數(shù)字檔案管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司數(shù)字檔案管理，確保數(shù)字檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，便于檔案的查閱、利用和共享，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在數(shù)字檔案形成、整理、存儲、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。定義1.數(shù)字檔案：指公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，以數(shù)字形式存儲在電子介質(zhì)上的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等信息。2.電子文件：指公司在履行職能過程中形成的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募９芾碓瓌t1.統(tǒng)一管理原則：公司數(shù)字檔案由綜合管理部門統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.全程管理原則：對數(shù)字檔案的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、保管、利用等全過程進(jìn)行管理，確保檔案管理工作的連續(xù)性。3.安全保密原則：采取有效措施確保數(shù)字檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失，對涉及公司機(jī)密的數(shù)字檔案嚴(yán)格保密。4.便于利用原則：遵循方便快捷、高效服務(wù)的宗旨，建立科學(xué)合理的數(shù)字檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。數(shù)字檔案管理職責(zé)綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司數(shù)字檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門數(shù)字檔案的形成、整理、歸檔等工作。3.負(fù)責(zé)公司數(shù)字檔案的集中存儲、保管和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。4.建立和維護(hù)公司數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。5.負(fù)責(zé)組織數(shù)字檔案的鑒定、銷毀等工作。6.提供數(shù)字檔案的查閱、利用服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)。各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門數(shù)字檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的真實(shí)、完整。2.按照公司數(shù)字檔案管理制度的要求，定期將本部門的數(shù)字檔案移交綜合管理部門歸檔。3.配合綜合管理部門做好數(shù)字檔案的管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.在工作中需要查閱數(shù)字檔案時(shí)，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員職責(zé)1.熟悉數(shù)字檔案管理業(yè)務(wù)，掌握相關(guān)技術(shù)和技能，確保檔案管理工作的質(zhì)量。2.負(fù)責(zé)數(shù)字檔案的收集、整理、編目、存儲、保管等具體工作。3.對數(shù)字檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案信息的安全問題。4.為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，做好檔案查閱、借閱登記等工作。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。數(shù)字檔案的形成與收集數(shù)字檔案的形成要求1.公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成數(shù)字檔案，確保檔案信息的原始性和真實(shí)性。2.數(shù)字檔案應(yīng)采用通用格式和標(biāo)準(zhǔn)，保證數(shù)據(jù)的可讀性和兼容性。3.電子文件應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行標(biāo)識、加密、備份等處理，確保文件的安全性。數(shù)字檔案的收集范圍1.各類公文、報(bào)告、通知、決議等文件材料。2.業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等經(jīng)濟(jì)往來文件。3.項(xiàng)目規(guī)劃、方案、總結(jié)、驗(yàn)收報(bào)告等項(xiàng)目文檔。4.財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)文件。5.人事檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核等人事文件。6.技術(shù)資料、研發(fā)報(bào)告、專利文件等技術(shù)文件。7.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的數(shù)字文件材料。數(shù)字檔案的收集流程1.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門數(shù)字檔案的收集工作，定期對業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件進(jìn)行梳理和收集。2.收集的數(shù)字檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性，并填寫檔案收集登記表。3.對于重要的數(shù)字檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，并妥善保存?zhèn)浞萁橘|(zhì)。4.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將收集整理好的數(shù)字檔案移交綜合管理部門。數(shù)字檔案的整理整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索，提高檔案利用效率。整理方法1.分類：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案內(nèi)容，對數(shù)字檔案進(jìn)行分類。一般可分為行政管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、業(yè)務(wù)管理、技術(shù)管理等類別，每個(gè)類別下再細(xì)分若干二級類目。2.編號：為每份數(shù)字檔案賦予唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.著錄：對數(shù)字檔案的基本信息進(jìn)行著錄，包括文件題名、日期、來源、保管期限等，形成檔案目錄數(shù)據(jù)庫。整理流程1.綜合管理部門接收各部門移交的數(shù)字檔案后，進(jìn)行集中整理。2.按照分類方案對檔案進(jìn)行分類，確定每份檔案的類別和編號。3.對檔案進(jìn)行著錄，錄入檔案目錄數(shù)據(jù)庫。4.對整理好的數(shù)字檔案進(jìn)行審核，確保整理質(zhì)量。