第六章

會間服務工作

報到與簽到會議選舉與表決會議記錄會間危機管理會議主持工作會間文化活動的安排會間住宿安排會間餐飲服務茶歇與攝影報到與簽到報到工作報到是指與會者持會議通知和有關證件到會議報到處簽到并填寫個人信息表，辦理繳費、食宿登記等手續，領取會議文件的工作過程。查驗有關證件住宿安排預收費用分發會議文件與會人員信息登記與會者到達報到處后，會務工作人員要認真查驗與會者的身份證件、會議通知、單位介紹信、票證以及其他相關證件。查驗的目的是確認與會者的與會資格，確保會議的安全。會議如召開一天以上，都涉及住宿問題。會議住宿一般有兩種辦理方式：一是會議住宿由會務組統一安排。這種方式會務組工作量比較大，要考慮與會者的身份和要求、收費以及房間安排、與賓館結算等問題。二是會議住宿由會務組與賓館事先約定，由個人在會議所在賓館自行登記，會務組不介入個人住宿，只需賓館協助登記與會者的房間號，便于會議期間聯系。會議文件在會前準備時已經裝袋備用，在與會者信息登記完成之后，會務工作人員要將會議文件發至與會人員手中，以保障會議文件的準確發放。會議文件如有保密級別，應特別制作保密文件簽領表，專門登記發放和清退，以保障會議文件的安全。有些會議需要與會者支付會務費、食宿費、資料費等，這類會議報到時須安排專門的財務人員現場收費并開清收訖。登記信息即是請與會者在登記表上填寫個人有關信息，如姓名、年齡、單位、職務、職稱、聯系地址、聯系電話、電子郵箱等。信息登記可以幫助統計與會人員人數，了解與會者的具體情況，以便做好會議期間的各項服務工作。在會議結束前，會議登記表還可根據需要編制成通訊錄，發放給所有與會者。簽到工作簽到是指與會人員進入會場之前，要在事先準備好的簿、表上簽上與會者姓名，表示到會的工作過程。簽到與報到有聯系又有區別：一般小型會議會期短，無須集中接待，報到與簽到同時、同場合進行；大型會議或隆重的、具有紀念意義的、保密的會議，會期長，會議活動多，需要集中接待，報到與簽到有先后之分，有些還在不同場合。與會者開會進入會場時則在會場門前簽到。有些重要會議或保密會議，與會者在每場會議入場前均要求簽到。在一些法定性會議上，簽到是一種法律行為。會議簽到是一項重要的會中會務工作，其作用有：一是及時、準確統計與會人員人數，以便確定會議決議、表決和選舉的有效性；二是慶典儀式、紀念性活動用簽到簿簽到，這樣可以珍藏，留作永久紀念；三是檢查會議缺席情況；四是對于法定性會議，簽到作為第一手記錄，具有憑證的作用和法律效用。表式簽到表式簽到是采用事先設計好的表格簽到的方式。一般需要填寫的與會者信息包括：序號、姓名、性別、單位及地址、職務或職稱、聯系地址、電話、電子郵箱、住會房間號、備注等內容。會議規模大、人數多的會議，如采用表式簽到，應當注意不能先將簽到表裝訂成冊，應分成單張，讓與會者分頭簽到，會議結束后，再裝訂成冊。這樣能夠避免到會高峰期的擁擠和忙亂，準確、快速地完成簽到工作。會務工作人員代為簽到會務工作人員代為簽到是指無須與會者親自簽到，會務工作人員在事先制定的參加會議的花名冊上標記符號，以了解到會情況，統計到會人數的簽到方式。如以“√”表示到會，以“×”表示缺席，以“○”表示請假等。這種簽到方式簡便易行，但前提是會務工作人員必須認識與會者。此外，當人數多時，簽到統計也容易混亂，因此，此種簽到方式只適合小型內部會議。座次表簽到座次表簽到是會務工作人員按照會議規模，事先編制好座次表，表上每個座位填上與會人員姓名和座位號碼。座次表的設計要體現整體性，按區域劃分座次，將同一地區、同一部門的與會者集中一起，既方便與會者查找自己的座位，也便于會務工作人員統計到會單位人數，同時，這能提高了會務組織工作效率。簿式簽到簿式簽到是指在會務工作人員事先準備好的簽到簿上簽上自己的姓名，表示到會。一般慶典類、紀念性會議使用簿式簽到。簽到簿一般裝幀都非常精美，宜于收藏。簽到筆也較講究，一般可用油性簽到筆，以體現簽名的個性化，并留作永久紀念。簽到之前，會務工作人員要事先做好準備，在簽到簿的封面或扉頁寫明會議的名稱、時間和地點，以便日后查考。一卡通簽到一卡通簽到是目前比較先進的一種簽到方式，適合中大型會議簽到使用。一卡通是將簽到卡、會員證、代表證以及食宿出入證組合在一起而制作的電子卡片。采用這種簽到方式，事前要做大量準備工作。會務工作人員會前要匯總編輯與會者個人信息，將與會者的姓名、性別、年齡、單位、職務或職稱、聯系電話、代表性質、分組情況、證件編號以及座位編號等信息事先輸入電子卡和簽到機，簽到時與會者只需把簽到卡在簽到機上刷一下，即可以完成簽到工作。這種簽到方式方便、快捷、功能齊全，目前國內外普遍使用。會議記錄會議記錄的含義與特點會議記錄過程中，會議發言人是主動者，而會議記錄人員是被動者。開會時，會議記錄人員事先基本無法了解發言人要講的內容，講什么，講多長時間。會議記錄人員基本受發言人的支配，仔細聽、認真記，從這點來看，會議記錄工作具有被動性。時間性被動性會議記錄是如實記錄會議的與會情況、報告和講話、會議決議等內容的一種應用性文體，是會議實況的真實反映，是當次會議的歷史的、原始的檔案。一份完整、簡潔、條理清楚的會議記錄，可以提供會議活動的原始信息，為形成和編寫會議紀要和會議簡報打好基礎，為幫助會務工作人員會后更好地傳達會議精神，使會議的各項決議能在今后的工作中得到充分貫徹和執行提供依據。同時還為以后檢查會議決議的執行情況提供依據。技術性為更快更準完成任務，會議記錄可借助速記技術以及其他現代化手段進行輔助。運用技術，保障了會議記錄的安全、快捷、全面和準確，提高了會議記錄的質量。會議記錄的時間性強，這一方面體現在記寫過程的時間性，也體現在會后形成會議正式文件的時間性。會議記錄是一種即時記寫的活動，是貫徹會議精神的基礎需要及時整理出來。會議記錄的內容

會議的其他內容

會議概況

會議內容會議的概況包括會議名稱、屆次、時間、地點、主持人、出席人、列席人、缺席人、旁聽人、記錄人、記錄審核人等，有的要標注職務，缺席的要注明缺席的原因。這些項目都應在會議正式召開前詳細、清楚地填寫好，經常性的例會可以制成表格。會議內容是會議記錄的主體部分，包括會議議題、講話發言、形成的決議等。這部分記錄按會議議程和各項活動的先后次序記錄，發言人姓名要寫全，會議的決議要準確，并寫明表決的方式，如口頭表決、鼓掌表決、舉手表決、無記名書面表決、電子計算機表決等，以及表決結果，如同意、反對、棄權的票數。一次未決，有多輪表決的情況，也要記錄在案。會議的其他情況是指會議期間會場內發生的與會議進程和會議內容有關的情況，需要記錄。會場情況可以幫助了解會議的氣氛以及與會者的態度和情緒，使讀者對會議有更全面的認識。如與會者的掌聲、笑聲，與會者遲到、早退、中途退場以示不滿的情況等。會議記錄的方法與要求記什么即除了記錄會議概況外，只要求記錄會議的議題議程和會議的結果，不必記發言的內容和經過。簡易記錄僅限于事務性會議。（一）會議記錄的方法記錄時有言必錄，對會議的全過程、所有發言人的發言、發言過程中的插話、會場情況等做原原本本的記錄。詳細記錄用于重要會議，并要求會議記錄人員掌握熟練的速記方法。摘要記錄法即除了會議概況必須詳細記錄之外，只需記錄會議的議題、議程、發言人姓名、發言的重點和要點、決議情況等的記錄方法。摘要記錄法適用于一般事務性會議，要求記錄人員應當在充分掌握會議內容、議題的輕重、發言人的發言宗旨與意圖的情況下方可使用這種方法。詳細記錄法可使用現代速錄設備進行速記，或由幾個記錄人員同時記錄，會后共同核對整理，每個記錄人員都在整理稿上簽字。如領導同意，也可以使用錄音的辦法，會后根據錄音整理。摘要記錄法簡易記錄法會議記錄的方法與要求5（二）會議記錄的要求快速注意力集中、反應迅速、判斷準確規范用簽字筆記錄，會后要及時核對、整理、謄清并簽字真實高度的責任心和良好素養完整完整記錄，不要遺漏簡潔以清楚而簡潔的形式將會議內容表達出來會議記錄的格式

