6分包商檔案管理辦法?一、總則（一）目的為加強對分包商的有效管理，規(guī)范分包商檔案的建立、整理、保管和使用，全面、準確地掌握分包商信息，保障公司項目順利實施，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于與公司簽訂分包合同的所有分包商檔案管理工作。（三）管理原則1.真實性原則：檔案內容必須真實、準確反映分包商實際情況。2.完整性原則：涵蓋分包商從準入到退出全過程的各類信息。3.保密性原則：對涉及分包商的敏感信息嚴格保密。4.動態(tài)管理原則：根據分包商實際表現(xiàn)及時更新檔案內容。二、職責分工（一）公司主管部門1.負責制定和完善分包商檔案管理辦法。2.指導和監(jiān)督各項目對分包商檔案的管理工作。3.定期檢查分包商檔案的完整性和規(guī)范性。（二）項目管理部門1.負責本項目分包商檔案的收集、整理、審核和保管。2.建立項目分包商檔案臺賬，記錄檔案的流轉情況。3.根據項目進展及時更新分包商檔案信息。（三）相關業(yè)務部門1.配合項目管理部門提供分包商相關業(yè)務信息，如技術能力、質量表現(xiàn)等。2.參與對分包商的評價工作，為檔案管理提供參考依據。三、分包商檔案內容（一）基本信息1.企業(yè)營業(yè)執(zhí)照副本復印件、稅務登記證副本復印件、組織機構代碼證副本復印件（或三證合一營業(yè)執(zhí)照副本復印件）。2.法定代表人身份證明書及身份證復印件。3.企業(yè)資質證書復印件，包括但不限于施工資質、專業(yè)承包資質、勞務資質等，且證書需在有效期內。4.安全生產許可證復印件，確保在有效期內。5.企業(yè)簡介，包括成立時間、經營范圍、人員規(guī)模、業(yè)績情況等。（二）分包合同及協(xié)議1.與公司簽訂的分包合同原件及復印件，合同應明確雙方權利義務、工作內容、質量標準、付款方式、工期要求等條款。2.如有補充協(xié)議或變更協(xié)議，一并歸檔。（三）人員信息1.項目負責人簡歷，包括姓名、性別、年齡、專業(yè)、工作經驗、業(yè)績等。2.主要技術人員名單及相關證書復印件，如建造師證書、工程師證書、特殊工種操作證等。3.勞務分包商的勞務人員花名冊，包括姓名、身份證號、工種、進場時間等信息，并附人員勞動合同復印件。（四）業(yè)績證明材料1.近[X]年類似項目業(yè)績清單，包括項目名稱、建設單位、項目規(guī)模、合同金額、完成時間等。2.提供[X]個以上類似項目的業(yè)績證明材料，如合同復印件、驗收報告、業(yè)主評價等。（五）財務狀況1.近[X]年度財務審計報告復印件，反映分包商的資產負債、經營成果等情況。2.銀行資信證明，體現(xiàn)其信用狀況和資金實力。（六）施工設備清單1.主要施工設備清單，包括設備名稱、型號、數量、購置時間、技術狀況等。2.設備購置發(fā)票或租賃合同復印件。（七）質量與安全管理資料1.質量管理體系文件，如質量手冊、程序文件、作業(yè)指導書等。2.安全管理體系文件，包括安全生產責任制、安全操作規(guī)程、應急預案等。3.質量與安全檢查記錄，如定期檢查、專項檢查、隱患排查等記錄。4.質量事故和安全事故處理記錄，包括事故原因分析、處理措施、整改情況等。（八）評價與考核資料1.項目月度、季度、年度評價表，對分包商的工作質量、進度、安全、文明施工等方面進行評價。2.業(yè)主、監(jiān)理對分包商的評價意見。3.公司組織的對分包商的考核結果及相關文件。（九）其他資料1.獲獎證書復印件，如優(yōu)質工程獎、安全文明工地獎等。2.其他與分包商相關的重要資料，如訴訟情況、行政處罰記錄等。四、檔案建立與整理（一）檔案建立1.項目管理部門在與分包商簽訂合同后，應及時收集分包商的基本信息及相關資料，建立分包商檔案。2.對于新成立或資質發(fā)生變更的分包商，需在其取得有效資質證書后[X]個工作日內完成檔案更新。（二）資料整理1.對收集到的資料進行分類整理，按照檔案內容的順序依次排列。2.每份資料應注明名稱、日期、來源等信息，并確保資料清晰、完整。3.對于復印件，需加蓋提供單位公章，并注明"與原件一致"字樣。（三）檔案編號1.采用統(tǒng)一的編號規(guī)則對分包商檔案進行編號，編號應具有唯一性。