軟件銷售合同管理制度?一、總則（一）目的為了規范公司軟件銷售合同的管理，明確合同簽訂、履行、變更、終止等環節的流程和責任，維護公司的合法權益，提高軟件銷售業務的管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與客戶簽訂的各類軟件銷售合同，包括但不限于定制軟件銷售合同、通用軟件銷售合同等。（三）基本原則1.依法合規原則：軟件銷售合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規和相關政策的規定。2.公平公正原則：合同條款應體現公平公正，保障雙方的合法權益，不得損害任何一方的利益。3.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。4.風險防范原則：在合同管理過程中，要充分考慮各種風險因素，采取有效措施進行防范和控制。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.銷售部門在與客戶進行商務洽談并達成初步合作意向后，應及時填寫《軟件銷售合同申請表》，詳細說明客戶信息、軟件名稱、版本、功能需求、銷售價格、付款方式、交付時間等合同主要條款。2.《軟件銷售合同申請表》經銷售部門負責人審核簽字后，提交給法務部門。3.法務部門對合同條款進行合法性、合規性審查，重點審查合同中關于雙方權利義務、知識產權歸屬、保密條款、違約責任等內容是否符合法律法規要求，是否存在潛在法律風險。對于審查中發現的問題，法務部門應及時與銷售部門溝通并提出修改意見。4.銷售部門根據法務部門的意見對合同條款進行修改完善后，將《軟件銷售合同申請表》及修改后的合同文本提交給財務部門。5.財務部門對合同的付款方式、價格條款等進行審核，確保合同的財務條款合理、可行，能夠保障公司的資金安全和利益。財務部門審核通過后，在《軟件銷售合同申請表》上簽字確認。6.經銷售部門、法務部門、財務部門審核通過的《軟件銷售合同申請表》及合同文本，報公司主管領導審批。主管領導根據公司業務戰略、風險評估等情況對合同進行最終審批。7.合同經主管領導審批通過后，由銷售部門負責與客戶簽訂正式的軟件銷售合同。合同簽訂應使用公司統一印制的合同文本，并確保合同條款清晰、準確、完整，雙方簽字蓋章齊全。（二）合同簽訂注意事項1.明確合同雙方的主體資格：確保與具有合法經營資格、信譽良好的客戶簽訂合同。在簽訂合同前，應要求客戶提供營業執照副本、法定代表人身份證明等相關資質文件，并進行核實。2.準確界定軟件產品內容：詳細描述軟件的功能、版本、授權范圍等，避免因軟件內容不明確而引發糾紛。同時，應明確軟件的交付形式，如光盤、網絡下載鏈接等。3.合理約定價格條款：根據軟件產品的成本、市場行情、客戶需求等因素合理確定軟件銷售價格。價格條款應明確具體，包括軟件售價、是否含稅、付款方式及時間節點等。避免出現價格模糊不清或付款條件不明確的情況。4.明確付款方式和時間：付款方式應符合公司的財務政策和資金管理要求，一般可選擇一次性付款、分期收款等方式。在合同中應明確每筆款項的支付時間和條件，以及逾期付款的違約責任。5.嚴格規定交付時間和方式：明確軟件的交付時間節點，并根據軟件的特點和客戶需求選擇合適的交付方式。如因不可抗力或其他特殊原因導致交付延遲，應在合同中約定相應的通知和處理機制。6.規范知識產權條款：明確軟件的知識產權歸屬，確保公司對軟件擁有合法的知識產權。同時，應約定客戶對軟件的使用范圍、不得擅自復制、傳播、修改等限制條款，以保護公司的知識產權。7.完善保密條款：對于在合同簽訂和履行過程中知悉的對方商業秘密、技術秘密等信息，雙方應承擔保密義務。保密條款應明確保密范圍、保密期限、違約責任等內容，防止公司商業秘密泄露。8.明確違約責任：詳細約定雙方在合同履行過程中可能出現的違約情形及相應的違約責任，如逾期付款違約金、軟件質量問題賠償、未按時交付軟件的違約責任等。違約責任的約定應合理、明確，具有可操作性，以保障合同的順利履行。三、合同履行管理（一）合同執行跟蹤1.銷售部門負責合同的具體執行，應指定專人對合同履行情況進行跟蹤管理。跟蹤人員應及時掌握合同的進展情況，包括軟件的開發進度、交付時間、客戶反饋等信息，并定期向銷售部門負責人匯報。2.對于定制軟件項目，項目負責人應根據合同約定制定詳細的項目計劃，并按照計劃組織實施。在項目實施過程中，要嚴格控制項目進度、質量和成本，確保軟件能夠按時、按質、按量交付給客戶。3.財務部門負責對合同款項的收付情況進行跟蹤管理，及時與銷售部門溝通客戶付款進度，確保公司資金及時到賬。