簿式表格式標題一種是通用標題，一種是專用標題。通用標題適用于一般性會議。寫法是直接在會議記錄簿的空白頁正中寫上“會議記錄”四個字。會議名稱寫在首部。專用標題適用于專項會議或重大會議。寫法是在會議記錄簿的空白頁正中寫上“會議名稱＋會議記錄”。首部會議記錄首部記錄會議的概況，內容有：會議名稱、時間、地點、主持人、出席人、缺席與請假人、記錄人、主持人。主體會議記錄主體部分記錄會議的進程。內容有：會議的議題、議程、發言人及發言情況、表決情況、會場情況、會議結果。尾部會議記錄的尾部用于簽署。內容有：會議記錄人簽署、會議記錄審核人簽署、會議發言人簽署、簽署時間。簿式表格式會議選舉與表決選舉與表決會議選舉活動是各級各類法定性會議的重要內容，包括候選人的推薦和確定、選舉人的登記和審查、選舉活動的安排和實施、選舉結果的統計和公布等一系列工作。表決是指具有表決權的會議成員通過投票、舉手等方式對特定的事項表達贊同、反對、棄權意志的行為過程，是通過決議或決策所使用的一種民主方式。選舉和表決是現代社會的兩種民主形式。通過會議選舉和表決可以極大地提高群眾的主人翁責任感和工作的積極性、創造性，有利于民主集中制的發揚，有利于克服官僚主義，改進工作作風。隨著民主機制的不斷完善，選舉和表決越來越頻繁地出現在政治、經濟和社會生活的各個領域，成為現代會議的一項重要內容。表決方式表決03鼓掌表決02舉手表決01口頭表決舉手表決是最傳統、最基本的表決方式。主持人宣布決議，與會者舉右手表示贊同，不舉手表示不贊同，根據舉手人數的多少決定表決結果。0405投票選舉和表決按電子表決器選舉與表決的工作程序（一）制定選舉和表決規則選舉和表決規則是在選舉、評選和表決活動時，規范選舉和表決的程序以及規范組織者和選舉人、評選人、表決人的行為的各項法律、法規、規章、組織章程的總和。制定選舉和表決規則的目的，是為了防止少數人操縱選舉和表決的過程，保證選舉、表決的科學性、民主性和公正性。此外，也是為了避免當事人在程序和技術上的分歧帶來選舉與表決造成的負面影響。選舉與表決的工作程序（二）投票選舉和表決的程序(1)會議執行主席宣布選舉或表決開始，并向大會報告本次會議應到人數和實到人數；(2)報告候選人產生的過程并介紹候選人的情況，必要時可安排候選人與代表見面或發表演說；(3)通過選舉或表決辦法，通過總監票、計票、唱票人名單。一般采用舉手或鼓掌通過方式產生；(4)監票人核查會議秘書處提交的選票或表決票；(5)監票人當眾檢查投票箱，然后當眾密封；(6)工作人員分發選票并檢查實發選票或表決權票與實到人數是否相同；選舉與表決的工作程序（二）投票選舉和表決的程序(7)總監票人宣讀填寫或表決票的注意事項以及投票的順序、路線；(8)正式填寫選票或表決票；(9)投票時，先由主席團成員投票，再由監票人和計票工作人員中的正式代表投票，最后由其他正式代表投票；(10)當場統計選票或表決票；(11)總監票人宣讀選票或表決票的統計結果；(12)會議執行主席宣布選舉或表決結果。選舉與表決的工作程序格式（三）制作選票和表決票標題：由“會議名稱＋選舉的目標職務＋選票”構成；或由“獎項名稱＋選票”構成。候選人名單候選人名單必須按一定規則排列，一般以姓氏筆畫排列。如果遴選候選人，也可以按前一輪推薦時的得票多少排列。候選人名單一般采用表格的形式，在設計候選人名單表格時，應留出適當空格，供選舉人填寫。注意事項選票的下方要求清楚寫明選舉要求和方法，內容包括：明確等額選舉還是差額選舉，每張選票選出候選人的上限，是否可以另選他人，表達意見的方式及符號等。簽署選票末尾要標明選舉機構的名稱和選舉時間。有些選票還要求在選票簽署位置蓋選舉機構的印章。選票和表決票是書面投票時選舉人和表決人表達意志的載體，具有憑證和保密的作用。選舉與表決的工作程序（四）制作投票箱投票箱的制作以簡單輕便、設計莊重和方便密封與開啟為原則。投票箱的數量要根據參加投票的人數多少而定。擺放投票箱要考慮會場布局、座次安排和投票的行進路線。選舉與表決的工作程序（五）推選監票人監票人應當在選舉之前經大家推選產生。監票人應當嚴格履行職責，監督整個選舉過程，并最終將選舉過程口頭向大會報告。會間危機管理會間危機管理的內容與特點123會議期間突發事件發生的時間、地點、方式以及嚴重程度等是人們始料未及的，因此較難事先把握。突發性突發事件的發生是在人們的預料之外，且發生在會議進行之中，既關系到全體與會人員安危，也關系到社會和組織的安危，需緊急采取應對措施，及時有效地加以處理。隨著事態的發展，事件所造成的損失也會越來越大，因此，須進行有效的危機管理，反應要快、決策要準、行動要迅速，把損失降到最低點。緊迫性嚴重性會間危機管理是指對開會期間突然發生事件的應對與處理。會間危機管理的內容包括：會議期間因照明、空調、會場容量等原因出現的場地問題，因組織協調原因出現的流程銜接不當、信息不能及時傳遞的組織問題，因發言人的言語以及行為引起的會場騷亂，與會者突發危重病情，自然災害等。會議期間突發事件造成的損害有直接損害和間接損害兩種。這些損害不僅體現在與會人員的傷亡、財產的損失和環境的破壞上，而且還體現在對個人心理和社會心理所造成的破壞性沖擊，進而滲透到社會生活的各個方面。會間應急方案與應對措施（教材p117表6-4）處理危機事件的要求123危機事件發生后，會務工作人員應當第一時間將發生的時間、地點、經過、危害程度等情況向領導報告，以便領導全面掌握情況，全面指揮，力爭把危害降到最小。及時報告會前準備工作中作了應急方案，如與事件相符，應首先啟動應急方案，按方案中的措施、方式進行，從容地處理和解決危機問題。如事先未制定應急方案，則應按緊急和危險程度，分清工作主次先后，采取合適的應急措施。啟動應急方案要大膽、果斷，還要細致、穩妥會議主持工作會議主持人的選擇會議主持人是會議進行中的核心角色，是會議進程的動力和導向。會議主持人一旦確定，需要建立權威性和唯一性，所有與會人員必須服從會議主持人的指揮和領導。成功的會議主持人能因勢利導，有效控制會議的進程，確保會議高效。因此，選擇合適的會議主持人是開好會議的關鍵因素。