印信管理制度x?一、總則1.目的為加強公司印信管理，確保印信使用的規范性、嚴肅性和安全性，維護公司的合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構的各類印信，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法人章、部門章以及其他具有法律效力的印章。3.印信定義公章：公司對外行使權力、承擔責任的正式印章，用于各類重要文件、合同、協議等的簽署。合同專用章：專門用于簽訂公司各類經濟合同的印章，以明確合同的法律效力。財務專用章：用于公司財務核算、資金收付等相關財務業務的印章。法人章：代表公司法定代表人身份的印章，主要用于特定財務文件或重要文件的簽署。部門章：各部門為履行其職責而使用的印章，用于部門內部文件、資料等的蓋章確認。其他印章：如公司業務專用章、分支機構印章等，根據其具體用途和授權范圍進行管理。二、印信的刻制與啟用1.印信刻制因工作需要刻制印信時，由使用部門填寫《印信刻制申請表》，詳細說明刻制印信的名稱、原因、使用范圍等內容，并經部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。行政部門對申請進行審核，審核通過后報公司領導審批。經批準后，由行政部門統一安排刻制印信。刻制印信必須選擇具有合法資質的印章制作單位，確保印章的質量和安全性。2.印信啟用新刻制的印信在啟用前，行政部門應填寫《印信啟用申請表》，注明印信名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并附上印模。《印信啟用申請表》經公司領導審批后，行政部門負責將印信啟用信息在公司內部進行公告，并將印信正式交付使用部門。使用部門在收到印信后，應指定專人負責保管，并做好印信的登記和交接手續。三、印信的保管1.保管原則各類印信應指定專人保管，保管人員應具備高度的責任心和保密意識，確保印信的安全。嚴禁將印信交由非授權人員保管或使用，如因特殊情況需要他人臨時保管，必須經過嚴格的審批程序，并做好交接記錄。2.保管場所公章、合同專用章、財務專用章等重要印信應存放在專門的保險柜或保險箱內，并放置在安全可靠的場所，如公司辦公室的保險柜中。部門章可根據實際情況，由部門自行指定保管地點，但必須確保安全，防止丟失或被盜。3.保管人員職責保管人員應妥善保管印信，定期檢查印信的保管情況，確保印信的完好無損。在使用印信前，保管人員應對用印文件進行認真審核，確保文件內容合法、合規、真實有效。嚴格遵守印信使用登記制度，詳細記錄印信使用的日期、文件名稱、用印部門、用印人、審批人等信息。如發現印信丟失、被盜或損壞，保管人員應立即向行政部門報告，并采取相應的措施，如掛失、報案等，以防止可能產生的風險。四、印信的使用1.使用范圍公章：用于公司各類重要文件、合同、協議、信函、報表等的簽署，代表公司行使權力和承擔責任。合同專用章：專門用于簽訂公司對外的經濟合同，明確合同的法律效力。財務專用章：用于公司財務核算、資金收付、票據開具等相關財務業務的蓋章確認。法人章：主要用于特定財務文件或重要文件上法定代表人的簽字蓋章，如支票、匯票等。部門章：用于部門內部文件、資料、報表等的蓋章確認，不得用于對外簽訂合同或具有法律效力的文件。其他印章：根據其具體用途和授權范圍，在規定的業務范圍內使用。2.使用流程申請：用印部門填寫《印信使用申請表》，詳細說明用印文件的名稱、內容、用途、用印日期等信息，并經部門負責人簽字確認。審核：行政部門對用印申請進行初步審核，重點審核文件內容是否符合公司規定、用印范圍是否恰當等。對于涉及重要事項或金額較大的合同、協議等，行政部門應提交公司領導審批。審批：根據用印文件的性質和重要程度，按照公司的審批流程進行審批。一般事項由部門負責人或相關授權人員審批；重要事項需經公司領導審批。審批通過后，在《印信使用申請表》上簽署審批意見。用印：保管人員根據審批通過的《印信使用申請表》，在用印文件上加蓋相應的印信，并確保印信清晰、端正、完整。同時，在印信使用登記簿上詳細記錄用印情況，包括用印日期、文件名稱、用印部門、用印人、審批人等信息。歸檔：用印完成后，用印部門應將《印信使用申請表》及用印文件原件一并歸檔保存，以備查閱。3.特殊情況處理如遇緊急情況，無法按照正常流程進行用印審批時，用印部門應電話或書面請示公司領導，經同意后可先行用印，但事后必須及時補辦審批手續。對于異地用印的情況，如因業務需要在外地簽訂合同或辦理其他重要事項需使用印信時，應通過快遞等方式將用印文件及《印信使用申請表》寄回公司，按照正常流程進行審批和用印。用印完成后，應及時將印信文件復印件寄回公司存檔。五、印信的廢止與銷毀1.印信廢止因公司機構變更、業務調整、印章損壞等原因，需要廢止印信時，由使用部門填寫《印信廢止申請表》，詳細說明廢止印信的名稱、原因、廢止日期等信息，并經部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。行政部門對申請進行審核，審核通過后報公司領導審批。經批準后，行政部門負責將廢止印信的相關信息在公司內部進行公告，并通知各相關部門停止使用。2.印信銷毀廢止的印信由行政部門統一負責銷毀。銷毀前，行政部門應填寫《印信銷毀申請表》，注明印信名稱、數量、銷毀日期等信息，并附上廢止印信的印模。《印信銷毀申請表》經公司領導審批后，行政部門組織專人對廢止印信進行銷毀。銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，并由參與銷毀人員簽字確認。印信銷毀后，行政部門應將《印信銷毀申請表》及銷毀記錄歸檔保存，以備查閱。六、監督與檢查1.定期檢查行政部門定期對公司印信的保管和使用情況進行檢查，檢查內容包括印信保管是否安全、使用流程是否規范、登記記錄是否完整等。定期檢查的頻率為每季度一次，檢查結果應形成書面報告，并向公司領導匯報。對于檢查中發現的問題，應及時提出整改措施，并跟蹤整改情況。2.不定期抽查公司領導或相關部門根據工作需要，可對印信的保管和使用情況進行不定期抽查。抽查內容包括印信使用的合規性、審批手續的完整性等。對于抽查中發現的違規行為，應立即責令整改，并按照公司相關規定進行嚴肅處理。3.責任追究對于違反本制度規定，擅自使用印信、保管不善導致印信丟失或被盜、未按規定進行印信使用登記等行為，公司將視情節輕重，對相關責任人給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處罰。如因印信管理不善給公司造成經濟損失或其他不良影響的，相關責任人應承擔相應的賠償責任；構成犯罪的，將依法追究刑事責任。七、附則1.本制度自發布之日起生效