工程材料采購管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)工程材料采購管理，規(guī)范采購行為，確保工程材料質(zhì)量，控制采購成本，提高采購效率，保障工程順利進(jìn)行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有工程項目的材料采購活動，包括原材料、構(gòu)配件、設(shè)備等。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)工程實際需求，合理確定采購數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購材料符合工程質(zhì)量要求。成本控制原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司利益。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策層職責(zé)審批工程材料采購計劃和預(yù)算。對重大采購項目進(jìn)行決策，包括供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂等。監(jiān)督采購過程，協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。2.采購執(zhí)行部門職責(zé)負(fù)責(zé)編制工程材料采購計劃，報采購決策層審批。組織實施采購活動，包括供應(yīng)商選擇、詢價、談判、合同簽訂等。跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中的問題。建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。3.需求部門職責(zé)根據(jù)工程進(jìn)度和實際需求，及時向采購執(zhí)行部門提交材料需求計劃。參與供應(yīng)商選擇和采購合同評審，提供技術(shù)支持和質(zhì)量要求。負(fù)責(zé)對采購到貨材料進(jìn)行驗收，反饋驗收結(jié)果。三、采購計劃管理1.計劃編制依據(jù)工程施工圖紙、施工組織設(shè)計和施工進(jìn)度計劃。工程預(yù)算和成本控制目標(biāo)。庫存狀況和材料消耗定額。2.計劃編制流程需求部門根據(jù)工程進(jìn)度，在每月[X]日前提交次月材料需求計劃，詳細(xì)列出材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。采購執(zhí)行部門匯總各需求部門的材料需求計劃，結(jié)合庫存狀況，進(jìn)行綜合平衡，編制工程材料采購計劃初稿。采購計劃初稿經(jīng)采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審核后，報采購決策層審批。采購決策層審批通過后的采購計劃作為正式采購依據(jù)，采購執(zhí)行部門按照計劃組織實施采購。3.計劃調(diào)整在采購計劃執(zhí)行過程中，如因工程變更、設(shè)計調(diào)整等原因需要調(diào)整采購計劃，需求部門應(yīng)及時提交書面變更申請。采購執(zhí)行部門根據(jù)變更申請，對采購計劃進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，并報采購決策層審批。采購計劃調(diào)整后，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門和供應(yīng)商，確保采購工作順利進(jìn)行。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)具有合法的經(jīng)營資質(zhì)和良好的商業(yè)信譽。具備生產(chǎn)或供應(yīng)所需材料的能力和經(jīng)驗，產(chǎn)品質(zhì)量符合國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。具有良好的售后服務(wù)體系，能夠及時響應(yīng)客戶需求。價格合理，具備一定的成本優(yōu)勢。與公司有良好的合作意愿，能夠遵守合同約定。2.供應(yīng)商開發(fā)與評估供應(yīng)商開發(fā)采購執(zhí)行部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，確定潛在供應(yīng)商名單。采購執(zhí)行部門組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)能力等情況。對于考察合格的潛在供應(yīng)商，采購執(zhí)行部門將其納入供應(yīng)商名錄，并建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商評估采購執(zhí)行部門定期（每季度）對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。采購執(zhí)行部門根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，將供應(yīng)商分為A、B、C三類，其中A類為優(yōu)秀供應(yīng)商，B類為合格供應(yīng)商，C類為待改進(jìn)供應(yīng)商。對于A類供應(yīng)商，在同等條件下優(yōu)先采購其產(chǎn)品；對于C類供應(yīng)商，采購執(zhí)行部門應(yīng)與其溝通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，應(yīng)取消其供應(yīng)商資格。3.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)采購執(zhí)行部門定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況和市場動態(tài)，及時反饋公司需求和意見。對于重要供應(yīng)商，采購執(zhí)行部門應(yīng)定期組織供應(yīng)商座談會，加強(qiáng)雙方的合作與交流。采購執(zhí)行部門應(yīng)及時處理供應(yīng)商的投訴和建議，維護(hù)良好的合作關(guān)系。五、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)工程實際需求，填寫《工程材料采購申請表》，詳細(xì)說明材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。《工程材料采購申請表》提交給采購執(zhí)行部門。2.采購詢價采購執(zhí)行部門收到采購申請后，根據(jù)采購材料的特點和市場情況，選擇多家供應(yīng)商進(jìn)行詢價。詢價內(nèi)容包括產(chǎn)品價格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等方面。采購執(zhí)行部門整理各供應(yīng)商的詢價報價單，進(jìn)行對比分析，確定初步的采購供應(yīng)商名單。3.