食品加盟合同管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規范公司食品加盟合同的管理，保障公司與加盟商雙方的合法權益，促進食品加盟業務的健康、有序發展，確保加盟合同的簽訂、履行、變更、終止等環節符合法律法規及公司規定，維護公司品牌形象和市場秩序。2.適用范圍本制度適用于公司與所有加盟商簽訂的食品加盟合同，包括但不限于各類食品品牌加盟、食品連鎖經營加盟等相關合同。3.基本原則合法性原則：加盟合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須符合國家法律法規的規定。平等自愿原則：公司與加盟商在合同簽訂過程中應遵循平等、自愿、公平、誠實信用的原則，充分表達雙方真實意愿。風險防控原則：在合同管理過程中，要注重風險識別、評估與防控，保障公司利益不受損害。統一管理原則：公司對加盟合同實行統一管理，確保合同管理的規范性和一致性。二、合同簽訂管理1.加盟合同洽談市場調研：市場部門在與潛在加盟商洽談前，應進行充分的市場調研，了解加盟商的經營能力、市場資源、信譽狀況等，評估其是否適合成為公司加盟商。初步溝通：市場部門與潛在加盟商進行初步溝通，介紹公司加盟政策、品牌優勢、產品特點等內容，解答加盟商疑問，確定雙方合作意向。商務談判：在初步溝通達成合作意向后，由市場部門牽頭，法務部門、財務部門等相關人員參與，與加盟商進行商務談判。談判內容包括加盟費用、加盟區域、供貨價格、市場支持、違約責任等條款，確保合同條款符合公司利益和市場實際情況。2.加盟合同起草法務審核：商務談判達成一致意見后，由法務部門根據談判結果起草加盟合同文本。合同文本應明確雙方權利義務、加盟條件、費用支付方式、產品質量標準、知識產權保護、違約責任等核心條款，確保合同內容合法、準確、完整。部門會簽：起草后的加盟合同文本需經市場部門、法務部門、財務部門、運營部門等相關部門會簽。各部門應從自身專業角度對合同條款進行審核，提出修改意見和建議，確保合同條款符合公司整體利益和業務流程要求。合同審批：經各部門會簽后的加盟合同文本提交公司管理層審批。管理層根據公司戰略規劃、市場情況、風險評估等因素對合同進行審批，確保合同簽訂符合公司利益和發展要求。3.加盟合同簽訂授權代表簽字：加盟合同經公司管理層審批通過后，由公司法定代表人或其授權代表與加盟商法定代表人或其授權代表簽訂合同。簽訂合同時，雙方應仔細核對合同條款，確保合同內容與雙方達成的一致意見相符。合同蓋章：合同簽訂后，應及時加蓋公司公章或合同專用章。蓋章前，需對合同文本進行再次審核，確保合同內容無誤。合同存檔：合同簽訂后，由行政部門負責將合同原件進行存檔，并建立合同臺賬，記錄合同簽訂時間、加盟商名稱、加盟區域、合同金額、合同期限等關鍵信息，便于合同管理和查詢。三、合同履行管理1.加盟商信息管理基本信息登記：合同簽訂后，由市場部門負責收集加盟商基本信息，包括營業執照副本復印件、法定代表人身份證明、聯系方式、銀行賬戶信息等，并建立加盟商信息檔案。信息更新維護：市場部門應定期對加盟商信息進行更新維護，確保信息的準確性和完整性。如加盟商聯系方式、經營地址、法定代表人等信息發生變更，應及時通知公司相關部門，并辦理信息變更手續。2.加盟費用管理費用支付跟蹤：財務部門負責跟蹤加盟商加盟費用的支付情況，按照合同約定及時提醒加盟商支付相關費用。如加盟商未按時支付費用，應及時與加盟商溝通，了解原因，并采取相應措施。費用核算與入賬：財務部門應按照合同約定對加盟費用進行核算，確保費用計算準確無誤。加盟費用到賬后，及時進行賬務處理，確保財務數據的準確性和及時性。3.產品供應管理生產計劃安排：運營部門根據加盟商訂單需求和市場預測，制定產品生產計劃，確保產品供應及時、充足。生產部門應按照生產計劃組織生產，嚴格控制產品質量，確保產品符合國家相關標準和公司質量要求。