同時，按照合同約定及時開具發票，辦理相關財務手續。（二）軟件交付與驗收1.軟件交付前，銷售部門應提前通知客戶做好驗收準備工作，并向客戶提供軟件安裝說明、使用手冊等相關資料。2.軟件交付時，應按照合同約定的交付方式進行，確保客戶能夠順利接收軟件。交付過程中，要由雙方共同簽字確認，形成交付記錄。3.客戶收到軟件后，應在合同約定的驗收期限內組織驗收。驗收方式可根據軟件的特點和客戶需求選擇現場驗收、遠程驗收等方式。驗收內容主要包括軟件的功能、性能、穩定性、兼容性等是否符合合同約定。4.如客戶在驗收過程中發現軟件存在問題，應及時通知銷售部門。銷售部門應根據客戶反饋的問題，組織相關技術人員進行分析和處理，確保軟件能夠達到合同要求。對于因軟件質量問題導致客戶提出的合理賠償要求，銷售部門應及時與客戶溝通協商，并按照公司相關規定進行處理。5.客戶驗收合格后，應出具書面的驗收報告。驗收報告應明確軟件驗收結論、存在的問題及處理情況等內容。驗收報告經雙方簽字確認后，作為合同履行完畢的重要依據。（三）售后服務管理1.公司應按照合同約定為客戶提供售后服務，售后服務內容包括軟件的維護、升級、技術支持等。2.售后服務部門應建立完善的售后服務檔案，記錄客戶的軟件使用情況、問題反饋及處理結果等信息。對于客戶提出的售后服務需求，應及時響應并安排專人進行處理。3.在軟件維護方面，要定期對軟件進行檢查和維護，及時解決軟件運行過程中出現的故障和問題，確保軟件的正常運行。對于軟件升級，應根據市場需求和技術發展情況，及時為客戶提供軟件升級服務，提升軟件的性能和功能。4.技術支持人員應具備專業的技術知識和良好的溝通能力，能夠及時解答客戶在軟件使用過程中遇到的技術問題。對于客戶提出的復雜技術問題，應及時組織相關技術人員進行研究和解決，并將處理結果及時反饋給客戶。四、合同變更管理（一）變更情形1.在合同履行過程中，因客戶需求變更、市場情況變化、法律法規調整等原因，可能需要對合同進行變更。2.合同變更的情形主要包括軟件功能調整、交付時間變更、價格調整、付款方式變更、服務內容變更等。（二）變更流程1.當出現合同變更情形時，由提出變更方填寫《軟件銷售合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容及對合同其他條款的影響。2.《軟件銷售合同變更申請表》經提出變更方負責人簽字后，提交給銷售部門。3.銷售部門對變更申請進行初步審核，評估變更對公司業務、財務、法律等方面的影響，并提出審核意見。審核通過后，將《軟件銷售合同變更申請表》及相關資料提交給法務部門。4.法務部門對合同變更條款進行合法性、合規性審查，重點審查變更后的合同條款是否符合法律法規要求，是否存在潛在法律風險。對于審查中發現的問題，法務部門應及時與銷售部門溝通并提出修改意見。5.銷售部門根據法務部門的意見對合同變更條款進行修改完善后，將《軟件銷售合同變更申請表》及修改后的合同變更文本提交給財務部門。6.財務部門對合同變更的財務條款進行審核，確保變更后的付款方式、價格條款等符合公司財務政策和資金管理要求。財務部門審核通過后，在《軟件銷售合同變更申請表》上簽字確認。7.經銷售部門、法務部門、財務部門審核通過的《軟件銷售合同變更申請表》及合同變更文本，報公司主管領導審批。主管領導根據公司業務情況、風險評估等因素對合同變更進行最終審批。8.合同變更經主管領導審批通過后，由銷售部門負責與客戶簽訂合同變更協議。合同變更協議應明確變更的具體內容、雙方的權利義務、生效時間等條款，并確保協議條款清晰、準確、完整，雙方簽字蓋章齊全。（三）變更注意事項1.合同變更必須經過雙方協商一致，并簽訂書面的變更協議。任何一方未經對方書面同意擅自變更合同內容的，變更行為無效。2.在合同變更過程中，要充分評估變更對公司業務、財務、法律等方面的影響，確保變更后的合同條款合理、可行，不會給公司帶來不利后果。3.對于因合同變更可能導致的價格調整、付款方式變更等財務事項，要及時與財務部門溝通協調，確保公司資金安全和利益不受影響。4.合同變更后，要及時對相關的業務流程、技術文檔、售后服務等進行調整和更新，確保各項工作能夠按照變更后的合同要求順利進行。五、合同終止管理（一）終止情形1.合同履行完畢，雙方按照合同約定完成了各自的義務，合同自然終止。2.在合同履行過程中，因不可抗力、一方嚴重違約等原因導致合同無法繼續履行，經雙方協商一致或通過法律途徑解除合同。3.合同期限屆滿，雙方未續簽合同，合同自動終止。（二）終止流程1.