公證管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公證事務(wù)管理，規(guī)范公證行為，保障公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及的各類公證事項(xiàng)，包括但不限于合同公證、知識產(chǎn)權(quán)公證、重大事項(xiàng)決策公證等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：公證活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)公證程序規(guī)則。2.真實(shí)合法原則：確保公證事項(xiàng)的內(nèi)容真實(shí)、合法，不得弄虛作假。3.及時(shí)有效原則：在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成公證申請與辦理，確保公證文書具有法律效力且能及時(shí)滿足公司業(yè)務(wù)需求。二、公證事務(wù)管理職責(zé)（一）法務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃公司公證事務(wù)，制定公證工作計(jì)劃與預(yù)算。2.審核公證事項(xiàng)的必要性與可行性，對公證內(nèi)容進(jìn)行法律把關(guān)。3.代表公司與公證機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，選擇合適的公證機(jī)構(gòu)辦理業(yè)務(wù)。4.跟蹤公證辦理進(jìn)度，確保公證工作按時(shí)、順利完成。5.保管公證文書原件及相關(guān)資料，建立公證檔案。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.根據(jù)業(yè)務(wù)開展需求，及時(shí)向法務(wù)部門提出公證申請，并提供詳細(xì)的業(yè)務(wù)背景資料和相關(guān)文件。2.配合法務(wù)部門完成公證事項(xiàng)的前期準(zhǔn)備工作，如整理材料、確定公證內(nèi)容等。3.參與公證過程中的相關(guān)會議與溝通，提供必要的說明與解釋。4.根據(jù)法務(wù)部門要求，及時(shí)反饋公證文書的使用情況及后續(xù)業(yè)務(wù)進(jìn)展。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.根據(jù)法務(wù)部門提交的公證費(fèi)用預(yù)算，審核并安排資金支付。2.對公證費(fèi)用的支出進(jìn)行財(cái)務(wù)核算與監(jiān)督，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。三、公證事項(xiàng)申請與受理（一）申請流程1.業(yè)務(wù)部門在涉及需要公證的業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)填寫《公證事項(xiàng)申請表》，詳細(xì)說明公證事項(xiàng)的名稱、內(nèi)容、目的、涉及的業(yè)務(wù)范圍、預(yù)計(jì)辦理時(shí)間等信息，并附上相關(guān)業(yè)務(wù)文件及資料。2.將填好的申請表提交至法務(wù)部門。法務(wù)部門收到申請表后，對申請事項(xiàng)進(jìn)行初步審查，判斷其是否符合公司公證需求及相關(guān)規(guī)定。（二）受理審查1.法務(wù)部門對申請事項(xiàng)進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查以下內(nèi)容：申請事項(xiàng)是否屬于公證機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)范圍。申請材料是否齊全、真實(shí)、有效。申請事項(xiàng)是否符合公司利益及相關(guān)法律法規(guī)要求。2.如申請事項(xiàng)存在問題或申請材料不齊全，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，要求其補(bǔ)充或修正相關(guān)材料。3.對于符合受理?xiàng)l件的申請事項(xiàng)，法務(wù)部門應(yīng)在收到申請表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)確定受理，并向業(yè)務(wù)部門反饋受理信息。四、公證機(jī)構(gòu)選擇與委托（一）選擇標(biāo)準(zhǔn)1.具有合法資質(zhì)：公證機(jī)構(gòu)必須依法設(shè)立，并取得司法行政部門頒發(fā)的執(zhí)業(yè)證書。2.良好信譽(yù)：在業(yè)內(nèi)具有較高的聲譽(yù)，無違規(guī)違紀(jì)行為記錄。3.專業(yè)能力：具備處理公司相關(guān)公證業(yè)務(wù)的專業(yè)人員和豐富經(jīng)驗(yàn)。4.服務(wù)質(zhì)量：能夠提供高效、優(yōu)質(zhì)、規(guī)范的公證服務(wù)，及時(shí)響應(yīng)公司需求。（二）選擇程序1.法務(wù)部門通過多種渠道收集公證機(jī)構(gòu)信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、咨詢其他企業(yè)等。2.