數據備份與恢復：定期對資料數據進行備份，確保數據安全，在需要時可進行數據恢復。（三）信息化系統維護1.安排專人負責資料管理信息系統的日常維護和管理，確保系統的正常運行。2.定期對系統進行升級和優化，提高系統的性能和功能。3.加強對系統數據的安全管理，設置不同的用戶權限，防止數據泄露和非法訪問。八、資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據資料的保管期限和實際價值，對資料進行定期鑒定。2.鑒定工作應遵循客觀、公正、科學的原則，確保鑒定結果的準確性。（二）鑒定流程1.資料管理部門定期組織對超過保管期限的資料進行清理，列出需鑒定的資料清單。2.成立鑒定小組，由資料管理部門負責人、相關業務部門專家等組成。3.鑒定小組對需鑒定的資料進行逐一審查，根據資料的內容、用途、價值等因素，確定其是否仍有保存價值。4.鑒定小組出具鑒定意見，對于已無保存價值的資料，提出銷毀建議。（三）銷毀流程1.經鑒定需銷毀的資料，由資料管理部門填寫《資料銷毀申請表》，注明資料名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀申請表》經公司領導批準后，方可進行銷毀。3.資料銷毀應選擇安全、環保的方式進行，如粉碎、焚燒等，并對銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。4.銷毀記錄應妥善保存，以備查詢。九、監督與考核（一）監督檢查1.資料管理部門定期對各部門的資料管理工作進行檢查，檢查內容包括資料的收集、整理、存儲、保管、借閱、查閱等情況。2.對檢查中發現的問題，及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。3.公司內部審計部門不定期對資料管理工作進行審計，重點檢查資料管理的合規性、安全性和有效性。（二）考核辦法1.制定資料管理工作考核指標，包括資料收集的完整性、整理的規范性、存儲的安全性、借閱查閱的及時性等。2.將資料管理工作納入部