2.編號格式為：公司名稱首字母縮寫+年份+項目名稱縮寫+分包商序號，例如：ABC2023XM001FBS01，其中ABC為公司名稱首字母縮寫，2023為年份，XM001為項目名稱縮寫，F(xiàn)BS為分包商英文縮寫，01為分包商序號。（四）裝訂成冊1.將整理好的資料按照編號順序依次裝訂成冊，厚度不宜過厚，便于查閱和保管。2.在檔案封面注明分包商名稱、檔案編號、檔案內容、建立日期等信息。五、檔案保管（一）保管地點1.設立專門的分包商檔案保管室，確保檔案存放環(huán)境安全、干燥、通風。2.檔案保管室應配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施。（二）保管期限1.分包商檔案保管期限為自分包合同終止后[X]年。2.對于涉及重要項目或有特殊要求的分包商檔案，保管期限可適當延長。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱分包商檔案的，需填寫《分包商檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內容、借閱期限等信息。2.申請表經所在部門負責人簽字、項目管理部門負責人審批后，方可到檔案保管室借閱檔案。3.借閱人應在規(guī)定期限內歸還檔案，如需延期借閱，應重新辦理申請手續(xù)。4.檔案保管人員應對借閱情況進行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。（四）檔案歸還1.借閱人歸還檔案時，檔案保管人員應認真核對檔案內容和數量，確保檔案完整無損。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應責任，并及時采取補救措施。（五）檔案銷毀1.對于保管期限已滿且無需繼續(xù)保存的分包商檔案，由項目管理部門提出銷毀申請。2.申請應注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息，并附需銷毀檔案清單。3.銷毀申請經公司主管部門審核、分管領導批準后，由項目管理部門指定專人負責銷毀。4.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱和數量、監(jiān)銷人等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認。六、檔案更新與維護（一）定期更新1.項目管理部門應定期對分包商檔案進行更新，原則上每季度更新一次。2.更新內容包括分包商的人員變動、業(yè)績變化、評價考核結果等信息。（二）動態(tài)維護1.根據項目實施過程中分包商的實際表現(xiàn)，及時對檔案中的相關內容進行調整和補充。2.如分包商出現(xiàn)質量問題、安全事故、違約行為等，應在事件發(fā)生后[X]個工作日內將相關情況記錄在檔案中，并附上處理結果。（三）信息共享1.建立分包商檔案信息共享平臺，項目管理部門、相關業(yè)務部門等可根據權限查詢和使用檔案信息。2.各部門應及時將與分包商有關的信息反饋至項目管理部門，以便更新檔案內容。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司主管部門定期對各項目的分包商檔案管理工作進行檢查，檢查內容包括檔案的完整性、規(guī)范性、更新情況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，下達整改通知書，要求項目管理部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）外部監(jiān)督1.接受業(yè)主、監(jiān)理等相關方對分包商檔案管理工作的監(jiān)督和檢查。2.對于提出的意見和建議，及時進行整改，不斷完善分包商檔案管理工作。八、罰則（一）對項目管理部門的處罰1.如發(fā)現(xiàn)項目管理部門未按照本辦法要求建立、整理、保管分包商檔案，或檔案內容不完整、不準確的，責令限期整改，并視情節(jié)輕重給予部門負責人警告至記過處分。2.因檔案管理不善導致公司利益受損的，追