企業(yè)管理案例-xx管理制度全套-辦公用品管理辦法?一、總則（一）目的為了加強公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等行為，提高辦公用品的使用效率，節(jié)約辦公成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構(gòu)的辦公用品管理。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)實際工作需要，合理確定辦公用品的采購數(shù)量和規(guī)格，避免浪費。2.統(tǒng)一管理原則：公司辦公用品實行統(tǒng)一采購、統(tǒng)一發(fā)放、統(tǒng)一管理，確保辦公用品管理的規(guī)范化和標準化。3.節(jié)約使用原則：倡導全體員工節(jié)約使用辦公用品，降低辦公成本，提高資源利用效率。二、職責分工（一）行政部門1.負責制定辦公用品管理制度，并組織實施和監(jiān)督檢查。2.負責辦公用品的預(yù)算編制、采購計劃制定、采購實施、庫存管理和發(fā)放工作。3.定期對辦公用品的使用情況進行統(tǒng)計分析，提出改進建議，優(yōu)化辦公用品配置。（二）各部門1.負責本部門辦公用品需求的統(tǒng)計和申報工作，配合行政部門做好辦公用品的采購和發(fā)放工作。2.負責本部門辦公用品的領(lǐng)用、使用和保管工作，教育督促員工節(jié)約使用辦公用品，杜絕浪費現(xiàn)象。（三）財務(wù)部門1.負責審核辦公用品的采購預(yù)算和費用報銷，確保辦公用品采購費用的合理支出。2.定期對辦公用品的財務(wù)收支情況進行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。三、辦公用品的分類及標準（一）辦公文具類1.書寫工具：包括中性筆、圓珠筆、鉛筆、鋼筆、記號筆等。2.紙張類：包括打印紙、復(fù)印紙、便簽紙、筆記本、文件夾等。3.文件管理用品：包括檔案盒、文件袋、標簽、訂書機、訂書釘、回形針、膠水、膠帶等。4.桌面用品：包括計算器、電話機、電腦鼠標、鍵盤、鼠標墊、茶杯、茶葉等。（二）辦公設(shè)備類1.電腦及周邊設(shè)備：包括臺式電腦、筆記本電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、掃描儀、投影儀、移動硬盤、U盤等。2.辦公家具：包括辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)、茶幾等。（三）消耗材料類1.硒鼓、墨盒：用于打印機、復(fù)印機的硒鼓和墨盒。2.打印紙、復(fù)印紙：根據(jù)紙張規(guī)格和質(zhì)量分為不同等級，如A4、A3等。3.其他消耗材料：如打印色帶、碳粉、傳真紙等。（四）標準制定1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司實際情況，制定各類辦公用品的配備標準和使用年限。例如，普通員工辦公桌椅的使用年限為5年，電腦的使用年限為3年等。2.辦公用品的配備標準應(yīng)根據(jù)員工崗位和工作需求進行合理配置，確保員工能夠正常開展工作。四、辦公用品的采購管理（一）預(yù)算編制1.行政部門應(yīng)于每年年末根據(jù)公司下一年度的工作計劃和人員變動情況，編制辦公用品采購預(yù)算。2.辦公用品采購預(yù)算應(yīng)包括辦公文具、辦公設(shè)備、消耗材料等各類辦公用品的采購金額和數(shù)量，并詳細列出每種辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、預(yù)計采購時間等信息。3.預(yù)算編制完成后，應(yīng)提交公司財務(wù)部門審核，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后執(zhí)行。（二）采購計劃制定1.行政部門應(yīng)根據(jù)辦公用品采購預(yù)算和實際使用情況，每月初制定辦公用品采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等信息，并根據(jù)庫存情況進行合理安排。3.對于急需使用的辦公用品，行政部門應(yīng)及時調(diào)整采購計劃，確保辦公用品的及時供應(yīng)。（三）采購實施1.行政部門應(yīng)根據(jù)采購計劃，選擇合格的供應(yīng)商進行采購。選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等因素。2.采購辦公用品時，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購活動的合法性和規(guī)范性。3.對于金額較大的辦公用品采購項目，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行招標或詢價采購，確保采購價格合理、公正。（四）采購驗收1.辦公用品到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否符合采購合同的要求。2.驗收合格的辦公用品應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。入庫單應(yīng)詳細記錄辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.對于驗收不合格的辦公用品，行政部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商予以更換或退貨，并做好相關(guān)記錄。五、辦公用品的庫存管理（一）庫存設(shè)置1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的辦公用品倉庫，用于存放辦公用品。