根據(jù)選擇標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的公證機(jī)構(gòu)進(jìn)行初步篩選，確定若干候選機(jī)構(gòu)。3.向候選公證機(jī)構(gòu)發(fā)送《公證業(yè)務(wù)委托意向書》，介紹公司基本情況、公證業(yè)務(wù)需求及相關(guān)要求，并要求其提供詳細(xì)的服務(wù)方案、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及過往業(yè)績等資料。4.法務(wù)部門對候選公證機(jī)構(gòu)提交的資料進(jìn)行評估，必要時(shí)可組織實(shí)地考察或召開面談會議，進(jìn)一步了解其實(shí)際情況。5.綜合評估結(jié)果，選擇最合適的公證機(jī)構(gòu)，并與其簽訂《公證業(yè)務(wù)委托合同》。（三）委托內(nèi)容1.在委托合同中明確公證機(jī)構(gòu)的服務(wù)內(nèi)容，包括但不限于受理公證申請、審查核實(shí)材料、制作公證文書、送達(dá)公證書等具體工作事項(xiàng)。2.規(guī)定公證機(jī)構(gòu)的工作期限，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成公證業(yè)務(wù)辦理，并明確逾期違約責(zé)任。3.約定公證費(fèi)用的支付方式、標(biāo)準(zhǔn)及結(jié)算周期。五、公證辦理過程管理（一）溝通協(xié)調(diào)1.法務(wù)部門與公證機(jī)構(gòu)確定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，建立定期溝通機(jī)制。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)至少每周進(jìn)行一次溝通，及時(shí)了解公證辦理進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決辦理過程中出現(xiàn)的問題。2.對于公證機(jī)構(gòu)提出的需要公司進(jìn)一步提供的資料或說明，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門準(zhǔn)備，并跟蹤反饋給公證機(jī)構(gòu)。（二）資料提供1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照法務(wù)部門和公證機(jī)構(gòu)的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需資料。所提供資料應(yīng)確保真實(shí)、完整、有效，并對資料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。2.法務(wù)部門對業(yè)務(wù)部門提供的資料進(jìn)行審核把關(guān)，確保資料符合公證要求。如發(fā)現(xiàn)資料存在問題，應(yīng)及時(shí)要求業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充或修正。（三）進(jìn)度跟蹤1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)制作《公證辦理進(jìn)度跟蹤表》，詳細(xì)記錄公證事項(xiàng)的受理時(shí)間、提交補(bǔ)充材料時(shí)間、公證機(jī)構(gòu)審查時(shí)間、出證時(shí)間等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)信息。2.定期對跟蹤表進(jìn)行更新，密切關(guān)注公證辦理進(jìn)度，確保公證工作按計(jì)劃推進(jìn)。如發(fā)現(xiàn)辦理進(jìn)度滯后，應(yīng)及時(shí)與公證機(jī)構(gòu)溝通，了解原因并督促其加快辦理。（四）審查核實(shí)1.公證機(jī)構(gòu)在辦理公證過程中，將對申請事項(xiàng)及相關(guān)資料進(jìn)行審查核實(shí)。法務(wù)部門應(yīng)積極配合公證機(jī)構(gòu)的審查工作，提供必要的協(xié)助與解釋。2.對于公證機(jī)構(gòu)提出的疑問或需要進(jìn)一步核實(shí)的情況，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，共同進(jìn)行核實(shí)確認(rèn)。如涉及重大事項(xiàng)或復(fù)雜問題，可組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研究討論。六、公證文書審核與領(lǐng)取（一）審核內(nèi)容1.法務(wù)部門收到公證機(jī)構(gòu)出具的公證文書初稿后，對其內(nèi)容進(jìn)行全面審核。審核重點(diǎn)包括：公證事項(xiàng)是否準(zhǔn)確反映申請內(nèi)容，與公司業(yè)務(wù)實(shí)際情況相符。公證文書格式是否符合相關(guān)規(guī)定，表述是否清晰、準(zhǔn)確、規(guī)范。公證機(jī)構(gòu)的簽章及公證員的簽名是否齊全、有效。2.如發(fā)現(xiàn)公證文書存在問題，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與公證機(jī)構(gòu)溝通，要求其進(jìn)行修改完善。（二）領(lǐng)取存檔1.