瀘貴公路養(yǎng)護檔案管理細則?一、總則（一）目的為加強瀘貴公路養(yǎng)護檔案的科學管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，更好地服務于公路養(yǎng)護工作，特制定本細則。（二）適用范圍本細則適用于瀘貴公路養(yǎng)護過程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則瀘貴公路養(yǎng)護檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映瀘貴公路養(yǎng)護工作的實際情況，嚴禁偽造和篡改。3.及時性原則及時收集、整理和歸檔養(yǎng)護過程中產(chǎn)生的各類文件資料，確保檔案的時效性。4.便于利用原則檔案的整理和保管應便于查詢、借閱和利用，以滿足公路養(yǎng)護工作的需要。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定瀘貴公路養(yǎng)護檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責瀘貴公路養(yǎng)護檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管和統(tǒng)計等工作。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀過期和無保存價值的檔案。5.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。6.組織開展檔案管理業(yè)務培訓和宣傳工作，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和全體職工的檔案意識。（二）養(yǎng)護部門職責1.負責本部門在公路養(yǎng)護工作中形成的各類文件資料的收集、整理和初步分類，并及時移交檔案管理部門。2.明確專人負責檔案資料的日常管理，確保文件資料的及時、完整和準確。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、鑒定等工作，提供必要的業(yè)務支持。4.在工作中嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案資料。（三）檔案管理人員職責1.認真學習和掌握檔案管理的專業(yè)知識和技能，熟悉瀘貴公路養(yǎng)護工作流程。2.負責檔案的具體收集、整理、編目、保管和利用等工作，嚴格按照檔案管理規(guī)范操作。3.定期對檔案進行清查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。4.保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容。5.積極參加檔案管理業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務水平。三、檔案收集（一）收集范圍1.養(yǎng)護計劃與方案包括年度養(yǎng)護計劃、專項養(yǎng)護方案、應急處置預案等。2.養(yǎng)護工程文件施工圖紙、技術交底、工程變更通知、施工日志、質(zhì)量檢驗報告、竣工驗收文件等。3.巡查記錄日常巡查記錄、定期檢查記錄、特殊情況巡查記錄等。4.養(yǎng)護作業(yè)記錄路面養(yǎng)護、橋梁養(yǎng)護、隧道養(yǎng)護、交通設施維護等作業(yè)的詳細記錄。5.材料與設備管理文件材料采購清單、質(zhì)量檢驗報告、設備購置合同、設備維修保養(yǎng)記錄等。6.安全管理文件安全檢查記錄、安全事故報告及處理文件、安全培訓資料等。7.其他相關文件上級主管部門的文件、與其他單位的往來函件、會議紀要等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件資料的收集工作，確保文件資料及時、完整地收集。2.收集的文件資料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應確保其內(nèi)容的真實性和可讀性，并按照規(guī)定的格式和存儲方式進行保存。4.定期對收集的文件資料進行清理和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時補充或糾正。四、檔案整理（一）分類標準瀘貴公路養(yǎng)護檔案按照以下類別進行分類：1.綜合管理類包括養(yǎng)護計劃、總結、統(tǒng)計報表、規(guī)章制度、會議紀要等。2.養(yǎng)護工程類按照不同的養(yǎng)護工程類型進一步細分，如路面工程、橋梁工程、隧道工程等。3.巡查檢測類日常巡查記錄、定期檢測報告等。4.養(yǎng)護作業(yè)類根據(jù)不同的養(yǎng)護作業(yè)內(nèi)容分類，如路面維修、橋梁養(yǎng)護作業(yè)等。5.材料設備類材料管理文件、設備管理文件等。6.安全管理類安全檢查記錄、事故處理文件等。7.其他類不屬于以上分類的其他文件資料。（二）整理方法1.每份文件資料應單獨裝訂或裝盒，并在首頁附上文件目錄清單。2.按照分類標準對文件資料進行排序，同一類別的文件應按照時間順序排列。3.對于有多個附件的文件，應將附件與正文一起整理，并在附件首頁注明附件名稱和順序號。4.