辦公室禮儀及行為規(guī)范制度為使企業(yè)職員行為規(guī)范,辦公室管理有章可循,加緊企業(yè)行政管理工作制度化、規(guī)范化之進程,提升大家工作效率,特制訂本制度。一、辦公桌面物品擺放要求辦公桌面物品定義是指擺放于辦公桌桌面物品,它包含方法文件架或者立式書架、職員自己文具、電腦顯示器或者附帶有鍵盤和鼠標(biāo)等。放置物品要求僅限辦公桌面擺放物品:電腦顯示器（能夠附帶鍵盤和鼠標(biāo);若無顯示器,能夠放置筆記本電腦一臺）,書架或者文件架,文具盒一個,筆記簿一個,水杯一個。假如申領(lǐng)了辦公室綠色植物,桌面能夠擺放一盆植物。除了僅限辦公桌面擺放物品以外,職員能夠臨時存放與自己工作相關(guān)資料和產(chǎn)品,不過當(dāng)日下班后必需將臨時存放于桌面物品收歸她處,不得留存于桌面之上。二、辦公室內(nèi)物品擺放要求辦公室內(nèi)物品定義是指擺放于辦公室內(nèi)物品、它包含辦公用具、項目文件和產(chǎn)品（比如報批資料,完工資料、產(chǎn)品樣品等）,職員私人物品、職員辦公用桌等。放置物品要求各部門對項目產(chǎn)生文件,能夠臨時存放在辦公室內(nèi),假如沒有特殊情況,應(yīng)一周之內(nèi)將該文件收歸處理,不得占用辦公室公用空間超出一周。辦公室嚴(yán)禁堆放與工作無關(guān)物品,職員私人物品和辦公桌椅擺放不得妨礙她人工作,辦公桌椅未經(jīng)人事行政部同意,不得私自隨意擺放、移動。倘若是特殊情況,必需報備給行政部門登記立案,并放置到合理位置。辦公室擺放文件柜、五節(jié)柜、辦公桌、飲水機等設(shè)施,應(yīng)規(guī)范、整齊并隨時保持清潔。文件柜、五節(jié)柜、保險柜頂部嚴(yán)禁堆放舊書籍、舊文件、舊資料及雜物。木質(zhì)玻璃門文件柜擺放書籍、文件等辦公用具應(yīng)整齊、合理。新進設(shè)備包裝和報廢設(shè)備以及不用雜物應(yīng)按要求程序立刻給予清除。三、辦公室衛(wèi)生管理要求職員區(qū)域衛(wèi)生每位職員上班前5分鐘打掃自己辦公工位衛(wèi)生,整理文件,確保辦公桌上無浮塵,桌上電腦、鍵盤和書籍無浮塵,下班后清理當(dāng)日垃圾;不在辦公室墻壁亂懸掛、張貼雜物。公共衛(wèi)生維護辦公室內(nèi)不得隨地亂扔紙屑,地面隨時保持無積塵、污物、煙頭、痰漬、口香糖渣等渣滓。墻面、門窗嚴(yán)禁張貼與工作、學(xué)習(xí)無關(guān)紙張及印刷品。請自覺保持辦公區(qū)內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生,桌面、窗臺、地面、墻壁不能有污跡,時刻保持空氣清新。辦公室及窗外不得丟棄廢紙、煙頭、傾倒剩茶和吐痰。四、辦公室行為、紀(jì)律規(guī)范1、企業(yè)統(tǒng)一實施“辦公室門戶開放政策”,即在辦公時間,任何辦公室均須開門辦公,請勿在辦公時間將辦公室房間門關(guān)閉或虛掩;特殊情況（如有時需要保密）才能夠關(guān)門辦公。2、請勿在辦公場所講不文明用語,在辦公室和走廊不能嘻笑、打鬧;工作時間請勿聊天、開低級玩笑。3、請勿破壞性地使用和對待企業(yè)物品;借用她人或企業(yè)東西,使用后應(yīng)立刻送還或歸放原處。4、工作時間無事請勿串辦公室;未經(jīng)同意不得隨意開同事抽屜、柜子、使用她人電腦等物品,不得隨意翻看同事文件、資料等。