受領導委派，一些事務性會議、協調性會議可以由會議組織者主持。會議組織者主持會議能直接準確地領會領導意圖，知道召開會議要解決什么問題，達到什么目的，開會的目的性非常明確。選擇會議組織者如有商議并須形成決議的會議，一般選擇與會領導中地位最高的人主持會議。最高領導人能整合大家意見，從全局角度和更高層次看問題、分析問題，找出問題的癥結，從而化解矛盾，最終形成會議決議。選擇與會領導中地位最高的人以傳遞信息為主要目的的會議，一般選擇與會議議題密切相關的人主持會議。選擇與會議議題密切相關的人領導地位議題相關多方公認會議組織選擇被多方公認的人會議內容如涉及多方利益，因利益和立場不同自然會形成幾方勢力，此種情況的會議，適合推選被多方公認的人主持會議。會議主持工作三部曲準時開會要培養準時開會的良好會風，不要因為某位領導或嘉賓未按時到會而延遲開會，否則，不僅影響本次會議的進程，而且會形成不守時的不良會風。進入程序結束程序推進程序將與會者引入會議狀態會議主持人在會議開始前，要先設法引領全體與會者進入會議狀態。開場白開場白是一段系統、簡潔、審慎并有明確宗旨的3-5分鐘的講話。其主要內容包括開會的目的、已知的重要資訊及議事方式等。好的開場白不僅可以起到畫龍點睛的作用，也能活躍會議氣氛，引導與會者投入會議，激發與會者的思維和活力。會議主持工作三部曲控制會議進程會議時間有一定限度，無論短期、中期、長期會議，一般每一段會議最好不要超過2.5小時，這是由人的生理和心理特點決定的。進入程序結束程序推進程序防止冷場與沉默遇到這種情況，會議主持人要察言觀色，善于揣摩與會者心思，弄清會議冷場和沉默的原因。要有耐心，不要簡單粗魯行事，尤其不要以點名的方式處理，否則可能適得其反，事與愿違。正確的方法是主持人要善于抓時機或主動引出話題，激發與會者發言的欲望，增強他們的自信和勇氣。引導與會者實現會議目標防止偏離目標。阻止無序的發言。隨時澄清模糊的概念和理清混亂的思路。適時做簡短概括。會議主持工作三部曲會議結束的時機討論已經完成，并且會議主持人已經完成了議程上的所有事項。時間已經到了。意見被一再重復而且沒有任何其他新的提議。現有信息有限，還需要重新準備才能繼續進行下去。進入程序結束程序推進程序總結會議主持人總結的內容：通報會議取得的成果，已經做出的決定和達成的協議等；用明確的語言指出分歧，估計它的影響，說明分歧是多數還是少數；指出下一步必須做的事情，明確今后的行動方案，指出哪些事情會后應得到落實，負責人是誰。并非所有會議結束時都要做出決定，但所有會議在結束時都必須講求結束技巧。主持人總結的方式有：歸納式、號召鼓動式、啟發式。會間文化活動的安排安排會間文化活動的意義會議期間可適當安排一些有益于身心健康的文化活動。這些文化活動不但可以活躍會議氣氛、豐富會議生活，同時還為與會者之間深層接觸與交流創造機會，促進大家和諧相處，增進相互了解。會間文化活動雖未直接作用于會議，但精心組織的文化活動對提高會議成效可起到積極的促進作用。組織會間文化活動的原則健康輕松安排會間文化活動的目的是調節與會者的狀態和會議生活的節奏，不同于平日組織的文藝活動或體育活動，因此，不宜組織體能消耗太大的文體活動，應以輕松快樂為原則。從簡節約安全有序自覺自愿會間文化活動提倡大家參加，但絕不硬性要求，應遵循自覺自愿的原則。因為與會者的年齡、身體狀況、興趣各有不同，對此應予以尊重。1234安排會間文化活動的目的是調節與會者的狀態和會議生活的節奏，不同于平日組織的文藝活動或體育活動，因此，不宜組織體能消耗太大的文體活動，應以輕松快樂為原則。由于會議的時間和經費都是有限的，所以，會間文化活動時間不宜安排得過長，也不應鋪張浪費。會務組對與會人員的人身安全負有一定責任，因此，一定不要組織一些帶危險性的活動。人數較多的會間活動，更應當集體組織安排，以免人多混亂，發生意外。會間文化活動的類型組織觀看電影或文藝演出組織外出參觀考察組織游覽活動組織戶內文體活動戶內文藝活動包括舞會、卡拉ＯＫ、自編自演文藝晚會、游泳、棋牌、游戲等多種形式。組織這種活動，要事先了解與會人員的興趣、愛好、性格、特長等，以便有針對性地組織活動。1234組織這類活動，時間可以安排在晚上，既不影響開會，也充實了與會者的晚間生活。組織者要事先統計好人數，提前訂票和訂位。如果是大型會議，人數多，可以跟影院協商包場，既可以節省費用，時間安排上也有協商的可能。外出參觀考察是指組織到會場以外的相關地區和單位學習、實地參觀考察。組織這類活動涉及的問題較多，因此不可隨意行事。事先要做出出行計劃，要與參觀學習的單位取得聯系，讓對方有所準備，以便做好接待、介紹、講解等工作。人數多，出行不便時，可化整為零，編成一個個小組，每小組有專人負責。如果外出時間較長，還應注意外出的飲水、食宿問題。游覽活動能展現會議所在地文化特點或有特色旅游景點。組織游覽活動既要考慮景點的代表性，還要考慮經費和交通以及安全等問題。組織人員要事先安排好接送車輛，清楚標記車號，出發前認真清點人數，避免漏掉。。會間餐飲服務會議餐飲服務的工作程序010305020406制訂方案印制和發放就餐憑證統計就餐人數預訂餐廳就餐前檢查商定菜譜會議時間在一天或一天以上的會議，一般要安排會議用餐。餐飲是會議進程中的重要環節，也具有交流感情、融洽關系的重要作用。無論是普通的便餐，還是隆重的宴會，餐飲都體現會議的服務理念和公關理念，也反映會務工作人員的組織能力和禮儀水平。制定方案（１）就餐時間。就餐時間一般要服從會議的總體安排，分為早餐、午餐和晚餐。（２）就餐地點。應根據人數的多少，適當安排就餐地點。（３）就餐標準。就餐標準要根據會議的規格而定，分別按早、午、晚三餐計算。（４）就餐形式。就餐形式是指采用圍餐還是自助餐等。（５）就餐憑證，是指就餐時就餐人憑餐券還是會議證件就餐。（６）食品安全措施，是指保障食品安全的具體措施。比如控制食材的采購渠道、檢查食品生產環節的管理等。（７）其他事項。預訂餐廳一是餐廳的大小能否容納會議全體與會者；二是餐廳的衛生條件是否達標；三是飯菜的品種和質量是否滿足要求；四是餐廳與會場或與會者駐地的距離是否適當，出行是否方便；五是就餐的價格是否合理；六是服務品質。統計就餐人數為了不造成浪費，會議就餐應隨時統計就餐人數，特別是正餐和宴會。統計人數的方法可根據會議簽到進行統計，也可分組統計，最后匯總。商定菜譜制定菜譜是一項技術性工作。豐儉得當、美味可口的飯菜是會務工作人員精到的點菜技巧的結果，與會者能從餐桌上的美味佳肴中感受到熱情、體貼和尊重。因此，要重視菜譜的制定。在菜式的選擇上要體現顧全大局、勤儉節約的原則，反對大吃大喝和鋪張浪費。擬定菜單既要注意通行的常規，又要照顧到地方特色，還要注意照顧東西南北各地口味，照顧不同國家和地區、不同民族的飲食習慣。在分量上，一般以每人每餐總食量400-500克為基本計算標準，根據地區或季節差異適當增減。