編制檔案編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。檔案編號格式可采用"類別代碼+年份+順序號"，例如：ZH2023001，表示綜合管理類2023年第1份檔案。五、檔案編目（一）編目內(nèi)容檔案編目應包括以下內(nèi)容：1.檔號即檔案編號。2.題名文件資料的標題或名稱。3.責任者文件資料的形成部門或個人。4.日期文件資料的形成時間。5.保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價值確定保管期限，分為永久、長期、短期。6.密級根據(jù)文件資料的保密要求確定密級，分為絕密、機密、秘密。7.頁數(shù)文件資料的總頁數(shù)。8.備注對檔案內(nèi)容的補充說明或特殊情況記錄。（二）編目要求1.編目信息應準確、完整、清晰，不得遺漏或錯誤填寫。2.編目應使用統(tǒng)一的格式和字體，確保編目質(zhì)量。3.編目完成后，應進行核對，確保編目信息與檔案內(nèi)容一致。六、檔案保管（一）保管場所應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應按照分類和編號順序排列上架存放，便于查找和管理。2.對于紙質(zhì)檔案，應采用檔案盒或檔案柜進行保管，檔案盒應標明檔案類別、編號、題名等信息。3.對于電子檔案，應采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行備份，并建立電子檔案目錄，注明電子檔案的存儲位置、文件名、日期等信息。4.定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。（三）檔案保護1.采取有效的防火措施，配備滅火器材，嚴禁在檔案庫房內(nèi)吸煙和使用明火。2.做好防潮工作，庫房地面應鋪設防潮材料，檔案柜應離墻放置，防止檔案受潮發(fā)霉。3.定期進行防蟲、滅鼠工作，放置防蟲、滅鼠藥品，防止檔案被蟲蛀、鼠咬。4.加強防盜措施，安裝防盜門窗、監(jiān)控設備等，確保檔案庫房的安全。5.對檔案進行定期檢查和維護，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或變質(zhì)情況，應及時采取措施進行修復或處理。七、檔案利用（一）利用原則1.遵循保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。2.按照規(guī)定的程序和手續(xù)辦理檔案借閱和查閱手續(xù)。3.以服務公路養(yǎng)護工作為目的，合理利用檔案資源。（二）利用方式1.借閱因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞或丟失檔案。2.查閱因工作需要查閱檔案的，可在檔案管理部門指定的場所進行查閱。查閱人員應遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得擅自摘抄、復印檔案內(nèi)容。如需摘抄或復印檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并注明摘抄或復印的內(nèi)容、用途等信息。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案的借閱、查閱情況進行詳細記錄，包括借閱（查閱）日期、借閱（查閱）人員姓名、單位、檔案名稱、編號、借閱（查閱）期限、歸還日期等信息。檔案利用登記記錄應妥善保存，以備查詢。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)瀘貴公路養(yǎng)護檔案的保管期限和實際利用價值，定期對檔案進行鑒定，準確判斷檔案是否仍有保存必要。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、養(yǎng)護部門業(yè)務骨干等組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容，判斷其對公路養(yǎng)護工作的參考價值和歷史意義。2.考慮檔案的形成時間、保管期限、密級等因素。3.結合公路養(yǎng)護工作的發(fā)展變化，評估檔案的現(xiàn)實需求。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單應包括檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字。3.按照規(guī)定的程序報上級主管部門批準后，由檔案管理部門指定專人負責監(jiān)督銷毀。4.銷毀檔案時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復。5.銷毀工作完成后，在檔案銷毀清單上注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人員簽字確認。銷毀清單應作為檔案管理的重要資料妥善保存。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制建立健全瀘貴公路養(yǎng)護檔案管理監(jiān)督機制，檔案管理部門定期對各部門的檔案管理工作進行檢查和指導，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.檔案安全保管措施的落實