酒店前臺印章管理制度?一、總則1.目的為加強酒店印章管理，規范印章使用流程，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，保障酒店及相關方的合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店前臺所涉及的各類印章，包括但不限于酒店公章、財務專用章、合同專用章、發票專用章以及其他具有法律效力或代表酒店特定用途的印章。3.印章管理原則專人負責原則：指定專人負責印章的保管和使用，明確保管人員的職責和權限。審批登記原則：印章使用必須經過嚴格的審批流程，并進行詳細登記，記錄使用時間、用途、使用人等信息。安全保密原則：加強印章保管的安全措施，確保印章存放安全，防止印章被盜用、冒用或丟失。同時，嚴格控制印章知曉范圍，對涉及印章的信息嚴格保密。依法依規原則：印章的使用必須符合國家法律法規和酒店的相關規定，嚴禁違規使用印章。二、印章的種類及用途1.酒店公章用途：代表酒店行使權力，具有最高法律效力。用于各類重要文件、合同協議、對外行文、報表、證明、信函等的簽署。舉例：與其他單位簽訂的戰略合作協議、對外發布的重要通知、向政府部門提交的正式文件等。2.財務專用章用途：專門用于酒店財務結算、票據開具、資金收付等財務相關業務。舉例：開具支票、匯票、辦理銀行結算業務、簽署財務報表等。3.合同專用章用途：用于酒店對外簽訂各類經濟合同、業務協議等，明確雙方權利義務關系。舉例：與供應商簽訂的采購合同、與客戶簽訂的銷售合同、與合作方簽訂的合作經營合同等。4.發票專用章用途：專門用于開具酒店的各類發票，確保發票的真實性和合法性。舉例：開具增值稅專用發票、普通發票等。5.其他專用章用途：根據酒店實際業務需要，設置的具有特定用途的印章，如預訂確認章、入住登記章、退房結算章等，用于酒店日常運營管理中的相關業務操作。舉例：對客人預訂信息進行確認、辦理客人入住手續、結算客人費用時使用相應的專用章。三、印章的刻制與啟用1.印章刻制酒店因業務需要刻制印章時，由相關部門提出申請，填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規格、材質等信息，并經部門負責人、分管領導審核簽字后，報酒店總經理審批。經總經理批準后，由行政部統一負責聯系具有合法資質的印章制作單位進行刻制。刻制過程中，行政部應要求印章制作單位嚴格按照審批要求制作印章，并留存印章印模備案。2.印章啟用新印章刻制完成后，行政部應及時組織相關部門對印章進行驗收。驗收內容包括印章的規格、材質、文字、圖案等是否與審批要求一致，印章的清晰度、完整性是否符合使用要求。驗收合格后，由行政部填寫《印章啟用登記表》，詳細記錄印章名稱、啟用日期、保管人等信息，并加蓋酒店公章。同時，將新印章啟用的相關信息以書面形式通知各部門，明確印章的使用范圍和審批流程。印章啟用時，原印章如有需要，應同時廢止，并在酒店內部進行公告。廢止的印章應及時交回行政部封存保管，按照酒店相關規定進行銷毀處理。四、印章的保管1.保管人員酒店前臺印章由前臺專人負責保管。保管人員應具備良好的職業道德和責任心，熟悉印章管理規定，嚴格遵守印章使用流程。保管人員應與酒店簽訂《印章保管責任書》，明確保管人員的職責和義務，以及因保管不善導致印章丟失、被盜用等問題應承擔的責任。2.保管方式印章應存放在專門的保險柜或保管箱中，確保存放安全。保險柜或保管箱應設置密碼和鑰匙，密碼由保管人員掌握，鑰匙應妥善保管，不得隨意交予他人。印章存放處應保持清潔、干燥，防止印章受潮、生銹或損壞。同時，應定期對印章進行檢查，確保印章的正常使用。3.保管要求保管人員應嚴格遵守印章保管制度，不得擅自將印章帶出酒店或交予他人使用。如因工作需要必須攜帶印章外出的，應經酒店總經理批準，并填寫《印章外出使用申請表》，注明外出時間、地點、用途等信息，同時安排專人陪同攜帶印章。印章保管人員不得私自委托他人代管印章，如有特殊情況需要臨時委托他人代管的，應經酒店總經理批準，并辦理書面委托手續，明確委托代管的期限、職責等事項。保管人員離職或崗位調動時，應及時辦理印章交接手續。交接過程中，應填寫《印章交接登記表》，詳細記錄印章名稱、數量、交接時間、交接雙方等信息，并由交接雙方及監交人簽字確認。交接手續未辦理完畢前，原保管人員不得離職。五、印章的使用1.