外貿管理制度?總則目的本制度旨在規范公司外貿業務的運作流程，提高工作效率，確保公司外貿業務的順利開展，加強對外貿業務的管理與監督，提升公司在國際市場的競爭力，實現公司的經營目標。適用范圍本制度適用于公司所有涉及外貿業務的部門和員工，包括但不限于銷售部門、采購部門、物流部門、財務部門等。基本原則1.遵守國家法律法規和相關政策，依法開展外貿業務。2.誠實守信，維護公司的商業信譽和形象。3.注重風險防控，確保業務操作的安全性和穩定性。4.優化業務流程，提高工作效率，降低運營成本。5.加強團隊協作，形成良好的工作氛圍和溝通機制。業務流程客戶開發與維護1.市場調研定期收集、分析國際市場信息，包括行業動態、競爭對手情況、目標客戶需求等，為業務決策提供依據。關注國際經濟形勢、政策法規變化等因素對公司業務的影響，及時調整市場策略。2.客戶開發通過多種渠道積極尋找潛在客戶，如參加國際展會、利用網絡平臺推廣、行業協會推薦等。對潛在客戶進行初步篩選和評估，建立客戶信息檔案，記錄客戶基本情況、需求偏好、聯系方式等。3.客戶跟進安排專人與潛在客戶保持密切聯系，及時回復客戶咨詢，介紹公司產品和服務優勢。根據客戶反饋和需求，提供個性化的解決方案，促進業務合作意向的達成。4.客戶維護定期回訪現有客戶，了解客戶滿意度，收集客戶意見和建議，及時解決客戶問題。加強與客戶的溝通互動，保持良好的合作關系，通過提供優質服務、新產品推薦等方式，提高客戶忠誠度。訂單處理1.訂單接收銷售部門負責接收客戶訂單，對訂單內容進行仔細審核，確保訂單信息準確、完整。審核內容包括產品規格、數量、價格、交貨期、付款方式等條款，如有疑問及時與客戶溝通確認。2.訂單評審銷售部門組織相關部門（如采購部門、生產部門、物流部門等）對訂單進行評審，評估訂單的可行性和風險。各部門根據自身職責對訂單執行過程中可能遇到的問題進行分析，并提出相應的解決方案。根據評審結果，確定訂單是否可以接受，如無法接受，及時與客戶協商調整訂單條款或取消訂單。3.訂單下達經評審通過的訂單，由銷售部門下達生產任務單給生產部門，并抄送采購部門、物流部門等相關部門。生產任務單應明確產品規格、數量、交貨期、質量要求等詳細信息，確保生產部門準確理解訂單需求。采購管理1.供應商選擇與評估采購部門負責尋找、篩選和評估合格的供應商，建立供應商檔案。評估內容包括供應商的生產能力、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等方面，定期對供應商進行考核評價。優先選擇與公司長期合作、信譽良好、產品質量可靠、價格合理的供應商。2.采購訂單下達根據生產部門的需求計劃，采購部門向選定的供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購產品的規格、數量、價格、交貨期等詳細條款，確保供應商準確理解采購要求。與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括質量標準、驗收方式、付款方式等條款，保障公司利益。3.采購進度跟蹤采購部門負責跟蹤采購訂單的執行進度，及時與供應商溝通協調，確保按時、按質、按量完成采購任務。如遇供應商交貨延遲、產品質量問題等異常情況，及時采取措施解決，并向相關部門反饋進展情況。生產管理1.生產計劃制定生產部門根據銷售部門下達的生產任務單，結合公司生產能力和庫存情況，制定詳細的生產計劃。生產計劃應明確各生產環節的時間節點、產量要求、質量標準等，確保生產過程有序進行。2.生產組織與實施按照生產計劃組織生產，合理安排人員、設備、原材料等資源，確保生產任務順利完成。加強生產過程管理，嚴格執行生產工藝和質量標準，確保產品質量合格。定期對生產進度進行檢查和統計分析，及時發現和解決生產過程中出現的問題，如設備故障、人員短缺、原材料供應不足等。3.質量控制質量部門負責對生產過程進行質量監控，制定質量檢驗標準和流程。對原材料、半成品和成品進行檢驗，確保產品質量符合客戶要求和相關標準。建立質量追溯體系，對出現質量問題的產品進行追溯和分析，采取相應的糾正措施，防止問題再次發生。物流管理1.運輸安排根據訂單交貨期和客戶要求，物流部門選擇合適的運輸方式，如海運、空運、陸運等。與貨代公司或物流公司簽訂運輸合同，明確運輸費用、運輸時間、運輸責任等條款。安排貨物的訂艙、裝箱、報關、報檢等手續，確保貨物按時、安全出運。2.貨物跟蹤物流部門負責跟蹤貨物運輸狀態，及時向客戶反饋貨物的運輸信息，如船期、航班號、預計到達時間等。如遇運輸延誤、貨物損壞等異常情況，及時與運輸公司溝通協調，采取措施解決問題，并向相關部門報告。3.清關與交付協助客戶辦理貨物的清關手續，提供必要的文件和資料，確保貨物順利通關。將貨物按時交付給客戶，并取得客戶的簽收憑證，作為結算貨款的依據。結算管理1.付款方式確定銷售部門與客戶協商確定付款方式，常見的付款方式有T/T（電匯）、L/C（信用證）、托收等。根據公司的風險承受能力和業務實際情況，選擇合適的付款方式，并在合同中明確約定。