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文檔簡介
某工程公司印章管理制度?一、總則(一)目的為加強公司印章管理,維護公司合法權益,規范印章使用流程,防范印章使用風險,特制定本管理制度。(二)適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各項目部、分公司的各類印章管理,包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、法人章、部門章等。(三)印章定義1.公章:公司法定名稱章,代表公司對外行使權利和承擔義務。2.合同專用章:專門用于簽訂各類合同的印章。3.財務專用章:用于辦理公司財務相關業務,如票據結算、資金收付等。4.法人章:公司法定代表人個人名章,用于特定財務或法律文件簽署。5.部門章:公司內部各部門使用的印章,用于部門內部文件、資料等的標識和管理。二、印章的刻制、啟用與廢止(一)印章刻制1.因工作需要刻制印章,由申請部門填寫《印章刻制申請表》,詳細說明印章名稱、用途、刻制數量等信息,并經部門負責人、分管領導審核簽字后,報公司行政部門。2.行政部門根據審批意見,統一到公安機關指定的刻章單位進行刻制。刻制的印章必須符合國家法律法規和公司規定的樣式和規格。3.印章刻制完成后,行政部門應及時將印章登記備案,并留存印模。(二)印章啟用1.新印章啟用前,行政部門應在公司內部發布《印章啟用通知》,明確印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息。2.印章啟用時,行政部門應組織相關人員進行印章交接,填寫《印章交接登記表》,交接雙方簽字確認。(三)印章廢止1.印章因磨損、遺失、變更等原因需要廢止時,由使用部門填寫《印章廢止申請表》,說明廢止原因,并經部門負責人、分管領導審核簽字后,報公司行政部門。2.行政部門審核通過后,對廢止印章進行封存,并在公司內部發布《印章廢止通知》。3.廢止的印章應按照公司規定進行妥善保管或銷毀,銷毀時應填寫《印章銷毀登記表》,由行政部門、財務部門等相關人員共同監督銷毀過程。三、印章的保管(一)保管原則1.實行專人專管制度,確保印章安全。2.印章保管人員應具備高度的責任心,嚴格遵守印章管理規定。3.印章應存放在安全可靠的地方,如保險柜、鐵皮柜等,并配備必要的防盜、防火、防潮設施。(二)保管職責1.公章保管:由公司行政部門指定專人保管,保管人員應嚴格按照規定使用公章,不得擅自將公章交予他人使用。2.合同專用章保管:由公司合同管理部門指定專人保管,保管人員應根據合同審批流程,在合同上加蓋合同專用章,并做好登記工作。3.財務專用章保管:由公司財務部門指定專人保管,保管人員應嚴格按照財務制度使用財務專用章,確保資金安全。4.法人章保管:由公司法定代表人或其授權的專人保管,保管人員應根據公司授權,在相關文件上加蓋法人章。5.部門章保管:由各部門指定專人保管,保管人員應在部門內部文件、資料等上加蓋部門章,并做好使用登記。(三)保管人員變更印章保管人員因工作調動、離職等原因需要變更時,應及時辦理印章交接手續。交接時,應填寫《印章交接登記表》,詳細記錄印章名稱、數量、交接日期等信息,交接雙方簽字確認,并報公司行政部門備案。四、印章的使用(一)使用范圍1.公章:用于公司對外簽訂合同、協議、文件等重要事項,以及辦理公司營業執照、稅務登記證等相關證照。2.合同專用章:用于公司簽訂各類合同、協議等經濟業務。3.財務專用章:用于公司財務結算、票據開具、資金收付等業務。4.法人章:用于公司法定代表人授權的文件簽署、銀行預留印鑒等。5.部門章:用于部門內部文件、資料的標識和管理,如發文、通知、報告等。(二)使用流程1.申請:使用部門填寫《印章使用申請表》,詳細說明使用印章的事項、用途、文件名稱、份數等信息,并經部門負責人簽字確認。2.審批:根據印章使用范圍和審批權限,分別報分管領導、總經理或董事長審批。3.用印:印章保管人員根據審批意見,在《印章使用申請表》上加蓋印章,并做好登記工作。登記內容包括印章名稱、使用日期、使用事項、文件名稱、份數、申請人等。4.文件存檔:用印完成后,使用部門應將相關文件、資料存檔保管,以備查閱。(三)特殊情況使用1.因緊急情況需要使用印章,無法提前辦理審批手續的,使用部門應電話向分管領導或總經理匯報,經同意后可先行用印,但事后應及時補辦審批手續。2.異地簽訂合同需要使用印章的,可通過郵寄方式將《印章使用申請表》及相關文件資料寄回公司,經審批后由印章保管人員將印章蓋好后再寄回。(四)禁止使用情況1.未經審批的文件、資料不得使用印章。2.空白紙張、空白合同、空白介紹信等不得加蓋印章。3.涉及違法違規、損害公司利益的事項不得使用印章。五、印章的監督與檢查(一)監督部門公司行政部門負責對印章使用情況進行日常監督檢查,財務部門負責對財務專用章等涉及資金業務的印章使用情況進行監督檢查。(二)檢查內容1.印章保管情況,包括保管人員是否符合規定、印章存放是否安全等。2.印章使用流程執行情況,包括是否按規定申請、審批、用印等。3.印章使用登記情況,登記內容是否完整、準確。(三)檢查頻率行政部門和財務部門應定期對印章使用情況進行檢查,每月至少檢查一次,并做好檢查記錄。對于發現的問題,應及時督促整改。(四)違規處理1.對于違反印章管理制度的行為,公司將視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。2.因印章使用不當給公司造成經濟損失或法律糾紛的,相關責任人應承擔相應的賠償責任,并依法追究法律責任。六、附則(一)解釋權本制度由公司行政部門負責解釋。(二)修訂與完善本制度將根據國家法律法規、公司實際情況和印章管理工作需要,適時進行修訂和完善。(三)生效日期本制度自發布之日起生效實施。附
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