打印接管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司打印接相關(guān)工作流程，確保打印接工作的高效、準(zhǔn)確、安全進(jìn)行，提高工作效率，節(jié)約辦公資源，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工在打印、復(fù)印、掃描、傳真等打印接相關(guān)操作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.高效原則：優(yōu)化打印接流程，減少不必要的等待時間，確保各項(xiàng)工作及時完成。2.準(zhǔn)確原則：保證打印、復(fù)印、掃描、傳真等輸出內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，符合工作要求。3.節(jié)約原則：合理使用辦公設(shè)備和耗材，避免浪費(fèi)，降低辦公成本。4.安全原則：保障打印接設(shè)備的正常運(yùn)行和信息安全，防止信息泄露。二、打印管理（一）打印申請1.員工如需打印文件，應(yīng)先檢查文件內(nèi)容，確保無誤后填寫《打印申請表》。申請表應(yīng)包含文件名稱、所屬部門、申請人、打印份數(shù)、打印用途等信息。2.對于緊急文件，可在填寫申請表后，口頭向行政部門說明情況，以便優(yōu)先處理。（二）審批流程1.《打印申請表》由申請人所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求，對打印內(nèi)容和份數(shù)進(jìn)行審核，確保打印申請合理。2.對于涉及重要信息或大量打印的申請，部門負(fù)責(zé)人審批后，還需報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）打印操作1.申請人將審批通過的《打印申請表》提交至行政部門打印室。2.打印室工作人員根據(jù)申請表要求進(jìn)行打印，打印過程中應(yīng)注意檢查打印質(zhì)量，確保文字清晰、圖像完整、頁面排版正確。3.打印完成后，工作人員應(yīng)按照申請表上的份數(shù)進(jìn)行整理、裝訂（如需裝訂），并通知申請人前來領(lǐng)取。（四）特殊情況處理1.若打印設(shè)備出現(xiàn)故障無法正常打印，打印室工作人員應(yīng)及時通知維修人員進(jìn)行維修，并記錄故障情況和維修時間。2.對于緊急且必須當(dāng)天完成的打印任務(wù)，在打印設(shè)備故障無法及時修復(fù)的情況下，可協(xié)調(diào)外部打印服務(wù)進(jìn)行打印，但需經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并記錄相關(guān)費(fèi)用。三、復(fù)印管理（一）復(fù)印申請復(fù)印申請流程與打印申請流程相同，申請人需填寫《復(fù)印申請表》，注明復(fù)印文件名稱、所屬部門、申請人、復(fù)印份數(shù)、復(fù)印用途等信息。（二）審批流程同打印申請審批流程，由申請人所在部門負(fù)責(zé)人和（如有需要）上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。（三）復(fù)印操作1.申請人將審批通過的《復(fù)印申請表》提交至行政部門復(fù)印室。2.復(fù)印室工作人員按照申請表要求進(jìn)行復(fù)印，控制好復(fù)印比例和清晰度，確保復(fù)印件質(zhì)量。3.復(fù)印完成后，工作人員應(yīng)整理好復(fù)印件，通知申請人領(lǐng)取。對于多頁文件的復(fù)印，應(yīng)注意頁碼順序，防止錯亂。（四）收費(fèi)規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要復(fù)印文件，在規(guī)定的免費(fèi)額度內(nèi)（如每月[X]張），可免費(fèi)復(fù)印。超出免費(fèi)額度的復(fù)印，按照每張[X]元的標(biāo)準(zhǔn)收取費(fèi)用。2.外單位人員因業(yè)務(wù)往來需要在公司復(fù)印文件的，按照每張[X]元的標(biāo)準(zhǔn)收取費(fèi)用。四、掃描管理（一）掃描申請員工如需掃描文件，應(yīng)填寫《掃描申請表》，說明掃描文件的名稱、所屬部門、申請人、掃描用途等信息。對于需要掃描成特定格式（如PDF、JPEG等）的文件，也應(yīng)在申請表中注明。（二）審批流程同打印、復(fù)印申請審批流程，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和（如有需要）上級領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）掃描操作1.申請人將審批通過的《掃描申請表》及待掃描文件提交至行政部門掃描室。