物流配送管理：物流部門負責將產品及時、準確地配送至加盟商指定地點。在物流配送過程中，應做好貨物的包裝、運輸、保管等工作，確保產品安全無損送達。同時，應及時跟蹤物流信息，將物流狀態反饋給加盟商和相關部門。4.市場支持管理市場推廣支持：市場部門根據加盟商實際情況和市場需求，為加盟商提供市場推廣支持，包括廣告宣傳策劃、促銷活動方案制定、市場調研分析等。幫助加盟商提升品牌知名度和市場占有率，促進產品銷售。培訓支持：運營部門負責為加盟商提供產品知識培訓、經營管理培訓、服務技能培訓等支持，幫助加盟商提升經營管理水平和員工業務素質。培訓方式可采用集中培訓、現場指導、線上培訓等多種形式，確保加盟商能夠熟練掌握相關知識和技能。5.監督與檢查定期巡查：運營部門定期對加盟商經營情況進行巡查，檢查加盟商是否按照合同約定開展經營活動，包括店鋪形象、產品陳列、服務質量、食品安全等方面。如發現問題，應及時與加盟商溝通，要求其限期整改。不定期抽查：公司相關部門不定期對加盟商進行抽查，檢查合同履行情況和經營管理狀況。對于抽查中發現的問題，及時下達整改通知，要求加盟商認真整改，并跟蹤整改結果。加盟商反饋處理：建立加盟商反饋機制，及時收集加盟商在合同履行過程中遇到的問題和意見建議。對于加盟商反饋的問題，相關部門應及時進行處理和回復，確保加盟商滿意度。四、合同變更管理1.變更申請提出變更：在合同履行過程中，如因市場變化、政策調整、雙方協商一致等原因需要對合同條款進行變更，由合同一方提出變更申請，并填寫《食品加盟合同變更申請表》。申請內容說明：變更申請應詳細說明變更原因、變更事項、變更后的條款內容等，并提供相關證明材料。2.變更審核部門審核：變更申請提交后，由市場部門、法務部門、財務部門等相關部門對變更申請進行審核。各部門應從自身專業角度對變更事項進行評估，審核變更事項是否符合公司利益和法律法規要求，是否會對公司經營和合同履行產生重大影響。管理層審批：經各部門審核通過后的變更申請提交公司管理層審批。管理層根據公司戰略規劃、市場情況、風險評估等因素對變更申請進行審批，確保變更事項符合公司整體利益和發展要求。3.變更協議簽訂協商一致：變更申請經公司管理層審批通過后，雙方就變更事項進行協商，達成一致意見后簽訂《食品加盟合同變更協議》。變更協議應明確變更的條款內容、生效時間、雙方權利義務等事項。協議蓋章存檔：變更協議簽訂后，應及時加蓋雙方公章或合同專用章，并由行政部門負責將變更協議原件進行存檔，同時更新合同臺賬信息。五、合同終止管理1.終止情形合同期滿：加盟合同期滿后，如雙方未續簽合同，則合同自動終止。提前解約：在合同履行過程中，如出現以下情形之一，公司或加盟商有權提前解除合同：一方嚴重違反合同約定，經另一方書面通知后在合理期限內仍未改正的；因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因導致合同無法繼續履行的；雙方協商一致同意提前解除合同的。2.終止通知通知方式：合同終止時，提出終止一方應提前[X]天以書面形式通知對方，并說明終止原因。通知方式可采用郵寄、電子郵件、專人送達等方式，并保留相關送達憑證。通知內容：終止通知應明確合同終止時間、終止原因、雙方權利義務的處理方式等內容，確保對方能夠清楚了解合同終止的相關事宜。3.財產清算資產交接：合同終止后，雙方應按照合同約定進行資產交接。加盟商應將公司提供的產品、設備、物料、知識產權等資產清單進行核對，并如數歸還公司。公司應派人對交接情況進行監督，確保資產交接的順利進行。費用結算：財務部門負責對合同終止后的費用進行結算，包括加盟費用、貨款、保證金、違約金等。雙方應按照合同約定和實際發生情況進行費用結算，確保費用結算準確無誤。債權債務清理：合同終止后，雙方應清理各自的債權債務關系。如存在未結清的債權債務，應按照合同約定進行處理。對于因合同履行過程中產生的糾紛，雙方應協商解決；協商不成的，可通過法律途徑解決。4.