銷(xiāo)售訂單樣品管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范公司銷(xiāo)售訂單樣品的管理流程，確保樣品的提供、使用、保存及回收等環(huán)節(jié)有序進(jìn)行，提高客戶(hù)滿(mǎn)意度，保障公司利益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及銷(xiāo)售訂單樣品的業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括樣品的申請(qǐng)、制作、交付、使用、保管及回收等過(guò)程。3.職責(zé)分工銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)與客戶(hù)溝通樣品需求，向客戶(hù)介紹樣品提供的相關(guān)流程和規(guī)定。收集客戶(hù)對(duì)樣品的反饋信息，并及時(shí)傳遞給相關(guān)部門(mén)。發(fā)起樣品申請(qǐng)流程，跟蹤樣品制作進(jìn)度，確保按時(shí)交付給客戶(hù)。研發(fā)部門(mén)根據(jù)銷(xiāo)售部門(mén)提供的客戶(hù)需求，負(fù)責(zé)樣品的設(shè)計(jì)和制作方案制定。按照設(shè)計(jì)方案進(jìn)行樣品的制作，確保樣品質(zhì)量符合要求。對(duì)樣品制作過(guò)程中遇到的技術(shù)問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)解決和反饋。生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)研發(fā)部門(mén)的樣品制作方案，負(fù)責(zé)安排樣品的生產(chǎn)工作。確保樣品生產(chǎn)過(guò)程中的原材料供應(yīng)、設(shè)備運(yùn)行等環(huán)節(jié)正常，保證樣品按時(shí)生產(chǎn)完成。協(xié)助研發(fā)部門(mén)對(duì)樣品進(jìn)行調(diào)試和測(cè)試，確保樣品性能達(dá)標(biāo)。質(zhì)量部門(mén)制定樣品質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程。對(duì)樣品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保樣品質(zhì)量符合客戶(hù)要求和公司標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)檢驗(yàn)不合格的樣品提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。物流部門(mén)根據(jù)銷(xiāo)售部門(mén)的要求，負(fù)責(zé)樣品的包裝、運(yùn)輸和交付工作。確保樣品在運(yùn)輸過(guò)程中的安全，按時(shí)、準(zhǔn)確地將樣品送達(dá)客戶(hù)手中。負(fù)責(zé)對(duì)客戶(hù)退回的樣品進(jìn)行接收和處理。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)樣品的出入庫(kù)管理，建立樣品庫(kù)存臺(tái)賬。對(duì)庫(kù)存樣品進(jìn)行妥善保管，確保樣品質(zhì)量不受損。根據(jù)相關(guān)部門(mén)的要求，及時(shí)提供樣品或辦理樣品的出庫(kù)手續(xù)。二、樣品申請(qǐng)1.申請(qǐng)時(shí)機(jī)銷(xiāo)售部門(mén)在接到客戶(hù)對(duì)樣品的需求后，應(yīng)及時(shí)評(píng)估是否需要向公司內(nèi)部申請(qǐng)樣品制作。若客戶(hù)要求提供樣品且涉及公司現(xiàn)有產(chǎn)品之外的特殊規(guī)格、配置或定制化需求時(shí)，需啟動(dòng)樣品申請(qǐng)流程。2.申請(qǐng)流程銷(xiāo)售部門(mén)業(yè)務(wù)人員填寫(xiě)《銷(xiāo)售訂單樣品申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明客戶(hù)信息、樣品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交付時(shí)間、特殊要求等內(nèi)容。將申請(qǐng)表提交給銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)人主要審核申請(qǐng)信息的完整性、準(zhǔn)確性以及與客戶(hù)需求的匹配性，審核通過(guò)后簽字確認(rèn)。銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至研發(fā)部門(mén)。研發(fā)部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表中的要求，評(píng)估樣品制作的可行性和技術(shù)難度。若認(rèn)為可行，制定樣品制作方案，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)；若認(rèn)為不可行，需詳細(xì)說(shuō)明原因并反饋給銷(xiāo)售部門(mén)。研發(fā)部門(mén)將簽字確認(rèn)后的申請(qǐng)表及制作方案提交給生產(chǎn)部門(mén)。生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)制作方案評(píng)估樣品生產(chǎn)的時(shí)間安排和資源需求，確認(rèn)能夠按時(shí)完成樣品生產(chǎn)后簽字確認(rèn)，并將申請(qǐng)表返回銷(xiāo)售部門(mén)。銷(xiāo)售部門(mén)收到生產(chǎn)部門(mén)確認(rèn)后的申請(qǐng)表后，將其復(fù)印件留存?zhèn)浒福峤唤o倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)，作為樣品出庫(kù)的依據(jù)。三、樣品制作1.