門窗企業采購管理制度?目的為規范公司門窗采購管理工作，確保采購活動的順利進行，保證所采購門窗的質量符合公司要求，降低采購成本，提高采購效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司門窗采購相關的各項活動，包括供應商選擇、采購計劃制定、采購合同簽訂、采購執行、驗收及付款等環節。基本原則1.質量第一原則：所采購門窗必須滿足公司產品質量標準和工程需求。2.成本效益原則：在保證質量的前提下，力求降低采購成本，提高經濟效益。3.公平公正原則：在供應商選擇、采購交易等過程中，遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益。4.誠實守信原則：與供應商建立良好的合作關系，誠實守信，嚴格履行合同約定。采購組織與職責采購部門職責1.負責制定和執行公司門窗采購計劃，確保采購任務按時完成。2.收集、整理、分析供應商信息，建立和維護供應商數據庫。3.組織供應商的選擇、評估和管理工作，與合格供應商簽訂采購合同。4.負責采購訂單的下達、跟進和協調，確保采購物資及時供應。5.參與采購物資的驗收工作，對驗收過程中出現的問題及時協調解決。6.負責采購成本的控制和核算，定期進行采購成本分析，提出降低成本的建議和措施。其他相關部門職責1.工程部門提供門窗采購需求計劃，包括門窗規格、型號、數量、質量要求、交貨時間等詳細信息。參與供應商的技術交流和考察，協助采購部門評估供應商的技術能力和產品質量。負責采購門窗的驗收工作，對驗收結果進行簽字確認。2.設計部門提供門窗設計圖紙和技術要求，確保采購門窗符合設計標準。參與供應商的技術交流和考察，對供應商的產品設計和技術方案進行審核。3.財務部門負責采購資金的預算安排和審核，確保采購資金的合理使用。參與采購合同的審核，對合同付款條款進行把關。負責采購款項的支付和賬務處理，定期與采購部門核對賬目。供應商管理供應商選擇1.供應商篩選標準具有合法的經營資質，營業執照、稅務登記證等證件齊全。具備良好的商業信譽，無不良經營記錄。生產能力和技術水平滿足公司門窗采購需求，具有相關產品的生產經驗和業績。產品質量穩定可靠，通過相關質量認證，如ISO9001質量管理體系認證等。價格合理，具有成本優勢，能夠提供有競爭力的報價。售后服務良好，能夠及時響應公司的售后需求，解決產品質量問題。2.供應商選擇流程信息收集：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。初步篩選：根據供應商篩選標準，對收集到的供應商信息進行初步篩選，確定潛在供應商名單。實地考察：組織工程、設計等相關部門對潛在供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、技術能力、質量管理水平等。樣品評估：要求潛在供應商提供門窗樣品，由工程、設計等部門進行樣品評估，測試產品的各項性能指標是否符合公司要求。綜合評估：采購部門會同相關部門對潛在供應商的實地考察和樣品評估結果進行綜合評估，確定合格供應商名單。審批確定：合格供應商名單報公司管理層審批后確定為正式供應商。供應商評估與考核1.評估內容產品質量：定期對供應商提供的門窗產品進行質量抽檢，評估產品的合格率、性能穩定性等。交貨期：考核供應商的交貨及時性，統計按時交貨率。價格水平：對比市場價格，評估供應商的價格合理性。售后服務：調查公司對供應商售后服務的滿意度，包括問題解決的及時性、響應速度等。合作態度：評價供應商在合作過程中的配合度、溝通情況等。2.評估周期每季度對供應商進行一次綜合評估。對于新合作的供應商，在合作初期可適當增加評估頻率。3.考核指標設定產品質量指標：產品合格率不低于[X]%。交貨期指標：按時交貨率不低于[X]%。價格指標：價格波動幅度不超過[X]%（與市場同類產品相比）。售后服務指標：客戶投訴解決率不低于[X]%。合作態度指標：由相關部門根據合作情況進行評分，滿分[X]分。4.考核結果應用對于評估考核優秀的供應商，給予一定的獎勵，如增加采購份額、優先合作等。對于評估考核不合格的供應商，發出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，暫停或終止合作。供應商關系管理1.定期與供應商進行溝通交流，及時了解其生產經營狀況、產品質量情況等，協調解決合作過程中出現的問題。2.組織供應商參加公司的產品質量培訓和技術交流活動，提高供應商的產品質量和技術水平。3.建立供應商激勵機制，對于在產品質量、交貨期、價格等方面表現優秀的供應商給予適當的獎勵，激勵其持續改進和提高服務水平。采購計劃管理采購需求預測1.采購部門定期收集工程部門、銷售部門等相關部門的門窗需求信息，結合公司的生產經營計劃和市場銷售情況，對門窗采購需求進行預測。2.考慮因素包括新項目開發、工程進度安排、產品更換升級、市場需求變化等，確保采購需求預測的準確性和及時性。采購計劃制定1.根據采購需求預測結果，制定年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應明確采購門窗的規格、型號、數量、交貨時間、交貨地點等詳細信息。2.采購計劃報采購部門負責人審核，經分管領導審批后執行。如遇特殊情況需要調整采購計劃，應按原審批流程進行審批。采購計劃執行與監控1.采購部門按照采購計劃組織實施采購活動，確保采購任務按時完成。2.建立采購計劃執行監控機制，定期對采購計劃的執行情況進行檢查和分析，及時發現和解決執行過程中出現的問題。如因特殊原因導致采購計劃無法按時執行，應及時與相關部門溝通協調，調整采購計劃，并采取措施盡量減少對公司生產經營的影響。采購合同管理合同簽訂1.