人信地產公司行政管理手冊

地產

RENXINREALESTATE

湖北人信房地產開發有限公司

行政管理手冊

受控文件

版本：A

審核：

持有人：

編號：HBRX-GMS-02

2005年月日公布2005年月日實施

目錄

1手冊說明...............................................................2

2行政管理...............................................................3

2.1低值易耗與辦公用品管理辦法.........................................3

2.2會議管理制度........................................................5

2.3工作環境管理辦法....................................................7

2.4檔案管理辦法........................................................9

2.4.1工程檔案管理細則.................................................12

2.4.2文書檔案管理細則.................................................16

2.4.3聲像檔案管理細則.................................................19

2.4.4實物檔案管理細則.................................................21

2.4.5檔案檔號說明.....................................................22

2.5工作服與胸卡管理規定..............................................24

2.6車輛與駕駛員管理規定...............................................26

2.7職工食堂管理辦法...................................................28

3信息管理..............................................................30

3.1信息管理辦法.......................................................30

3.2保密管理辦法.......................................................33

3.3文件管理制度.......................................................35

3.4公文行文規范.......................................................39

3.5計算機及網絡使用規定...............................................43

4危機管理..............................................................44

危機事件處理辦法........................................................44

1手冊說明

第一條手冊內容

本手冊根據《公司章程》與公司的實際情況編制而成，包含：

公司行政事務管理的范圍，公司關于行政事務管理的所有制度、辦法文件。

第二條適用范圍

本手冊適用于公司的行政事務管理工作。

第三條手冊管理

本手冊為公司的受控文件，由總經理批準頒布執行。

手冊管理的所有有關事宜均由總經理辦公室統一負責，未經總經理批準，任何人不

得將手冊提供給公司以外的人員。手冊持有者調離公司時，應將手冊交還總經理辦公室

辦理核收登記。

手冊持有者應妥善保管手冊，不得損壞、丟失、隨意涂抹，嚴禁私自復印或者轉借

給其他公司。

在手冊使用期間，如有修改建議，各部門負責人應匯總意見，及時反饋到總經理辦

公室。總經理辦公室應定期對手冊的適宜性、充實性與有效性進行評審；必要時對手冊

加以修改。

第四條本手冊的解釋權在總經理辦公室。

2行政管理

2.1低值易耗與辦公用品管理辦法

第一條目的

為規范公司低值易耗與辦公用品管理工作，有效操縱低值易耗與辦公用品的采購、

驗收、發放與使用，制訂本辦法。

第二條低值易耗與辦公用品的界定

將單位價值小于500元（不含500元）的工具、器具、辦公用具、用品界定為低值

易耗與辦公用品。

第三條低值易耗與辦公用品的分類

㈠視同于固定資產進行管理的低值易耗與辦公用品，如：小型辦公設備、電器等，

對其的管理參見《固定資產管理辦法》。

。辦公自動化設備耗材：如：硒鼓、色帶、墨盒、碳粉、光盤、磁盤、移動存儲設

備、打印紙、復印紙等。

㈢通常消耗品，如：簽字筆、白板筆、熒光筆、鉛筆、涂改液、刀片、膠水、膠帶、

大頭針、圖釘二曲別針、橡皮筋、記事本、復寫紙、檔案袋、標簽、便條紙、信紙、橡

皮擦、夾子、打印油、圓珠筆、訂書釘等。

（三）耐用消耗品，如：剪刀、美工刀、訂書機、打孔機、大型機、大型削筆密、算盤、

鋼筆、打碼機、姓名章、日期戳、計算機、印泥、打印臺、電池等。

㈣項目部專用低值易耗與辦公用品，如：圈尺、靠尺、米尺、小鐵錘、計算器等。

第四條低值易耗與辦公用品的采購

㈠低值易耗與辦公用品原則上由總經理辦公室統一采購。

。各需用部門每月10日之前向總經理辦公室提交低值易耗與辦公用晶采購申請，由

總經理辦公室統一編制采購計劃，說明采購原因、采購數量與費用預算，經總經理批準

后，在3個工作日內采購、配發到位。原則上，低值易耗與辦公用品應保持零庫存。

㈢總經理辦公室對低值易耗品的采購質量負責，辦公用品采購后，由驗貨人核對品

種、規格、數量與質量，確保沒有問題后，由驗收人員在發票背面簽字驗收、入庫。

㈣低值易耗品的攤銷使用全額攤銷法。

第五條低值易耗與辦公用品的管理

㈠總經理辦公室負責對采購的低值易耗與辦公用品進行登記，并妥善保管。

