定金管理制度?總則目的為規范公司定金管理，保障公司合法權益，防范經營風險，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門在業務活動中涉及定金收取與支付的相關行為?；驹瓌t1.合法合規原則：定金的收取與支付應嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定。2.審慎決策原則：在涉及定金業務時，應進行充分的市場調研、風險評估和內部審批，確保決策合理。3.明確權責原則：明確各部門及人員在定金管理中的職責和權限，避免職責不清導致的管理混亂。4.全程監控原則：對定金業務的全過程進行監控，包括合同簽訂、定金收取與支付、跟蹤管理、結算清理等環節，確保業務流程規范有序。定金的定義與性質定義定金是指合同當事人為了確保合同的履行，依據法律規定或者當事人雙方的約定，由當事人一方在合同訂立時，或訂立后、履行前，按合同標的額的一定比例，預先給付對方當事人的金錢或其他代替物。性質定金具有擔保性質，給付定金的一方不履行約定的債務的，無權要求返還定金；收受定金的一方不履行約定的債務的，應當雙倍返還定金。定金的收取收取條件1.在與客戶簽訂具有定金條款的合同前，業務部門應充分評估客戶的信用狀況、經營實力、市場前景等因素，確?？蛻艟邆渎男泻贤哪芰鸵庠?。2.對于首次合作或信用狀況不明的客戶，原則上應要求其提供有效的擔保措施，如銀行保函、第三方擔保等，或按照較高比例收取定金。3.只有在滿足公司業務需求、風險可控且符合上述條件的情況下，方可收取定金。收取流程1.合同洽談階段業務部門與客戶就合作事項進行洽談，明確合同主要條款，包括標的、數量、質量、價款、履行期限、地點和方式、違約責任等。若涉及定金條款，業務人員應向客戶詳細說明定金的性質、作用、退還條件等內容，確?？蛻舫浞掷斫獠⑼庀嚓P條款。2.合同起草與審核階段業務部門根據洽談結果起草合同文本，經法務部門審核，確保合同內容合法合規，定金條款明確、具體、無歧義。審核要點包括：定金金額是否合理，是否符合行業慣例和公司規定；定金支付方式、時間節點是否明確；定金退還條件及違約責任是否清晰等。3.合同簽訂階段合同經審核通過后，由業務部門負責人與客戶簽訂合同。簽訂合同時，應確保雙方簽字蓋章齊全，合同文本一式多份，各執一份留存。業務人員應在合同簽訂后及時將合同副本提交給財務部門備案，以便財務部門跟進定金收取情況。4.定金收取階段財務部門根據合同約定的定金金額和支付方式，向客戶開具收款憑證。收款憑證應注明收款日期、定金金額、合同編號等信息。財務人員應及時跟進客戶定金支付情況，確保定金足額、按時到賬。若客戶未按照合同約定支付定金，業務部門應及時與客戶溝通催款，必要時采取法律措施。收取記錄與臺賬管理1.財務部門應對每一筆定金收取進行詳細記錄，記錄內容包括合同編號、客戶名稱、定金金額、收款日期、收款方式、收款憑證編號等。2.建立定金收取臺賬，定期對臺賬進行核對和更新，確保臺賬記錄與實際收款情況一致。臺賬應按照時間順序或客戶名稱進行分類管理，便于查詢和統計分析。3.業務部門應配合財務部門做好定金收取記錄和臺賬管理工作，及時提供相關信息和資料，確保信息的準確性和完整性。定金的支付支付條件1.在公司作為支付定金方的業務活動中，必須嚴格按照合同約定履行內部審批程序，確保支付定金的必要性和合理性。2.只有在合同簽訂后，且經相關部門和領導審批同意支付定金的情況下，方可辦理支付手續。支付流程1.合同簽訂后業務部門根據合同約定，確定定金支付金額、支付時間和支付方式。填寫定金支付申請單，詳細注明合同編號、客戶名稱、定金金額、支付原因、支付時間等信息，并附上合同副本。2.部門審批階段業務部門負責人對定金支付申請進行初審，審核申請內容是否與合同約定一致，支付定金的必要性和合理性等。初審通過后，在申請單上簽字確認。涉及金額較大的定金支付，需提交財務部門進行資金預算審核，財務部門審核通過后在申請單上簽字確認。申請單提交給分管領導審批，分管領導根據業務情況和公司規定進行審批，審批通過后在申請單上簽字確認。3.支付辦理階段經各級審批通過后，財務部門根據申請單上的支付方式和支付時間，辦理定金支付手續。若采用銀行轉賬方式支付定金，財務人員應確保轉賬信息準確無誤，及時進行轉賬操作，并留存轉賬憑證。若采用現金支付定金，需嚴格按照公司現金管理規定執行，確?，F金支付安全、合規。支付記錄與臺賬管理1.財務部門應對每一筆定金支付進行詳細記錄，記錄內容包括合同編號、客戶名稱、定金金額、支付日期、支付方式、支付憑證編號等。2.建立定金支付臺賬，定期對臺賬進行核對和更新，確保臺賬記錄與實際支付情況一致。臺賬應按照時間順序或客戶名稱進行分類管理，便于查詢和統計分析。3.