憑證室管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司憑證室的管理，確保公司各類憑證的安全、完整和有序存放，便于憑證的查閱、使用和保管，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司憑證室及在憑證室從事相關(guān)工作的所有人員。（三）基本原則1.安全保密原則：確保憑證的安全，防止憑證丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。2.規(guī)范有序原則：憑證的存放、查閱、使用等應(yīng)按照規(guī)定的程序和方法進行，保證工作的規(guī)范化和有序化。3.高效便捷原則：在保證安全和規(guī)范的前提下，提高憑證查閱和使用的效率，滿足公司業(yè)務(wù)需要。二、憑證室人員管理（一）人員配備憑證室應(yīng)配備專人負責憑證的管理工作，包括憑證的接收、整理、歸檔、保管、查閱等。（二）崗位職責1.憑證管理員負責公司各類憑證的日常管理工作，包括憑證的收集、整理、裝訂、編號、歸檔等。按照規(guī)定的存放方式和要求，將憑證妥善保管在憑證室，確保憑證的安全和完整。建立憑證管理臺賬，記錄憑證的種類、數(shù)量、存放位置、出入庫時間等信息，做到賬實相符。負責憑證的查閱、借閱登記工作，按照規(guī)定的程序辦理查閱、借閱手續(xù)，及時催還借出的憑證。定期對憑證室進行盤點，檢查憑證的保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。協(xié)助其他部門查詢、復印相關(guān)憑證資料，提供必要的支持和服務(wù)。負責憑證室的環(huán)境衛(wèi)生和安全保衛(wèi)工作，保持憑證室的整潔和通風良好，防止火災(zāi)、盜竊等事故的發(fā)生。2.憑證室主管全面負責憑證室的管理工作，制定和完善憑證室的各項管理制度和工作流程。組織憑證管理員開展憑證管理工作，對憑證管理工作進行監(jiān)督和指導，確保工作質(zhì)量和效率。協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，及時了解公司業(yè)務(wù)對憑證管理的需求，為公司提供準確、及時的憑證支持。定期向上級領(lǐng)導匯報憑證管理工作情況，提出改進工作的建議和措施。負責憑證室人員的培訓和考核工作，提高憑證管理員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。參與公司重大事項的憑證審查和管理工作，為公司決策提供依據(jù)。（三）人員要求1.憑證管理員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責任心，工作認真負責，嚴謹細致。2.熟悉公司財務(wù)制度和會計核算流程，了解各類憑證的性質(zhì)和用途。3.具備一定的檔案管理知識和技能，能夠熟練運用計算機進行憑證信息的錄入和查詢。4.嚴格遵守公司的保密制度，保守公司財務(wù)秘密。三、憑證的分類與編號（一）憑證分類公司憑證主要分為以下幾類：1.會計憑證：包括原始憑證和記賬憑證，是記錄公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況的書面證明，是登記賬簿的依據(jù)。2.財務(wù)報表：包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，是反映公司財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的書面文件。3.稅務(wù)憑證：包括發(fā)票、納稅申報表、完稅證明等，是公司履行納稅義務(wù)的書面證明。4.合同協(xié)議：包括銷售合同、采購合同、租賃合同、借款合同等，是公司與外部單位或個人簽訂的具有法律效力的書面文件。5.其他憑證：包括審計報告、驗資報告、評估報告、銀行對賬單、收據(jù)等，是與公司財務(wù)活動相關(guān)的其他書面文件。（二）編號規(guī)則1.會計憑證記賬憑證按照月份和憑證序號連續(xù)編號，例如：20XX年X月第1號記賬憑證。原始憑證應(yīng)與記賬憑證一一對應(yīng)，編號可采用記賬憑證編號后加附號的方式，例如：20XX年X月第1號記賬憑證附件1、附件2等。2.財務(wù)報表按照年份和報表種類進行編號，例如：20XX年度資產(chǎn)負債表（A）、20XX年度利潤表（B）等。對于同一報表的不同期次，可在報表編號后加期次號，例如：20XX年度資產(chǎn)負債表（A）第1期、第2期等。3.稅務(wù)憑證發(fā)票按照發(fā)票代碼和發(fā)票號碼進行編號，例如：發(fā)票代碼1100XXXXX，發(fā)票號碼00000001。納稅申報表、完稅證明等按照年份和申報（完稅）月份進行編號，例如：20XX年X月納稅申報表、20XX年X月完稅證明等。4.合同協(xié)議按照合同簽訂年份和合同類別進行編號，例如：20XX年銷售合同（S）、20XX年采購合同（C）等。對于同一類合同的不同編號，可在合同編號后加順序號，例如：20XX年銷售合同（S）001、002等。5.其他憑證審計報告、驗資報告、評估報告等按照報告出具年份和報告種類進行編號，例如：20XX年審計報告（A）、20XX年驗資報告（V）等。銀行對賬單、收據(jù)等按照年份和月份進行編號，例如：20XX年X月銀行對賬單、20XX年X月收據(jù)等。四、憑證的接收與整理（一）憑證接收1.各部門在業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時將相關(guān)憑證傳遞至憑證室。傳遞憑證時，應(yīng)填寫憑證交接清單，注明憑證的種類、數(shù)量、日期等信息，并由交接雙方簽字確認。2.憑證管理員在收到憑證后，應(yīng)對憑證的完整性和準確性進行初步審核。審核內(nèi)容包括憑證的名稱、日期、編號、金額、摘要、附件等是否齊全、清晰，簽字蓋章是否完備等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通并要求更正。（二）憑證整理1.按照憑證分類和編號規(guī)則，對接收的憑證進行分類整理。同類憑證應(yīng)按照時間順序排列，確保編號連續(xù)。2.對于會計憑證，應(yīng)將原始憑證粘貼在記賬憑證后面，并按照記賬憑證的編號順序裝訂成冊。裝訂時應(yīng)使用統(tǒng)一的裝訂線，確保裝訂牢固、整齊美觀。3.對于財務(wù)報表、稅務(wù)憑證、合同協(xié)議、其他憑證等，應(yīng)分別進行整理和編號，并按照類別存放。整理后的憑證應(yīng)整齊有序，便于查閱和保管。五、憑證的存放與保管（一）存放環(huán)境1.憑證室應(yīng)選擇干燥、通風、防火、防潮、防蟲的房間作為存放地點。2.