印制和發放就餐憑證就餐憑證一般有兩種：一種是印制專門的餐券，按會議實際召開的天數和餐數分別印制成單張餐券，在會議報到時放在文件袋中與會議文件一同發放，每次用餐時由工作人員或餐廳服務員收取，會務組憑所收餐票結賬；另一種是憑會議證進入餐廳，結算按事先報告的人數計算。就餐前檢查為確保與會人員就餐的安全和衛生，會務工作人員要在每餐餐前對飯菜質量、份數、衛生狀況等進行必要檢查，發現問題及時解決。宴會種類正式宴會是按一定規格和要求、鄭重其事地擺設的宴席。國宴是最高級別的正式宴會，其他正式宴會規格和標準低于國宴，在服務程序和禮儀要求方面相對寬松。按規格分按就餐形式分按食物分便宴是一種非正式宴會。便宴形式簡便，除安排與會的主要嘉賓坐在一起外，其他與會者可以不排座次。餐前一般沒有儀式，會議主要負責人可作簡短非正式講話，也可不作講話。菜肴可酌情增減，氣氛比較隨和。工作餐是現代會議為提高效率而采用的一種非正式宴請方式。工作餐適合一天以內的短期會議，從會議規模看，既適合小型會議，也適合中大型會議。其他正式宴會一般在就餐前安排簡短的儀式，由最高領導人致辭，有時也安排樂隊奏席間樂，出席者均按正式宴會要求著裝，按身份排位就座。宴會對餐具、酒水、菜肴道數、陳設以及服務人員裝束、禮儀等方面均有嚴格規定。宴會種類圍餐以宴會桌為中心圍坐就餐。事先會務工作人員制定好菜譜，餐廳服務員按菜譜上菜。中式、西式宴會都可以采取這種形式。宴會桌可以是圓桌，也可以是方桌和長方桌。按規格分按就餐形式分按食物分自助餐是一種餐具、食品和飲料由與會人員自己取用的用餐方式。自助餐可以設在室內，也可以設在室外，一般不排席位，自由入座而食，活動自由，取食隨意，便于與會者之間進行深度交流，是會議拓展和延伸的另一種方式。分餐是由服務人員事先將食物按人頭分裝在個人的食器中，直接端給就餐者用餐的一種方式。西式宴會一般多采用分餐式。宴會種類普通宴會以冷盤、熱菜、湯、甜食為主要食物的宴會，可以是圍餐，也可以是自助餐。按規格分按就餐形式分按食物分雞尾酒會酒水為主，略備小吃，不設桌椅，可隨意走動、自由交談的一種靈活簡便的聚餐方式，目前在世界范圍內較為流行。主要在各種開幕、開張、簽字儀式和慶典活動中使用。茶會以飲茶為主，略備特色茶點和時令水果，圍坐，形式自由靈活，氣氛輕松活潑。目前一些學術性、論壇性會議常采用茶話會招待與會者。會間住宿安排會議住宿的要求與考慮因素01房間總數和類別承接會議時，會議組織者必須弄清楚酒店能為該會議提供的客房的準確數量和類型。02客房管理水平如何可通過自己的觀察和體驗來判斷一家酒店管理水平的高低，以確定是否可以合作。可以通過觀察公共區域的客房管理來確定整個酒店的服務水平。03房間條件如何會議組織者應主要關心家具是否完好，有無現代化淋浴設備，有無足夠的衣櫥空間與衣架及有無冰箱和小酒吧等問題。為避免不必要的麻煩，組織者應該事先在給與會者發放的資料袋中夾入客房使用說明。此外，會務工作人員應設法與酒店溝通，將一部分客房劃為可吸煙客房，或者專門辟出吸煙區，所有這些注意事項應事先通知與會者。04房間是否有多媒體設備這里所說的多媒體設備是指電視機、收音機、網絡連接插口等，這對與會者保持與外界聯絡非常重要。會議住宿要求安全、衛生。與會人員居住、活動應相對集中，盡量靠近會場，使會場、住宿、就餐、文娛活動等地點相距不遠。住宿安排要人性化、合理化，有足夠的停車場和方便的公共交通。會議住宿的要求與考慮因素05酒店是否有為貴賓準備的房間06登記入住的效率如何會務工作人員應該要求酒店為與會者提供便捷的登記入住服務，或要求飯店采取一些應急措施，如為與會者安排稍事休整的地方，并將他們的行李安頓好，以表示會議組織方與酒店在客房尚未準備好的時候對他們的關心。為保障快捷辦理入住手續，會議工作人員可事先收取與會人員的身份證復印件和住房押金。可要求與會者提前將復印件寄到會務組或傳真到會務組，押金統一墊付，由會務組統一將復印件和押金交給酒店，提前辦理入住登記手續，這樣可以簡化與會人員到達后的入住程序，盡快地安排客人休息。07何時退房會議住宿要求安全、衛生。與會人員居住、活動應相對集中，盡量靠近會場，使會場、住宿、就餐、文娛活動等地點相距不遠。住宿安排要人性化、合理化，有足夠的停車場和方便的公共交通。客房安排的原則優先權房價結構會務工作人員事先提供給飯店一份VIP人員名單，并為他們安排特別的膳宿。應當為VIP人員安排環境較好、較為安靜舒適的房間或套間，并考慮提供水果、酒水飲料和鮮花。在客人到達前一天會務工作人員要檢查并確認具體房間，掌握VIP人員的抵達時間，提前準備迎接。預訂酒店時首先涉及的是房價問題。客房價格的主要形式有：公開價價格沒有任何折扣或優惠，這是飯店為便于簿記而采取的定價方法。公開價很少用于會議，除非團體很小或飯店出租率很高。滾動式房價是把所有房間除套間外都定價在最低價和最高價之間，而不考慮樓層及地理位置。這種價格又叫做無差別定價，小型會議比較適合使用無差別的價格。折扣價或優惠價不少酒店采用這種方法，刺激辦會團體，或從酒店競爭對手那里招徠更好的團體生意。大型會議更適合折扣價。茶歇與攝影茶歇茶歇是會議進行過程中的休息。茶歇間會議工作人員應做的工作有：一是看提供的飲品和食品是否充足，以便隨時補充；二是確保會場秩序。為緩解參會人員的疲勞，或因會議場次的變換，通常在一段會議中間，安排茶歇。茶歇的時間一般不要超過半小時，可提供茶水、咖啡、水果、糖果、點心等飲品和小食品，以補充與會者體力，緩解會議的緊張氣氛，也借此時機補充紙、筆等用品和更換場地、調整會場布置等。會議攝影有兩大作用：一是拍攝錄像或照片，作為會議歷史資料保存；二是作為與會人員的留念。會議安排集體攝影應重點注意三個問題：一是要選擇高水準的攝影師和攝影器材；二是要安排好與會者的座次與組織好拍攝工作；三是要選擇好背景，要充分體現出會議的主題和特點。攝影選擇攝影師和攝影器材會務工作人員要從攝影技術、攝影器材的質量、沖洗和擴印照片的技術、照片的裝飾水平、安全保密等方面確定攝影人員。攝影人員要提前準備好使用的相機、相機架等，并與會議工作人員協商，選擇好攝影地點和背景，提早到拍攝現場實地查看、測距、測光等，以確保攝影質量符合會議主辦方的要求。會議攝影的主要范圍：1拍攝簽到臺會務工作人員要從簽到開始記錄會議。首先從簽到開始拍攝，一般需要全景拍攝來賓簽到的過程。特別注意拍攝會議主要嘉賓與主辦方領導者握手或擁抱的細節，以及領導者、嘉賓簽到的特寫。2拍攝貴賓廳掌握好角度，中景拍攝領導者、嘉賓交換名片以及交談的場面。3拍攝茶歇主要拍攝與會者自由交談的場面。4拍攝會議主持人和核心人物講話這部分是會議拍攝的重點。要留下會議主持人與會議核心人物的特寫鏡頭，通常需要多拍幾張，以抓拍到最好的表情。5拍攝合影一般會議為留紀念，都需要拍攝合影。合影的拍攝要求較高，除對拍攝技術有要求外，人員的排列要特別注意。一般領導者、嘉賓前排就座，找準C位，然后依次左右排列。會務工作人員應事先在前排座椅靠背上貼上姓名標簽，以方便領導者、嘉賓就位。攝影組織會議攝影與選取攝影背景攝影場地的背景要盡可能與會議的主題相吻合。