工程公司總務管理規定?一、總則1.目的本規定旨在規范工程公司總務管理工作，確保公司各項后勤保障工作有序開展，為公司的生產經營活動提供有力支持，提高工作效率，降低運營成本，營造良好的工作環境。2.適用范圍本規定適用于工程公司總部及下屬各項目部。3.管理原則總務管理工作應遵循"服務至上、高效有序、勤儉節約、安全規范"的原則，以滿足公司員工的工作和生活需求為出發點，不斷優化管理流程，提升服務質量。二、辦公環境管理1.辦公區域規劃根據公司組織架構和業務需求，合理劃分辦公區域，明確各部門的辦公位置，確保辦公空間布局合理，便于工作開展。辦公區域應設置明顯的標識牌，標注部門名稱、房間號等信息，方便人員查找。2.辦公設施配備為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機、文件柜等辦公設備，確保設備性能良好，滿足工作需求。根據工作需要，合理配置會議室、洽談室等公共辦公區域的設施設備，如投影儀、音響設備、會議桌椅等，并定期進行維護和檢查，確保正常使用。3.環境衛生維護制定辦公區域環境衛生管理制度，明確清潔標準和要求，安排專人負責日常清潔工作，包括地面清掃、桌面擦拭、垃圾清理等。定期對辦公區域進行全面清潔消毒，特別是公共區域和高頻接觸部位，如門把手、電梯按鈕等，預防疾病傳播，保障員工健康。保持辦公區域整潔有序，嚴禁在辦公區域內亂堆亂放雜物，個人物品應擺放整齊，不得占用公共通道。4.綠化與美化在辦公區域適當擺放綠色植物，美化環境，改善空氣質量。根據季節和節日變化，對辦公區域進行適度裝飾，營造積極向上的工作氛圍。三、辦公用品管理1.采購管理建立辦公用品采購計劃制度，各部門應根據實際工作需求，定期提交辦公用品采購申請，經部門負責人審核后報總務部門匯總。總務部門根據各部門采購申請，結合庫存情況，制定辦公用品采購計劃，經公司領導審批后組織采購。選擇具有良好信譽和質量保證的供應商進行采購，簽訂采購合同，明確采購物品的規格、數量、價格、交貨期等條款，確保采購工作規范有序。2.庫存管理設立辦公用品倉庫，對采購回來的辦公用品進行分類存放，建立庫存臺賬，詳細記錄辦公用品的出入庫情況，包括物品名稱、規格、數量、出入庫日期、領用部門等信息。定期對庫存辦公用品進行盤點，確保賬實相符。如發現庫存短缺或損壞等情況，應及時查明原因并進行處理。根據庫存情況和采購周期，合理控制辦公用品庫存數量，避免積壓或缺貨現象的發生。3.領用管理員工領用辦公用品時，應填寫領用申請表，注明領用物品名稱、規格、數量等信息，經部門負責人審批后到總務部門倉庫領取。總務部門倉庫管理人員應按照審批后的領用申請表發放辦公用品，并在庫存臺賬上進行記錄，確保領用手續齊全、賬目清晰。對于價值較高或限量使用的辦公用品，如筆記本電腦、打印機等，應建立領用登記制度，詳細記錄領用人員、使用期限、歸還情況等信息，加強管理和監督。四、車輛管理1.車輛配置與調度根據公司業務發展需要，合理配置公務車輛，明確車輛用途和使用范圍。建立車輛調度管理制度，由總務部門負責車輛的統一調度。各部門因工作需要使用車輛時，應提前填寫用車申請表，注明用車時間、地點、事由等信息，經部門負責人審批后報總務部門。總務部門根據車輛使用情況和申請順序，合理安排車輛調度，確保車輛使用效率最大化。對于緊急用車需求，應優先予以安排。2.車輛使用與維護駕駛員應嚴格遵守交通法規，安全駕駛，文明行車。在車輛使用過程中，如發現車輛故障或異常情況，應及時報告總務部門，并停止使用，等待維修。建立車輛定期維護保養制度，按照車輛使用說明書和相關規定，定期對車輛進行保養、維修和檢查，確保車輛性能良好，安全可靠。車輛維修應選擇正規的維修廠家，維修前應填寫維修申請表，注明維修項目、預計費用等信息，經總務部門負責人審批后進行維修。維修完成后，駕駛員應驗收維修質量，并簽字確認。維修費用報銷時，應提供維修發票、維修清單等相關憑證。3.車輛安全管理加強車輛安全管理，定期對駕駛員進行安全教育培訓，提高駕駛員的安全意識和應急處理能力。