門窗企業(yè)采購管理制度?目的為規(guī)范公司門窗采購管理工作，確保采購活動的順利進(jìn)行，保證所采購門窗的質(zhì)量符合公司要求，降低采購成本，提高采購效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司門窗采購相關(guān)的各項活動，包括供應(yīng)商選擇、采購計劃制定、采購合同簽訂、采購執(zhí)行、驗收及付款等環(huán)節(jié)。基本原則1.質(zhì)量第一原則：所采購門窗必須滿足公司產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和工程需求。2.成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，力求降低采購成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。3.公平公正原則：在供應(yīng)商選擇、采購交易等過程中，遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司利益。4.誠實守信原則：與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，誠實守信，嚴(yán)格履行合同約定。采購組織與職責(zé)采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行公司門窗采購計劃，確保采購任務(wù)按時完成。2.收集、整理、分析供應(yīng)商信息，建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。3.組織供應(yīng)商的選擇、評估和管理工作，與合格供應(yīng)商簽訂采購合同。4.負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟進(jìn)和協(xié)調(diào)，確保采購物資及時供應(yīng)。5.參與采購物資的驗收工作，對驗收過程中出現(xiàn)的問題及時協(xié)調(diào)解決。6.負(fù)責(zé)采購成本的控制和核算，定期進(jìn)行采購成本分析，提出降低成本的建議和措施。其他相關(guān)部門職責(zé)1.工程部門提供門窗采購需求計劃，包括門窗規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等詳細(xì)信息。參與供應(yīng)商的技術(shù)交流和考察，協(xié)助采購部門評估供應(yīng)商的技術(shù)能力和產(chǎn)品質(zhì)量。負(fù)責(zé)采購門窗的驗收工作，對驗收結(jié)果進(jìn)行簽字確認(rèn)。2.設(shè)計部門提供門窗設(shè)計圖紙和技術(shù)要求，確保采購門窗符合設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)。參與供應(yīng)商的技術(shù)交流和考察，對供應(yīng)商的產(chǎn)品設(shè)計和技術(shù)方案進(jìn)行審核。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算安排和審核，確保采購資金的合理使用。參與采購合同的審核，對合同付款條款進(jìn)行把關(guān)。負(fù)責(zé)采購款項的支付和賬務(wù)處理，定期與采購部門核對賬目。供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)具有合法的經(jīng)營資質(zhì)，營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等證件齊全。具備良好的商業(yè)信譽(yù)，無不良經(jīng)營記錄。生產(chǎn)能力和技術(shù)水平滿足公司門窗采購需求，具有相關(guān)產(chǎn)品的生產(chǎn)經(jīng)驗和業(yè)績。產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定可靠，通過相關(guān)質(zhì)量認(rèn)證，如ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證等。價格合理，具有成本優(yōu)勢，能夠提供有競爭力的報價。售后服務(wù)良好，能夠及時響應(yīng)公司的售后需求，解決產(chǎn)品質(zhì)量問題。2.供應(yīng)商選擇流程信息收集：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。初步篩選：根據(jù)供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，確定潛在供應(yīng)商名單。實地考察：組織工程、設(shè)計等相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、技術(shù)能力、質(zhì)量管理水平等。樣品評估：要求潛在供應(yīng)商提供門窗樣品，由工程、設(shè)計等部門進(jìn)行樣品評估，測試產(chǎn)品的各項性能指標(biāo)是否符合公司要求。綜合評估：采購部門會同相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商的實地考察和樣品評估結(jié)果進(jìn)行綜合評估，確定合格供應(yīng)商名單。審批確定：合格供應(yīng)商名單報公司管理層審批后確定為正式供應(yīng)商。供應(yīng)商評估與考核1.評估內(nèi)容產(chǎn)品質(zhì)量：定期對供應(yīng)商提供的門窗產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量抽檢，評估產(chǎn)品的合格率、性能穩(wěn)定性等。交貨期：考核供應(yīng)商的交貨及時性，統(tǒng)計按時交貨率。價格水平：對比市場價格，評估供應(yīng)商的價格合理性。售后服務(wù)：調(diào)查公司對供應(yīng)商售后服務(wù)的滿意度，包括問題解決的及時性、響應(yīng)速度等。合作態(tài)度：評價供應(yīng)商在合作過程中的配合度、溝通情況等。2.評估周期每季度對供應(yīng)商進(jìn)行一次綜合評估。對于新合作的供應(yīng)商，在合作初期可適當(dāng)增加評估頻率。3.