業務部門應配合財務部門做好定金支付記錄和臺賬管理工作，及時提供相關信息和資料，確保信息的準確性和完整性。定金的跟蹤管理建立跟蹤機制1.業務部門負責對涉及定金的業務合同進行全程跟蹤管理，及時掌握合同履行情況，確?？蛻舭凑蘸贤s定履行義務。2.明確專人負責定金業務跟蹤，定期與客戶溝通，了解業務進展情況，協調解決合同履行過程中出現的問題。3.建立定金業務跟蹤臺賬，詳細記錄合同履行進度、定金使用情況、客戶反饋等信息，及時更新臺賬數據，為后續管理決策提供依據。風險預警與應對1.業務人員在跟蹤過程中，如發現客戶出現可能影響合同履行的風險因素，如經營狀況惡化、資金周轉困難、出現重大法律糾紛等，應及時向部門負責人匯報，并采取相應的風險預警措施。2.根據風險程度，制定相應的應對策略。對于風險較小的情況，可與客戶協商溝通，要求客戶采取措施消除風險；對于風險較大的情況，應及時啟動應急預案，如暫停業務合作、要求客戶提供額外擔保、追究客戶違約責任等，確保公司定金安全。3.定期對定金業務風險進行評估和總結，分析風險產生的原因，提出改進措施和建議，不斷完善定金跟蹤管理機制。定金的結算與清理結算條件與方式1.結算條件在合同履行完畢后，根據合同約定進行定金結算。結算時，應確保雙方已按照合同約定履行各自的義務，無任何爭議事項。若合同因不可抗力、雙方協商一致等原因提前終止或解除，也應按照合同約定和相關法律法規進行定金結算。2.結算方式定金結算方式應在合同中明確約定，一般可采用沖抵貨款、退還現金、銀行轉賬等方式。采用沖抵貨款方式結算定金的，應在結算時注明沖抵的貨款金額、合同編號等信息，并確保雙方賬目清晰。結算流程1.業務部門確認階段業務部門在合同履行完畢或合同終止后，對合同履行情況進行核實，確認雙方已無未履行的義務和爭議事項。填寫定金結算申請單，詳細注明合同編號、客戶名稱、定金金額、結算方式、結算原因等信息，并附上合同履行情況說明、相關憑證等資料。2.財務部門審核階段財務部門收到定金結算申請單后，對申請內容和相關資料進行審核。審核要點包括：合同履行情況是否屬實，結算金額是否準確，結算方式是否符合合同約定等。財務人員應核對定金收取與支付記錄，確保結算金額與實際收付金額一致。如有差異，應及時與業務部門溝通核實，查明原因并進行調整。3.審批階段經財務部門審核通過后，定金結算申請單提交給分管領導審批。分管領導根據公司規定和業務情況進行審批，審批通過后在申請單上簽字確認。4.結算辦理階段財務部門根據審批通過的結算申請單，按照合同約定的結算方式辦理定金結算手續。若采用沖抵貨款方式結算，財務人員應及時與業務部門核對賬目，確保貨款沖抵準確無誤；若采用退還現金或銀行轉賬方式結算，應確保支付安全、及時。清理與核銷1.定期對定金業務進行清理，核對定金收取與支付臺賬，確保每一筆定金業務都已結算完畢，無遺留問題。2.對于已結算且無爭議的定金業務，財務部門應及時進行核銷處理，將相關記錄從臺賬中刪除。3.如發現有長期未結算的定金業務，應查明原因，及時與客戶溝通協商解決。對于確實無法收回或支付的定金，應按照公司規定進行審批核銷，并留存相關證明材料。監督與檢查內部審計監督1.公司內部審計部門定期對定金管理制度的執行情況進行審計監督，檢查定金的收取、支付、跟蹤管理、結算清理等環節是否符合制度規定，有無違規操作行為。2.審計人員應查閱相關合同、憑證、臺賬等資料，與業務部門和財務部門人員進行溝通訪談，核實業務真實性和合規性。3.對于審計發現的問題，應及時提出整改意見和建議，督促相關部門進行整改，并跟蹤整改落實情況。日常檢查與考核1.財務部門和業務部門應定期對定金業務進行自查，檢查本部門在定金管理工作中的執行情況，發現問題及時整改。2.建立定金管理工作考核機制，將定金管理工作納入部門和個人績效考核體系，對在定金管理工作中表現優秀的部門和個人給予獎勵，對存在違規行為或管理不善導致公司損失的部門和個人進行處罰。3.考核指標可包括定金收取及時率、支付準確率、合同履行跟蹤率、結算清理及時率、風險控制情況等，具體考核標準由公司根據實際情況制定。責任追究違規責任界定1.在定金管理過程中，若因業務部門、財務部門或其他相關人員的故意或過失行為導致公司遭受損失或違反法律法規規定，將追究相關人員的責任。2.責任界定原則如下：因業務部門未按規定進行客戶信用評估、合同起草審核、業務跟蹤管理等導致定金損失或合同糾紛的，由業務部門承擔主要責任。因財務部門未嚴格執行定金收取與支付流程、未做好記錄與臺賬管理、未及時進行結算清理等導致公司損失或財務風險的，由財務部門承擔主要責任。因其他部門或人員未履行協助義務或違反公司規定導致定金管理出現問題的，根據其過錯程度承擔相應責任。責任追究方式1.對于違規責任人員，視情節輕重給予相應的責任追究，包括但不限于批評教育、警告、罰款、降職、撤職等。2.若因違規行為給公司造成經濟損失