保衛(wèi)部采購管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范保衛(wèi)部采購工作，確保采購活動(dòng)合法、合規(guī)、高效，保障保衛(wèi)工作所需物資和服務(wù)的及時(shí)供應(yīng)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于保衛(wèi)部所有采購活動(dòng)，包括但不限于安保設(shè)備、防護(hù)用品、辦公用品、維修服務(wù)等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購資金的使用效益。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受相關(guān)部門和人員的監(jiān)督。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購人員應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行采購合同。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)成立保衛(wèi)部采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括相關(guān)業(yè)務(wù)骨干。負(fù)責(zé)審議采購計(jì)劃、采購預(yù)算、重大采購項(xiàng)目等，對(duì)采購工作進(jìn)行決策和指導(dǎo)。（二）采購執(zhí)行部門保衛(wèi)部綜合辦公室為采購執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購工作的組織實(shí)施，包括采購需求的收集、采購計(jì)劃的編制、采購流程的執(zhí)行、供應(yīng)商管理、合同簽訂與執(zhí)行等。（三）職責(zé)分工1.保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人審批采購計(jì)劃和采購預(yù)算。對(duì)重大采購項(xiàng)目進(jìn)行決策。監(jiān)督采購工作的執(zhí)行情況。2.采購人員負(fù)責(zé)采購需求的收集、整理和分析。編制采購計(jì)劃和采購預(yù)算。尋找、篩選和評(píng)估供應(yīng)商。組織采購談判，簽訂采購合同。跟進(jìn)采購合同的執(zhí)行，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。3.使用部門提出采購需求，明確采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。參與采購過程中的技術(shù)交流和驗(yàn)收工作。對(duì)采購物資和服務(wù)的使用情況進(jìn)行反饋。三、采購計(jì)劃與預(yù)算（一）采購計(jì)劃編制1.采購人員應(yīng)定期收集各使用部門的采購需求，結(jié)合保衛(wèi)部的工作任務(wù)和實(shí)際情況，編制年度、季度和月度采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)包括采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容，并說明采購的必要性和依據(jù)。3.采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核、保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。（二）采購預(yù)算編制1.采購人員應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格行情，編制采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)包括采購物資和服務(wù)的預(yù)計(jì)金額、運(yùn)輸費(fèi)用、稅費(fèi)等，并進(jìn)行明細(xì)分類。3.采購預(yù)算應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。（三）計(jì)劃與預(yù)算調(diào)整1.如因工作任務(wù)變化、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)等原因需要調(diào)整采購計(jì)劃和預(yù)算，使用部門應(yīng)及時(shí)提出申請(qǐng)，經(jīng)采購人員審核、保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行調(diào)整。2.調(diào)整后的采購計(jì)劃和預(yù)算應(yīng)重新報(bào)財(cái)務(wù)部門備案。四、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《采購申請(qǐng)表》應(yīng)提交給采購人員。（二）采購審批1.采購人員收到《采購申請(qǐng)表》后，進(jìn)行初步審核，核實(shí)采購需求的合理性和必要性。2.對(duì)于金額較小的采購項(xiàng)目，采購人員審核后報(bào)保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于金額較大的采購項(xiàng)目，采購人員審核后提交保衛(wèi)部采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議，經(jīng)保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。（三）供應(yīng)商選擇1.采購人員根據(jù)采購項(xiàng)目的要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選和評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等。3.采購人員可邀請(qǐng)至少三家符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)和評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商。（四）采購談判1.采購人員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購物資和服務(wù)的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商。2.采購談判應(yīng)形成談判記錄，雙方代表簽字確認(rèn)。（五）合同簽訂1.根據(jù)采購談判結(jié)果，采購人員起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同應(yīng)經(jīng)保衛(wèi)部法律顧問審核后，報(bào)保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人審批。3.采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同，并加蓋雙方公章。（六）采購執(zhí)行1.采購人員按照采購合同的要求，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、交貨期等內(nèi)容。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單的要求，按時(shí)、按質(zhì)、按量提供采購物資和服務(wù)。3.采購人員應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問題。（七）驗(yàn)收付款1.采購物資和服務(wù)到貨后，使用部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、性能等是否符合采購合同的要求。2.驗(yàn)收合格后，使用部門填寫《驗(yàn)收單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.采購人員憑《驗(yàn)收單》和采購合同，辦理付款手續(xù)。付款流程按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件，包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等資質(zhì)文件。2.采購人員對(duì)申請(qǐng)準(zhǔn)入的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等情況。3.經(jīng)考察合格的供應(yīng)商，填寫《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》，提交保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人審批后，納入供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)1.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.采購人員收集使用部門對(duì)供應(yīng)商的反饋意見，結(jié)合采購合同的執(zhí)行情況，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。3.根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。（三）供應(yīng)商調(diào)整1.對(duì)于評(píng)價(jià)為不合格的供應(yīng)商，采購人員應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)將其從供應(yīng)商名錄中刪除。2.對(duì)于評(píng)價(jià)為優(yōu)秀和良好的供應(yīng)商，可給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策，如增加采購份額、優(yōu)先付款等。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和市場(chǎng)變化，適時(shí)調(diào)整供應(yīng)商名錄，引入新的供應(yīng)商，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購人員應(yīng)識(shí)別采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商違約、產(chǎn)品質(zhì)量問題、價(jià)格波動(dòng)、法律糾紛等。2.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析和評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。如對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，可在采購合同中明確違約責(zé)任和賠償條款；對(duì)于產(chǎn)品質(zhì)量問題風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件等。2.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理潛在的風(fēng)險(xiǎn)。如密切關(guān)注供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況和市場(chǎng)價(jià)格變化，及時(shí)調(diào)整采購策略。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，檢查風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控和評(píng)估結(jié)果，及時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，確保采購工作的順利進(jìn)行。七、采購檔案管理（一）檔案內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括采購申請(qǐng)、采購審批文件、采購合同、采購訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票、供應(yīng)商資料等相關(guān)文件和資料。（二）檔案整理采購人員應(yīng)及時(shí)對(duì)采購過程中形成的文件和資料進(jìn)行整理，按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行歸檔。（三）檔案保管采購檔案應(yīng)妥善保管，保管期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。檔案保管地點(diǎn)應(yīng)安全、防火、防潮、防蟲，確保檔案的完整性和安全性。（四）檔案查閱因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀檔案。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.保衛(wèi)部?jī)?nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購工作進(jìn)行審計(jì)，檢查采購活動(dòng)是否符合本制度的規(guī)定，采購流程是否規(guī)范，采購資金的使用是否合理等。2.保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人對(duì)采購工作進(jìn)行日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）外部監(jiān)督