一般喜慶的會議，攝影背景氣氛要熱烈；莊重嚴肅的會議，攝影背景氣氛要莊重。背景要盡可能顯示會場和會標。無法顯示會場背景和會標時，應當要求攝影人員在后期制作時添加會標和會議召開時間，以作留念。拍攝地點要充分利用會場內和附近地勢的自然落差；有條件的會議，也可以專門搭建合影臺。攝影批次合影人數少時，可以全部一批完成拍攝；合影人數多時，可按區域、級別、部門等分批分類拍攝。會務工作人員應事先做好安排，并通知全體與會者，讓大家知道自己所在的批次和拍攝的時間、地點，以及入場退場線路。合影排位會議合影排位，要按照與會人員的職務、級別等由高至低依次排列。按照通行禮儀，會議中心人物站在第一排正中間，按“以右為上、為大”原則依次左右排列，前后排列，主賓間隔。會務工作人員要做好排位的組織工作，安排好會議核心人物的位置，指揮合影人員有序地登上攝影臺。讓最后一排先上，依次登臺，拍完后，讓前排人員先走，依次下場。組織攝影選取背景背景選取要求思考與練習二、有會議專家研究會議主持時的開場白，認為有開門見山式，就是用三言兩語的開場白進入會議；有迂回入題式，就是借助相關或不太相關的內容，預設某種前提，使人在不知不覺中入題；有引發思考式，就是創設懸念或提出懸疑，構筑一個聽眾積極參與的空間；還有情緒渲染式，就是用自己的感情點燃與會者的情感火焰。對此，你有什么認識，能否各舉出一例，嘗試做會議主持人？(ppt31-36)思考：1.新聞發布會的籌備工作包括哪些內容？如何做好會議主題的確定和宣傳材料的準備工作？(可結合第四、五章內容談)2.對于新聞發布會后出現的媒體“沉默”或不利報道應怎樣對待？3.怎樣根據企業新聞的特點選擇合適的媒體和記者？與媒體打交道時需要注意什么？(根據新聞發布會的內容來談，言之有理即可)第七章

會后落實工作會場善后工作會議經費結算會議文件的清退與立卷歸檔會議評估會議總結會場善后工作4.歸還所借物品。2.清理會場內其他用品。特別是一些具有保密性的資料要注意整理收回，以防泄密。3.收回所有應當收回的會議資料。恢復會場及周圍的面貌，以便歸還租借的場地。1.撤去會場外指引標志和告示牌。會議結束后，除了會議送站等服務工作之外，還有一些零碎的后續工作，這些工作雖不像會前、會間工作那樣直接對會議產生影響，但正是會后這些細節的操作，才真正體現會議管理的水平。會后工作做得好，會議才稱得上圓滿結束。會場善后工作是把會中的討論決定布置下去貫徹執行的先決條件。5.歸還會場鑰匙或結算租借會場費用。會議文件的清退與立卷歸檔會議文件清退的含義文件清退是指將辦畢的文件經過清理，退還給發文機關或指定部門的一系列工作。會議結束后，要及時做好文件清退工作。一個大中型會議，由會務組帶到會場發放的文件和會議期間產生的文件很多，要求會務工作人員按“文件領用表”登記的情況，點清剩余份數，做到剩余份數與登記表統計數相符。對于機密文件以及事先講明收回的文件，要及時清退收回，逐份核對，經過清點、裝袋、捆扎、裝車等程序，將文件運回單位。（1）根據會議文件清單清退。有些文件需要與會人員所在單位文書部門保管，這種情況需要會議主辦單位向參加會議的單位發出一份《會議文件清單》，詳細列出會議所發放的文件目錄，通知與會人員所在單位文書部門及時收繳登記，統一管理。與會人員應當主動將文件交給文書處理部門登記。（2）小型內部會議，人數少，人員熟悉，可以在會議主持人宣布會議結束時提出將會議文件退回的要求，也可安排秘書人員在會場門口收集，及時清點，保證如數清退。（3）大中型會議清退文件，應事先制訂文件清退目錄發放到與會人員手中，可先按小組收集，再交大會會務組。（4）工作人員手中的文件，可采取按清退目錄和工作組限時繳交的辦法。（5）機密文件清退應在會議結束前收回。發放機密文件時，應當在文件上標明“會后收回”的字樣。會議文件清退的范圍與時機會議文件的立卷歸檔收集歸納會議文件會議結束后，需要對會場發放的文件和會議期間形成的文件進行整理、歸納，立卷歸檔。需要收集的會議文件有以下種類：（1）關于召開會議的請示與上級批示。（2）提交會議審議批準的文件。比如發展規劃、報告、預算方案、行政法規、決議草案、章程修改案等。（3）召開會議使用的文件。比如開幕詞、閉幕詞、領導講話稿、大會發言材料等。（4）會議參考性文件。比如調查報告、統計報表、研究報告等。（5）會議管理性文件。比如會議通知、日程安排、議程安排、會議須知、與會人員名單、保密規定、票證、簽到簿等。（6）會議宣傳文件。比如會議紀要、新聞報道、廣告等。（7）會議記錄與交流性文件。比如會議記錄、會議簡報。（8）會議照片、錄音、錄像等記錄性文件。會議文件立卷歸檔（1）可以保持會議文件之間的歷史聯系，便于今后查找和利用。（2）可以保持會議的真實面貌，反映會議的客觀進程。（3）可以保護會議文件的完整與安全，便于保存和保管。（4）保證了會議秘書工作的專業性和連續性，為進一步規范文書檔案工作奠定了基礎。立卷，是按照一定原則和方法，將已處理完畢的、有保存價值的零散文件進行系統整理并組成案卷的一項專項業務工作。它是會議文書處理程序的終點與歸宿。歸檔，是指文書部門將辦理完畢且有保存價值的文件，經系統整理交檔案室或檔案館保存的過程。會議文件的立卷歸檔就是按文件的各類特征，將已經處理完畢的、有保存價值的零散文件進行系統整理并組成案卷，交檔案室保存的工作過程。含義意義會議文件立卷歸檔立卷方法立卷方法一般按文件的作者、名稱、所涉及的問題、時間、地點、人物等特征歸納組卷，可按其中一種特征組卷，也可同時按幾種特征結合使用，不同類型的文件采用不同的立卷方法。會議文件基本上按文件的作者特征立卷。大型會議的文件可一會數卷，一般會議的文件可一會一卷，同一內容的幾個會議文件也可合立一卷。立卷的工作程序04030201收集資料這是立卷工作的第一步，要按照會議文件立卷范圍將會議中形成的所有文件、資料及時完整地收集起來。鑒別整理檢查收集的文件資料是否齊全，未收集的找出原因和渠道盡快收集，對已經收集來的文件則要鑒別其價值，決定留存。分類歸卷對鑒別的有價值的會議文件進行大體分類。可按會議請批類、會議決議類、會議程序類、會議管理類、會議宣傳類、會議交流類、會議記錄類幾種進行分類。組卷將同一類問題的會議文件集中組織立卷。立卷的工作程序090807060510卷內文件編目組卷完成后，在卷內會議文件上加蓋編目章，編目包括卷號、順序號，以卷為單位標注頁碼，把每份文件在卷內的位置固定下來。然后按順序填寫卷內目錄，對沒有標題的會議文件要補擬標題。填寫卷內文件備考表就是對卷內會議文件作必要說明。如對會議文件的來龍去脈、形成過程、文件的重要程度、卷內文件變動情況等作說明。立卷人員、審核人員要簽注姓名和立卷時間。擬定案卷標題即對本卷宗命名，擬定一個能反映會議名稱和主要內容的標題，以便日后查找和利用本卷宗會議文件。卷宗標題語言要精練、概括性強。標題通常由作者、問題、名稱三部分組成。填寫案卷封面按案卷封面內容認真填寫，字跡要清晰，項目填寫要齊全，卷面起止日期以卷內文件的最早和最晚日期為準。