文書崗位管理制度?一、總則（一）目的為加強公司文書管理工作，規范文書處理流程，提高文書處理效率和質量，確保公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在文書處理過程中的行為規范。（三）基本原則1.準確規范原則：文書內容應準確無誤，格式符合規定要求。2.及時高效原則：及時處理各類文書，提高工作效率，確保信息傳遞的及時性。3.安全保密原則：嚴格遵守保密規定，確保文書內容不泄露。二、文書的分類與編號（一）文書分類1.行政公文：包括公司發布的各類通知、決定、通報、報告等。2.業務文件：涉及公司業務活動的各類合同、協議、方案、報告等。3.內部文件：公司內部使用的規章制度、會議紀要、工作計劃、總結等。4.外來文件：來自上級單位、其他單位或個人的各類文件、信函等。（二）文書編號1.編號規則行政公文：按照公司規定的公文編號規則進行編號，一般格式為[年份][部門代碼][流水號]。業務文件：根據業務類型和文件順序進行編號，例如[業務類型縮寫][年份][流水號]。內部文件：由各部門自行制定編號規則，并報行政部門備案，編號應體現文件的類別、年份和順序。外來文件：按照文件原編號或根據公司要求進行編號，并在編號前注明"外"字。2.編號管理文書編號應連續、唯一，不得重復使用。行政部門負責對各類文書編號進行統一管理和登記，建立編號臺賬，記錄編號的使用情況。三、文書的起草與審核（一）起草要求1.主題明確：文書應圍繞一個中心主題展開，內容清晰、重點突出。2.內容準確：數據、事實、引用文件等應準確無誤，表述嚴謹。3.語言規范：使用規范的漢字、標點符號和數字，語言簡潔明了、通順易懂。4.格式符合規定：按照公司統一的文書格式要求進行起草，包括字體、字號、行距、頁邊距等。（二）審核流程1.部門內部審核文書起草完成后，由起草人所在部門負責人進行審核，重點審核文書內容是否符合部門工作實際和公司政策要求，語言表達是否準確、規范，格式是否正確等。部門負責人審核通過后，在文書上簽署審核意見并簽名。2.跨部門審核涉及多個部門的文書，需進行跨部門審核。由主辦部門組織相關部門進行會審，各部門應認真審查文書中涉及本部門的內容，提出意見和建議。主辦部門根據會審意見對文書進行修改完善后，再次提交審核，直至各部門達成一致意見。3.行政審核重要文書在部門審核通過后，需提交行政部門進行審核。行政部門主要審核文書格式是否符合公司規定，內容是否符合公司整體利益和管理要求，是否需要進行公文流轉等。行政部門審核通過后，在文書上簽署審核意見并簽名。4.領導審批根據文書的性質和重要程度，按照公司規定的審批權限，由相應領導進行審批。領導審批主要對文書的內容、目的、措施等進行全面審查，做出批準、修改或駁回的決定。領導審批通過后，在文書上簽署審批意見并簽名。四、文書的印發與存檔（一）印發1.排版印刷審核通過的文書由行政部門負責排版印刷，確保文書格式規范、字跡清晰、頁面整潔。根據文書的印發范圍和數量，選擇合適的印刷方式和紙張規格。2.蓋章登記需加蓋公司印章的文書，按照公司印章管理制度進行蓋章。蓋章應清晰、端正，位置準確。行政部門對印發的文書進行登記，記錄文書名稱、編號、印發時間、印發份數、發放范圍等信息。3.分發發放行政部門按照文書的發放范圍，及時將文書分發給相關部門和人員。發放時應做好簽收記錄，確保文書送達準確無誤。對于重要文書或機密文件，應采用專人送達、機要郵寄等方式進行傳遞，確保文件安全。（二）存檔1.歸檔范圍公司各類正式印發的文書，包括行政公文、業務文件、內部文件、外來文件等，均應進行歸檔。文書處理過程中形成的相關資料，如起草稿、審核意見、修改記錄等，也應一并歸檔。2.歸檔要求文書應按照類別、年度、保管期限等進行分類整理，確保歸檔文件的系統性和完整性。歸檔文件應編制目錄，注明文件名稱、編號、日期、來源等信息，便于查找和利用。電子文檔應與紙質文檔同步歸檔，電子文檔應存儲在安全可靠的存儲設備上，并按照規定進行備份。3.保管期限文書的保管期限根據公司檔案管理制度確定，一般分為永久、長期和短期。永久保管的文書主要包括公司章程、重大決策文件、重要合同協議等；長期保管的文書一般為保存10年以上的重要文件；短期保管的文書為保存110年的一般性文件。4.檔案查閱因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經部門負責人或相關領導批準后，到行政部門查閱。