規(guī)范會議管理制度通知?一、總則（一）目的為規(guī)范公司會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，特制定本制度。本制度旨在明確公司各類會議的組織、流程、要求等，使會議能夠充分發(fā)揮溝通信息、協(xié)調(diào)工作、解決問題、部署任務(wù)等作用，促進公司各項工作的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部召開的各類會議，包括但不限于公司例會、部門會議、專題會議、項目會議等。（三）會議原則1.高效務(wù)實原則：會議應(yīng)注重實效，精簡議程，避免冗長繁瑣，切實解決實際問題。2.充分準(zhǔn)備原則：會前應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，明確會議主題、目的、議程，準(zhǔn)備相關(guān)資料，確保會議能夠高效進行。3.嚴(yán)肅紀(jì)律原則：參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，按時到會，認(rèn)真聽講，積極發(fā)言，不得隨意遲到、早退、缺席或從事與會議無關(guān)的事情。二、會議分類及職責(zé)分工（一）公司例會1.定義：公司例會是公司定期召開的綜合性會議，旨在總結(jié)工作、部署任務(wù)、溝通信息、協(xié)調(diào)工作等。2.參會人員：公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負責(zé)人等。3.會議周期：每周[x]召開一次。4.組織部門：行政部。5.主要職責(zé)行政部負責(zé)會議的組織安排，包括確定會議時間、地點、議程等。提前收集各部門需要匯報的工作內(nèi)容，并整理成會議資料。負責(zé)會議記錄，會后整理會議紀(jì)要并及時發(fā)送給參會人員。主持人（公司領(lǐng)導(dǎo)）主持會議，引導(dǎo)會議討論方向，確保會議按照議程進行。對會議討論的事項進行決策和部署。參會部門負責(zé)人匯報本部門上周工作進展、存在的問題及下周工作計劃。參與會議討論，提出工作建議和意見。（二）部門會議1.定義：部門會議是各部門自行組織召開的內(nèi)部會議，用于部門內(nèi)部工作溝通、任務(wù)分配、問題解決等。2.參會人員：部門全體成員。3.會議周期：由各部門根據(jù)工作需要自行確定，原則上每周至少召開一次。4.組織部門：各部門。5.主要職責(zé)部門負責(zé)人確定會議時間、地點、議程等，并提前通知部門成員。主持會議，傳達公司相關(guān)會議精神和工作要求。安排部門工作任務(wù)，明確工作責(zé)任人、時間節(jié)點和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。組織部門成員討論工作中存在的問題，提出解決方案并跟蹤落實。會議記錄人：由部門指定專人負責(zé)會議記錄，會后整理會議紀(jì)要并留存。（三）專題會議1.定義：專題會議是針對公司某一特定工作或問題召開的專門會議，旨在深入探討、研究解決方案。2.參會人員：根據(jù)會議主題確定相關(guān)部門人員、專家或領(lǐng)導(dǎo)等。3.會議周期：根據(jù)工作需要適時召開。4.組織部門：由相關(guān)工作的牽頭部門負責(zé)組織。5.主要職責(zé)牽頭部門確定會議主題、目的、議程等，并提前通知參會人員。負責(zé)收集與會議主題相關(guān)的資料，形成會議討論材料。組織會議討論，記錄會議內(nèi)容，會后整理會議紀(jì)要并發(fā)送給參會人員。跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。主持人：根據(jù)會議需要確定，一般由牽頭部門負責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。主持人負責(zé)引導(dǎo)會議討論，對會議討論結(jié)果進行總結(jié)和決策。參會人員認(rèn)真準(zhǔn)備并積極參與會議討論，提供相關(guān)資料和建議。按照會議決議落實工作任務(wù)。（四）項目會議1.定義：項目會議是針對公司項目開展過程中召開的會議，用于項目進度跟蹤、問題協(xié)調(diào)、資源調(diào)配等。2.參會人員：項目團隊成員、相關(guān)部門負責(zé)人、項目客戶（如有）等。3.會議周期：根據(jù)項目進度和需要適時召開，一般每周或每兩周召開一次。4.組織部門：項目負責(zé)人所在部門。5.主要職責(zé)項目負責(zé)人確定會議時間、地點、議程等，并提前通知參會人員。匯報項目進展情況，包括已完成的工作、未完成的工作及存在的問題。協(xié)調(diào)項目資源，解決項目中出現(xiàn)的問題。對項目后續(xù)工作進行安排和部署。會議記錄人：由項目團隊指定專人負責(zé)會議記錄，會后整理會議紀(jì)要并發(fā)送給參會人員。參會人員項目團隊成員匯報各自工作進展和遇到的問題。相關(guān)部門負責(zé)人根據(jù)項目需求提供支持和配合。項目客戶（如有）提出意見和建議。三、會議組織與準(zhǔn)備（一）會議申請1.各部門如需召開會議，應(yīng)提前填寫《會議申請表》，詳細說明會議主題、目的、時間、地點、參會人員、議程安排等內(nèi)容。2.《會議申請表》經(jīng)部門負責(zé)人簽字后提交至行政部（公司例會由行政部直接安排）。