考核指標(biāo)設(shè)定產(chǎn)品質(zhì)量指標(biāo)：產(chǎn)品合格率不低于[X]%。交貨期指標(biāo)：按時交貨率不低于[X]%。價格指標(biāo)：價格波動幅度不超過[X]%（與市場同類產(chǎn)品相比）。售后服務(wù)指標(biāo)：客戶投訴解決率不低于[X]%。合作態(tài)度指標(biāo)：由相關(guān)部門根據(jù)合作情況進(jìn)行評分，滿分[X]分。4.考核結(jié)果應(yīng)用對于評估考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先合作等。對于評估考核不合格的供應(yīng)商，發(fā)出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，暫停或終止合作。供應(yīng)商關(guān)系管理1.定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通交流，及時了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量情況等，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.組織供應(yīng)商參加公司的產(chǎn)品質(zhì)量培訓(xùn)和技術(shù)交流活動，提高供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量和技術(shù)水平。3.建立供應(yīng)商激勵機(jī)制，對于在產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格等方面表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)莫剟睿钇涑掷m(xù)改進(jìn)和提高服務(wù)水平。采購計劃管理采購需求預(yù)測1.采購部門定期收集工程部門、銷售部門等相關(guān)部門的門窗需求信息，結(jié)合公司的生產(chǎn)經(jīng)營計劃和市場銷售情況，對門窗采購需求進(jìn)行預(yù)測。2.考慮因素包括新項目開發(fā)、工程進(jìn)度安排、產(chǎn)品更換升級、市場需求變化等，確保采購需求預(yù)測的準(zhǔn)確性和及時性。采購計劃制定1.根據(jù)采購需求預(yù)測結(jié)果，制定年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購門窗的規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。2.采購計劃報采購部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。如遇特殊情況需要調(diào)整采購計劃，應(yīng)按原審批流程進(jìn)行審批。采購計劃執(zhí)行與監(jiān)控1.采購部門按照采購計劃組織實施采購活動，確保采購任務(wù)按時完成。2.建立采購計劃執(zhí)行監(jiān)控機(jī)制，定期對采購計劃的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。如因特殊原因?qū)е虏少徲媱潫o法按時執(zhí)行，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，調(diào)整采購計劃，并采取措施盡量減少對公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響。采購合同管理合同簽訂1.采購部門在確定供應(yīng)商后，按照公司合同管理規(guī)定與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括門窗規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同由采購部門起草，經(jīng)法務(wù)部門審核后，報公司管理層審批。審批通過后，由授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。合同執(zhí)行與變更1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約行為，應(yīng)及時采取措施追究其違約責(zé)任。2.在合同執(zhí)行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審批。合同歸檔與保管1.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)附件進(jìn)行歸檔保管。合同檔案應(yīng)包括合同原件、審批文件、補(bǔ)充協(xié)議、往來函件等資料。2.建立合同檔案管理制度，明確合同檔案的保管期限、查閱權(quán)限等，確保合同檔案的安全和完整。采購執(zhí)行管理采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)采購合同和采購計劃，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購門窗的具體規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點(diǎn)等信息。2.采購訂單下達(dá)后，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通確認(rèn)，確保供應(yīng)商收到訂單并能夠按時、按質(zhì)、按量履行供貨義務(wù)。采購過程跟蹤1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商聯(lián)系，了解生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向相關(guān)部門反饋。2.對于重要采購項目或緊急采購任務(wù)，采購部門應(yīng)安排專人進(jìn)行全程跟蹤，確保采購任務(wù)順利完成。交貨驗收1.采購門窗到貨前，采購部門應(yīng)通知工程部門等相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.供應(yīng)商交貨時，應(yīng)提供產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、送貨清單等資料。