經(jīng)審核無誤的公證文書，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)安排領(lǐng)取。領(lǐng)取時(shí)應(yīng)辦理相關(guān)簽收手續(xù)，確保公證文書的安全交接。2.法務(wù)部門對領(lǐng)取的公證文書原件進(jìn)行妥善保管，并按照檔案管理規(guī)定建立公證檔案。檔案內(nèi)容應(yīng)包括公證申請表、申請材料、委托合同、公證文書、溝通記錄等相關(guān)資料。七、公證費(fèi)用管理（一）預(yù)算編制1.法務(wù)部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和預(yù)計(jì)公證需求，每年年底編制下一年度的公證費(fèi)用預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括各類公證事項(xiàng)的預(yù)計(jì)辦理數(shù)量、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用總額等。2.公證費(fèi)用預(yù)算應(yīng)提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)部門結(jié)合公司財(cái)務(wù)狀況和資金安排，對預(yù)算的合理性進(jìn)行評估，并提出審核意見。（二）費(fèi)用支付1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審核通過的公證費(fèi)用預(yù)算，在公證業(yè)務(wù)辦理完成且收到公證機(jī)構(gòu)開具的正式發(fā)票后，按照合同約定的支付方式和時(shí)間進(jìn)行費(fèi)用支付。2.支付前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)對發(fā)票信息進(jìn)行核對，確保發(fā)票內(nèi)容與實(shí)際業(yè)務(wù)相符、金額準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應(yīng)及時(shí)與公證機(jī)構(gòu)聯(lián)系解決。（三）費(fèi)用核算與分析1.財(cái)務(wù)部門定期對公證費(fèi)用進(jìn)行核算，統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)公證業(yè)務(wù)的實(shí)際費(fèi)用支出情況，并與預(yù)算進(jìn)行對比分析。2.如發(fā)現(xiàn)費(fèi)用超支或存在異常情況，應(yīng)及時(shí)與法務(wù)部門溝通，查找原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行控制和調(diào)整。八、公證檔案管理（一）檔案整理1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對公證檔案進(jìn)行整理歸檔。在公證事項(xiàng)辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號、裝訂。2.檔案資料應(yīng)包括但不限于公證申請表、申請材料清單、委托合同、公證文書副本、往來溝通文件等，確保檔案資料完整、齊全。（二）檔案保管1.建立專門的公證檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)施，確保檔案安全存放。2.對公證檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失或霉變等情況發(fā)生。（三）檔案查閱與利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱公證檔案時(shí)，應(yīng)填寫《公證檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至法務(wù)部門。2.法務(wù)部門對查閱申請進(jìn)行審核，審核通過后安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復(fù)印、摘抄檔案資料，如需復(fù)制，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及對外提供公證檔案資料的，應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行審批程序，確保公司信息安全。九、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對公證事務(wù)管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查公證事項(xiàng)的辦理程序是否合規(guī)、費(fèi)用支出是否合理、檔案管理是否規(guī)范等。2.如發(fā)現(xiàn)存在問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核機(jī)制1.建立公證事務(wù)管理考核機(jī)制，對法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門及相關(guān)責(zé)任人在公證事務(wù)管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核指標(biāo)包括公證申請的及時(shí)性、公證辦理的準(zhǔn)確性與效率、費(fèi)用控