IDC企業(yè)印章管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)IDC企業(yè)印章管理，規(guī)范印章使用流程，防范印章使用風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于IDC企業(yè)總部及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)、子公司等所有涉及印章使用的單位和個(gè)人。3.印章定義本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章以及各部門專用章等具有法律效力的印章。二、印章的刻制與啟用1.印章刻制因工作需要刻制印章時(shí)，由使用部門填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、規(guī)格、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司行政部門。行政部門對申請進(jìn)行審核，確保印章刻制的必要性和合規(guī)性。審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，行政部門統(tǒng)一安排印章刻制工作，選擇具有資質(zhì)的正規(guī)印章制作單位進(jìn)行刻制。印章刻制完成后，行政部門負(fù)責(zé)領(lǐng)取并進(jìn)行登記，記錄印章的名稱、規(guī)格、編號(hào)、刻制日期、領(lǐng)取人等信息。2.印章啟用新印章啟用前，行政部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章名稱、啟用日期、使用范圍、保管人等信息，并組織相關(guān)人員進(jìn)行印章使用培訓(xùn)。印章啟用時(shí)，行政部門應(yīng)在印章使用登記表上記錄啟用日期，并由保管人簽字確認(rèn)。對于重要印章，如公司公章、法定代表人章等，啟用時(shí)應(yīng)留存印模，以備后續(xù)核對。三、印章的保管1.保管原則實(shí)行專人專管原則，每枚印章必須指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。印章保管應(yīng)確保安全，防止印章被盜、丟失、損壞或擅自使用。嚴(yán)禁將印章交由非保管人員代管，嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同等上加蓋印章。2.保管地點(diǎn)公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等重要印章應(yīng)存放于公司保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管室，并安裝監(jiān)控設(shè)備。各部門專用章應(yīng)存放于部門負(fù)責(zé)人指定的安全地點(diǎn)，并由專人負(fù)責(zé)保管。3.保管人職責(zé)負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全，定期檢查印章的完好情況。嚴(yán)格按照印章使用規(guī)定進(jìn)行用印，對每一次用印進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用印日期、用印文件名稱、用印內(nèi)容、用印份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息。不得擅自將印章帶出公司使用，如因工作需要確需帶出的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。印章保管人因工作變動(dòng)或其他原因不能繼續(xù)保管印章時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)，確保印章保管的連續(xù)性和安全性。四、印章的使用1.使用范圍公司公章：用于公司對外的正式文件、報(bào)告、證明、授權(quán)委托書、合同協(xié)議等重要文件的簽署。法定代表人章：用于公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)文件、合同協(xié)議等的簽署。合同專用章：用于公司對外簽訂的各類合同協(xié)議的簽署。財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的辦理。發(fā)票專用章：用于公司開具發(fā)票時(shí)的蓋章。各部門專用章：用于本部門內(nèi)部的文件、通知、報(bào)表等的蓋章，不得用于對外簽訂合同或其他具有法律效力的文件。2.使用流程申請：用印人填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印文件名稱、用印內(nèi)容、用印份數(shù)、用印日期、批準(zhǔn)人等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。審批：根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和重要程度，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般事項(xiàng)由部門負(fù)責(zé)人審批，重要事項(xiàng)需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人審批。用印：審批通過后，用印人攜帶《印章使用申請表》及相關(guān)文件到印章保管人處用印。印章保管人應(yīng)認(rèn)真核對申請表內(nèi)容與相關(guān)文件是否一致，經(jīng)確認(rèn)無誤后，在用印位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上記錄用印情況。蓋章后文件的處理：用印完成后，用印人負(fù)責(zé)將蓋章后的文件妥善保管，并按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行發(fā)放、存檔或其他處理。3.特殊情況用印緊急情況下，如因突發(fā)事件需要立即用印，但無法按照正常流程進(jìn)行審批時(shí)，用印人應(yīng)電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。對于涉及金額較大、風(fēng)險(xiǎn)較高的合同協(xié)議等重要文件，在蓋章前應(yīng)進(jìn)行法律審核，確保文件的合法性和合規(guī)性。五、印章的停用與銷毀1.停用情形因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)范圍變化等原因，原印章不再使用。印章?lián)p壞、遺失或被盜等無法繼續(xù)使用。2.停用流程行政部門負(fù)責(zé)通知各部門原印章已停用，并收回已發(fā)放的印章使用申請表、印章使用登記表等相關(guān)資料。印章保管人應(yīng)在接到停用通知后，立即停止使用印章，并將印章交回行政部門。行政部門對收回的印章進(jìn)行登記，記錄印章名稱、編號(hào)、停用日期、收回人等信息。3.銷毀流程對于停用的印章，行政部門應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。一般情況下，由行政部門會(huì)同審計(jì)部門、法務(wù)部門等共同進(jìn)行印章銷毀工作。銷毀印章時(shí)，應(yīng)采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無法恢復(fù)使用，并在銷毀現(xiàn)場填寫《印章銷毀登記表》，記錄印章名稱、編號(hào)、銷毀日期、銷毀方式、參與人員等信息。《印章銷毀登記表》應(yīng)由參與銷毀的人員簽字確認(rèn)，并妥善保存存檔，以備后續(xù)查閱。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對印章管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查印章的保管、使用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)用印行為。對于審計(jì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.日常監(jiān)督檢查行政部門負(fù)責(zé)對印章管理情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，不定期抽查印章保管人對印章的保管情況、用印登記情況等。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門印章使用情況的監(jiān)督管理，確保印章使用合規(guī)、安全。3.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。情節(jié)較輕的，給予批評(píng)教育、責(zé)令改正；情節(jié)嚴(yán)重的，給予警告、罰款、降職、撤職等處分；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。因違規(guī)用印給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)