案卷排列大型會議的文件一會數卷，案卷可按問題特征或保管期限、重要程度等先后排列。案卷目錄案卷目錄是登記案卷和提供查閱的基本工具。由立卷者按順序逐項填寫案卷目錄，正式移交檔案部門。案卷目錄一般一式三份，兩份隨案卷移交檔案部門，一份留存備查。會議經費結算01主辦單位行政資助03企業贊助05其他收入02會員繳納的會費04會議收取會務費培訓費資料費等費用會議經費的主要來源0201會議如需收取會務費，應事先在會議通知中明確收費項目、收費標準和繳交方式，以便與會者赴會前做好準備。會務工作人員要事先準備好收款票據。收款票據有稅務部門專用發票，也有財政部門專門用于社團收繳會員費的專用收據。會務工作人員要嚴格按有關規定收取會務費，并認真開具收款憑證，不能有任何差錯。收取會務費的方法會議支出項目（1）租用會議場地費。一般以租用的時間和次數乘以每小時的租金數計算。（2）住宿費。一般以參會人員住宿天數乘以每天的住房租金計算。會議住房結算方式有會務組統一與酒店協商好住房標準，與會者直接與酒店結算的；還有會務組統一與酒店協商好住房標準，由會務組在收取會務費時同時收取住宿費，最后統一與酒店結算兩種方式。（3）餐飲費。根據會議的規格和參照有關規定制定餐飲標準。一般以每天早、中、晚三餐計算，三餐的餐費標準可以按2:4:4或2:3:5的比例安排。早餐通常是自助餐，也可以采取圍餐，費用按人數計算（按實際就餐人數結算或按預定人數結算，事先要與酒店約定好）。中餐及晚餐屬于正餐，可以采取按人數結算的自助餐形式，也可采取按桌結算的圍餐形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由酒店提供，酒店會收取一定數量的服務費。三是未享受會務派車而有一定交通支出的與會人員和工作人員的交通補貼。（4）交通費。交通費主要包括三個部分：一是出發地至會議舉辦地的往返交通費用。包括航空、鐵路、公路、客輪以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通；二是開會期間的交通費用。包括住宿地至會場的交通、會場到餐飲地點的交通、會場到參觀游覽地的交通以及其他與會人員可能使用的預定交通；會議支出項目（5）宣傳資料費。主要包括會議文件的打印制作，會場布置用的橫幅、會標、標語的制作和鮮花等裝飾物的采購或租賃產生的費用。（6）攝影及制作費。主要用于聘請專業攝影師和制作照片。或可事先約定談妥，提前支付專業攝影公司的全部攝影及制作費用。（7）禮品費。是指會議制作或購買禮品產生的費用。（8）聘請專家勞務費。會議聘請的專家、學者、社會名流，參照相應標準付與勞務費或出場費。（9）會議雜用。雜用是指會議過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌，等等。雜用的預算很難計劃，通常可以在會務預算費用中增列不可預見費用機動處理。會議經費結算會議結束后，會務組要及時做好財務清算工作。及時支付會場及設備租用部門、酒店、餐廳、供貨商的全部費用，清點所有支出項目和原始憑據，做出結算報告，請有關審計部門審計。通過審計后，會議經費結算工作方可了結。會議經費結算依據三條原則：一是經費結算按預算時列出的具體項目、數量、規格、單價以及審批手續執行；二是經費結算須按項目、責任人簽名和國家有關財務制度執行；三是對變動預算支出內容和標準的項目，要憑會議主要負責人審批過的預算調整報告結算。會議評估會議評估是指根據一定的目的和標準，遵循一定的原則，運用科學的方法，對會議各項要素及其社會效益以及經濟效益等進行質和量的綜合評價的一種活動。一次會議議程的結束并不意味著會議管理工作的結束，會議的評估與總結是會務管理的重要環節，是關系會議組織者會議管理水平能否不斷提高的大問題。沒有一個會議的組織是十全十美的，只有不斷總結，才能不斷提高。會議評估的含義會議評估的意義（1）可以全面評價會議籌備方案的執行情況。會議主辦者通過會后的評估和總結，可以全面評價籌備方案的優點與不足，了解方案的執行情況，找出影響方案執行的不利因素，為更好地制定下一次會議籌備方案和開好會議提供依據。（2）通過運用科學的評估標準和評估方法，對會議的整體成效、宣傳效果、公關接待、社會效益、經濟效益等各個方面進行全面評估和總結，在此過程中可以發現存在的每一個問題，分析問題產生的原因，以便有針對性地、更有效地加強和提高會議管理水平，提高辦會的質量和整體競爭力，創建辦會品牌，擴大辦會的影響力。（3）為完成會議的總結報告準備材料。會議評估的結果是會議總結報告的重要內容，會議評估為寫好會議總結報告打下了基礎。中西方的會議文化存在非常大的差異。微軟的會議，特別是微軟美國公司的會議，具有典型的西方特色:1.微軟的會議有固定的會議流程，而且堅持一個重要原則：限時開會，所有的會議都不能超過一個小時。2.微軟開會，一定要在會議上做出決定或形成決議，而且是由懂行的人（專家或技術人員）來決定或提議，老板再聽一下員工和管理層的意見。如果沒有反對意見，老板就可以一錘定音了。3.微軟從不開“一言堂會議”，會議召集者總是設法鼓勵員工在會議上發言。4.微軟開會，要求與會者不僅要帶筆記，還要帶著耳朵以及可靠的數據資料參會。開會發言時，既要靠嘴巴說話，又要靠數據說話。每個人在講自己的想法時，都要用確鑿的數據來做論證。微軟、英特爾

（Intel）的會議怎樣開的，又有哪些值得參考的東西呢？？5.微軟開會，雖然沒有專設協調人，但如果有人提出議案，就由他充當協調人的角色。6.很多公司的會議都無果而終，但在微軟，會議主持人最后一頁PPT都會講接下來應該怎么做，提高了會議效率。無獨有偶，英特爾開會亦是中規中矩。英特爾創辦人，暨前CEO安迪·葛洛夫曾說：你絕對無法避免開會，但你可以讓會議更有效率。葛洛夫的“效率會議課”1.會議要了解的雞零狗碎。在英特爾，與會者在會議前必須了解會議主題，理解會議目的，清晰會議日程，了解個人任務，做好充分準備。3.會后，會議管理者會及時檢查決議的執行情況。葛洛夫的

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有效會議101課程”是通過有效會議，從內部推動改變，這也讓

