部門(mén)存檔文件管理制度?目的為加強(qiáng)本部門(mén)存檔文件的管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于文件的查閱、使用和追溯，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于本部門(mén)所有存檔文件的管理，包括但不限于各類(lèi)合同、協(xié)議、報(bào)告、通知、信函、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等紙質(zhì)和電子文件。基本原則1.集中統(tǒng)一原則：部門(mén)內(nèi)所有存檔文件由專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理，確保文件管理的一致性和規(guī)范性。2.分類(lèi)管理原則：按照文件的性質(zhì)、來(lái)源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類(lèi)，便于文件的查找和使用。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止文件的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.方便利用原則：在確保文件安全保密的前提下，充分考慮文件利用的便利性，提高工作效率。存檔文件的范圍與分類(lèi)存檔文件的范圍1.本部門(mén)形成的各類(lèi)文件、資料、記錄等。2.上級(jí)部門(mén)下發(fā)的與本部門(mén)工作相關(guān)的文件、通知、指示等。3.對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。4.會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要、決議、記錄等。5.工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、報(bào)表等。6.各類(lèi)培訓(xùn)資料、學(xué)習(xí)記錄等。7.其他與本部門(mén)工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件。存檔文件的分類(lèi)1.按文件性質(zhì)分類(lèi)行政文件：包括部門(mén)的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、通知、信函等。業(yè)務(wù)文件：涉及本部門(mén)業(yè)務(wù)工作的各類(lèi)文件，如項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表等。財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)銷(xiāo)憑證、審計(jì)報(bào)告等。人事文件：?jiǎn)T工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。2.按文件來(lái)源分類(lèi)內(nèi)部文件：本部門(mén)自行制定和產(chǎn)生的文件。外部文件：上級(jí)部門(mén)、其他部門(mén)或單位發(fā)來(lái)的文件。3.按時(shí)間分類(lèi)年度文件：每年形成的文件按年度進(jìn)行分類(lèi)存放。季度文件：每季度形成的文件按季度分類(lèi)。月度文件：每月形成的文件按月度分類(lèi)。存檔文件的收集與整理收集1.各崗位工作人員應(yīng)及時(shí)將工作中形成的各類(lèi)文件整理后交至部門(mén)文件管理員。2.文件管理員應(yīng)定期檢查各崗位文件收集情況，確保文件無(wú)遺漏。3.對(duì)于上級(jí)部門(mén)下發(fā)的文件，由文件管理員負(fù)責(zé)及時(shí)收集，并進(jìn)行登記。整理1.文件管理員收到文件后，應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件進(jìn)行初步整理。2.去除文件中的金屬物、訂書(shū)釘?shù)龋瑢?duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)。3.按照文件的順序進(jìn)行編號(hào)，編制文件目錄。4.將整理好的文件裝入檔案盒或文件夾，并在盒（夾）面上標(biāo)明文件類(lèi)別、年度、保管期限等信息。存檔文件的保管保管地點(diǎn)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文件檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保文件的安全保管。保管期限1.永久保管：涉及本部門(mén)重要權(quán)益、具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和法律憑證作用的文件，如公司章程、重大合同協(xié)議等。2.長(zhǎng)期保管：保管期限為[X]年的文件，如重要的業(yè)務(wù)文件、年度工作計(jì)劃和總結(jié)等。3.短期保管：保管期限為[X]年的文件，如一般性的通知、信函等。保管要求1.文件應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找。2.定期對(duì)文件進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，如文件受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.嚴(yán)格限制非文件管理人員進(jìn)入文件檔案室，確因工作需要進(jìn)入的，須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。存檔文件的查閱與借閱查閱1.本部門(mén)員工因工作需要查閱存檔文件的，應(yīng)填寫(xiě)《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱(chēng)、文號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到文件管理員處查閱。2.文件管理員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的文件，并在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱，查閱完畢后及時(shí)收回文件。3.查閱人員不得在文件上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自將文件帶出文件檔案室。借閱1.因工作需要借閱存檔文件的，須填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱文件的名稱(chēng)、文號(hào)、借閱期限、借閱用途等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上進(jìn)行任何形式的修改或刪除。4.借閱人員歸還文件時(shí)，文件管理員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。存檔文件的鑒定與銷(xiāo)毀鑒定1.文件管理員應(yīng)定期對(duì)存檔文件進(jìn)行鑒定，確定文件的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價(jià)值。2.成立由部門(mén)負(fù)責(zé)人、文件管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成的文件鑒定小組，對(duì)擬銷(xiāo)毀的文件進(jìn)行審核。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)文件的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)用途等因素，綜合判斷文件是否需要銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀1.經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的文件，由文件管理員填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，附上擬銷(xiāo)毀文件的清單，報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后，文件管理員應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀，可采用焚燒、粉碎等方式，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《文件銷(xiāo)毀記錄》上簽字確認(rèn)。4.對(duì)已銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)在文件目錄和電子檔案中進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)注，以示該文件已不存在。電子文件管理電子文件的收集與整理1.各崗位工作人員應(yīng)及時(shí)將電子文件存儲(chǔ)到指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行命名和整理。2.電子文件的命名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，反映文件的主題、時(shí)間、來(lái)源等信息。3.建立電子文件目錄，詳細(xì)記錄電子文件的名稱(chēng)、存儲(chǔ)位置、日期、大小等信息，便于查找和管理。電子文件的保管1.定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)，以防數(shù)據(jù)丟失。2.安裝必要的殺毒軟件和防火墻，防止電子文件受到病毒感染和網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.對(duì)電子文件的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行定期檢查，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行。電子文件的查閱與借閱1.電子文件的查閱和借閱流程與紙質(zhì)文件相同，查閱和借閱人員應(yīng)使用規(guī)定的軟件和權(quán)限進(jìn)行操作。2.查閱和借閱電子文件時(shí)，不得擅自更改文件內(nèi)容，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)文件管理員批準(zhǔn)。3.電子文件查閱和借閱結(jié)束后，文件管理員應(yīng)及時(shí)關(guān)閉相關(guān)軟件和權(quán)限，確保文件的安全性。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保文件管理制度的有效執(zhí)行。2.文件管理員應(yīng)每月對(duì)文件管理情況進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行整改。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)責(zé)任人限期整改。考核評(píng)價(jià)1.建立文件管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各崗位工作人員的文件管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括文件收集的及時(shí)性、整理的規(guī)范性、保管的安全性、查閱借閱的便利性等。3.考核評(píng)價(jià)結(jié)果與員工的績(jī)效掛