㈡低值易耗與辦公用品分為個人領用與部門領用兩種。“個人領用”系個人使用保管

用品，如圓珠筆、橡皮；“部門領用”系本部門共同使用用品如打孔機、大型訂書機、打

碼機及項目部專用辦公具。

㈢總經理辦公室負責建立“低值易耗與辦公用品”登記簿，對低值易耗與辦公用品

的發放進行管理。

㈣公司全體員工應本著厲行節約的原則使用辦公用品，能共同使用的盡可能共同使

用，能重復利用的盡可能重復利用。嚴禁浪費、丟失、私用。

2.2會議管理制度

第一條為進一步規范公司內部管理，促進公司內部溝通與信息傳遞，根據公司實

際運作需要，制定本制度。

第二條會議管理總則

㈠會議應盡可能精簡，能通過正常工作制度、流程處理的問題不通過會議解決，無

關的部門與人員一律不參加會議，以保證各業務部門及工作人員有充分的工作時間按照

制度與常規辦公。

㈡會議目標要明確，例行會議依例會的要求組織，專題會議通常由會議主持人或者

組織部門寫出提綱，列明要解決的問題、議程、會議擬達到的目標、要求與會人員準備

的材料與資料

㈢各類會議通常由總經理辦公室安排聯系，根據會議重要程度，對出席人員要提早

一天以上發出書面或者口頭通知，以備會議出席者能安排好工作。

㈣會議中，對需要解決的問題要明確解決的方法、責任人、目標與期限，避免議而

不決，不了了之。

第三條會議分類

公司的會議能夠分為總經理辦公會、專題會、員工大會。

第四條總經理辦公會

㈠總經理辦公會通常于每月首個周六上午10:30?12:0()召開，由總經理主持，各部

門負責人以上人員參加。特殊情況，則以總經理辦公室通知為準。

㈡會議要緊內容為：

1.由總經理對各部門上月度計劃工作進行檢核，對本月工作計劃進行布置與安排，

傳達公司有關文件、精神。

2.各部門負責人對本部門上月度未完成的計劃工作作闡述，及通報本月工作計劃重

點、需提請總經理或者其他部門協調解決的問題。

3.其他需要解決的問題。

㈢會議通常不對單項具體問題的處理進行深入探討，對會上提出的問題可確定時間

組織召開專門會議研究解決。

㈣會議由總經理辦公室負責記錄并在會后及時整理、公布會議紀要。

㈤總經理辦公室負責對已簽發的會議紀要進行落實、督辦與催辦，將會議決定事項

的落實結果及時匯報總經理，并在下次總經理辦公會上通報。

因總經理辦公室負責會議記錄、會議紀要的存檔。

第五條專題會

㈠專題會要緊是研究解決工作中出現的問題。

㈡專題會議的與會人員包含會議召集人、有關部門、有關人員及特邀人員等。

㈢專題會會議紀要由會議組織人于會后1?3日內完成并由主持人簽發，抄送各與會

單位、部門備查。

第六條員工大會

㈠出席人員：本公司全體員工。

㈡會議時間：通常在每月上旬召開，特殊情況則以總經理辦公室通知為準。

㈢會議要緊內容：

1.傳達關系到全體員工切身利益的重要事項；

2.傳達公司重要決策、有關文件及精神；

3.總結前段時間工作，部署今后工作；

4.夸獎先進，鞭策后進；

5.其他應提交員工大會的事項。

㈣員工大會由總經理主持召開，由總經理辦公室負責會議的組織、服務、記錄。

第七條會議要求

㈠出席會議人員于會議前安排好工作，會議期間其他人如無特殊情況，不得進入會

場找人、談事。如有來訪客人或者來訪電話，安排適當人員做好接待記錄，待會后再通

知當事人處理。如遇急事務必當事人親自接待時，應先得到會議召集者的同意，由其通

知有關人員離開會場，并盡量不影響會議進程與發言，以保護會議正常進行。

㈡與會者需遵守會場紀律，尊重他人發言，充分闡明自己的觀點，關閉手機或者調

至振動檔，以保護會議正常進行。

㈢各部門會議不應安排在公司例會同期召開（與會人員不發生時間上的沖突除外），

應堅持小會服從大會、局部服從整體的原則。

第八條總經理辦公室負責會議室管理工作。

第九條本制度由總經理辦公室負責解釋。

2.3工作環境管理辦法

第一條目的

為了對工作環境進行有效管理，為員工制造一個良好的工作氛圍，制定本辦法。

第二條總經理辦公室負責公司辦公場所工作環境的歸口管理；各部門負責本部門

工作環境保護；各項目負責本項目部工作環境的管理。

第三條辦公安全、防護

㈠各部門應將本部門負責的公司的重要文件資料、印章等責成專人妥善保管。責任

人離開辦公現場時，應將上述物品鎖入固定的文件柜或者抽屜，不得在桌面等處任意擺

放。

㈡公司不同意存放個人貴重物品與錢幣。

㈢公司暫時存放的貴重物品由物品管理部門妥善保管。

㈣加強各辦公室的電器與電源開關的管理，每天下班最后離開辦公室的人負責關閉

總電源開關。

㈤在公司適當場所配備消防器材，并由總經理辦公室負責對消防器材定期進行檢查、

更換，確保消防器材處于正常使用狀態。

外門衛人員負責對來訪人員進行接待、登記，關于非正常公務聯系的外來人員謝絕

來訪。

（七）凡從事特種作業人員，公司按照國家規定配備勞動防護用品。

第四條辦公條件與環境衛生

㈠公司努力為員工制造舒適、美觀、整潔、衛生的辦公室、辦公家具、辦公設備、

辦公用品等辦公條件，滿足員工日常辦公需求。

㈡各工作部門須有充分的光線，注線須有適宜的分布，注線須防止眩目及閃動，各

工作場所的窗戶及照明器具的透光部分，均須保持清潔。

㈢各工作場所須保持適當的溫度，并根據不一致季節予以調節，各工作場所須保持

空氣流通。

㈣飲水務必清潔。

（坨洗手間、更衣室及其他衛生設施，務必保持清潔。

保垃圾、廢棄物、污物的清除，應符合衛生的要求，放置于指定的范圍內。

(七)各部門負責安排值日人員，每天早晨清理本部門辦公環境，公司每位員工都應自

覺保持辦公環境的優雅整潔，各工作場所內，均須保持整潔，不得堆放垃圾、污垢或者

碎屑，嚴禁隨地吐痰。

(A)總經理辦公室負責監督檢查各部門環境衛生保持情況。

第五條辦公秩序

㈠員工應自覺遵守辦公秩序，工作時間內不得在辦公室內高聲喧嘩、嬉笑打鬧、聊

天及網絡聊私事、玩游戲及電腦游戲、下棋、吸煙、吃零食，任何時候嚴禁在辦公室飲

酒、打牌、賭博。

㈡接待外來人員、打電話注意文明禮貌，且盡量不影響他人正常辦公。聯系來訪客

戶、外單位辦事人員與打電話時應注意語氣禮貌溫與。

第六條工作氛圍

公司堅持以人為本，尊重員工，公司努力制造一種與諧、平等、民主、公開的工作

氛圍，倡導團隊精神、團結協作，鼓勵各級員工之間積極、主動溝通，使全體員工在公

司充分發揮自己的主觀能動性、制造性，達到員工個人與公司進展的一致性。

2.4檔案管理辦法

第一條目的

確保公司工程、文書、聲像、實物等各門類檔案得到有效操縱。在企業開展市場競