制作計(jì)劃研發(fā)部門(mén)根據(jù)樣品制作方案，制定詳細(xì)的樣品制作計(jì)劃，明確各個(gè)制作環(huán)節(jié)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。制作計(jì)劃應(yīng)包括樣品設(shè)計(jì)、原材料采購(gòu)、零部件加工、組裝調(diào)試、質(zhì)量檢驗(yàn)等環(huán)節(jié)的具體時(shí)間安排。2.原材料采購(gòu)生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)制作計(jì)劃，負(fù)責(zé)樣品所需原材料的采購(gòu)工作。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)選擇合格的供應(yīng)商，確保原材料的質(zhì)量符合要求。對(duì)于有特殊質(zhì)量要求的原材料，需提前與供應(yīng)商溝通并明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)跟蹤原材料的到貨情況，確保原材料按時(shí)供應(yīng)，不影響樣品制作進(jìn)度。3.生產(chǎn)制作生產(chǎn)部門(mén)按照制作計(jì)劃組織樣品的生產(chǎn)制作。生產(chǎn)過(guò)程中，操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照工藝文件和操作規(guī)程進(jìn)行作業(yè)，確保樣品質(zhì)量符合設(shè)計(jì)要求。生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)建立樣品生產(chǎn)記錄，詳細(xì)記錄生產(chǎn)過(guò)程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)和信息，如原材料使用情況、生產(chǎn)設(shè)備運(yùn)行情況、操作人員等，以便追溯和查詢(xún)。4.質(zhì)量檢驗(yàn)質(zhì)量部門(mén)依據(jù)制定的樣品質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程，對(duì)樣品進(jìn)行全過(guò)程質(zhì)量檢驗(yàn)。在樣品制作完成后，首先由生產(chǎn)部門(mén)進(jìn)行自檢，自檢合格后提交給質(zhì)量部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)檢。質(zhì)量檢驗(yàn)應(yīng)包括外觀檢查、尺寸測(cè)量、性能測(cè)試等項(xiàng)目，確保樣品質(zhì)量符合客戶(hù)要求和公司標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于檢驗(yàn)不合格的樣品，質(zhì)量部門(mén)應(yīng)出具不合格報(bào)告，明確不合格項(xiàng)及原因。生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)不合格報(bào)告進(jìn)行整改，整改完成后重新提交質(zhì)量部門(mén)進(jìn)行檢驗(yàn)，直至合格為止。四、樣品交付1.包裝要求物流部門(mén)根據(jù)樣品的特性和運(yùn)輸要求，選擇合適的包裝材料和方式進(jìn)行包裝。包裝應(yīng)確保樣品在運(yùn)輸過(guò)程中不受損壞，對(duì)于易碎、易損、易變質(zhì)等特殊樣品，需采取相應(yīng)的防護(hù)措施。在包裝上應(yīng)標(biāo)明樣品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、客戶(hù)信息等內(nèi)容，便于識(shí)別和跟蹤。2.運(yùn)輸安排物流部門(mén)根據(jù)銷(xiāo)售部門(mén)提供的交付時(shí)間和客戶(hù)地址，選擇合適的運(yùn)輸方式進(jìn)行樣品運(yùn)輸。對(duì)于緊急訂單樣品，應(yīng)優(yōu)先安排運(yùn)輸，確保能夠按時(shí)送達(dá)客戶(hù)手中。在運(yùn)輸過(guò)程中，物流部門(mén)應(yīng)跟蹤樣品的運(yùn)輸狀態(tài)，及時(shí)向銷(xiāo)售部門(mén)反饋運(yùn)輸信息，如運(yùn)輸時(shí)間、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間等。3.交付確認(rèn)樣品送達(dá)客戶(hù)后，物流部門(mén)應(yīng)及時(shí)要求客戶(hù)在《樣品交付簽收單》上簽字確認(rèn)?！稑悠方桓逗炇諉巍窇?yīng)包括樣品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交付時(shí)間、客戶(hù)簽字等內(nèi)容，作為樣品已成功交付的憑證。物流部門(mén)將客戶(hù)簽字確認(rèn)后的《樣品交付簽收單》原件返回銷(xiāo)售部門(mén)，銷(xiāo)售部門(mén)留存?zhèn)浒浮Ｎ?、樣品使?.客戶(hù)使用銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)客戶(hù)對(duì)樣品的使用情況，收集客戶(hù)的反饋意見(jiàn)。對(duì)于客戶(hù)在使用樣品過(guò)程中提出的問(wèn)題或需求，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，共同解決問(wèn)題，滿(mǎn)足客戶(hù)需求。2.公司內(nèi)部使用公司內(nèi)部因產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量改進(jìn)、市場(chǎng)推廣等原因需要使用樣品時(shí)，需填寫(xiě)《樣品使用申請(qǐng)表》，注明使用目的、使用期限、使用部門(mén)等信息?！稑悠肥褂蒙暾?qǐng)表》提交給樣品所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過(guò)后簽字確認(rèn)。