合同存檔合同終止文件整理：合同終止后，行政部門負責將合同終止相關文件進行整理，包括終止通知、資產交接清單、費用結算清單、債權債務清理記錄等，并與原合同一并存檔。合同臺賬更新：行政部門應及時更新合同臺賬信息，將合同終止時間、終止原因等信息記錄在案，便于合同管理和查詢。六、合同糾紛處理1.糾紛預防合同條款明確：在合同簽訂過程中，應確保合同條款明確、具體、合法，避免模糊不清或歧義性條款，減少合同糾紛的發生。溝通協調機制：建立良好的溝通協調機制，加強公司與加盟商之間的日常溝通與交流。及時了解加盟商在合同履行過程中遇到的問題和困難，積極協調解決，避免矛盾激化。法律風險培訓：定期組織公司員工和加盟商進行法律風險培訓，提高法律意識和風險防范能力。使雙方了解合同簽訂、履行過程中的法律風險和防范措施，避免因法律知識不足而引發合同糾紛。2.糾紛處理流程糾紛發現：在合同履行過程中，如發現合同糾紛，相關部門應及時向公司管理層報告。報告內容應包括糾紛的基本情況、涉及金額、糾紛原因、已采取的措施等信息。成立處理小組：公司管理層接到糾紛報告后，應及時成立合同糾紛處理小組。處理小組由法務部門牽頭，市場部門、財務部門、運營部門等相關人員組成，負責具體處理合同糾紛事宜。調查取證：處理小組對合同糾紛進行調查取證，收集相關證據材料，包括合同文本、往來函件、訂單記錄、財務憑證、物流單據、客戶投訴等。通過調查取證，明確糾紛事實和責任歸屬。協商解決：處理小組根據調查取證結果，與加盟商進行協商解決。在協商過程中，應充分聽取雙方意見，尋求雙方都能接受的解決方案。協商解決應遵循合法、合理、公平、公正的原則，盡量維護雙方的合法權益。仲裁或訴訟：如協商解決不成，處理小組應根據合同約定和相關法律法規，及時向仲裁機構申請仲裁或向人民法院提起訴訟。在仲裁或訴訟過程中，應積極配合仲裁機構或法院的工作，提供充分的證據材料，維護公司的合法權益。3.糾紛處理結果跟蹤執行情況跟蹤：合同糾紛處理結果生效后，處理小組應跟蹤執行情況。如對方未按照處理結果履行義務，應及時采取措施，督促對方履行；如對方仍不履行，可申請強制執行。經驗教訓總結：合同糾紛處理完畢后，處理小組應對糾紛產生的原因、處理過程、處理結果等進行總結分析，吸取經驗教訓，提出改進措施和建議，完善公司合同管理制度，避免類似糾紛再次發生。七、合同檔案管理1.檔案建立合同原件歸檔：行政部門負責將簽訂后的食品加盟合同原件進行歸檔，并建立合同檔案。合同檔案應包括合同文本、附件、變更協議、終止通知、資產交接清單、費用結算清單、債權債務清理記錄等相關資料。電子檔案建立：同時，行政部門應建立合同電子檔案，將合同紙質檔案內容進行掃描錄入，形成電子文檔。電子檔案應進行分類存儲，便于查詢和管理。2.檔案保管保管期限：食品加盟合同檔案的保管期限為自合同終止之日起[X]年。保管期限屆滿后，經公司管理層批準，可按照相關規定進行銷毀。保管要求：合同檔案應妥善保管，存放于安全、干燥、通風的場所，防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發生。同時，應定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和可讀性。3.檔案查閱查閱申請：因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《食品加盟合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容、查閱時間等信息，并經所在部門負責人審批。查閱審批：申請表經部門負責人審批通過后，提交行政部門審核。行政部門審核同意后，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人姓名、查閱內容、查閱用途等信息。查閱限制：涉及公司商業秘密、敏感信息等重要合同檔案的查閱，應嚴格按照公司