發貨收款管理制度?總則目的本制度旨在規范公司發貨收款流程，確保貨物準確、及時發出，款項安全、足額收回，保障公司資金流的順暢，維護公司的合法權益，提高公司運營效率和經濟效益。適用范圍本制度適用于公司所有產品的發貨及收款業務，包括國內銷售和國際貿易。基本原則1.準確性原則：發貨信息和收款記錄必須準確無誤，確保貨物數量、規格、交付時間等與合同約定一致，收款金額與銷售金額相符。2.及時性原則：按照合同約定的時間節點安排發貨和收款工作，避免延誤導致客戶投訴或公司損失。3.安全性原則：保障貨物在運輸過程中的安全，防止貨物損壞、丟失；確保收款過程的安全，防范資金風險。4.責任明確原則：明確各部門及人員在發貨收款過程中的職責，做到責任到人，獎懲分明。發貨管理訂單接收與審核1.銷售部門負責接收客戶訂單：訂單應包含客戶名稱、產品規格、數量、交貨時間、交貨地點、價格等詳細信息。2.銷售內勤對訂單進行初步審核：檢查訂單信息的完整性、準確性，確認客戶信用狀況是否良好。如發現問題，及時與銷售代表溝通并反饋給客戶。3.信用評估：對于新客戶或信用狀況有疑問的客戶，信用管理部門進行信用評估，確定信用額度和付款方式。評估結果作為訂單審批的重要依據。訂單審批1.銷售經理對訂單進行審批：根據訂單金額、客戶信用狀況、庫存情況等因素，決定是否接受訂單。如訂單金額超過銷售經理審批權限，需提交上級領導審批。2.審批通過的訂單：銷售內勤將訂單信息錄入公司銷售管理系統，并通知生產部門安排生產。生產安排1.生產部門根據訂單要求：制定生產計劃，明確產品生產數量、生產進度、質量標準等。確保原材料供應充足，生產設備正常運行，按時完成生產任務。2.生產過程中：質量控制部門對產品質量進行全程監控，確保產品符合質量標準。如發現質量問題，及時通知生產部門進行整改。發貨準備1.倉庫管理人員根據生產部門的發貨通知：準備貨物，核對貨物的規格、數量、質量等信息，確保貨物與訂單一致。2.對貨物進行妥善包裝：根據產品特性選擇合適的包裝材料，確保貨物在運輸過程中不受損壞。3.在貨物外包裝上標注清晰的標識：包括客戶名稱、產品名稱、規格、數量、發貨日期等信息。發貨流程1.倉庫管理人員填寫發貨單：發貨單應包含訂單號、客戶名稱、產品名稱、規格、數量、發貨日期、運輸方式等信息。發貨單經倉庫主管審核簽字后生效。2.將發貨單及貨物交付給物流部門：物流部門根據發貨單安排運輸車輛或物流公司，辦理貨物托運手續。在貨物發出后，及時將物流單號反饋給銷售內勤。3.銷售內勤將發貨信息錄入銷售管理系統：并及時通知客戶貨物已發出，預計到達時間等信息。同時，將發貨情況告知財務部門，以便做好收款準備。發貨異常處理1.如因不可抗力因素：如自然災害、交通擁堵等導致發貨延誤，物流部門應及時通知銷售內勤，銷售內勤與客戶溝通協調，說明情況并爭取客戶理解。同時，盡快安排貨物發出，確保客戶能夠按時收到貨物。2.如因產品質量問題：導致無法按時發貨，生產部門應及時進行整改，盡快完成產品生產。銷售內勤與客戶溝通，告知客戶發貨延遲的原因及預計發貨時間，爭取客戶的諒解。3.如因客戶原因：如地址變更、聯系方式變更等導致發貨出現問題，銷售內勤應及時與客戶取得聯系，核實相關信息，并根據客戶要求進行調整。收款管理收款政策制定1.財務部門根據公司經營目標：市場情況及客戶信用狀況，制定收款政策。收款政策應明確不同客戶的信用期限、信用額度、收款方式等內容。2.收款政策經公司管理層審批后執行：并及時傳達給銷售部門及相關人員，確保所有人員了解并遵守公司收款政策。收款通知1.銷售內勤在發貨后：按照合同約定的收款時間，及時向客戶發送收款通知。收款通知應明確收款金額、收款期限、收款方式等信息。2.對于信用期限較長的客戶：在臨近收款期限時，銷售內勤應再次提醒客戶按時付款，確保款項及時收回。收款跟蹤1.銷售部門負責對收款情況進行跟蹤：及時了解客戶付款進度，對于逾期未付款的客戶，銷售代表應主動與客戶溝通，了解原因并催促客戶付款。2.財務部門定期與銷售部門核對收款情況：對逾期未收回的款項進行分析，協助銷售部門采取相應的催收措施。收款方式1.現金收款：客戶直接以現金形式支付貨款，財務部門在收到現金后，應及時開具收款收據，并進行現金繳存銀行。2.銀行轉賬收款：客戶通過銀行轉賬方式支付貨款，財務部門應及時確認到賬情況，并根據到賬金額開具發票。3.支票收款：客戶以支票形式支付貨款，財務部門收到支票后，應及時到銀行辦理入賬手續。在支票入賬前，應核實支票的真實性和有效性，防止空頭支票。4.