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效率會議”成為英特爾獨具特色的會議文化。2.開會的時候，要關注問題的解決，或者制訂下一步計劃。會議評估的特點目的性專業性系統性科學性會議評估不同于一般的回顧總結，它必須運用一系列科學的方法對各項指標進行分析和評價。比如，會議評估時，先要收集數據，然后對收集到的數據進行整理、歸類，再按統一標準對各項數據進行比較分析和因素分析，也即采用統計分析的方法進行分析和評價。又如，會議評估還需要收集大量的技術數據進行定量分析，并在此基礎上對會議的各項指標作出性質判斷和描述，也即是采用定量分析和定性分析相結合的方法進行分析和評價。只有采用科學的方法，才能保證會議評估結果的科學性。1234會議評估是會議管理的重要環節，是一項有目的、有計劃的自覺活動。無論是會議的主辦者還是管理部門或與會者，進行會議評估，都是為了實現既定的會議管理目標。會議評估是圍繞會議內容、與會者、時間、地點、方式、服務、成本等項目展開的，涉及會議管理的各項業務，因此評估內容具有很強的專業性。會議評估是運用科學的方法進行的，設置的評估指標是反映會議的基本要素和本質特征的數量體系。任何一個評估者在進行某項會議評估前，都要根據評估的目標制定切實可行的評估指標體系，包括完整的指標系統、權重系統和評估標準系統，以使評估結果能夠全面真實地反映會議實際，體現會議評估的目的。會議評估的原則客觀性原則動態性原則同一性原則定量與定性相結合的原則1234會議評估的根本目的是提高辦會的水平，這就要求會議評估能夠客觀地反映會議管理的實際，并通過評估肯定成績、發現問題、改善管理，這是會議評估的首要原則。由于每次會議所處的社會環境和自然環境存在一定差異，或受到一些不可抗力或突發事件的影響，會議的指標起伏變化是難免的。如果僅以一次會議的數據作為會議評估的依據，就可能以偏概全，有失公允。因此，會議評估要堅持動態性原則，對被評估項目進行動態評價。是指同一評估主體在對同一性質和類型的會議進行的評估中，評估的指標體系、方法和程序應當一致。只有這樣，評估的結果才會客觀、公平、合理。定量評估是一種采用量化方法的評估類型，其目的是對會議項目的過程和結果進行數量描述、分析和評價，作出定量的評估結論。定性評估是一種采用非數量化方法的評估類型，其目的是對會議項目的過程和結果進行性質描述、分析和評價，作出定性的評估結論。兩種方法有其各自的優勢和局限，在會議評估中，應當相互結合，相互補充。（一）會前評估內容會前評估是對會前籌備情況的評估，應考慮以下因素：（1）會議目標是否明確:；（2）會議議題的數量是否得當；（3）會議議程安排是否合理、完備；（4）每一項議題的時間分配是否準確、合理；（5）與會者人選、與會者人數是否得當；（6）會議時間、地點是否選擇得當；（7）會場指引標志是否明確；（8）開會通知的時間是否得當；（9）開會通知的內容是否周詳；（10）會議場地選擇是否得當；（11）會議設備是否完備；（12）與會者是否做了充分準備；（13）與會者的會前情緒如何；（14）會議的住宿、餐飲是否安排妥當。會議評估的內容（二）會中評估內容會中評估是對會議進行中各環節的評估，應考慮以下因素：（1）會議接待工作如何；（2）會議是否準時開始；（3）會議人員是否準時到會；（4）是否安排會議秘書做記錄；（5）會場是否存在外界干擾；（6）場內聽講情緒如何，是否有玩手機、交頭接耳現象；（7）主持人是否緊扣議題主持會議；（8）會議是否由少數人壟斷；（9）與會者發言及討論是否緊扣議題；（10）與會者是否能表明真正的感受或意見；（11）與會者之間是否有爭論不休的現象；（12）與會者是否與會議主席有爭論；（13）視聽設備是否正常；（14）會議議程是否按預定時間完成；（15）會場氣氛是否熱烈；（16）會議決議是否正確；（17）主持人是否總結會議的成果；（18）會議的歡迎宴會、歡送宴會是否安排得當；（19）參觀、訪問、游覽活動安排的是否合適，安全性如何；（20）其他因素。會議評估的內容（三）會后評估內容會議議程結束后，還有一系列工作要做，也需要評估。會后評估應考慮以下因素：（1）會議記錄是否記錄完整并請有關負責人過目、簽署；（2）是否需要印發會議紀要；（3）會議決議是否落實；（4）是否對與會者的滿意程度進行調查；（5）是否完成會議經費結算工作；（6）是否做好會議文件的清退與立卷歸檔工作；（7）是否做好會議的善后工作；（8）是否對會議的成敗進行總結；（9）其他因素。會議評估的內容（一）定量和定性評估定量評估是采用量化方法將各種數字進行運算和統計分析的評估類型。定性評估是對會議項目的過程和結果進行性質描述、分析和評價的評估類型。二者皆有所長也皆有所短，從使用和操作上看，定量評估比定性評估更容易設計、操作和分析。（二）調查問卷調查問卷也是一種常用的會議評估方法。用調查問卷進行評估，關鍵在問卷設計，問題既要清楚，又要方便回答，還要方便計算和統計。調查問卷有兩種類型。1.開放型問卷開放型問卷是指由自由回答的問題所組成的問卷。問卷所問問題不對被調查者作任何限制，即不設任何備選答案。開放型問卷通常采取問答題或填空題的形式，可由調查者決定答什么和怎么答。會議評估的常用方法優勢：可以收集到范圍比較廣泛的資料，可以比較深入地發現和探究一些特殊問題，探詢到特殊群體的意見和觀點。劣勢：收集到的資料很難量化，難以進行統計分析，需要對各種答案作進一步歸納整理，因此，要求評估者有較強的資料分析能力。定量和定性評估調查問卷訪談召開總結會2.封閉型問卷封閉型問卷是指事先編制了若干個備選答案，回答者只能根據自己的意愿，在選項中選擇自己認為恰當的一個答案，而不能自由回答的問卷。封閉型問卷形式多種多樣，可根據不同的調查目的和內容擬定。通常有下列幾種形式：（1）二項選擇法，又稱作二分法問卷。其特點是選項限制在兩個答案中只容許選擇一個。比如：“你認為這次會議時間安排是否合理？”回答限定項為“是”或者“否”。（2）三項選擇法，又稱作三分法問卷。是在上述兩個備選答案中加一個觀點尚未明確或介于是非之間的答案，比如：“你認為會議內容符合會議預期目標嗎？”回答選項為“A.是；B.不是；C.尚未確定”。（3）多項選擇法。這種問卷超過三個備選答案，因此又稱作多分法問卷。比如：“你對會議的總體效果的評價是”，回答選項為“A.非常滿意；B.滿意；C.不滿意；D.很不滿意；E.無所謂”。（4）排序選擇法。是指在問卷上設計出多項備選答案，要求被調查者按照自己的看法排列各答案的先后順序。比如：“你對下列會務工作部門服務質量的評價順序是（按1、2……序號填在括號內）”，回答選項為“A.組織組（）；B.秘書組（）；C.宣傳組（）；D.后勤組（）；E.保衛組（）”。（5）意見程度選擇法。是指對所提出的問題設定幾種程度不同的態度，要求被調查對象選擇一種，以探測其意見程度。比如：“你對會議議題的重視程度如何？”回答選項為“A.毫不重視（）；B.不太重視（）；C.一般留意（）；D.比較重視（）；E.非常重視（）”。會議評估的常用方法會議評估的常用方法優勢：被調查者回答的問題標準化程度高，其資料有利于統計，對不同的研究對象可做出對比分析；由于有目的地列出了備選答案，為被調查者提供了思考依據，容易回答。劣勢：由于對問題的答案進行了限定，沒給回答者留有發揮其創造性或自我表達的機會，難于深入地發現和探究一些特殊問題和探詢到特殊群體的意見和觀點。因此，采用調查問卷方法進行會議評估，需要兩種問卷方法結合使用。調查問卷完成的方式有：（1）事先制好問卷，現場手工填寫。可在會議宣布散會前發放給與會者或評估人員，請他們現場填寫，完成后方可離場。（2）事先制好問卷，會后派發給有關評估者，請他們填好后原件送回或寄回。