爭，保護企業合法權益、經濟利益等方面發揮作用。

第二條范圍

本辦法適用于公司所有檔案資料的操縱。

第三條職責

㈠總經理辦公室負責對公司的各類檔案實行統一管理，對各部門及項目部的檔案工

作及資料員進行業務指導與監督。

㈡各部門及項目部資料管理員負責本部門及項目部檔案的收集、整理、立卷、歸檔

與移交工作。

第四條檔案的分類

公司檔案分為四大類：工程檔案、文書檔案、聲像檔案、實物檔案。

第五條檔案立卷、歸檔

㈠總經理辦公室負責公司各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作；

。各部門及項目部資料管理員負責本部門及項目部檔案的收集歸檔。

㈢按照歸檔范圍與要求，公司各部門應于文件處理完畢后向總經理辦公室移交，各

項目部應于每年六月底前將本項目部上一年度形成的重要文件移交公司總經理辦公室。

㈣歸檔文件要齊全、完整。按照文件材料形成的規律，進行科學的分類、立卷，保

持文件之間的歷史聯系。卷內文件的排列要有順序，案卷能夠反映公司業務的全貌，便

于保管與利用。

㈤歸檔案卷封面的各個項目均應填寫清晰。案卷標題要簡明確切，保管期限要準確,

裝訂要整齊。

因每個案卷都要填寫卷內目錄與備考表。

（七）歸檔文件要按規定的次序系統排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩份。

（A）移交檔案時，雙方根據目錄清點核對，并履行簽字手續。

第六條檔案的保管

㈠庫房內保管的檔案資料，要按門類與載體進行科學的分類、排列、編號，要管理

有序。

㈡嚴格按照“八防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強光、防過度干燥、防

失密）的要求，定期檢查檔案保管情況，對檔案進行技術保護。

㈢要注意操縱庫房的溫濕度，不斷改善保管條件。庫房內要保持清潔，定期整理，

不得存放與檔案無關的物品。

㈣調閱檔案要輕拿輕放，以減少檔案的機械磨損。

㈤建立與完善全宗卷，并做好檔案的收進、移出、利用等日常登記、統L工作。

的嚴格遵守檔案保密制度，努力做好檔案保密工作。

第七條檔案借閱利用

㈠檔案資料通常不外借。需要外借的檔案，務必經主管領導批準，并按借閱期限歸

還。借閱檔案需辦理借閱審批與登記手續。重要文件的借閱，需經公司主管領導批準后

由專人查閱。

㈡復印檔案需經檔案人員同意。

㈢借閱人員要愛護檔案，不得涂改、損壞檔案資料，不準私自拆檔復印。

㈣檔案管理人員要熟悉室藏檔案情況，主動熟悉公司各項工作對利用檔案的需求，

積極做好提供利用工作，為公司各項業務的開展提供根據性資料。

㈤檔案人員應開展檔案編研工作，積極配合公司有關部門編寫大事記及組織機構沿

革，樹立公司的外在形象，擴大公司的知名度。

第八條檔案保密

㈠檔案管理人員務必有嚴格的保密觀念，認真執行公司的檔案制度，保證公司檔案

的絕對安全。

㈡檔案庫房要牢固，保管設備要符合保密要求。

㈢根據公司的有關規定，及時劃分并調整檔案密級，嚴格履行借閱手續，正確處理

好利用與保密的關系。

㈣經常對員工進行保密教育，不斷增強保密觀念。組織有關人員定期進行保密工作

檢查。

第九條檔案鑒定與移交

㈠資料管理員應根據本公司檔案保管期限的規定，制定本公司的保管期限表，定期

對檔案進行鑒定，準確確定檔案的存毀。

㈡檔案的鑒定工作，應在公司主管領導的指導下，由總經理辦公室與有關業務人員

共同構成鑒定小組，按規定進行。

㈢失去儲存價值的檔案須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經公司主管領導批準后,

由專人進行監銷，并在銷毀清冊上簽字。

㈣檔案的移交工作需嚴格按照檔案館的規定，定期向檔案館移交；并保留一份復印

件以備查考。

㈢本公司人員調動工作時，務必在辦完檔案移交手續后方可離開崗位。

2.4.1工程檔案管理細則

第一條目的：加強工程檔案的規范化管理，提高工程管理水平，表達工程檔案為

工程質量驗收的重要構成部分，保證工程質量。

第二條工程檔案范I制：

㈠小區開發前期綜合檔案：

1.工程建設項目立項根據；

2.項目建議書及批復文件；

3.可行性研究批復；

4.計劃任務書及批復文件；

5.建設用地釘橋成果通知單：

6.規劃設計任務通知書；

7.規劃設計條件通知書；

8.審定規劃方案通知及總平面圖；

9.人防規劃總平面圖；

10.小區豎向設計圖；

11.市政工程方案會議紀要；

12.環境、消防、衛生及水、電、煤氣、熱力報裝協議；

13.配套項目（如文教、商業、綠化、交通等）協議、合同；

14.勘探、測繪、設計、招投標、監理文件；

15.項目行政管理文件：

16.開發項目在建設中產生的不可預測的有關技術文件及有關職能部門、領導的批示

文件；

17.減免四源費、大市政費用的有關文件。

18.開發項目的聲像檔案。

㈡建設用地文件

1.建設項目選址報告及土地、規劃部門批復；

2.征用土地辦理國有土地使用權轉讓、抵壓等文件；

3.建設規劃許可證及批準用地范圍圖；

4.建設用地批準許可證及用地圖；

5.國有土地使用證；

6.有關拆遷安置協議、拆遷實施辦法等要緊文件；

7.拆遷許可證。

8.單體工程項目文件

9.建設工程規劃許可證及蓋有市規劃局許可證專用章的建設總平面圖;

10.建設工程開工許可證；

11.固定資產投資許可證；

12.建設工程招投標文件、施工合同、工程結算；

13.建設工程施工監理合同、監理計劃及監理月報、

14.工程監督委托書及工程質量核驗證書；

15.初步設計報批文件及有關圖紙；

16.工程勘察報告；

17.工程技術交底會議紀要及工程洽商紀錄；

18.工程隱檢紀錄（基礎、主體結構）；

19.工程竣工驗收單；

20.人防工程竣工驗收單；

21.消防工程竣工驗收單；

22.工程質量核驗單及電梯質量核驗單；

23.工程竣工總結；

24.工程質量事故處理；

25.工程照片；

26.沉降觀測記錄。

㈢單體工程施工技術文件：

1.施工組織設計；

2.工程設計交底會議紀要及工程洽商紀錄；

3.工程定位放線驗收記錄；

4.基礎釬探驗收及基礎處理記錄；

5.隱檢記錄（土建、設備、電器）；

6.材料及產品合格證（土建、設備、電器）；

7.原材料復試報告（磚、水泥、鋼材、砂石）；

8.試驗報告（碎、砂漿試驗報告及配比單，鋼筋焊接試驗，灰土、素土試驗報告）;