電子支付收款：客戶通過電子支付平臺（如微信、支付寶等）支付貨款，財務部門應及時關注支付平臺的收款記錄，確認款項到賬情況，并開具發票。逾期收款處理1.對于逾期未付款的客戶：銷售部門應按照以下流程進行催收：首次催收：在逾期后的[X]個工作日內，銷售代表通過電話、郵件等方式與客戶溝通，了解逾期原因，提醒客戶盡快付款。二次催收：如首次催收無效，在逾期后的[X]個工作日內，銷售經理親自與客戶溝通，強調逾期付款對公司造成的影響，要求客戶制定付款計劃，并督促客戶盡快履行付款義務。三次催收：若二次催收仍未取得成效，在逾期后的[X]個工作日內，由公司高層領導或法務部門與客戶進行溝通，告知客戶公司將采取進一步的法律措施，維護公司的合法權益。2.財務部門在催收過程中：應及時提供相關的財務數據和憑證，協助銷售部門進行催收工作。對于逾期時間較長、金額較大的款項，財務部門應將相關情況及時匯報給公司管理層，以便采取更加有效的催收措施。3.如通過催收仍無法收回款項：公司可考慮采取法律手段追討欠款。法務部門負責收集相關證據，起草訴訟文件，委托律師事務所進行訴訟。在訴訟過程中，財務部門應積極配合，提供必要的財務支持和信息。應收賬款管理應收賬款賬齡分析1.財務部門每月定期對應收賬款進行賬齡分析：將應收賬款按照逾期天數分為不同的賬齡區間，如030天、3160天、6190天、91天以上等。2.通過賬齡分析：了解應收賬款的分布情況，評估客戶的付款習慣和信用風險，為制定催收策略提供依據。應收賬款預警1.根據應收賬款賬齡分析結果：財務部門設定不同賬齡區間的預警指標。當應收賬款達到預警指標時，及時向銷售部門和管理層發出預警信號。2.預警信號發出后：銷售部門應立即采取相應的催收措施，加快款項回收，降低逾期風險。應收賬款核銷1.對于確實無法收回的應收賬款：由銷售部門提出核銷申請，詳細說明壞賬原因、金額、客戶情況等。2.財務部門會同相關部門進行審核：審核通過后，報公司管理層審批。經批準后，財務部門進行賬務處理，核銷應收賬款。3.已核銷的應收賬款：如后期又收回部分或全部款項，應及時進行賬務調整，恢復應收賬款，并按照正常收款流程進行處理。部門職責分工銷售部門1.負責客戶訂單的接收、審核與跟蹤：確保訂單信息準確無誤，并及時安排生產和發貨。2.建立客戶檔案：記錄客戶基本信息、信用狀況、交易歷史等，為信用評估和收款管理提供依據。3.負責與客戶溝通協調：及時了解客戶需求和反饋，處理客戶投訴和糾紛，維護良好的客戶關系。4.按照公司收款政策：對客戶的收款情況進行跟蹤和催收，確保款項按時足額收回。生產部門1.根據銷售訂單要求：制定合理的生產計劃，組織生產，確保產品按時、按質、按量完成。2.負責生產過程中的質量控制：保證產品質量符合標準要求，避免因質量問題導致發貨延誤或客戶退貨。3.及時與銷售部門溝通生產進度：協助銷售部門做好發貨準備工作。倉庫部門1.負責貨物的存儲、保管和發放：確保貨物安全無損，數量準確。2.根據發貨通知：及時準備貨物，辦理發貨手續，確保貨物按時發出。3.定期盤點庫存：核對庫存數量與系統記錄是否一致，發現問題及時處理。財務部門1.制定公司收款政策：并監督執行情況，確保公司資金安全和正常流轉。2.負責應收賬款的核算和管理：定期對應收賬款進行賬齡分析，預警逾期賬款，協助銷售部門進行催收。3.審核發貨單、收款憑證等相關財務資料：確保財務數據的準確性和完整性。4.開具發票：及時、準確地向客戶開具發票，確保發票內容與合同約定一致。信用管理部門1.負責客戶信用評估：建立客戶信用檔案，確定客戶信用額度和信用期限，為銷售決策提供依據。2.定期對客戶信用狀況進行跟蹤和評估：根據客戶經營情況和信用表現，及時調整信用額度和信用期限。3.協助銷售部門和財務部門進行逾期賬款催收：提供客戶信用信息支持，制定合理的催收策略。法務部門1.負責審核銷售合同：確保合同條款合法合規，保護公司的合法權益。2.對逾期賬款提供法律支持：協助制定催收方案，必要時通過法律手段追討欠款。3.關注法律法規變化：及時調整公司相關制度和流程，防范法律風險。監督與考核內部審計1.公司內部審計部門定期對發貨收款業務進行審計：檢查發貨收款流程的執行情況，核實相關財務數據的真實性和準確性。2.審計過程中發現的問題：及時提出整改意見，要求相關部門限期整改。整改情況納入公司績效考核體系。績效考核1.建立發貨收款業務績效考核指標體系：對銷售部門、財務部門、倉庫部門等相關部門及人員的工作業績進行考核。2.考核指標包括發貨及時率：收款