2.收款跟蹤財務部門負責跟蹤貨款回收情況，及時向銷售部門反饋客戶付款進度。如遇客戶逾期付款，及時與客戶溝通催款，必要時采取法律手段維護公司權益。3.結算流程貨物交付后，銷售部門及時將相關單據提交給財務部門，財務部門按照合同約定的付款方式進行結算操作。對于T/T付款方式，財務部門收到客戶貨款后，及時進行賬務處理，并通知銷售部門；對于L/C付款方式，財務部門按照信用證條款審核單據，確保相符交單后，向銀行交單議付，收妥貨款后進行賬務處理。風險管理市場風險1.關注國際市場動態，及時分析市場變化對公司業務的影響，制定相應的應對策略。2.加強市場調研和預測，提高市場敏感度，提前布局市場，降低市場波動帶來的風險。信用風險1.建立客戶信用評估體系，對客戶的信用狀況進行全面評估，確定客戶信用額度和信用期限。2.在業務合作過程中，密切關注客戶信用變化情況，如出現信用風險跡象，及時采取措施，如調整付款方式、減少訂單量、暫停合作等。匯率風險1.關注匯率波動情況，根據業務需要，合理選擇匯率避險工具，如遠期外匯合約、外匯期權等。2.在簽訂外貿合同和結算時，充分考慮匯率因素，合理定價和安排付款時間，降低匯率波動對公司利潤的影響。政策法規風險1.加強對國家外貿政策法規的學習和研究，及時了解政策法規變化動態，確保公司業務操作符合相關要求。2.關注目標市場國家和地區的政策法規變化，提前做好應對準備，避免因政策法規調整導致業務受阻或遭受損失。合同管理合同簽訂1.銷售部門負責與客戶簽訂外貿合同，合同內容應明確雙方的權利和義務，包括產品規格、數量、價格、交貨期、付款方式、質量標準、違約責任等條款。2.合同簽訂前，由法務部門對合同條款進行審核，確保合同合法合規，避免潛在的法律風險。3.合同簽訂后，及時將合同副本分發給相關部門，如采購部門、生產部門、物流部門、財務部門等，各部門按照合同要求履行各自職責。合同執行1.各部門嚴格按照合同約定執行相關業務操作，確保按時、按質、按量履行合同義務。2.在合同執行過程中，如遇合同變更或不可抗力等特殊情況，及時與對方協商溝通，簽訂補充協議或變更合同條款，并按照規定程序進行審批。合同變更與解除1.如需變更合同條款，應由合同雙方協商一致，并簽訂書面補充協議。補充協議作為原合同的組成部分，具有同等法律效力。2.在符合合同約定或法律法規規定的情況下，可以解除合同。解除合同應提前通知對方，并按照合同約定或法律法規規定辦理相關手續。合同歸檔1.合同執行完畢后，由銷售部門負責將合同原件及相關資料整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理制度執行。2.合同檔案應妥善保管，便于查詢和查閱，以備后續審計、糾紛處理等需要。知識產權管理商標管理1.公司應及時申請商標注冊，保護公司的商標權益。2.加強對商標的使用管理，確保商標的正確使用和維護，防止商標侵權行為的發生。3.定期對商標進行監測，關注市場上是否存在侵犯公司商標權的行為，如發現侵權情況，及時采取法律措施進行維權。專利管理1.鼓勵公司員工開展技術創新和研發工作，對于具有創新性的技術成果，及時申請專利保護。2.建立專利管理制度，對專利的申請、維護、轉讓、實施等環節進行規范管理。3.加強對專利的保密工作，防止專利技術泄露，確保公司的知識產權得到有效保護。著作權管理1.對于公司創作的作品，如產品說明書、宣傳資料、網站內容等，應及時申請著作權登記，明確著作權歸屬。2.加強對公司著作權的保護，防止他人未經授權使用公司的作品，如發現侵權行為，及時采取法律措施進行維權。信息管理客戶信息管理1.建立完善的客戶信息數據庫，對客戶基本信息、交易記錄、溝通情況等進行全面記錄和管理。2.確保客戶信息的安全性和保密性，嚴格限制訪問權限，防止客戶信息泄露。3.定期對客戶信息進行整理和分析，為客戶開發、維護和市場決策提供支持。業務數據管理1.各部門應及時、準確地記錄和整理業務數據，包括訂單信息、采購數據、生產數據、物流數據、財務數據等。2.建立數據備份制度，定期對重要業務數據進行備份，確保數據的安全性和完整性。3.加強對業務數據的分析和利用，通過數據分析發現業務問題和潛在機會，為公司決策提供依據。信息溝通與共享1.建立有效的信息溝通機制，確保公司內部各部門之間信息暢通。2.定期召開業務會議，通報業務進展情況，協調解決業務問題，促進部門之間的協作與配合。3.利用信息化管理系統，實現業務信息的實時共享，提高工作效率和決策科學性。人員管理崗位職責1.明確外貿業務各崗位的職責和工作內容，制定詳細的崗位說明書。2.各崗位人員應嚴格按照崗位職責要求開展工作，確保業務操作的規范性和準確性。培訓與發展1.制定外貿業務人員培訓計劃，定期組織內部培訓和外部培訓，提高員工的業務水平和綜合素質。2.培訓內容包括國際貿易知識、產品知識、外語能力、商務禮儀、溝通技巧、風險管理等方面。3.鼓勵員工自我學習和提升，為員工提供發展空間和晉升機會，激發員工的工作積極性和創造力。績效考核1.建立外貿業務人員績效考核體系，設