9.單位工程質量保證資料核查表；

10.單位工程質量綜合評定表；

II.單位工程觀感質量評定表；

12.全部工程竣工圖；

13.電梯開箱驗收記錄、隱檢、試運行及驗收記錄；

14.設備、電氣專業隱檢、閉水、測試、測壓試驗記錄或者報告（詳見城建檔案館

歸檔要求）。

㈣開發建設小區整體竣工檔案：

1.小區竣工總平面圖；

2.小區道路、綠化竣工總平面圖；

3.小區綜合管線竣工圖；

4.小區規劃建設總說明。

第三條職責分工

㈠總經理辦公室負責公司所有門類檔案的管理工作，對各部門與各項目部檔案工作

進行指導與監督，對施工單位檔案管理員進行進館內容與要求的培訓。

㈡各項目部負責工程資料的收集、整理、立卷、歸檔工作，負責與城建檔案館的業

務聯系，保證工程檔案符合進館要求。

㈢異地項目公司負責本項目公司工程資料的收集、整理.、立卷、歸檔，負責向當地

城建檔案部門與公司總經理辦公室的移交，標準要達到當地城建管理部門與公司的要求。

㈣由公司投資開發建設或者合資控股的所有項目（含異地項目），均須向公司總經理

辦公室移交一套齊全、完整的工程竣工檔案，并負責該項目開發前期的基建文件的收集、

整理、立卷、歸檔工作。

第四條工程檔案管理要求：

㈠在與施工企業在簽訂施工合同時，應對施工技術檔案資料的編制與移交期限做出

明確規定。項目部應在施工技術資料中按有關規定簽署意見，實行監理的工程應有監理

單位簽認認可的資料。

㈡工程竣工驗收前，項目部應組織、督促與協同施工單位檢查施工技術資料的質量,

不符合要求的，應限期修改、補齊，直至重做。

㈢工程竣工檔案務必真實地反映工程建設過程及竣工后的實際情況，具有永久與長

期儲存價值的文件務必完整、準確、齊全，各類程序責任者的簽字手續務必齊全，文件

字跡清晰。

㈣工程竣工檔案要反映開發項目建設的全過程，要求歸檔的文件、圖紙務必是原件,

保證文件的原始性。

㈤編制工程竣工檔案務必使用不褪色的黑色、蘭黑色繪圖、書寫墨水，不得使用紅

色墨水、復寫紙、鉛筆與圓珠筆等。

因編制竣工圖時，要在新藍圖上修改，修改方法按照1996年城建檔案館發《竣工檔

案與資料的具體要求及作法》一書執行。一張圖紙內容變更超過40%時，需重新繪制竣

工圖。竣工圖務必圖面整潔、反差明顯、字跡工整、清晰，不得涂改。

第五條組卷的基本要求

㈠工程竣工檔案組卷，要遵循工程文件材料的自然形成規律，保持案卷基建文件、

施工技術文件與竣工圖之間的有機聯系，符合專業特點，便于保管利用。建設項目按單

項工程組卷，單項工程按先文字、后圖紙；先項目管理性文件，后施工技術文件。

㈡組卷前要全面檢查基建文件、施工技術文件及竣工圖是否按要求收集齊全，做到

不丟項，圖物相符。

㈢卷內文件材料排列順序要根據卷內材料構成而定，順序為：封面、目錄、文件部

分、備考、封底。

㈣構成的案卷力求美觀、整齊。

第六條檔案的裝訂

㈠案卷裝訂厚度不超過20mm,裝訂時以案卷下邊為齊。

㈡案卷內不能有書訂，卷內頁要干凈整齊。

一冊案卷紙張規格要統一，頁號編寫在右下角。

㈢圖紙折疊前均要按裁圖線裁齊，折疊方式使用圖面向內“手風琴風箱式二竣工圖

章要蓋在圖號一側，竣工圖負責任人簽章處不得漏簽。

㈣工程竣工檔案的案卷形式為：案卷封面、目錄文件或者圖紙、備考表、封底，要

求填寫的內容要填寫全，字跡工整。甲方卷的案卷目錄要求用打字機填寫。

㈤工程竣工檔案要由項目負責人審核，并在案卷備考表簽審意見。

2.4.2文書檔案管理細則

第一條目的：規范公司文書檔案工作。

第二條適用范圍：適用于公司在工作活動中形成的全部文書檔案。

第三條職責：

㈠總經理辦公空負責公司各部門及項目部文書檔案的管理。

㈡各職能部門及項目部負責本部門及項目部文書檔案的立卷、歸檔及移交工作。

第四條文件材料的歸檔范圍：

㈠上級與外單位來的文件材料.