查閱檔案時，應在行政部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自摘抄、復制、涂改、銷毀檔案內容。如需摘抄、復制檔案，應經行政部門同意，并在指定人員的監督下進行。查閱完畢后，查閱人員應及時歸還檔案，行政部門應對檔案進行檢查，確保檔案完整無損。五、文書的傳遞與簽收（一）傳遞方式1.內部傳遞公司內部文書傳遞可采用專人送達、郵件、內部辦公系統等方式。重要、緊急文書應優先采用專人送達方式，確保文書及時、準確傳遞。通過郵件傳遞的文書，應在郵件主題中注明文書名稱和編號，郵件內容應清晰完整，附件應與正文內容一致。利用內部辦公系統傳遞文書的，應按照系統操作流程進行上傳和發送，確保文書能夠及時被相關人員接收和查閱。2.外部傳遞對外發送的文書應根據需要選擇合適的傳遞方式，如郵寄、專人送達、電子郵件等。郵寄文書時，應選擇正規的快遞公司，并確保郵寄地址準確無誤。同時，應保留郵寄憑證，以便查詢和跟蹤文書傳遞情況。通過電子郵件發送給外部單位的文書，應在郵件主題中注明文書名稱和編號，郵件內容應清晰完整，附件應與正文內容一致。在發送郵件前，應確認收件人郵箱地址的準確性，并提醒收件人及時查收。（二）簽收1.專人送達簽收由專人送達的文書，收件人應在送達回執上簽字確認，注明簽收時間。送達回執應包括文書名稱、編號、送達時間、收件人姓名、部門等信息。如收件人不在，送達人應與收件人所在部門聯系，說明情況，并將文書妥善保管，待收件人回來后及時簽收。2.郵件簽收通過郵件傳遞的文書，收件人應及時查收郵件，并在郵件系統中進行簽收確認。如收件人在規定時間內未簽收，行政部門應及時提醒收件人。對于重要郵件，收件人應在收到郵件后及時回復發件人，確認已收到郵件。3.內部辦公系統簽收利用內部辦公系統傳遞的文書，收件人應在系統中及時查閱并進行簽收操作。系統應記錄文書的簽收時間、簽收人等信息。六、文書的保密與銷毀（一）保密1.保密范圍涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等重要信息的文書，均屬于保密范圍。公司內部制定的尚未公開的規章制度、會議紀要、工作計劃、總結等文件，也應嚴格保密。2.保密措施接觸保密文書的人員應嚴格遵守公司保密制度，不得擅自泄露文書內容。保密文書應存放在專門的保密柜或文件夾中，并進行加密存儲。在處理保密文書時，應在專門的場所進行，無關人員不得在場。處理完畢后，應及時將文書收回并妥善保管。如需復印、傳真保密文書，應經部門負責人或相關領導批準，并在指定人員的監督下進行。復印件、傳真件應按照保密文書進行管理。（二）銷毀1.銷毀范圍已超過保管期限、失去保存價值的文書，應進行銷毀。因工作失誤或其他原因形成的重復、錯誤的文書，經批準后也應進行銷毀。2.銷毀流程行政部門定期對需銷毀的文書進行清理核對，編制《文書銷毀清單》，注明文書名稱、編號、日期、來源等信息?！段臅N毀清單》經部門負責人審核、相關領導批準后，由行政部門組織專人進行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保文書內容無法恢復。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀人員等信息。對于涉及重要信息的保密文書，在銷毀前應進行脫密處理，確保信息安全。七、文書處理的時間要求（一）緊急文書1.對于緊急文書，應立即進行處理，確保在規定的時間內完成傳遞、審核、審批、印發等環節。2.緊急文書的處理流程應優先安排，相關部門和人員應密切配合，提高工作效率，不得推諉拖延。（二）一般文書1.一般文書應在收到后的[X]個工作日內完成起草，[X]個工作日內完成部門內部審核，[X]個工作日內完成跨部門審核（如有），[X]個工作日內完成行政審核，[X]個工作日內完成領導審批，[X]個工作日內完成印發和發放。2.各部門應根據文書的緊急程度和重要性，合理安排工作時間，確保文書處理按時完成。八、考核與獎懲（一）考核1.行政部門定期對各部門的文書處理工作進行考核，考核內容包括文書起草質量、審核效率、印發準確性、存檔完整性等方面。2.考核方式可采用定期檢查、不定期抽查、統計分析等方式，對各部門的文書處理工作進行量化評價。3.考核結果作為部門和員工績效考核的重要依據之一。（二）獎懲1.對于在文書處理工作中表現優秀的部門和員工，公司將給予表彰和