行政部對申請進行審核，對于不符合要求的申請，及時與申請部門溝通并要求補充或修改。（二）會議通知1.行政部根據(jù)審核通過的《會議申請表》，提前[x]個工作日向參會人員發(fā)送會議通知。會議通知可采用郵件、即時通訊工具等方式發(fā)送，確保參會人員能夠及時收到通知。2.會議通知應(yīng)包含會議的基本信息，如會議主題、時間、地點、議程、參會要求等，同時可附上相關(guān)會議資料（如有）。（三）會議資料準(zhǔn)備1.主持人：根據(jù)會議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)的發(fā)言內(nèi)容和決策事項。2.匯報部門：提前整理好本部門需要匯報的工作內(nèi)容，形成清晰、準(zhǔn)確的匯報材料。匯報材料應(yīng)包括工作進展、成果、問題分析及解決方案、下一步工作計劃等。3.組織部門：對于需要參會人員討論的事項，準(zhǔn)備好相關(guān)的背景資料、數(shù)據(jù)、案例等，以便參會人員能夠充分了解情況，進行深入討論。會議資料應(yīng)在會議前[x]天發(fā)送給參會人員，確保參會人員有足夠的時間進行準(zhǔn)備。（四）會議場地布置1.根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，合理安排會議場地。會議場地應(yīng)保持整潔、安靜，具備良好的通風(fēng)、照明條件。2.按照會議議程擺放桌椅，確保參會人員座位安排合理，便于交流和討論。3.在會議場地設(shè)置投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)等，確保會議所需的視聽設(shè)備正常運行。同時，準(zhǔn)備好書寫工具、紙張、茶水等基本用品。四、會議流程（一）會議簽到1.參會人員應(yīng)提前到達會議現(xiàn)場，在會議簽到表上簽到。簽到表應(yīng)記錄參會人員的姓名、部門、職務(wù)等信息。2.會議組織者應(yīng)在會議開始前[x]分鐘核對參會人員簽到情況，對于未按時簽到的人員，及時通過電話、短信等方式進行提醒。（二）會議開場1.主持人提前到達會議現(xiàn)場，做好會前準(zhǔn)備工作。會議開始時，主持人應(yīng)簡要介紹會議的主題、目的、議程安排及參會人員等。2.主持人宣布會議紀(jì)律，要求參會人員關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意走動、交談，確保會議秩序。（三）會議議程進行1.工作匯報：按照會議議程安排，各匯報部門依次進行工作匯報。匯報應(yīng)簡潔明了，突出重點，避免冗長和無關(guān)內(nèi)容。匯報過程中，匯報人可使用PPT等輔助工具進行演示，以便更好地展示工作成果和問題。2.討論交流：參會人員圍繞匯報內(nèi)容及會議主題進行討論交流。討論應(yīng)積極活躍，充分發(fā)表各自的意見和建議。主持人應(yīng)引導(dǎo)討論方向，確保討論圍繞主題進行，避免出現(xiàn)跑題、爭論不休等情況。對于討論中出現(xiàn)的分歧和問題，主持人應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決，必要時可請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行決策。3.決策部署：根據(jù)會議討論結(jié)果，主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對工作進行決策部署。決策應(yīng)明確、具體，包括工作任務(wù)、責(zé)任人、時間節(jié)點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。對于重要決策，應(yīng)形成會議決議，記錄在會議紀(jì)要中。（四）會議總結(jié)1.會議接近尾聲時，主持人對會議進行總結(jié)。總結(jié)應(yīng)包括會議討論的主要內(nèi)容、達成的共識、決策部署及下一步工作要求等。2.主持人感謝參會人員的積極參與和配合，并宣布會議結(jié)束。（五）會議結(jié)束1.參會人員有序離開會議現(xiàn)場。會議組織者負責(zé)清理會議場地，關(guān)閉會議設(shè)備，整理會議資料。2.會議記錄人及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)主持人審核后發(fā)送給參會人員，并抄送至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確記錄會議討論的主要內(nèi)容、決策部署及工作要求等，確保參會人員能夠清楚了解會議精神。五、會議紀(jì)律與要求（一）參會紀(jì)律1.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參加會議，應(yīng)提前向會議組織者請假，并安排合適的人員代為參會。2.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽講，做好會議記錄，不得在會議期間交頭接耳、玩手機、看報紙等與會議無關(guān)的事情。3.參會人員應(yīng)積極發(fā)言，表達自己的真實意見和建議，但不得打斷他人發(fā)言，不得進行人身攻擊或惡意詆毀。4.