1.集團公司等上級主管部門召開的重要會議的紀要、決議等。

2.集團公司等上級主管部門頒發的，針對本單位的或者須貫徹執行的決議、決定、

通知、指示、命令等。

3.集團公司等上級單位對本公司及下屬公司檢查工作形成的文件材料。

㈡公司各部門及項目部在工作中形成的文件、資料。

1.公司重要會議的會議紀要、記錄、決議、公告、年報、重要事件公告、重要的匯

報材料、審計報告等。

2.公司工作會、經理辦公會、各類專業會議的通知、報告、總結、領導人講話、紀

要、重要的簡報及會議記錄等。

3.公司頒發的決定、決議、條例、規定、通報、通知等文件材料。

4.公司及各部門、各項目部的年度工作總結、計劃及報告、簡報。

5.公司編制的各類計劃、統計報表等。

6.已經履行完成的公司對外簽訂的各類合同、協議書等。

7.關于干部任免的文件材料。

8.公司外事、合作、考察、培訓活動中形成的請示、批復、報告、計劃、總結、重

要簡報等。

㈢下級單位報來的文件材料：下級報來的重要的專題報告、典型材料、請示等。

第五條文件材料的歸檔時間

公司各部門形成的檔案應在文件處理完畢后立即向公司總經理辦公室移交。

各項目部形成的檔案應于次年六月底前將符合歸檔要求的檔案向總經理辦公室移

交。

第六條歸檔文件系統性方面要求

㈠應歸檔的文件材料一定要收集齊全，凡屬于檔案室管理的各類形式的檔案與與檔

案有關的資料都要收集。

㈡歸檔要遵循文件的自然形成規律，按照文件之間的歷史聯系及根據發文機關、問

題、時間、名稱等特征準確分類立卷，使案卷能正確反映企業活動的基本面貌。一個部

門產生的文件應盡可能集中在一起組卷。上級與下級機關的文件除與本單位文件有密切

聯系的外，通常不與本單位文件一起組卷。需要長久保管的文件與短期保管的文件應分

開立卷。

（三）公司的經濟合同檔案管理，編號單列。

（四）公司直管項目“五證”，職能部門辦理手續并拿證后，應在第一時間交檔案

管理室存檔，職能部門需使用的，辦理借閱手續。

第七條歸檔文件在技術加工方面的要求

㈠案卷封面的各個項目均應填寫清晰、準確，要根據“檔案材料保管期限規定”注

明案卷的保管期限。

㈡卷內文件應按一定次序排列，重要的排在前面，通常的排在后面；正文在前定稿

在后；批復在前請示在后。

㈢歸檔文件通常應按年度立卷。請示、報告、規定按簽發年；年度計劃按開始年；

多年總結按最后年；批轉、批復按批轉、批復時間立卷。

㈣整理好的案卷要逐張編號，填寫“卷內文件目錄”與“卷內備考表”，以上需用

打印機或者鋼筆字跡填寫。

㈤擬寫案卷標題要做到正確反映卷內文件內容，標題的三要素（文件作者、內容、

名稱）要完整、準確。文字要簡練通順，概括準確，合乎文法，標點要正確，避免文不

對題、詞不達意，避免過于抽象籠統或者單純堆砌文件標題，通常標題不要超過二、三

十字，特殊情況最多不能超過五十字。

因案卷的裝訂要做到：裝訂前修整文件，關于破舊文件材料要進行修補，裝訂線上

有文字的要進行裱糊。修補文件用防蟲漿糊，以防蟲蛀。文件紙型大小不一時，要做必

要的補貼或者折疊。字跡不清晰的重要文件材料要設法復制清晰。文件分類要反復推敲,

確保無疑時再裝訂，以避免因分類不準確造成返工。案卷裝訂要使用線繩或者麻繩，去

掉原有金屬釘，嚴防裝訂中有損文件字跡現象，裝訂后的案卷應整齊美觀。

（七）向檔案室歸檔的所有案卷，都要根據案卷重要程度，按照一定次序進行系統的排

列，編寫案卷順序號，填寫案卷目錄一式兩份，交接入雙方清點無誤后由有關人員在案

卷目錄上簽字，雙方各存一份。

第八條歸檔文件的保管期限與密級：文書檔案的保管期限分為永久、長期與短期

三種，永久為五十一年以上，長期為十六年至五十年，短期為十五年下列。

㈠凡是反映本單位要緊職能活動與基本歷史面貌的，在經濟建設、文化建設與科學

研究中需要經常利用，具有長遠查考利用價值的檔案，應列為永久保管。

㈡凡是反映機關工作活動的，在相當長時間內本單位需要查考的檔案，應列為長期

保管。

㈢凡是在較短時間內本單位需要查考的各類文件材料均應列為短期保管。

㈣根據文件資料的性質、作用及兼顧企業參與社會競爭的需要，將檔案密級劃分為

絕密、機密、秘密。

第九條歸檔范圍與保管期限詳見下表：

文書檔案歸檔范圍與保管期限一覽表

序號歸檔范圍歸檔部門保管期限

與本公司業務有關的政府主管單位頒發的針對本公司業務

1總經理辦公室永久

的指示、命令、條洌、規定等重要的文件材料

永

公司重要會議的會議紀要、記錄、決議、公告、年報、重久

長

2總經理辦公室期

要事件公告、重要的匯報材料、審計報告等

公司工作會、經理辦公會、各類專業會議的通知、報告、永久

3總經理辦公室

總結、領導人講話、紀要、重要的簡報及會議記錄等長期

永

公司頒發的決定、決議、條例、規定、通報、通知等文件久

長

4總經理辦公室期

材料

5政府有美的主管部來我公司檢查工作形成的文件材料總經理辦公室短期

公司各部門、

6公司對外簽訂的各類合同、協議書等長期

各項目部

公司及各部門、各項目部的年度工作總結、計劃及報告、公司各部門、

7短期

簡報各項目部

公司各部門、

8公司編制的各類計劃、統計報表等短期

各項目部

公司各部門、

9公司大事記及反映公司重要活動的簡報等文件材料長期

各項目部

公司外事、合作、考察、培訓活動中形成的請示、批復、公司各部門、

10長期

報告,計劃、總結、重要簡報等各項目部

11有關干部任免、人事獎懲的文件材料人力資源中心長期

公司各部門、

12公司科研活動中的科研成果及獲獎論文等短期