采購部門在確定供應商后，按照公司合同管理規定與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括門窗規格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同由采購部門起草，經法務部門審核后，報公司管理層審批。審批通過后，由授權代表與供應商簽訂合同。合同執行與變更1.采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，確保供應商按照合同約定履行義務。如發現供應商有違約行為，應及時采取措施追究其違約責任。2.在合同執行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，采購部門應與供應商協商一致，并簽訂書面補充協議。補充協議應按照合同簽訂流程進行審批。合同歸檔與保管1.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同文本及相關附件進行歸檔保管。合同檔案應包括合同原件、審批文件、補充協議、往來函件等資料。2.建立合同檔案管理制度，明確合同檔案的保管期限、查閱權限等，確保合同檔案的安全和完整。采購執行管理采購訂單下達1.采購部門根據采購合同和采購計劃，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購門窗的具體規格、型號、數量、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購訂單下達后，應及時與供應商溝通確認，確保供應商收到訂單并能夠按時、按質、按量履行供貨義務。采購過程跟蹤1.采購部門負責跟蹤采購訂單的執行情況，定期與供應商聯系，了解生產進度、發貨情況等。如發現問題，及時與供應商協商解決，并向相關部門反饋。2.對于重要采購項目或緊急采購任務，采購部門應安排專人進行全程跟蹤，確保采購任務順利完成。交貨驗收1.采購門窗到貨前，采購部門應通知工程部門等相關部門做好驗收準備工作。2.供應商交貨時，應提供產品質量證明文件、送貨清單等資料。采購部門會同工程部門等相關部門按照合同約定的驗收標準對門窗進行驗收。3.驗收內容包括門窗的規格、型號、數量、外觀質量、性能指標等。如發現產品質量不合格或與合同約定不符，應及時通知供應商進行整改或退換貨。4.驗收合格后，由驗收人員在驗收報告上簽字確認。驗收報告作為付款的重要依據之一。采購成本控制成本預算編制1.采購部門根據采購計劃和市場價格情況，編制采購成本預算。采購成本預算應包括門窗采購價格、運輸費用、裝卸費用、保險費用等各項支出。2.采購成本預算報財務部門審核，經公司管理層審批后作為采購成本控制的依據。成本控制措施1.供應商選擇與談判：通過嚴格的供應商選擇程序，選擇具有成本優勢的供應商，并在采購談判中爭取有利的價格條款。2.采購批量優化：根據公司的生產經營需求和市場價格波動情況，合理確定采購批量，爭取獲得批量采購折扣。3.成本分析與監控：定期對采購成本進行分析，對比預算成本和實際成本，找出成本差異原因，并采取相應的措施進行控制。4.成本節約獎勵：建立成本節約獎勵機制，對在采購成本控制方面表現突出的部門和個人給予適當的獎勵。付款管理付款流程1.采購門窗到貨驗收合格后，采購部門應及時整理相關資料，填寫付款申請單。付款申請單應包括采購合同編號、供應商名稱、付款金額、付款方式、發票號碼等信息。2.付款申請單經采購部門負責人審核，財務部門審核發票等相關憑證后，報分管領導審批。3.財務部門根據審批結果辦理付款手續，按照合同約定的付款方式支付貨款。付款方式選擇1.根據采購合同約定和公司資金狀況，合理選擇付款方式。常見的付款方式包括現金支付、支票支付、銀行轉賬、承兌匯票等。2.在選擇付款方式時，應考慮資金安全性、資金成本、供應商接受程度等因素，確保付款方式的合理性和可行性。付款記錄與核對1.財務部門應建立完善的付款記錄制度，對每一筆采購付款進行詳細記錄，包括付款日期、付款金額、付款方式、供應商名稱等信息。2.定期與采購部門核對付款記錄，確保雙方賬目一致。如發現差異，應及時查明原因并進行調整。采購風險管理風險識別與評估1.采購部門會同相關部門對門窗采購過程中可能面臨的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.對識別出的風險進行評估，分析其發生的可能性和影響程度，確定風險等級。風險應對措施1.市場風險應對：密切關注市場價格波動和市場供求關系變化，及時調整采購策略，合理安排采購時間和采購數量。2.供應商風險應對：加強供應商管理，建立備用供應商機制，降低因供應商原因導致的供應中斷風險。3.質量風險應對：嚴格執行供應商評估和產品驗收制度，加強對采購門窗的質量檢驗，確保產品質量符合要求。4.合同風險應對：加強合同管理，嚴格審核合同條款，明確雙方權利義務，避免合同糾紛。5.付款風險應對：建立健全付款審批制度，加強對付款環節的監控，確保資金安全。信息管理采購信息收集1.采購部門負責收集與門窗采購相關的各類信息，包括市場價格信息、供應商信息、產品質量信息、行業動態信息等。2.信息收集渠道包括網絡平臺、行業期刊、供應商提供、實地考察等。采購信息整理與分析1.對收集到的采購信息進行整理和分類，建立采購信息數據庫。2.定期對采購信息進行分析，為采購決策提供數據支持。分析內容包括市場價格走勢、供應商表現、產品質量狀況等。信息共享與溝通1.采購部門應及時將采購信息與工程、設計、財務等相關部門共享，確保各部門能夠及時了解采購動態，協同開展工作。2.建立采購信息溝通機制，加強部門之間的溝通與交流，及時解決采購過程中出現的問題。監督與審計內部監督1.公司內部審計部門定期對門窗采購活動進行