要求駕駛員在每次出車前對車輛進行安全檢查，包括車輛外觀、輪胎、剎車、燈光、儀表盤等部位，確保車輛處于安全狀態方可出車。做好車輛保險工作，按照規定及時辦理車輛保險續保手續，確保車輛在保險有效期內。發生交通事故時，駕駛員應立即報告總務部門和相關部門，并保護好現場，配合交警部門進行處理。五、食堂管理1.食堂規劃與建設根據公司員工人數和實際需求，合理規劃食堂的面積和布局，設置就餐區、廚房操作區、儲物區等功能區域，確保食堂設施設備齊全，滿足員工就餐需求。食堂建設應符合衛生、安全、環保等相關標準要求，選用優質的食材加工設備、餐具消毒設備、通風換氣設備等，為員工提供安全、衛生、舒適的就餐環境。2.食品采購與儲存建立食品采購管理制度，選擇具有合法資質的供應商采購食品原材料，確保食品質量安全。采購的食品應符合國家相關標準和規定，索取并留存供應商的營業執照、食品經營許可證、產品檢驗報告等資質證明文件。加強食品驗收管理，食品采購回來后，食堂工作人員應嚴格按照驗收標準進行驗收，檢查食品的外觀、質量、數量等是否符合要求，對不合格食品應及時退貨處理。做好食品儲存管理工作，食品應分類存放，隔墻離地，遵循先進先出的原則。儲存場所應保持清潔衛生，通風良好，防止食品變質和交叉污染。定期對庫存食品進行盤點，及時清理過期或變質食品。3.餐飲服務與質量控制制定食堂菜譜，根據季節變化和員工口味需求，合理安排菜品供應，確保菜品豐富多樣、營養均衡。加強食堂工作人員管理，要求工作人員持健康證上崗，嚴格遵守食品加工操作規范，穿戴工作衣帽，保持個人衛生。定期對工作人員進行食品安全知識培訓，提高服務水平和食品安全意識。建立餐飲服務質量監督機制，通過設置意見箱、開展滿意度調查等方式，廣泛收集員工對食堂餐飲服務的意見和建議，及時改進食堂工作，提高餐飲服務質量。4.食堂衛生與安全管理嚴格遵守食品衛生安全法律法規，加強食堂衛生管理，定期對食堂進行清潔消毒，包括廚房設備、餐具、桌椅、地面等部位，確保食堂環境整潔衛生。做好食堂食品安全工作，加強食品加工過程中的衛生控制，防止食品中毒等食品安全事故的發生。嚴格執行食品留樣制度，每餐次的食品成品應留樣，留樣量不少于100克，留樣時間不少于48小時，以備查驗。加強食堂安全管理，配備必要的消防器材和設施，定期進行檢查和維護，確保消防設施完好有效。加強食堂用水、用電、用氣安全管理，定期對相關設備進行檢查和維護，防止發生安全事故。六、宿舍管理1.宿舍規劃與分配根據公司員工住宿需求，合理規劃宿舍區域，建設或租賃符合員工居住條件的宿舍。宿舍應具備基本的生活設施，如床鋪、桌椅、衣柜、空調、熱水器等，并確保設施設備完好，能夠正常使用。制定宿舍分配原則和辦法，按照員工崗位、工作地點、入職時間等因素，合理分配宿舍房間，確保員工住宿安排公平、合理、有序。2.宿舍入住與退宿管理員工入住宿舍時，應到總務部門辦理入住手續，簽訂宿舍使用協議，明確雙方的權利和義務。總務部門應向員工發放宿舍鑰匙、物品清單等，并告知宿舍管理規定和注意事項。員工退宿時，應提前通知總務部門，辦理退宿手續。退宿前，員工應清理宿舍衛生，歸還宿舍鑰匙和領用的物品，經總務部門檢查驗收合格后，方可辦理退宿手續。3.宿舍衛生與安全管理建立宿舍衛生管理制度，要求員工保持宿舍整潔衛生，定期打掃房間，整理個人物品，不得在宿舍內亂扔垃圾、亂堆雜物。總務部門應定期組織對宿舍進行衛生檢查，對衛生不達標的宿舍進行督促整改。加強宿舍安全管理，嚴禁在宿舍內使用大功率電器、私拉亂接電線、生火做飯等違規行為，防止發生火災、觸電等安全事故。要求員工妥善保管個人財物，做好防盜工作。建立宿舍安全巡查制度，總務部門定期對宿舍進行安全巡查，檢查宿舍設施設備是否完好，安全通道是否暢通，及時發現和消除安全隱患。如發現員工有違規行為或安全隱患，應及時進行制止和處理，并記錄在案。4.宿舍文化建設鼓勵員工積極參與宿舍文化建設，營造良好的宿舍氛圍。通過組織宿舍評比、文化活動等方式，增強員工之間的溝通與交流，促進員工之間的團結互助。