5、辦公室內(nèi)未經(jīng)許可,請勿進行打牌、下棋等娛樂活動,嚴(yán)禁上班時間在電腦上玩游戲。6、不許可企業(yè)職員在辦公室內(nèi)吸煙;假如吸煙,請到衛(wèi)生間內(nèi)吸煙。五、辦公儀表規(guī)范1、工作時間全體職員著正裝,保持工裝潔凈,不得穿脫鞋上班工作;2、辦公室工作人員必需佩戴工作牌,工作牌損壞可持舊牌到辦公室換新,如丟失則需支付工本費;3、儀容儀表:女士宜化淡妝,不得濃妝艷抹;男士不宜留怪異頭發(fā)或過長頭發(fā),刮凈胡須。六、接聽和撥打電話禮儀1、在接聽電話時,最好在電話鈴響第二聲或第三聲時候接起,以給對方最為適宜心理準(zhǔn)備時間,同時表現(xiàn)企業(yè)高效辦公效率。2、接聽電話要主動報出自己企業(yè)名稱或部門名稱,在接聽時請說“您好,****”;接聽電話要使用文明用語,語速適中,態(tài)度親切、溫和、耐心,同時要簡明扼要,表現(xiàn)企業(yè)工作效率;對方講述時要留心聽,并記下關(guān)鍵點;未聽清時,應(yīng)立刻告訴對方,請其反復(fù);結(jié)束時禮貌道別,待對方切斷電話后,自己再放話筒。3、接聽企業(yè)外部人員打給企業(yè)其她同事電話時,一樣要耐心禮貌,能夠在說過“請您稍等”以后以最快速度找到相關(guān)同事或者將電話轉(zhuǎn)到相關(guān)部門;當(dāng)同事不在時,應(yīng)禮貌地請對方稍后再打,并主動表示能夠幫助對方轉(zhuǎn)達緊要信息。4、當(dāng)接聽到不指名電話,而自己不能處理時,可坦白告訴對方,并立即將電話交給能夠處理人;在轉(zhuǎn)交前,應(yīng)先把對方所談內(nèi)容簡明扼要地告訴接收人。5、全部職員在工作時間撥打與工作無關(guān)私人電話嚴(yán)謹超出30分鐘;假如確相關(guān)鍵或緊急私人事情需要處理,注意節(jié)省時間,長話短說。6、不管碰到何種情況,均應(yīng)避免在電話中與對方發(fā)生爭吵或使用過激語言,宜耐心、冷靜、有修養(yǎng)地處理問題。七、會議室使用管理要求適用會議:周會、項目會議、臨時會議、會見業(yè)主、臨時辦公等均屬于此范圍。內(nèi)容會議室由行政部負責(zé)管理。會議室只限本企業(yè)相關(guān)職能部門使用,外單位借用會議室須經(jīng)行政人事部經(jīng)理同意,并到辦公室辦理借用手續(xù)。各部門無權(quán)將會議室借給外單位使用。任何部門和個人未經(jīng)行政部同意不得將會議室多種設(shè)施拿出會議室或轉(zhuǎn)做她用。會議舉行必需到人事行政部登記署名,登記后方可使用;會見用戶時,需要會客職員到行政部登記;臨時辦公人員必需到人事行政部登記署名使用,倘若碰到特殊情況,需要緊急使用會議室,能夠事后到行政部補簽登記。通常在人事行政部登記署名后,簽字登記人對以下事宜負擔(dān)責(zé)任:會議前對投影儀、電腦等會議設(shè)備試用與部署;會議后會議室清掃、會議桌清潔衛(wèi)生;會議后對所使用設(shè)備復(fù)原到會議前放置狀態(tài);會議桌、會議椅整齊擺放與歸置。關(guān)好窗、門、電器,并向辦公室立刻說明并在申請記錄表上簽署使用意見。簽字人能夠自行處理上述事宜,也能夠安排其她人代辦處理。使用會議室期間,使用部門和與會人員要珍惜室內(nèi)公物,保持室內(nèi)清潔,不得隨意將會議室用具帶走或挪作她用。