憑證室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，如滅火器、消火栓、防盜門窗等，確保憑證的安全存放。3.憑證架應(yīng)牢固、整齊，能夠滿足憑證存放的需要。憑證應(yīng)按照編號順序依次存放，便于查找和取用。（二）保管期限1.會計憑證的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為30年。2.財務(wù)報表、稅務(wù)憑證、合同協(xié)議、其他憑證等的保管期限根據(jù)其重要性和相關(guān)法律法規(guī)的要求確定，一般不少于5年。3.保管期限屆滿的憑證，應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定進行銷毀或移交檔案部門保管。（三）保管措施1.憑證管理員應(yīng)定期對憑證進行檢查和盤點，確保憑證的安全和完整。檢查內(nèi)容包括憑證的存放位置、數(shù)量、外觀等是否正常，是否有損壞、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進行處理。2.憑證室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。憑證管理員應(yīng)妥善保管門禁卡和鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.憑證室應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對憑證室的出入情況和內(nèi)部環(huán)境進行實時監(jiān)控。監(jiān)控資料應(yīng)保存一定期限，以備查閱。4.對于重要憑證和涉及公司機密的憑證，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等特殊措施，確保憑證的安全保密。六、憑證的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱憑證時，應(yīng)填寫憑證查閱申請表，注明查閱憑證的種類、日期、用途等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到憑證室查閱。2.憑證管理員應(yīng)按照查閱申請表的要求，為查閱人員提供相應(yīng)的憑證，并在查閱過程中進行監(jiān)督，確保查閱人員按照規(guī)定的程序和方法進行查閱，不得擅自涂改、損毀、抽取憑證。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將憑證歸還憑證管理員，并在查閱申請表上簽字確認。憑證管理員應(yīng)認真核對歸還的憑證是否完整、無損壞，如有問題應(yīng)及時查明原因并處理。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱公司憑證時，應(yīng)填寫憑證借閱申請表，注明借閱憑證的種類、數(shù)量、用途、歸還日期等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導簽字同意后，方可到憑證室借閱。2.憑證管理員應(yīng)與借閱人員簽訂憑證借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱憑證的保管責任、歸還時間、違約責任等。3.借閱人員借閱憑證時，應(yīng)按照借閱協(xié)議的要求，向憑證管理員出具有效身份證件，并辦理借閱登記手續(xù)。憑證管理員應(yīng)將借閱憑證的相關(guān)信息記錄在憑證借閱登記簿上，包括借閱人員姓名、單位、借閱憑證種類和數(shù)量、借閱日期、預計歸還日期等。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的憑證，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非借閱目的。如因特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向憑證管理員提出申請，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準。5.借閱人員歸還憑證時，應(yīng)按照借閱協(xié)議的要求，將憑證完整、無損壞地歸還憑證室。憑證管理員應(yīng)認真核對歸還的憑證是否與借閱登記簿上的記錄一致，并在借閱登記簿上注明歸還日期。如發(fā)現(xiàn)借閱憑證有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。七、憑證的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿且無繼續(xù)保存價值的憑證，可按照公司檔案管理制度的規(guī)定進行銷毀。2.因公司改制、重組、撤銷等原因，需要銷毀的憑證，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序進行處理。（二）銷毀程序1.憑證管理員應(yīng)定期對保管期限屆滿的憑證進行清理，提出銷毀申請，并填寫憑證銷毀申請表，注明銷毀憑證的種類、數(shù)量、日期、保管期限等信息。2.憑證銷毀申請表經(jīng)憑證室主管審核后，報公司分管領(lǐng)導批準。3.憑證銷毀申請批準后，憑證管理員應(yīng)組織相關(guān)人員對擬銷毀的憑證進行清點、核對，確保銷毀憑證的準確性和完整性。4.憑證銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保憑證信息無法恢復。銷毀過程應(yīng)由專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的安全、規(guī)范進行。5.憑證銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在憑證銷毀申請表上簽字確認，并將銷毀情況記錄在憑證銷毀登記簿上。憑證銷毀申請表和憑證銷毀登記簿應(yīng)作為公司檔案資料妥善保管。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.憑證室主管應(yīng)定期對憑證管理工作進行檢查，包括憑證的接收、整理、存放、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時督促憑證管理員進行整改。2.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對憑證室進行審計，檢查憑證管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時提出整改意見，并向公司管理層報告。（二）外