商務室管理制度?一、總則（一）目的為規范商務室的管理，提高商務工作效率，確保商務活動的順利開展，維護公司的良好形象，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司商務室的所有工作人員以及與商務室相關的各類商務活動。（三）基本原則1.遵守國家法律法規和公司各項規章制度。2.以客戶為中心，提供優質、高效、專業的商務服務。3.注重團隊協作，加強內部溝通與協調。4.嚴格保守公司商業機密，確保信息安全。二、商務室工作流程（一）商務接待1.接待準備接到商務接待任務后，商務室工作人員應及時與相關部門或人員溝通，了解接待對象的基本信息、來訪目的、行程安排等。根據接待規格和要求，制定詳細的接待方案，包括接待人員安排、接待場地布置、餐飲安排、交通安排等。提前準備好接待所需的資料，如公司宣傳冊、產品資料、會議資料等。2.接待實施按照接待方案，提前到達指定地點迎接客人。引導客人前往接待場地，介紹相關人員，安排就座，并提供飲品。按照預定的議程，組織開展商務活動，如會議、洽談、參觀等。安排專人負責記錄商務活動的內容和成果，及時整理相關資料。3.接待后續工作商務活動結束后，及時與客人溝通，了解客人對接待工作的滿意度，收集客人的反饋意見和建議。對接待工作進行總結，分析存在的問題和不足之處，提出改進措施，為今后的接待工作提供參考。將接待過程中形成的資料進行歸檔保存，以備查閱。（二）商務洽談1.洽談準備商務室工作人員接到商務洽談任務后，應詳細了解洽談事項的背景、目的、要求等，收集相關資料和信息。分析對方的情況，包括對方的業務范圍、市場地位、合作意向等，制定洽談策略和方案。確定洽談人員，明確洽談人員的職責和分工。提前與對方溝通洽談時間、地點等事宜。2.洽談實施按照預定時間和地點，組織開展商務洽談活動。洽談人員應保持禮貌、專業的態度，清晰、準確地表達自己的觀點和意見，認真傾聽對方的訴求和建議。圍繞洽談主題，進行充分的溝通和協商，尋求雙方的合作點和利益平衡點，爭取達成合作意向。在洽談過程中，注意記錄重要信息和雙方達成的共識，及時整理洽談紀要。3.洽談后續工作洽談結束后，及時對洽談結果進行總結和評估，分析是否達到預期目標。根據洽談結果，起草合作協議或合同，提交相關部門審核。跟蹤合作協議或合同的簽訂和執行情況，確保合作項目的順利推進。（三）商務合同管理1.合同起草根據商務洽談結果，由商務室工作人員或相關部門負責起草合同文本。合同文本應明確雙方的權利和義務、合作內容、價格條款、付款方式、違約責任等重要條款，確保合同內容合法、合規、完整、準確。在起草合同過程中，應充分征求相關部門和法律專業人士的意見，對合同條款進行審核和修改。2.合同審核合同起草完成后，提交給公司法律部門或外聘律師進行審核。法律部門或律師應從法律角度對合同條款進行審查，確保合同的合法性和有效性，防范法律風險。根據審核意見，對合同文本進行修改和完善，直至審核通過。3.合同簽訂審核通過的合同文本，由雙方授權代表簽字蓋章后生效。商務室工作人員應負責跟蹤合同簽訂情況，確保合同按時、順利簽訂。合同簽訂后，及時將合同副本分發給相關部門和人員，以便各方履行職責。4.合同執行與監控相關部門應按照合同約定履行各自的義務，確保合同的順利執行。商務室工作人員應定期對合同執行情況進行跟蹤和監控，及時發現和解決合同執行過程中出現的問題。如遇合同變更或解除等情況，應按照合同約定和公司相關規定辦理相應手續，并及時通知相關部門和人員。5.合同歸檔合同執行完畢后，商務室工作人員應將合同原件及相關資料進行整理歸檔，妥善保存。合同檔案應按照類別、時間等進行分類管理，便于查閱和使用。三、商務室人員職責（一）商務室主管職責1.全面負責商務室的日常管理工作，制定商務室工作計劃和目標，并組織實施。2.組織商務室工作人員開展商務接待、商務洽談、商務合同管理等工作，確保各項工作的順利進行。3.協調商務室與公司其他部門之間的工作關系，加強溝通與協作，共同完成公司的商務目標。4.負責商務室工作人員的培訓和考核，提高工作人員的業務素質和工作能力。5.審核商務接待方案、商務洽談策略、商務合同文本等重要文件，確保工作質量和風險控制。6.收集、分析市場信息和行業動態，為公司的商務決策提供參考依據。7.完成上級領導交辦的其他工作任務。（二）商務接待專員職責1.負責商務接待任務的具體組織和實施，按照接待方案安排接待場地、餐飲、交通等事宜。2.提前與接待對象溝通，了解其需求和特殊要求，做好接待準備工作。3.在接待過程中，負責引導客人、介紹相關人員、安排就座、提供飲品等服務，確保接待工作的順利進行。