申請(qǐng)人憑審核通過(guò)的《樣品使用申請(qǐng)表》到倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)辦理樣品領(lǐng)用手續(xù)，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表發(fā)放樣品，并在庫(kù)存臺(tái)賬上進(jìn)行記錄。使用部門(mén)應(yīng)按照申請(qǐng)用途和期限使用樣品，使用完畢后及時(shí)將樣品歸還倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)，并在《樣品歸還登記表》上簽字確認(rèn)。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)對(duì)歸還的樣品進(jìn)行檢查，確保樣品完好無(wú)損后辦理入庫(kù)手續(xù)。六、樣品保管1.倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)條件倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)樣品的特性，提供合適的存儲(chǔ)條件，確保樣品質(zhì)量不受影響。對(duì)于有溫度、濕度、光照等特殊要求的樣品，應(yīng)配備相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備，如恒溫恒濕箱、冷藏柜等。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，避免樣品受到灰塵、油污、腐蝕等因素的侵害。2.庫(kù)存管理倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)建立詳細(xì)的樣品庫(kù)存臺(tái)賬，記錄樣品的出入庫(kù)日期、名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、來(lái)源、去向等信息。定期對(duì)庫(kù)存樣品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)于盤(pán)盈、盤(pán)虧的樣品，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。對(duì)庫(kù)存樣品進(jìn)行分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。對(duì)于長(zhǎng)期未使用或超過(guò)保質(zhì)期的樣品，應(yīng)及時(shí)清理，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.樣品標(biāo)識(shí)倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)對(duì)庫(kù)存樣品進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)明樣品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、批次、入庫(kù)日期等信息。標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、牢固，不易褪色或脫落。對(duì)于有追溯要求的樣品，標(biāo)識(shí)應(yīng)包含足夠的追溯信息，以便能夠追溯到樣品的生產(chǎn)批次、原材料來(lái)源等。七、樣品回收1.回收時(shí)機(jī)客戶(hù)使用完畢樣品后，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)根據(jù)客戶(hù)要求或公司規(guī)定，及時(shí)安排樣品回收工作。對(duì)于因公司產(chǎn)品改進(jìn)、升級(jí)等原因需要回收樣品的情況，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)提前通知客戶(hù)，并明確回收時(shí)間和方式。2.回收流程銷(xiāo)售部門(mén)向客戶(hù)發(fā)出樣品回收通知，告知客戶(hù)回收樣品的相關(guān)要求和注意事項(xiàng)?？蛻?hù)按照回收通知的要求，將樣品包裝好，并在包裝上注明樣品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息。物流部門(mén)根據(jù)銷(xiāo)售部門(mén)提供的客戶(hù)信息和回收要求，安排樣品回收運(yùn)輸。樣品回收后，物流部門(mén)將樣品送達(dá)倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)對(duì)回收樣品進(jìn)行檢查，確認(rèn)樣品數(shù)量、規(guī)格型號(hào)等信息無(wú)誤后辦理入庫(kù)手續(xù)，并在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄回收情況。3.特殊情況處理若客戶(hù)無(wú)法按照要求回收樣品或樣品在回收過(guò)程中出現(xiàn)損壞、丟失等情況，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)與客戶(hù)溝通協(xié)調(diào)，協(xié)商解決方案。對(duì)于客戶(hù)原因?qū)е聵悠窡o(wú)法回收或回收樣品不符合要求的情況，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定和與客戶(hù)簽訂的合同條款，采取相應(yīng)的措施，如要求客戶(hù)賠償樣品損失等。八、樣品費(fèi)用管理1.費(fèi)用分類(lèi)樣品費(fèi)用主要包括原材料費(fèi)用、制作費(fèi)用、包裝費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、檢驗(yàn)費(fèi)用等。2.費(fèi)用核算財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)相關(guān)部門(mén)提供的費(fèi)用明細(xì)和憑證，對(duì)樣品費(fèi)用進(jìn)行核算。