各項目部

2.4.3聲像檔案管理細則

第一條目的

加強公司內部及各項目部聲像檔案的管理工作，更好地保護與利用聲像檔案信息資

源，服務公司及項目部的各項工作。

第二條范圍

適用于公司與項目部在生產、經營、管理等各項活動中形成的所有有儲存價值的錄

音、錄像、照片等特殊載體的檔案資料。

第三條職責

㈠公司總經理辦公室負責集中保管公司各方面的聲像檔案資料。

㈡各部門、各項目部負責將聲像資料整理、歸檔，向總經理辦公室移交。

第四條聲像檔案的收集工作

將分散在公司各部門、各項目部、個人手中具有儲存價值的聲像材料，收集、集中

到總經理辦公室，實行統一管理。采取一定的措施引導與操縱聲像檔案的流向，抓住重

點部門與人員，以點帶面，保證收集工作的落實。

第五條聲像檔案的歸檔范圍

㈠反映本公司要緊職能活動、重要歷史面貌的聲像檔案；

㈡各級領導人與著名人物參與本公司重要公務活動形成的聲像檔案；

㈢本公司的各類重要會議的聲像檔案；

㈣本公司重要工程項目、重大工作成果的聲像檔案；

㈤本公司組織或者參加的重要外事活動的聲像檔案；

外記錄本公司重大事件、重大事故的聲像檔案；

(七)公司攝制的或者反映本公司工作活動的專題錄像片等；

(A)本公司歷屆領導班子成員、先進工作者，獲得的榮譽性獎狀、證書等照片。

第六條聲像檔案的歸檔要求

力求是原底片、原件，盡量避免復制件。歸檔材料要齊全完整，照片歸檔時，應同

時有底片及文字說明。錄音、錄像磁帶歸檔時，也要有簡要的文字說明。文字說明包含:

事由、時間、地點、人物、背景、拍攝人六要素。歸檔的照片若為普通相機拍攝，應將

照片與底片同時歸檔。若為數碼拍攝則需刻錄成光盤后向總經理辦公室移交。

第七條聲像檔案的整理、鑒定、編目

㈠照片檔案的整理、鑒定、編目：照片檔案由底片、照片及文字說明構成。其整理

方法要符合國標《照片檔案管理規范》的要求。照片的分類組卷通常按年度一專題分類

組卷；照片的編號為案卷號一照片號。

㈡錄音、錄像檔案的整理、編目：以盤或者盒為保管單位，編號按收集歸檔的時間

順序結合內容分別編制案卷的流水號。格式如下：類別代號一順序號。

㈢聲像檔案的保管與保護

庫房要保持適宜的溫濕度。磁帶儲存的適宜溫濕度為：溫度15-25C0,相對濕度

45%—60%o儲存照片的適宜溫濕度：溫度14—24C°,相對濕度40%—60%。磁帶應豎

放，卷繞平整，并注意防光、防塵、防磁。

第八條聲像檔案的歸檔時間

公司各部門形成的聲像檔案應立即向公司總經理辦公室移交。各項目部形成的聲像

檔案于每年六月底前將上一年形成的聲像檔案統一向總經理辦公室移交。

2.4.4實物檔案管理細則

第一條目的：確保對公司的實物檔案進行有效管理。

第二條范圍：公司及各項目部在生產、經營、管理等各項活動中獲得的獎杯、獎

旗、證書、舊印章，公司及各項目部與外界交往中同意的禮品與上級領導的題字、書畫

等。

第三條職責

㈠以公司名義或者各項R部獲取的實物檔案均由總經理辦公室統一保管；

㈡公司、各部門及項目部各時期的舊印章作廢后由財務管理中心統一保管。

第四條各項目部、部門及個人對公司所屬的實物檔案要及時移交到總經理辦公室,

不得以任何理由據為已有。

第五條實物檔案的編號構成：類別代碼+實物檔案順序號。

第六條檔案部門對各部門及個人移交的實物檔案要及時登記，辦好移交手續，并

按時間順序與類別編號。

第七條實物檔案的分類

㈠各類證書、證件；

㈡獎杯、獎旗、獎章；

㈢舊印章；

㈣其它類（同意的禮品、紀念品、書畫等）。

第八條實物檔案的保管環境應做到八防。紀念品等有觀賞價值的可放在展柜內。

舊印章等重要實物要存放在保險柜內，由專人保管。

第九條實物檔案通常不外借。為方便利用可將實物檔案拍成照片裝訂成冊。

第十條實物檔案的保管期限為長期或者永久。

2.4.5檔案檔號說明

第一條工程檔案檔號:

工程檔案代號（項目代號）類別碼樓號冊流水號

GXX——-XX——XX-------XXX

奧林花園0L住宅ZZ01001

千年美麗QN商網SW02002

奧林苑0Y學校XX03003

第二條文書檔案檔號：

（一）文書檔案代號（部門代號）項目碼類別碼冊流水號

WXX——XX——-XX——XXX

企業進展中心QF總公司GS計劃”001

設計管理中心SJ奧林花園0L文件WJ002

合同審算中心HT千年美麗QN紀要JY003

營銷銷售YX奧林苑0Y??????.........

營銷策劃YC鄂州公司EZ

營銷客服YK天門公司TM

總辦ZB?......

人力資源中心RL

財務管理中心CW

（二）合同檔案代號（項目代號）類別碼冊流水號

HXX-——XX——XXXX

總公司GS工程GC0001

奧林花園0L營銷YX0002

千年美麗QN其他QT0003

奧林苑0Y

鄂州公司EZ

天門公司TM

第三條聲像檔案檔號:

聲像檔案代號（部門代號）項目碼類別碼冊流水號

XXX——XX——-XX-——XXX

企業進展中心QF總公司GS001

設計管理中心SJ奧林花園0L002

合同審算中心HT千年美麗QN003

營銷銷售YX奧林苑0Y??????

營銷策劃YC鄂州公司EZ

營銷客服YK天門公司TM

總辦ZB

人力資源中心RL

財務管理中心CW

第四條實物檔案檔號:

實物檔案代號（部門代號）項目碼類別碼冊流水號

SXX——XX——-XX-——XXX

企業進展中心QF總公司GS001

設計管理中心SJ奧林花園OL002

合同審算中心HT千年美麗QN003

營銷銷售YX奧林苑OY??????