2.掃描室工作人員根據(jù)文件內(nèi)容和格式要求進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，色彩還原準(zhǔn)確。對于多頁文件，應(yīng)進(jìn)行分頁掃描，并按順序命名保存。3.掃描完成后，工作人員將掃描文件存儲至公司指定的共享文件夾或其他存儲介質(zhì)中，并通知申請人獲取文件存儲路徑或領(lǐng)取存儲介質(zhì)。（四）掃描文件的使用和保管1.申請人應(yīng)妥善使用掃描文件，僅限于申請用途范圍內(nèi)使用，不得隨意傳播或挪作他用。2.行政部門應(yīng)定期對掃描文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，對共享文件夾中的掃描文件進(jìn)行權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問。五、傳真管理（一）傳真發(fā)送1.員工如需發(fā)送傳真，應(yīng)填寫《傳真發(fā)送申請表》，詳細(xì)填寫接收方傳真號碼、傳真內(nèi)容、所屬部門、申請人等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至行政部門傳真室。3.傳真室工作人員在發(fā)送傳真前，應(yīng)仔細(xì)核對傳真號碼和傳真內(nèi)容，確保準(zhǔn)確無誤。發(fā)送過程中，要關(guān)注傳真發(fā)送狀態(tài)，如遇發(fā)送失敗，應(yīng)及時查找原因并重新發(fā)送。4.發(fā)送完成后，工作人員應(yīng)在《傳真發(fā)送申請表》上記錄發(fā)送時間、發(fā)送結(jié)果等信息，并將申請表存檔。（二）傳真接收1.行政部門傳真室應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接收傳真，并及時對傳真進(jìn)行整理和登記。登記內(nèi)容包括傳真號碼、發(fā)送時間、傳真主題、所屬部門等。2.對于重要傳真，接收人員應(yīng)立即通知相關(guān)部門或人員前來領(lǐng)取，并做好交接記錄。對于一般性傳真，可按照部門分類整理，定期通知各部門統(tǒng)一領(lǐng)取。3.接收人員在接收傳真過程中，如發(fā)現(xiàn)傳真內(nèi)容不完整或有其他問題，應(yīng)及時與發(fā)送方聯(lián)系核實(shí)。（三）傳真費(fèi)用管理1.公司內(nèi)部傳真通信費(fèi)用統(tǒng)一由行政部門負(fù)責(zé)結(jié)算。2.傳真費(fèi)用按照實(shí)際發(fā)生額進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定期與電信運(yùn)營商核對賬單，并向財(cái)務(wù)部門報(bào)賬。3.對于因業(yè)務(wù)需要與外部單位頻繁進(jìn)行傳真通信的部門，可根據(jù)實(shí)際情況申請單獨(dú)設(shè)立傳真號碼，并自行承擔(dān)相應(yīng)費(fèi)用。六、設(shè)備使用與維護(hù)（一）設(shè)備使用規(guī)定1.打印、復(fù)印、掃描、傳真等設(shè)備僅限公司員工因工作需要使用，嚴(yán)禁用于私人事務(wù)。2.使用設(shè)備前，應(yīng)熟悉設(shè)備的操作方法和注意事項(xiàng)，按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備異常，應(yīng)立即停止使用，并通知行政部門維修人員。3.保持設(shè)備清潔，使用完畢后應(yīng)及時清理設(shè)備周邊環(huán)境，將文件整理整齊，關(guān)閉設(shè)備電源。（二）設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)1.行政部門應(yīng)制定設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期對打印接設(shè)備進(jìn)行檢查、清潔、保養(yǎng)和維修。2.設(shè)備維修人員應(yīng)定期對設(shè)備進(jìn)行巡檢，及時發(fā)現(xiàn)并排除設(shè)備故障隱患，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對于設(shè)備出現(xiàn)的一般性故障，維修人員應(yīng)在[X]小時內(nèi)進(jìn)行修復(fù)；對于較為復(fù)雜的故障，應(yīng)盡快協(xié)調(diào)廠家或?qū)I(yè)維修人員進(jìn)行維修，并將維修情況及時反饋給行政部門負(fù)責(zé)人。3.