采購部門會同工程部門等相關(guān)部門按照合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)對門窗進(jìn)行驗收。3.驗收內(nèi)容包括門窗的規(guī)格、型號、數(shù)量、外觀質(zhì)量、性能指標(biāo)等。如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量不合格或與合同約定不符，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨。4.驗收合格后，由驗收人員在驗收報告上簽字確認(rèn)。驗收報告作為付款的重要依據(jù)之一。采購成本控制成本預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)采購計劃和市場價格情況，編制采購成本預(yù)算。采購成本預(yù)算應(yīng)包括門窗采購價格、運(yùn)輸費(fèi)用、裝卸費(fèi)用、保險費(fèi)用等各項支出。2.采購成本預(yù)算報財務(wù)部門審核，經(jīng)公司管理層審批后作為采購成本控制的依據(jù)。成本控制措施1.供應(yīng)商選擇與談判：通過嚴(yán)格的供應(yīng)商選擇程序，選擇具有成本優(yōu)勢的供應(yīng)商，并在采購談判中爭取有利的價格條款。2.采購批量優(yōu)化：根據(jù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營需求和市場價格波動情況，合理確定采購批量，爭取獲得批量采購折扣。3.成本分析與監(jiān)控：定期對采購成本進(jìn)行分析，對比預(yù)算成本和實際成本，找出成本差異原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行控制。4.成本節(jié)約獎勵：建立成本節(jié)約獎勵機(jī)制，對在采購成本控制方面表現(xiàn)突出的部門和個人給予適當(dāng)?shù)莫剟睢８犊罟芾砀犊盍鞒?.采購門窗到貨驗收合格后，采購部門應(yīng)及時整理相關(guān)資料，填寫付款申請單。付款申請單應(yīng)包括采購合同編號、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式、發(fā)票號碼等信息。2.付款申請單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核，財務(wù)部門審核發(fā)票等相關(guān)憑證后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.財務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果辦理付款手續(xù)，按照合同約定的付款方式支付貨款。付款方式選擇1.根據(jù)采購合同約定和公司資金狀況，合理選擇付款方式。常見的付款方式包括現(xiàn)金支付、支票支付、銀行轉(zhuǎn)賬、承兌匯票等。2.在選擇付款方式時，應(yīng)考慮資金安全性、資金成本、供應(yīng)商接受程度等因素，確保付款方式的合理性和可行性。付款記錄與核對1.財務(wù)部門應(yīng)建立完善的付款記錄制度，對每一筆采購付款進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括付款日期、付款金額、付款方式、供應(yīng)商名稱等信息。2.定期與采購部門核對付款記錄，確保雙方賬目一致。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行調(diào)整。采購風(fēng)險管理風(fēng)險識別與評估1.采購部門會同相關(guān)部門對門窗采購過程中可能面臨的風(fēng)險進(jìn)行識別，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對：密切關(guān)注市場價格波動和市場供求關(guān)系變化，及時調(diào)整采購策略，合理安排采購時間和采購數(shù)量。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立備用供應(yīng)商機(jī)制，降低因供應(yīng)商原因?qū)е碌墓?yīng)中斷風(fēng)險。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)商評估和產(chǎn)品驗收制度，加強(qiáng)對采購門窗的質(zhì)量檢驗，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。4.合同風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，明確雙方權(quán)利義務(wù)，避免合同糾紛。5.付款風(fēng)險應(yīng)對：建立健全付款審批制度，加強(qiáng)對付款環(huán)節(jié)的監(jiān)控，確保資金安全。信息管理采購信息收集1.采購部門負(fù)責(zé)收集與門窗采購相關(guān)的各類信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、產(chǎn)品質(zhì)量信息、行業(yè)動態(tài)信息等。2.信息收集渠道包括網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)期刊、供應(yīng)商提供、實地考察等。采購信息整理與分析1.對收集到的采購信息進(jìn)行整理和分類，建立采購信息數(shù)據(jù)庫。2.定期對采購信息進(jìn)行分析，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持。分析內(nèi)容包括市場價格走勢、供應(yīng)商表現(xiàn)、產(chǎn)品質(zhì)量狀況等。信息共享與溝通1.采購部門應(yīng)及時將采購信息與工程、設(shè)計、財務(wù)等相關(guān)部門共享，確保各部門能夠及時了解采購動態(tài)，協(xié)同開展工作。2.建立采購信息溝通機(jī)制，加強(qiáng)部門之間的溝通與交流，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對門窗采購活動進(jìn)行