營銷策劃YC鄂州公司EZ

營銷客服YK天門公司TM

總辦ZB

人力資源中心RL

財務管理中心CW

2.5工作服與胸卡管理規定

第一條為了對員工工作服進行有效管理，制定本規定。

第二條本規定所稱的工作服，是指在工作場合穿著的由公司統一配發的服裝。工

作服分春秋裝、夏裝與冬裝。

第三條管理職責

㈠總經理辦公室負責工作服、胸卡的統一管理，包含采購、發放、更換、收回等。

（二）全體員工負責按照公司要求穿著工作服、佩戴胸卡。

㈢各部門負責人負責本部門員工工作服與胸卡的日常監督管理。

㈣人力資源中心負責員工工作服穿著情況、胸卡佩戴情況的監督檢查。

第四條工作服的配發

㈠公司為正式錄用的員工配發工作服，原則上每兩年配發一次，配置標準為：

1、春秋裝，所有員工配發，西服套裝。

2、夏裝，所有員工配發，男職工為短袖襯衫加西褲；女職工為短袖襯衫加裙裝。

3、冬裝，營銷中心銷售、客服員工配發，棉套裝。

以上配置標準按季節分時段發放。

㈡總經理辦公室根據公司對統一著裝的要求（包含與公司CIS的一致性），按照人力

資源中心提供的在職員工名單，擬訂每年工作服配發標準、數量、預算，報請總經理批

準后實施采購或者委托制作。

㈢在采購或者委托制作工作服時，總經理辦公室能夠按員工實有人數加制10%至

15%以備新進人員領用或者因特殊情況補發。總經理辦公室應選擇質量、價格、信譽、

服務俱佳的服裝供應商或者服裝加工商。

㈣公司對發放的員工工作服，不一致季節（春秋裝、夏裝或者冬裝）每季全套配置

均按300元/人給予補貼，超過300元部分的成本費由個人承擔，并在員工薪資中扣除。

總經理辦公室負責做好發放登記。

㈤因個人原因造成工作服丟失或者嚴重損壞，員工應及時報告總經理辦公室，同時

中領新的工作服。員工申領新的工作服，須按照工作服造價的80%交納成本費。

第五條胸卡的配發

㈠公司為每位員工統一制作與發放胸卡。胸卡的樣式與顏色應符合公司CIS管理要

求。

㈡總經理辦公室根據公司對胸卡制作的要求（包含與公司CIS的一致性），按照人力

資源中心提供的在職員工名單，擬訂胸卡制作計劃，報請總經理批準后委托制作。

㈢員工的胸卡由于正常的磨損、質量不好破舊，員工需填寫《胸卡申領單》，經部門

負責人審核后，與舊卡同時交辦公室辦理新卡。

㈣員工不慎遺失胸卡后，員工應及時報告辦公室，同時填寫《胸卡申領單》辦理新

卡，并交納成本費。

第六條工作工作服與胸卡的管理

㈠工作工作服與胸卡是員工在公司內的身份與形象的象征，每位員工在工作時間內

應正規著裝與佩戴。各部門負責人有對本部門員工進行監督與檢查的責任。

㈡員工對配發的工作工作服與胸卡有保管、清潔與修補的責任。

㈢員工不得轉借、典賣與有意損毀本人或者他人的工作工作服與胸卡，一經發現，

除當面制止其錯誤行為之外，還將由人力資源中心進行行政處罰。

㈣人力資源中心負責隨時檢查員工著裝與佩戴胸卡情況，發現問題除當面制止其錯

誤行為之外，還將由人力資源中心進行行政處罰。

第七條離職員工工作服與胸卡的處理

㈠員工離職時，須將胸卡交還總經理辦公室，總經理辦公室負責督促。胸卡未交回

者，視作離職手續未辦理完畢。若遺失，按成本價賠償。

㈡員工離職時，如工作服領用時間未滿壹年，則要向公司退還補貼總額的三分之一

金額，在發放工資時予以扣除。總經理辦公室負責計算應扣除額，通知人力資源中心在

結算工資時扣除。

㈢工作服領用超過壹年時，無需扣除費用。屬于因個人原因丟失后交納成本費補領

的工作服無需扣除費用。

2.6車輛與駕駛員管理規定

第一條目的

為了加強車輛與駕駛員管理，確保公司各項公務的順利進行，制定本規定。

第二條適用范圍

木規定適用于公司所有的車輛與駕駛員管理C

第三條總經理辦公室負責車輛與駕駛員管理工作；各用車部門負責協助。

第四條車輛駕駛

㈠嚴禁無證人員駕駛各類車輛，駕駛員不得將車輛交給無證人員駕駛。

㈡開車前，駕駛員認真務必檢查剎車、制動器、喇叭、前、后燈，轉向系統等是否

良好，不符合安全要求時應立即修理。嚴禁駕駛安全設備不全或者機件失靈的車輛。

㈢駕駐員身體不適，不能保證行車安全時，不得擔任駕獨工作.駕駛員在行車時，

務必集中精力，嚴格遵守交通規則，確保交通安全。嚴禁酒后開車；嚴禁超速行駛；嚴

禁超載行駛。

㈣如超車過程中與對面來車有可能會車時，不得超車；不準超越正在超車的車輛。

㈤不準穿拖鞋駕駛車輛；駕車時不準吸煙、飲食、與人閑談或者其他妨礙安全行車

的行為。

汽車倒車、調頭時，應注意地形與四周情況，并用喇叭或者手勢使周圍的車輛、

行人避讓。

（七）在施工現場駕駛車輛時，要低速慢行，隨時注意上空及道旁的物件、行人。

（A）車輛沒有停穩之前，不準打開車門與上、下人。開車門要注意周圍情況，不要妨

礙其他車輛與行人通行。停泊車輛應安全牢靠。為防止偷盜要上安全鎖或者啟用防盜報

警器。鎖閉車門窗。駕駛員返回停車場取車，應注意留意車輛情況有無遭意外損傷。車

輛應停放于指定位置、停車場或者適當合法位置。任意放置車輛導致違犯交通規則、損

毀、失竊，由駕駛人賠償缺失，并給予處分。

⑴車輛載重行駛時，要注意防止急剎車、急轉彎。

（十）隨身攜帶的消防滅火器要確保完好有效，有破舊或者故障要及時配換修理。

第五條駕駛員管理

㈠駕駛員一律憑《派車單》出車，無派車單不得擅自動用車輛。

。原則上每臺車固定駕駛員，未經領導同意駕駛員不得擅自交換車輛。

㈢無派車單或者因私事動用車輛，發生事故造成的車輛缺失由駕駛員負擔一切費用，