在宿舍區域設置宣傳欄、文化墻等，展示公司文化、員工風采、宿舍管理規定等內容，傳播正能量，豐富員工的業余文化生活。七、水電管理1.水電設施維護與管理建立水電設施設備臺賬，詳細記錄公司辦公區域、宿舍、食堂等場所的水電設施設備名稱、型號、安裝位置、使用狀態等信息。定期對水電設施設備進行巡查和維護保養，及時發現和處理設施設備故障和安全隱患。對于老化、損壞的水電設施設備，應及時進行更新和更換，確保水電設施設備正常運行。加強對水電設施設備的操作管理，制定操作規程和安全注意事項，要求操作人員嚴格按照操作規程進行操作，避免因操作不當引發安全事故。2.水電使用管理加強員工水電節約意識教育，通過張貼宣傳標語、開展培訓等方式，引導員工養成節約用水用電的好習慣。制定水電消耗定額指標，對各部門的水電使用情況進行統計和分析，定期公布水電消耗數據，對水電消耗超標部門進行督促整改。加強對公共區域水電使用的管理，如走廊、衛生間、會議室等場所的照明、空調等設備，應根據實際使用情況合理控制開關時間，避免浪費。3.水電費用結算與控制按時繳納水電費用，確保公司水電供應正常。總務部門應每月及時收集水電繳費通知單，核對水電用量和費用金額，經審核無誤后報公司領導審批，按時繳納水電費用。建立水電費用分析制度，定期對水電費用支出情況進行分析，找出費用變動原因，采取有效措施控制水電費用支出。如通過優化水電設施設備運行方式、加強節能管理等手段，降低水電消耗成本。八、通訊管理1.通訊設備配置與管理根據公司業務需求，為員工配備必要的通訊設備，如手機、固定電話等。通訊設備的配置標準和費用標準由公司統一制定。建立通訊設備管理制度，對通訊設備的采購、發放、使用、維修、報廢等環節進行規范管理。員工領用通訊設備時，應填寫領用申請表，經部門負責人審批后到總務部門領取，并簽訂使用協議。定期對通訊設備進行檢查和維護，確保設備性能良好，滿足工作需要。對于損壞或無法正常使用的通訊設備，應及時進行維修或更換。2.通訊費用管理制定通訊費用報銷標準和辦法，明確員工通訊費用的報銷范圍、報銷額度、報銷流程等。員工通訊費用報銷應提供正規發票，并按照公司規定填寫報銷申請表，經部門負責人審核、財務部門審批后報銷。加強對通訊費用的控制和管理，定期對員工通訊費用支出情況進行統計和分析，防止通訊費用超標。對于異常高額的通訊費用，應及時查明原因并進行處理。3.網絡管理建立公司網絡系統，為員工提供辦公網絡服務。加強網絡安全管理，設置防火墻、入侵檢測系統等安全防護措施，防止網絡攻擊和信息泄露。制定網絡使用管理制度，規范員工網絡使用行為，嚴禁在辦公時間內從事與工作無關的網絡活動，如瀏覽網頁、玩游戲、觀看視頻等。定期對網絡設備進行檢查和維護，確保網絡暢通。如遇網絡故障，應及時組織技術人員進行搶修，盡快恢復網絡正常運行。九、安全保衛管理1.安全保衛制度建設建立健全公司安全保衛制度，明確安全保衛工作的職責、范圍、流程和要求，確保安全保衛工作有章可循。制定安全保衛應急預案，針對火災、盜竊、突發事件等可能發生的安全事故，制定詳細的應急處置措施和流程，定期組織演練，提高應急處置能力。2.人員出入管理在公司辦公區域、宿舍、食堂等場所設置門禁系統，嚴格人員出入管理。員工憑工作證或門禁卡進入公司，外來人員進入公司應進行登記，經被訪人員同意并核實身份后，方可進入。加強對公司出入口的值班管理，安排專人負責值班，嚴格執行值班制度，認真做好人員、車輛出入登記和檢查工作，防止無關人員和車輛進入公司。3.安全巡查與監控建立安全巡查制度，總務部門定期組織對公司辦公區域、宿舍、食堂等場所進行安全巡查，重點檢查水電設施設備、消防器材、門窗門鎖等部位，及時發現和消除安全隱患。在公司重點部位安裝監控攝像頭，實現對公司內部的全方位監控。加強對監控系統的管理和維護，確保監控設備正常運行，錄像資料保存完整，以備查閱。4.消防安全管理加強消防安全管理，制定消防安全制度和操作規程，明確各部門和人員的消防安全職責。按照規定配備足夠數量的消防器