損害公物由簽字登記人負責(zé)。八、辦公用具管理要求相關(guān)步驟辦公用具申請購置由人事行政部負責(zé)。各部門經(jīng)理將需求細化到規(guī)格和型號填寫進《月采購計劃表》于每個月20號上報給人事行政部,由人事行政部統(tǒng)一匯總交于財務(wù)審批,將審批后表遞交給人事行政部審批采購。具體內(nèi)容為了統(tǒng)一限量,控制用具規(guī)格以及節(jié)省經(jīng)費開支,全部辦公用具購置,都由行政部統(tǒng)一負責(zé)。職員填寫申請表,必需明確、具體、以避免采購物品與需求出入過大,無法滿足使用;因職員填寫錯誤而引發(fā)采購物品無法使用,部門經(jīng)理負擔(dān)對應(yīng)責(zé)任。辦公用具標(biāo)準(zhǔn)上由企業(yè)行政部統(tǒng)一采購、分發(fā)給各個部門。如有特殊情況,許可各部門提“加急采購表”進行采購。在這種情況下,必需經(jīng)總經(jīng)理、財務(wù)審批同意方可購置。企業(yè)各部門應(yīng)按企業(yè)核定辦公用具費用定額標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把好申購和領(lǐng)用關(guān)。保管人不得超標(biāo)發(fā)放辦公用具,確因工作需要超標(biāo)領(lǐng)用,應(yīng)經(jīng)人事行政部經(jīng)理同意。各部門及各使用人辦公用具使用標(biāo)準(zhǔn);每人每個月最多領(lǐng)用1支簽字筆,假如保管不好丟失自行負責(zé)購置。每個月15日至20日為辦公用具領(lǐng)用時間,其她時間嚴(yán)禁領(lǐng)用辦公用具。各部門要控制和合理使用辦公用具,杜絕浪費現(xiàn)象。筆記本、簽字筆芯、固體膠棒、涂改液、計算器、訂書器等辦公用具重新領(lǐng)用時以舊換新。凡調(diào)出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時,應(yīng)將所領(lǐng)用辦公用具（一次性消耗品除外）如數(shù)歸還。有缺失應(yīng)照價賠償,不然不予辦理相關(guān)手續(xù)。對決定報廢辦公用具（資產(chǎn)類）,要按報廢步驟填寫《資產(chǎn)報廢單》經(jīng)總經(jīng)理、人事行政部審批方可報廢;一樣如有辦公物品（資產(chǎn)類）按調(diào)轉(zhuǎn)步驟填寫《資產(chǎn)調(diào)拔單》經(jīng)總經(jīng)理、人事行政部審批方可進行調(diào)拔。九、打印紙使用要求打印紙定義 打印紙為辦公室常見A4打印紙,打印紙分成可使用單面及新紙兩種,可使用單面紙是指已經(jīng)使用過一面,還剩一面可用,且用過一面內(nèi)容已無效紙張。新紙是指兩面均未經(jīng)使用是紙張。在打印及收傳真時候,假如是不關(guān)鍵、非正規(guī)、對內(nèi)文件或資料一律使用單面紙。在打印及收傳真時候,假如是關(guān)鍵、正規(guī)、對外文件或資料須使用新紙。通常經(jīng)裝訂過單面紙,留有裝訂孔洞或者訂書釘痕跡單面紙,均為不可使用單面紙,一律作廢紙?zhí)幚?不得放入打印機內(nèi)反復(fù)使用,以免損壞硒鼓和打印機。打印機和傳真機送紙地方只放能夠使用單面紙