對(duì)于因銷(xiāo)售訂單產(chǎn)生的樣品費(fèi)用，應(yīng)按照訂單進(jìn)行單獨(dú)核算，確保費(fèi)用準(zhǔn)確歸集到相應(yīng)訂單。3.費(fèi)用支付財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)核算后的樣品費(fèi)用金額，按照公司財(cái)務(wù)制度和付款流程進(jìn)行費(fèi)用支付。對(duì)于涉及外部供應(yīng)商的樣品費(fèi)用，應(yīng)在與供應(yīng)商核對(duì)無(wú)誤后及時(shí)支付貨款，確保公司與供應(yīng)商的合作關(guān)系良好。4.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)公司內(nèi)部員工因樣品制作、使用等原因產(chǎn)生的費(fèi)用，按照公司報(bào)銷(xiāo)制度進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。報(bào)銷(xiāo)人員應(yīng)提供真實(shí)、有效的費(fèi)用憑證，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)審批。財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后予以報(bào)銷(xiāo)。九、樣品知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理1.知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬公司制作的樣品，其知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬公司所有。對(duì)于涉及客戶(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)或與客戶(hù)簽訂了知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)協(xié)議的樣品，應(yīng)按照協(xié)議約定執(zhí)行，確保公司在樣品制作和使用過(guò)程中不侵犯客戶(hù)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。2.保密措施公司員工在樣品制作、使用、保管及回收等過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)涉及樣品的技術(shù)信息、客戶(hù)信息等予以保密。未經(jīng)公司書(shū)面授權(quán)，任何人不得擅自將樣品相關(guān)信息泄露給第三方，否則將承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.侵權(quán)防范研發(fā)部門(mén)在樣品設(shè)計(jì)和制作過(guò)程中，應(yīng)確保所使用的技術(shù)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)合法合規(guī)，避免侵犯他人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。質(zhì)量部門(mén)在對(duì)樣品進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，應(yīng)關(guān)注樣品是否存在知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)風(fēng)險(xiǎn)，如有發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行處理。十、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督小組，由各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成，定期對(duì)銷(xiāo)售訂單樣品管理流程進(jìn)行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組主要檢查樣品管理流程的執(zhí)行情況、各部門(mén)職責(zé)履行情況、樣品質(zhì)量和交付進(jìn)度等方面，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。2.考核指標(biāo)對(duì)銷(xiāo)售部門(mén)的考核指標(biāo)包括樣品申請(qǐng)的及時(shí)性、客戶(hù)反饋的處理效率、樣品交付的按時(shí)率等。對(duì)研發(fā)部門(mén)的考核指標(biāo)包括樣品制作方案的合理性、樣品質(zhì)量達(dá)標(biāo)率、技術(shù)問(wèn)題解決的及時(shí)性等。對(duì)生產(chǎn)部門(mén)的考核指標(biāo)包括樣品生產(chǎn)的按時(shí)完成率、產(chǎn)品合格率、生產(chǎn)記錄的完整性等。對(duì)質(zhì)量部門(mén)的考核指標(biāo)包括樣品檢驗(yàn)的準(zhǔn)確性、不合格樣品整改的跟蹤情況等。對(duì)物流部門(mén)的考核指標(biāo)包括樣品運(yùn)輸?shù)募皶r(shí)性、交付的準(zhǔn)確性、運(yùn)輸過(guò)程中的樣品損壞率等。對(duì)倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)的考核指標(biāo)包括樣品庫(kù)存管理的準(zhǔn)確性、樣品出入庫(kù)手續(xù)的規(guī)范性、庫(kù)存樣品的完好率等。3.考核方式考核采取定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期考核每月或每季度進(jìn)行一次，由各部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)考核指標(biāo)對(duì)本部門(mén)員工進(jìn)行自評(píng)，然后提交給監(jiān)督小組進(jìn)行綜合評(píng)定。不定期抽查由監(jiān)督小組根據(jù)實(shí)際工作情況隨