采購談判采購執(zhí)行部門與初步確定的采購供應(yīng)商進(jìn)行談判，就采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行協(xié)商。在談判過程中，采購執(zhí)行部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本構(gòu)成和市場行情，爭取有利的采購條件。談判達(dá)成一致后，采購執(zhí)行部門形成談判紀(jì)要，記錄談判的主要內(nèi)容和結(jié)果。4.合同簽訂采購執(zhí)行部門根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同經(jīng)采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審核后，報采購決策層審批。采購決策層審批通過后，采購執(zhí)行部門與供應(yīng)商簽訂正式的采購合同。5.采購執(zhí)行與跟蹤采購執(zhí)行部門按照采購合同約定，及時向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購材料的規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等要求。采購執(zhí)行部門跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，必要時采取相應(yīng)的措施，如扣除違約金、更換供應(yīng)商等。6.到貨驗收采購材料到貨前，采購執(zhí)行部門應(yīng)通知需求部門做好驗收準(zhǔn)備工作。需求部門組織相關(guān)人員按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范對采購到貨材料進(jìn)行驗收。驗收合格的材料，需求部門應(yīng)填寫《工程材料驗收單》，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的材料，需求部門應(yīng)及時通知采購執(zhí)行部門，采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。7.付款結(jié)算采購執(zhí)行部門根據(jù)采購合同約定和到貨驗收情況，填寫《工程材料付款申請表》，附上采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)資料，報采購決策層審批。采購決策層審批通過后，財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度和采購合同約定辦理付款結(jié)算手續(xù)。六、采購成本控制1.成本預(yù)算編制采購執(zhí)行部門根據(jù)采購計劃和市場價格信息，編制工程材料采購成本預(yù)算，明確各項采購材料的預(yù)算價格和總成本。采購成本預(yù)算經(jīng)采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審核后，報采購決策層審批。2.成本控制措施采購執(zhí)行部門在采購過程中，應(yīng)通過談判、招標(biāo)、詢價等方式，爭取最優(yōu)惠的采購價格。合理控制采購數(shù)量，避免因過量采購導(dǎo)致庫存積壓和成本增加。優(yōu)化采購運輸方式，降低運輸成本。加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格執(zhí)行合同條款，避免因合同變更等原因?qū)е鲁杀驹黾印?.成本分析與考核采購執(zhí)行部門定期對采購成本進(jìn)行分析，對比實際采購成本與預(yù)算成本的差異，分析原因，提出改進(jìn)措施。公司建立采購成本考核制度，對采購執(zhí)行部門的成本控制情況進(jìn)行考核，將考核結(jié)果與部門和個人績效掛鉤。七、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購執(zhí)行部門定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險等。根據(jù)風(fēng)險識別和評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。2.風(fēng)險應(yīng)對措施市場風(fēng)險應(yīng)對關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握材料價格波動情況，合理安排采購時機(jī)。與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款，約定在市場價格波動較大時，雙方協(xié)商調(diào)整采購價格。質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)供應(yīng)商質(zhì)量管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和檢驗報告。增加到貨檢驗頻次和嚴(yán)格程度，確保采購材料質(zhì)量符合要求。建立質(zhì)量追溯機(jī)制，對出現(xiàn)質(zhì)量問題的材料，及時追溯供應(yīng)商責(zé)任。供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對選擇多家供應(yīng)商，避免對單一供應(yīng)商過度依賴。加強(qiáng)對供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，定期評估供應(yīng)商的經(jīng)營狀況和信用狀況。建立供應(yīng)商應(yīng)急替代機(jī)制，在供應(yīng)商出現(xiàn)問題時，能夠及時更換供應(yīng)商，保證采購工作不受影響。合同風(fēng)險應(yīng)對簽訂詳細(xì)、明確的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免合同糾紛。加強(qiáng)合同執(zhí)行過程的監(jiān)督和管理，確保雙方嚴(yán)格履行合同約定。定期對合同進(jìn)行審查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中存在的問題。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對工程材料采購活動進(jìn)行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購成本是否合理、采購合同是否有效等。內(nèi)部審計部門根據(jù)審計結(jié)果，提出審計意見和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。2.采購決策層監(jiān)督采購決策層對工程材料采購活動進(jìn)行全過程監(jiān)督，定期聽取采購執(zhí)行部門的工作匯報，了解采購工作進(jìn)展情況。對采購過程中的重大事項進(jìn)行決策和審批，確保采購工作符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。3.