當合同出現終止情形時，由銷售部門填寫《軟件銷售合同終止申請表》，詳細說明合同終止的原因、時間及相關情況。2.《軟件銷售合同終止申請表》經銷售部門負責人簽字后，提交給法務部門。3.法務部門對合同終止的合法性、合規性進行審查，重點審查合同終止是否符合法律法規要求，是否存在潛在法律風險。對于審查中發現的問題，法務部門應及時與銷售部門溝通并提出處理意見。4.銷售部門根據法務部門的意見對合同終止相關事項進行處理，如與客戶協商合同終止后的相關事宜（如軟件使用權限處理、數據交接等），并形成書面記錄。5.財務部門負責對合同終止后的款項收付情況進行清理核對，確保公司資金往來清晰。對于合同終止后應退還客戶的款項，要及時辦理退款手續；對于客戶尚未支付的款項，要按照合同約定進行催收。6.合同終止后，銷售部門應將合同終止相關資料整理歸檔，包括合同終止申請表、處理記錄、財務結算憑證等，以備后續查閱。（三）終止注意事項1.合同終止后，雙方應按照合同約定及相關法律法規的要求，妥善處理好善后事宜，如軟件使用權限的收回、數據的交接與清理、款項的結算等，避免出現糾紛。2.在合同終止過程中，要注意保護公司的知識產權和商業秘密，確保公司的合法權益不受侵害。3.對于因合同終止可能涉及的法律糾紛或賠償問題，要及時咨詢法務部門，依法依規進行處理，維護公司的法律權益。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，銷售部門應及時將合同文本、相關附件（如技術方案、驗收報告等）、往來函件等資料收集齊全，并移交至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門應指定專人負責合同檔案的接收工作，對接收的合同檔案進行認真核對，確保檔案資料的完整性和準確性。（二）檔案整理與歸檔1.檔案管理部門對接收的合同檔案進行分類整理，按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進行編號和登記。2.合同檔案應按照檔案管理的要求進行裝訂、編目，制作檔案目錄清單，便于查閱和管理。3.整理后的合同檔案應及時歸檔，存放于專門的檔案柜或電子存儲設備中，并建立相應的索引目錄，方便快速查找和調閱。（三）檔案保管與查閱1.檔案管理部門應妥善保管合同檔案，確保檔案的安全和完整。檔案存放環境應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，定期對檔案進行檢查和維護。2.建立合同檔案查閱制度，明確查閱權限和審批流程。因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容等信息，經相關部門負責人審批后，方可到檔案管理部門查閱。3.檔案管理部門應對查閱合同檔案的情況進行登記，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內容等信息，確保查閱過程可追溯。查閱人員應遵守檔案管理規定，不得擅自涂改、復印、轉借合同檔案資料。4.對于涉及公司商業秘密、技術秘密等重要合同檔案，應嚴格限制查閱范圍，未經公司主管領導批準，不得對外提供查閱。（四）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門會同法務部門、財務部門等相關部門對檔案進行鑒定，確定是否需要銷毀。2.對于確需銷毀的合同檔案，應編制《合同檔案銷毀清單》，詳細記錄檔案名稱、編號、銷毀原因等信息。《合同檔案銷毀清單》經相關部門負責人審核簽字后，報公司主管領導審批。3.經批準銷毀的合同檔案，應按照規定的程序進行銷毀，可采用粉碎、焚燒等方式進行處理。銷毀過程應有專人負責監督，并在《合同檔案銷毀清單》上簽字確認。4.銷毀后的合同檔案應在檔案管理部門的記錄中予以注銷，確保檔案管理信息的準確性。七、監督與考核（一）監督機制1.公司建立合同管理監督機制，定期對軟件銷售合同的簽訂、履行、變更、終止等環節進行檢查和監督。2.法務部門負責對合同的合法性、合規性進行監督檢查，及時發現和糾正合同管理過程中存在的法律風險問題。3.財務部門負責對合同款項的收付情況進行監督檢查，確保公司資金安全和財務核算的準確性。4.審計部門定期對合同管理情況進行審計，重點審查合同簽訂的合規性、履行情況、款項收付情況、檔案管理情況等，對發現的問題提出審計意見和建議。（二）考核辦法1.制定合同管理考核指標體系，對銷售部門及相關人員的合同管理工作進行量化考核。考核指標主要包括合同簽訂的及時性、準