參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議保密紀(jì)律，對于會議討論的機密事項、尚未公開的信息等，不得泄露給無關(guān)人員。（二）主持人要求1.主持人應(yīng)提前熟悉會議主題、議程和參會人員情況，做好充分準(zhǔn)備。2.主持人應(yīng)把控會議節(jié)奏，確保會議按照議程有序進行。對于偏離主題的討論，應(yīng)及時引導(dǎo)回到正軌。3.主持人應(yīng)鼓勵參會人員積極發(fā)言，營造良好的會議氛圍，但對于發(fā)言過于冗長或偏離主題的情況，應(yīng)適當(dāng)進行提醒和引導(dǎo)。4.主持人應(yīng)對會議討論的事項進行及時總結(jié)和決策，對于需要進一步研究或協(xié)調(diào)的問題，應(yīng)明確后續(xù)工作安排。（三）會議記錄要求1.會議記錄人應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括會議討論的主要觀點、決策部署、工作要求等。記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，不得遺漏重要信息。2.會議記錄人可采用手寫記錄或電子記錄的方式，但記錄內(nèi)容應(yīng)及時整理，形成規(guī)范的會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后[x]個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員。3.會議紀(jì)要應(yīng)經(jīng)主持人審核簽字后生效，作為會議決策和工作執(zhí)行的依據(jù)。六、會議紀(jì)要管理（一）會議紀(jì)要的內(nèi)容1.會議基本信息：包括會議主題、時間、地點、參會人員等。2.會議議程：記錄會議的各項議程安排。3.工作匯報：摘要記錄各部門的工作匯報內(nèi)容。4.討論交流：記錄會議討論的主要觀點、意見和建議。5.決策部署：明確會議達成的決策事項，包括工作任務(wù)、責(zé)任人、時間節(jié)點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。6.下一步工作要求：對后續(xù)工作的安排和要求。（二）會議紀(jì)要的審核與發(fā)布1.會議紀(jì)要由會議記錄人整理完成后，提交給主持人審核。主持人應(yīng)認(rèn)真審核會議紀(jì)要內(nèi)容，確保準(zhǔn)確反映會議精神，對于存在的問題及時提出修改意見。2.經(jīng)主持人審核通過的會議紀(jì)要，由行政部統(tǒng)一編號，并及時發(fā)送給參會人員。同時，根據(jù)會議決議涉及的部門和工作內(nèi)容，抄送至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。3.會議紀(jì)要應(yīng)作為公司重要的文件資料進行存檔，保存期限根據(jù)公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（三）會議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤1.參會人員應(yīng)認(rèn)真閱讀會議紀(jì)要，按照會議決議落實工作任務(wù)。各部門負責(zé)人應(yīng)定期檢查本部門工作任務(wù)的執(zhí)行情況，并及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。2.行政部負責(zé)對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進行跟蹤和督促，對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及時協(xié)調(diào)解決。如發(fā)現(xiàn)會議決議未得到有效執(zhí)行，應(yīng)及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，并追究責(zé)任部門和責(zé)任人的責(zé)任。七、會議效果評估（一）評估方式1.定期評估：公司每季度對各類會議的召開情況進行一次評估。評估可采用問卷調(diào)查、面談、查閱會議記錄等方式進行。2.不定期評估：根據(jù)工作需要，對某些重要會議或特定類型的會議進行不定期評估。評估方式可靈活多樣，如現(xiàn)場觀察會議效果、聽取參會人員反饋等。（二）評估指標(biāo)1.會議準(zhǔn)備情況：包括會議通知是否及時、準(zhǔn)確，會議資料是否齊全、準(zhǔn)備充分等。2.會議組織情況：如會議時間控制是否合理，會議場地安排是否合適，會議設(shè)備是否正常運行等。3.會議內(nèi)容：會議主題是否明確，議程安排是否合理，討論是否充分，決策是否明確、可行等。4.會議紀(jì)律：參會人員是否遵守會議紀(jì)律，有無遲到、早退、缺席等情況，會議秩序是否良好。5.會議效果：會議是否達到預(yù)期目的，是否解決了實際問題，工作任務(wù)是否得到有效部署和落實等。（三）評估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)會議效果評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，針對存在的問