設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)過程中產(chǎn)生的耗材更換、零部件維修等費(fèi)用，應(yīng)按照公司相關(guān)財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。七、耗材管理（一）耗材申購1.行政部門應(yīng)根據(jù)打印接設(shè)備的使用情況和耗材庫存，定期編制耗材申購計(jì)劃。申購計(jì)劃應(yīng)包括耗材種類、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.耗材申購計(jì)劃經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由采購部門負(fù)責(zé)采購。（二）耗材入庫1.采購回來的耗材到貨后，行政部門應(yīng)安排專人進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括耗材的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等是否與申購計(jì)劃一致。2.驗(yàn)收合格的耗材應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫《耗材入庫單》，注明耗材名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并將入庫單交財(cái)務(wù)部門入賬。（三）耗材發(fā)放1.各部門如需領(lǐng)取耗材，應(yīng)填寫《耗材領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。2.《耗材領(lǐng)用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至行政部門耗材管理處。3.耗材管理人員根據(jù)申請表發(fā)放耗材，并在《耗材領(lǐng)用申請表》上記錄發(fā)放時間、發(fā)放數(shù)量等信息，同時更新耗材庫存臺賬。（四）耗材庫存管理1.行政部門應(yīng)建立耗材庫存管理制度，定期對耗材庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.對于長期積壓或即將過期的耗材，應(yīng)及時清理，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理（如報(bào)廢、降價(jià)處理等）。處理情況應(yīng)記錄在案，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)備案。八、安全與保密（一）信息安全1.在打印接過程中，涉及公司機(jī)密信息的文件應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行處理。如采用加密存儲、專人傳遞等方式，防止信息泄露。2.禁止在未授權(quán)的設(shè)備上存儲或處理公司機(jī)密文件。如需在外部設(shè)備上存儲文件，必須經(jīng)過公司信息安全部門的審批，并采取加密等安全措施。3.行政部門應(yīng)定期對打印接設(shè)備進(jìn)行安全檢查，安裝必要的殺毒軟件和防火墻，防止病毒入侵和網(wǎng)絡(luò)攻擊。（二）設(shè)備安全1.員工應(yīng)妥善保管打印接設(shè)備的操作密碼，不得將密碼告知他人。如發(fā)現(xiàn)密碼泄露，應(yīng)及時通知行政部門進(jìn)行修改。2.嚴(yán)禁私自拆卸、改裝打印接設(shè)備，以免造成設(shè)備損壞或安全事故。如因工作需要對設(shè)備進(jìn)行調(diào)整或維修，應(yīng)聯(lián)系行政部門專業(yè)人員進(jìn)行操作。3.在使用傳真機(jī)等設(shè)備時，要注意防止紙張堵塞等故障引發(fā)火災(zāi)等安全問題。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備冒煙、異味等異常情況，應(yīng)立即切斷電源，并通知行政部門處理。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門負(fù)責(zé)對公司打印接工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正不規(guī)范的操作行為。2.設(shè)立意見箱或投訴電話，接受公司員工對打印接工作的監(jiān)督和投訴。對于員工反映的問題，行政部門應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴人。（二）考核辦法1.將打印接工作納入員工績效考核體系，考核內(nèi)容包括遵守制度情況、工作效率、打印質(zhì)量、節(jié)約意識等方面。2.對于違反本制度規(guī)定的行為，如未經(jīng)審批私自打印、浪費(fèi)耗材、泄露信息等