數(shù)字檔案的存儲與保管存儲方式1.公司數(shù)字檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等，進(jìn)行集中存儲。2.存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。3.定期對存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理存儲設(shè)備故障。存儲環(huán)境1.數(shù)字檔案存儲場所應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，防止檔案因環(huán)境因素受損。2.存儲場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全。3.建立存儲場所的管理制度，對進(jìn)出存儲場所的人員進(jìn)行嚴(yán)格登記和管理。保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定數(shù)字檔案的保管期限。保管期限一般分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司重要的規(guī)章制度、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等；長期保管的檔案一般為10年以上，短期保管的檔案為10年以下。3.定期對保管期限已滿的數(shù)字檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保管。保管流程1.將整理好的數(shù)字檔案按照存儲方式和存儲環(huán)境要求進(jìn)行存儲。2.建立數(shù)字檔案保管臺賬，記錄檔案的存儲位置、保管期限等信息。3.定期對數(shù)字檔案進(jìn)行清查和核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.對保管期限已滿的數(shù)字檔案，按照規(guī)定的鑒定程序進(jìn)行鑒定，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。數(shù)字檔案的利用利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.按照規(guī)定的程序和權(quán)限提供檔案利用服務(wù)，保障檔案信息的安全。3.充分發(fā)揮數(shù)字檔案的作用，為公司的各項(xiàng)工作提供有力支持。利用方式1.查閱：檔案利用者可通過數(shù)字檔案管理系統(tǒng)查閱授權(quán)范圍內(nèi)的數(shù)字檔案。查閱時(shí)應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱數(shù)字檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)檔案利用者的需求，可為其提供數(shù)字檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制應(yīng)經(jīng)檔案管理人員審核，并注明復(fù)制用途。利用流程1.檔案利用者向綜合管理部門提出利用申請，填寫檔案利用申請表。2.綜合管理部門對申請進(jìn)行審核，根據(jù)利用者的權(quán)限和檔案的保密級別，決定是否批準(zhǔn)申請。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照規(guī)定為利用者提供查閱、借閱或復(fù)制服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。4.利用者歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。數(shù)字檔案的安全管理安全防護(hù)措施1.建立數(shù)字檔案安全防護(hù)體系，采用防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等手段，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。3.對數(shù)字檔案存儲設(shè)備進(jìn)行加密處理，確保檔案數(shù)據(jù)在存儲過程中的安全性。訪問控制1.對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的訪問進(jìn)行嚴(yán)格權(quán)限控制，根據(jù)人員的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，設(shè)置不同的訪問級別。2.實(shí)行用戶身份認(rèn)證和密碼管理，用戶應(yīng)定期更換密碼，確保賬戶安全。3.對涉及公司機(jī)密的數(shù)字檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制訪問范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.建立數(shù)字檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在與原數(shù)據(jù)不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。3.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，在數(shù)據(jù)遭受破壞或丟失時(shí)，能夠及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)，保證公司業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。安全審計(jì)1.建立數(shù)字檔案安全審計(jì)機(jī)制，對檔案管理系統(tǒng)的操作進(jìn)行審計(jì)記錄。審計(jì)內(nèi)容包括用戶登錄、文件訪問、數(shù)據(jù)修改等操作。2.定期對審計(jì)記錄進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)進(jìn)行處理，防范安全風(fēng)險(xiǎn)。3.配合相關(guān)部門對數(shù)字檔案安全事故進(jìn)行調(diào)查和處理，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善安全管理措施。數(shù)字檔案的鑒定與銷毀鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度，對數(shù)字檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.從檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等方面進(jìn)行綜合評估，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。鑒定組織成立數(shù)字檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，對數(shù)字檔案進(jìn)行鑒定。鑒定流程1.定期對保管期限已滿的數(shù)字檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對檔案清單中的檔案進(jìn)行逐一鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果填寫檔案鑒定意見書。3.對擬銷毀的檔案，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。銷毀程序1.編制數(shù)字檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的題名、日期、編號、存儲位置等信息。2.采用安全可