并按情節輕重予以行政處分。

㈣駕駛員須定期參加交通管理部門、總經理辦公室組織的安全行車培訓。

第六條車輛維修保養及費用管理

㈠駕駛員對車輛要精心保養，保持車容整潔。車輛的保養維修、年檢、購建零配件,

務必事前提出書面報告，車隊負責人同意后方可修理與購建。

㈡駕駛員于駕駛車輛前應對車輛做基本檢查（如水箱、油量、機油、剎車油、電瓶

液、輪胎、外觀等），如發現故障、配件失竊或者損壞等現象，應立即報告，否則要對由

此引發的后果負責。

㈢車輛維修、清洗、打蠟后，做好維修保養記錄。

㈣車輛應由總經理辦公室指定的維修保養保養單位實施維修保養工作，或者到特約

修護公司維修，否則修護費一律不準報銷。自行修復者，可報銷購買材料零用費用。

㈤車輛于行駛途中發生故障或者其他耗損急需修復或者更換零件時，可視實際情況

需要進行修理，但無迫切需要或者修理費超過2000元時，應與車輛管理員聯系請示批示。

內如由于駕駛人使用不當或者車輛管理員疏于保養，而致車輛損壞或者機件故障，

所需之修護費，經扣除俁險賠付金額后，應依情節輕重，由公司與駕駛人或者車輛管理

員負擔。

（七）發生交通事故后，如需向受害當事人賠償缺失，經扣除保險賠付金額后，其差額

由駕駛員負擔。經有關部門裁決，是對方責任而造成的車輛缺失的費用與責任由對方承

擔。

（A）由于駕駛員本人責任違章罰款的費用不予報銷。發生事故給公司造成的經濟缺失,

由駕駛員承擔缺失費用的30%,造成重大缺失的另行處理。

第七條獎懲規定。

㈠對全年安全行車，完成任務，節約用油，車輛保養成績顯著的駕駛員，年終給與

安全行車特別獎100（）?2（）00元。

㈢對有意違章造成安全事故，并給公司帶來經濟缺失者，公司視具體情況給予經濟

處罰、行政處分、直至解除勞動合同。

㈢如發生交通事故，駕駛員需在兩日內寫出書面報告，隱瞞不報，給事故調查處理

造成困難所引起的經濟缺失，由駕駛員本人承擔，并從重處罰。

2.7職工食堂管理辦法

第一條為做好食堂管理管理，為員工提供良好的就餐服務，制定本辦法。

第二條總經理辦公室負責職工食堂管理工作。

第三條午間工作餐

㈠員T可憑公司統一發放的中餐券就餐0

㈡中餐券由各部門負責人根據本部門員工工作時間，在總經理辦公室統一領取。

㈢員工因加班需就中餐，應于加班前一日填寫加班中餐申請表，經部門負責人審核

簽字后，報總經理辦公室領取加班中餐券。

㈣員工因請假或者招待業務單位等未在公司食堂就中餐的，其當月中餐券應退回總

經理辦公室，或者由總經理辦公室在員工下月應發中餐券中核減。

㈤各部門業務往來單位人員需在公司食堂就中餐，應于當日午餐前填寫業務往來單

位人員中餐券申領表，經部門負責人及分管副總審核簽字后，報總經理辦公室領取中餐

券；子公司員工因公需就中餐，直接在總經理辦公室領取中餐券。

因中餐券只能作為員工進餐的憑證，嚴禁用作早、晚餐及在食堂換物等代金券使用；

食堂工作人員亦不得同意。如違反此條，一經發現，對當事人及食堂工作人員一次各處

以100?200元罰款。

第四條早餐

㈠早餐屬員工自費，標準為1.50元/餐。需在食堂就早餐的員工，應在每周未預訂下

周早餐(或者半月、1月一訂)，并交付現金。

㈡如員工因故不能就早餐，應于前一日提早通知食堂，以便食堂取消次日早餐并核

減餐費。若未提早通知，則不核減餐費。

㈢特殊情況下，如未訂早餐的員工需就早餐，在食堂有供餐能力時，可即時付現金

就餐。

第五條晚餐

㈠晚餐屬員工自費，標準為5元/餐。需在食堂就晚餐的員工，直接在食堂用現金就

餐。

㈡需就晚餐的員工，如當日下午4：30前向食堂預付現金訂餐，則餐費優惠為4.5()

元/餐。

第六條進餐時間

㈠午餐：12：00?13：30

㈡早餐：7：20-8：20

㈢晚餐：18：00?19：30

第七條員工進餐行走通道

㈠公司辦公室員工及物業公司辦公室員工，可直接走辦公室側門到食堂進餐并返回。

㈡營銷中心、項目部員工及物業公司其他員工，由商網1號中間樓梯到食堂進餐并

返回。

第八條就餐秩序

員工就餐應講究公共及個人衛生，文明進餐，保持進餐秩序，不得大聲喧嘩，餐后

應將餐椅歸還原處；須自覺節約，杜絕浪費。若發現員工中餐有嚴重浪費現象，每次對

當事者處罰2()?50元。

第九條食堂內部管理

㈠炊事員應樹立服務意識，講究職業道德，文明服務，態度與藹，主動熱情，禮貌

待人，熱愛本職，認真負責。做到飯熱菜香，味美可口，飯菜定量，食品足量，平等待

人。

㈡炊事人員應特別注意個人衛生，做到勤洗手，剪指甲，勤換、勤洗工作服，工作

時要穿戴工作衣帽，在廚房與餐廳內嚴禁穿拖鞋、短褲與赤膊。

炊事人員每年進行一次健康檢查，無健康合格證者，不準在食堂工作。

㈢把好食品原料驗收關，嚴禁腐爛，變質的原料入倉，有效采取防鼠、防蟲、防蠅

措施，以防止食物中毒、病從口入。

㈣做好安全工作，使用炊事器具、灶具、食品加工機械、刀具、電器等要嚴格遵守

操作辦法，防止事故發生。

QD嚴禁隨便帶無關人員進入廚房與保管室。

因食堂工作人員下班前，要關好門窗，檢查各類電源開關、設備等。

(七)食堂應每周制定一次食譜，早、午、晚餐品種要多式樣。炊事員應努力提高烹調

技術，改善員工伙食。

第十條監督管理

總經理辦公室負責每月對職工食堂工作情況進行監督、考核。同時全體員工有權對

職工食堂工作提出意見，員工的意見可作為對職工食堂進行考核的根據之一。

3信息管理