4.記錄商務接待活動的內容和成果，及時整理相關資料，提交給商務室主管。5.收集客人對接待工作的反饋意見和建議，及時反饋給商務室主管，并協助主管做好接待工作的總結和改進。6.完成商務室主管交辦的其他與商務接待相關的工作任務。（三）商務洽談專員職責1.負責商務洽談事項的前期準備工作，收集、分析相關資料和信息，制定洽談策略和方案。2.組織開展商務洽談活動，與對方進行溝通和協商，爭取達成合作意向。3.在洽談過程中，認真記錄重要信息和雙方達成的共識，及時整理洽談紀要，提交給商務室主管。4.根據洽談結果，起草合作協議或合同，提交相關部門審核，并跟蹤協議或合同的簽訂和執行情況。5.負責與合作方保持溝通和聯系，及時解決合作過程中出現的問題，維護良好的合作關系。6.完成商務室主管交辦的其他與商務洽談相關的工作任務。（四）商務合同專員職責1.根據商務洽談結果，起草合同文本，確保合同內容合法、合規、完整、準確。2.將起草好的合同文本提交給公司法律部門或外聘律師進行審核，根據審核意見進行修改和完善。3.跟蹤合同簽訂情況，確保合同按時、順利簽訂，并及時將合同副本分發給相關部門和人員。4.負責合同執行與監控工作，定期對合同執行情況進行跟蹤和檢查，及時發現和解決合同執行過程中出現的問題。5.如遇合同變更或解除等情況，按照合同約定和公司相關規定辦理相應手續，并及時通知相關部門和人員。6.負責合同檔案的整理、歸檔和保管工作，確保合同檔案的完整性和安全性。7.完成商務室主管交辦的其他與商務合同管理相關的工作任務。四、商務室日常管理（一）辦公環境管理1.保持商務室整潔、衛生，定期進行清掃和整理。2.辦公用品擺放整齊，文件資料分類存放，便于查找和使用。3.愛護辦公設備和設施，定期進行維護和保養，確保設備正常運行。4.節約水電等資源，杜絕浪費現象。（二）文件資料管理1.商務室文件資料實行分類管理，建立文件資料檔案，確保文件資料的完整性和安全性。2.對重要文件資料進行備份，防止丟失或損壞。3.文件資料的借閱應嚴格履行借閱手續，借閱人應妥善保管文件資料，按時歸還。4.定期對文件資料進行清理和歸檔，對過期或無用的文件資料進行銷毀處理。（三）會議管理1.商務室應定期召開工作會議，總結工作經驗，分析存在的問題，部署下一階段的工作任務。2.會議應提前確定時間、地點、參會人員等，會議通知應提前發送給參會人員。3.會議期間，參會人員應認真聽講，積極發言，做好會議記錄。4.會議結束后，應及時整理會議紀要，明確會議決議和工作安排，并將會議紀要發送給相關人員。（四）印章管理1.商務室印章由專人負責保管，保管人員應嚴格遵守印章使用規定，確保印章安全。2.印章的使用應嚴格履行審批手續，經相關領導簽字同意后方可使用。3.印章使用應進行登記，注明使用時間、用途、使用人等信息。4.印章保管人員應定期對印章進行檢查，如發現印章損壞或丟失，應及時報告并采取相應措施。五、商務室保密制度（一）保密范圍1.公司商業機密，包括但不限于公司的業務信息、客戶資料、技術秘密、財務數據等。2.商務室在工作過程中獲取的涉及第三方的機密信息。3.其他需要保密的信息。（二）保密措施1.商務室工作人員應簽訂保密協議，明確保密義務和違約責任。2.對涉及保密信息的文件、資料、電腦等應采取加密、鎖存等安全措施。3.嚴格控制保密信息的訪問權限，未經授權不得擅自查閱、復制、傳播保密信息。4.在商務活動中，如涉及保密信息的交流，應采取必要的保密措施，確保信息安全。5.定期對商務室工作人員進行保密教育和培訓，提高保密意識和防范能力。（三）泄密處理1.如發現商務室工作人員有泄密行為，應立即采取措施制止，并及時報告公司領導。2.對泄密事件進行調查，查明泄密原因和責任人。3.根據泄密事件的嚴重程度，對責任人進行相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。4.及時采取措施消除泄密事件造成的影響，降低公司損失。六、商務室績效考核制度（一）考核原則1.公平、公正、公開原則。2.定量與定性相結合原則。3.激勵與約束相結合原則。（二）考核內容1.工作業績：包括商務接待、商務洽談、商務合同管理等工作任務的完成情況，如接待滿意度、洽談成功率、合同執行情況等。2.工作能力：包括溝通能力、協調能力、談判能力、業務知識水平等。3.工作態度：包括責任心、敬業精神、團隊合作精神等。（三）考核方式1.定期考核：每月或每季度對商務室工作人員進行一次定期考核，考核結果作為績效獎金發放和崗位晉升的重要依據。2.不定期考核：根據工作需要，對商務室工作人員進行不定期考核，及時發現和解決工作