倉庫應(yīng)保持整潔、干燥、通風良好，確保辦公用品的質(zhì)量不受影響。2.辦公用品倉庫應(yīng)設(shè)置不同的區(qū)域，分別存放辦公文具、辦公設(shè)備、消耗材料等各類辦公用品，并按照類別和規(guī)格進行分類擺放，便于管理和查找。（二）庫存盤點1.行政部門應(yīng)定期對辦公用品倉庫進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次。2.盤點時，應(yīng)詳細記錄辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、存放位置等信息，并與庫存臺賬進行核對。3.對于盤盈或盤虧的辦公用品，應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)的處理。盤盈的辦公用品應(yīng)及時入賬，盤虧的辦公用品應(yīng)查明原因后進行核銷，并追究相關(guān)責任人的責任。（三）庫存安全管理1.辦公用品倉庫應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜設(shè)備等，確保庫存辦公用品的安全。2.倉庫管理人員應(yīng)嚴格遵守倉庫管理制度，嚴禁無關(guān)人員進入倉庫。3.對于易燃、易爆、有毒等危險物品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放，并采取相應(yīng)的安全措施。六、辦公用品的發(fā)放管理（一）發(fā)放標準1.行政部門應(yīng)根據(jù)辦公用品的配備標準和員工的實際需求，制定辦公用品的發(fā)放標準。2.辦公用品的發(fā)放標準應(yīng)明確各類辦公用品的發(fā)放數(shù)量、發(fā)放周期等信息，并根據(jù)員工崗位和工作需求進行合理調(diào)整。（二）發(fā)放流程1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門辦公用品的領(lǐng)用工作，并填寫辦公用品領(lǐng)用申請表。申請表應(yīng)詳細記錄辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用時間等信息。2.部門負責人對本部門員工的辦公用品領(lǐng)用申請表進行審核簽字后，提交行政部門。3.行政部門根據(jù)辦公用品領(lǐng)用申請表和庫存情況，進行辦公用品的發(fā)放。發(fā)放時，應(yīng)填寫辦公用品發(fā)放登記表，詳細記錄辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。4.領(lǐng)用人在領(lǐng)取辦公用品時，應(yīng)在辦公用品發(fā)放登記表上簽字確認。（三）特殊情況處理1.對于因工作需要臨時增加辦公用品領(lǐng)用的情況，領(lǐng)用人應(yīng)填寫辦公用品臨時領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交行政部門審批。行政部門根據(jù)實際情況進行審批，并及時發(fā)放辦公用品。2.對于超出發(fā)放標準的辦公用品領(lǐng)用申請，領(lǐng)用人應(yīng)說明原因，并經(jīng)部門負責人和行政部門負責人批準后，方可發(fā)放。七、辦公用品的使用管理（一）員工培訓1.行政部門應(yīng)定期組織員工進行辦公用品使用培訓，提高員工的節(jié)約意識和使用技能。2.培訓內(nèi)容包括辦公用品的正確使用方法、節(jié)約使用技巧、維護保養(yǎng)知識等。（二）使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照辦公用品的使用說明和操作規(guī)程進行使用，確保辦公用品的正常使用和使用壽命。2.嚴禁員工隨意丟棄辦公用品，對于可回收利用的辦公用品，如紙張、文件袋等，應(yīng)進行分類存放，交行政部門統(tǒng)一處理。3.員工在使用辦公用品過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向行政部門報告，以便及時維修或更換。（三）監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對各部門辦公用品的使用情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括辦公用品的領(lǐng)用情況、使用情況、節(jié)約情況等。對于浪費辦公用品的行為，應(yīng)進行批評教育，并責令其改正。八、辦公用品的維修與報廢管理（一）維修管理1.對于損壞的辦公用品，行政部門應(yīng)及時組織維修。維修方式包括自行維修、委托專業(yè)維修機構(gòu)維修等。2.自行維修時，行政部門應(yīng)配備必要的維修工具和配件，并指定專人負責維修工作。維修人員應(yīng)具備相應(yīng)的維修技能和經(jīng)驗，確保維修質(zhì)量。3.委托專業(yè)維修機構(gòu)維修時，行政部門應(yīng)選擇資質(zhì)合格、信譽良好的維修機構(gòu)，并簽訂維修合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）報廢管理1.對于已達到使用年限或損壞無法修復(fù)的辦公用品，行政部門應(yīng)及時進行報廢處理。2.辦公用品報廢時，應(yīng)填寫辦公用品報廢申請表，詳細記錄辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息。3.報廢申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交行政部門審批。行政部門根據(jù)實際情況進行審批，并組