使用流程申請：使用人填寫《印章使用申請表》，詳細說明使用印章的事項、用途、文件名稱、份數等信息，并簽字確認。審批：對于一般性文件、資料的蓋章，由部門負責人審批簽字。涉及重要合同、協議、財務文件等的蓋章，需經分管領導審核簽字后，報酒店總經理審批。對于緊急事項需要使用印章的，可先電話請示酒店總經理同意后使用，但事后應及時補辦審批手續。登記：審批通過后，印章保管人員按照《印章使用登記表》的要求，詳細記錄印章使用的日期、時間、事項、文件名稱、份數、使用人等信息，并由使用人簽字確認。蓋章：印章保管人員在確認審批手續齊全、登記表填寫完整后，方可使用印章進行蓋章操作。蓋章時應確保印章清晰、端正，與文件內容相符。歸檔：印章使用完畢后，印章保管人員應將《印章使用申請表》、《印章使用登記表》等相關資料整理歸檔，妥善保存，以備查閱。2.使用范圍印章必須嚴格按照規定的使用范圍使用，不得超出范圍使用印章。嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因工作需要確需在空白紙張上預留印章的，必須經酒店總經理批準，并在空白紙張上注明用途、使用期限、份數等信息，同時對預留印章的紙張進行編號管理，嚴格控制使用數量。3.使用監督酒店行政部應定期對印章使用情況進行檢查和監督，確保印章使用符合規定的流程和范圍。對于發現的違規使用印章行為，應及時進行糾正，并按照酒店相關規定進行處理。各部門應積極配合行政部的監督檢查工作，如實提供印章使用的相關資料和信息。如發現印章使用存在問題或異常情況，應及時向行政部報告。六、印章的廢止與銷毀1.廢止情形因酒店名稱變更、業務調整、印章損壞等原因，需要廢止的印章，由行政部提出申請，填寫《印章廢止申請表》，詳細說明印章廢止的原因、名稱、規格等信息，并經部門負責人、分管領導審核簽字后，報酒店總經理審批。經總經理批準后，行政部應及時發布印章廢止公告，通知各部門停止使用廢止印章，并收回已發放的廢止印章。2.銷毀程序對于廢止的印章，行政部應按照酒店相關規定進行銷毀處理。銷毀前，行政部應填寫《印章銷毀登記表》，詳細記錄印章名稱、規格、數量、銷毀日期、銷毀方式等信息，并由銷毀人員簽字確認。印章銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保印章無法恢復使用。銷毀過程中，應安排專人負責監督，確保銷毀工作徹底、安全。銷毀完成后，行政部應將《印章銷毀登記表》及相關影像資料整理歸檔，妥善保存，以備查閱。七、印章的掛失與補辦1.掛失如發現印章丟失或被盜用，保管人員應立即向酒店行政部報告，并填寫《印章掛失申請表》，詳細說明印章丟失或被盜用的時間、地點、名稱、規格等信息。行政部接到報告后，應及時向酒店總經理匯報，并根據情況采取相應的措施，如向公安機關報案、發布掛失公告等，以防止印章被非法使用。2.補辦印章掛失后，如需補辦印章，由行政部按照印章刻制與啟用的相關規定，重新辦理印章刻制與啟用手續。在補辦印章過程中，應嚴格審查補辦印章的必要性和合法性，確保補辦印章符合酒店實際業務需要，并按照規定的流程進行審批和操作。八、印章管理的信息化建設1.建立印章管理系統酒店應積極推進印章管理的信息化建設，建立印章管理系統，實現印章申請、審批、使用、登記、廢止等環節的信息化管理。印章管理系統應具備權限管理功能，根據不同人員的職責和權限，設置相應的系統操作權限，確保印章管理信息的安全和保密。2.信息化管理要求印章使用人應通過印章管理系統提交印章使用申請，上傳相關文件資料，并按照系統提示完成審批流程。審批人員應在印章管理系統中及時進行審批操作，查看申請信息和文件資料，做出審批決定。印章保管人員應在印章管理系統中記錄印章使用情況，上傳蓋章后的文件掃描件或照片，確保印章使用信息的完整和可追溯。行政部應定期對印章管理系統中的數據進行備份，防止數據丟失。同時，應加強對系統的維護和管理，確保系統的正常運行。九、印章管理的監督與檢查1.內部監督酒店行政部負責對印章管理情況進行定期檢查和不定期抽查，檢查內容包括印章保管情況、使用流程執行情況、登記記錄情況等。行政部應建立印章管理檢查臺賬，對檢查發現的問題及時進行記錄，并督促相關部門和人員進行整改。對于違規行為，應按照酒店相關規定進行嚴肅處理。2.外部審計酒店應定期接受外部審計機構的審計，審計機構將對酒店印章管理情況進行專項審計，檢查印章管理制度的執行情況、