（3）事先制好電子版問卷，會議結束后，將電子版問卷通過互聯網發給評估者，請他們在規定時間內填好發回。（三）訪談要了解與會者和會議有關人員對會議舉辦情況的看法，還可以采用訪談和召開座談會的形式，了解情況。可以訪問會議的主要策劃者、主持人、邀請嘉賓、主要發言人、會務工作主要負責人等，從不同角度了解他們對會議的評價，他們認為的會議的成功之處和問題所在。有些被訪者比較歡迎這種評估方式，因為訪談體現對他們的重視，他們可以更充分地表達自己的看法。訪談需要大量時間，評估者要選好訪談對象，保證得到足夠的樣本和具有權威性的樣本。（四）召開總結會會議結束后，為總結會議，肯定成績和發現問題，對會議效果做客觀的評價，可召開以主辦方領導、會務工作人員為主要參會人員的總結會，可要求每個會議工作人員對自己在會議過程中所做的工作進行評價，對會議舉辦中的問題進行分析。會議評估者要做好總結會記錄，作為擬寫會議總結的資料。會議評估的常用方法定量和定性評估調查問卷訪談召開總結會會議評估表要根據評估的目的和評估內容設計。由于會議評估的成本較高，所以，一般的工作會議不進行評估，只就承辦情況做簡單總結，便于以后改進。對于大型會議、特別重要的會議以及請會議公司承辦的會議，則需要作會議的評估工作。選定好評估項目，選取適應的評估方法，設計科學的評估表格。評估表格有兩種：一種是會議整體評估表，一種是會議服務者個人或單項工作環節的評估表。會議整體評估表主要有會議情況反饋表（表1）、會議效果分析表（表2）、會議管理評估表（表3）、會議服務質量抽樣評估表（表5）等，會議服務者個人或單項工作環節的評估表主要有主持人的行為表現評估表（表4）、工作人員的表現評估表等。評估表格的內容要根據調查目的、調查對象、會議特征進行設計。下面列舉幾種評估表樣式：會議評估表的設計會議評估表的設計姓名：性別：工作單位：聯系地址：職務：電話：電子郵箱：單位性質：您對本次會議的評價：□很好□較好□一般□較差□很差您認為本次會議的節奏安排：□很好□較好□一般□較差□很差您對會議的整體滿意度：□不滿意□滿意□比較滿意□非常滿意您認為本次會議的亮點是什么？您認為會議還有哪些需要改進的地方：表1：會議情況反饋表表2：會議效果分析表一、會議目標1.此次會議的目標是什么，是否明確？2.會議目標是否實現？哪些目標沒有完全達成，說明理由。二、會議時間1.會議目標是否在最短時間內實現？2.倘若目標并非在最短時間內實現，說明確切理由。三、與會者1.列出每位與會者的姓名并評估會議結束后他們的滿意度。2.分析與會者“不滿意”或“極不滿意”的原因。四、假如再組織同樣的會議，哪些做法將繼續保持？哪些做法須有新的舉措？會議評估表的設計表3：會議管理評估表一、整體安排會議計劃□很好□較好□一般□較差□很差設施配備□很好□較好□一般□較差□很差會議費用□很合理□較好□一般□不合理□很不合理預訂安排□很好□較好□一般□較差□很差二、會議地點交通□很好□較好□一般□較差□很差會議室布置□很好□較好□一般□較差□很差住宿條件□很好□較好□一般□較差□很差休閑設施□很好□較好□一般□較差□很差商務中心條件□很好□較好□一般□較差□很差三、會議內容內容是否實現目標：□是□否原因是：演講內容與計劃主題的符合度：□完全符合□部分符合□完全不符研討會的價值：四、建議改進措施：會議評估表的設計表4：支持人表現評估表行為具體表現評價組織、安排會議確定、檢查目標遵守時間主持語言引入正題還是離題太遠使人們對決策有責任感會議速度的控制處理沖突能力檢查進程或作出總結結束會議會議評估表的設計表5：會議服務質量評估表會議總結會議總結意義會議評估的過程實際也是對會議進行總結的過程，評估工作完畢之后，會議組織者要根據評估情況，寫出會議總結。會議總結的目的是分析會議組織過程中的經驗和教訓，表彰先進，激勵會務工作人員以利再戰，為今后能更高質量辦會奠定基礎。會議總結要根據會議籌備方案和工作任務書的內容，逐條對照檢查，既要概括通過定量分析反映的問題，又要概括通過進行性質描述、分析和評價反映的問題。會議工作總結是對會議召開的目的、會議的策劃與籌備、會議的組織與宣傳、經費籌措與使用、會議餐飲與住宿服務、主持人的表現、會務工作等作的全面系統的總結。會議總結主要內容：（1）會議簡介。包括會議名稱、會議召開的地點、主辦單位、參加人員、會議議題、議程安排、召開的背景、會議預期效果等。（2）會議的召開是否必要，目的是否明確，所提出的各項議案是否解決。（3）會議的策劃與籌備是否科學合理。（4）會議組織工作和會務工作是否完善，有無明顯疏漏或失誤，與會者對會務工作的滿意程度如何。（5）會議人數是否控制嚴格，有無超出預期規模。（6）會議的時間安排和地點選擇是否符合會議實際要求。（7）會議的組織與宣傳工作是否到位。（8）會務工作機構設置是否符合會議需要，會務工作人員的分工和責任是否明確。（9）會議經費的使用是否合理，使用情況如何。（10）會議餐飲與住宿服務是否讓與會者滿意。（11）會議決議是否得到有效貫徹實施。（12）經驗總結。即本次會議的成功之處以及可以推廣或供他人借鑒的地方。（13）問題分析。參考會議滿意度調查結果分析整個會議過程，歸納出本次會議存在的問題，以及從此次會議中得到的教訓、相關改進意見等。會議總結會議工作總結的寫法沒有固定格式，可先簡述會議組織實施過程，再詳細地總結為辦好本次會議所采取的行動、措施、辦法，以及從本次辦會中獲得的經驗、教訓，最后提出今后辦會的努力方向。擬寫時要抓住中心和要點，善于總結經驗，對存在的問題要看得清，措施得力，以利于改進今后工作。思考與練習一、會后會務工作有哪些內容，其工作程序怎樣安排？(ppt)二、會場善后工作比較瑣碎，你能否先列出清單，按事項間的聯系分別去完成？這樣做工作效率是否更高一些？(ppt6)三、會后文書怎樣立卷歸檔，你把這項工作安排在什么時間完成？(ppt12-14)四、結合所學知識，說說會后怎樣做好會議催辦、反饋與落實工作。(ppt21-39)五、自行設計一種調查問卷，對會務工作人員的工作情況、服務態度和質量、儀容儀表等進行問卷調查，然后綜合分析，寫出評估報告。(ppt21-39)六、題目詳見書p149-150。第八章

會議文書會議通知會議紀要會議邀請函會議簡報會務工作總結會議請柬會議通知會議通知的含義會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的文書，是會前會議組織者同與會者之間溝通的重要媒介。規范而準確地擬寫會議通知，并及時有效地傳遞會議通知是會前文書工作的重要環節，是保障會議順利召開的前提和基礎。這一過程，包含兩部分工作：一是會議召開之前，首先要規范、準確地擬寫好會議通知，把會議召開的目的、時間、地點、議題等信息詳盡、準確地告訴給與會者，讓與會者明白為什么開會、開什么會議管理會、什么時間在哪兒開會，以便與會者作出是否參會的決定，或做好參會前的各項準備。二是考慮以什么時間以什么方式發送這份會議通知，并確保發送到與會者手中，不延誤時間。會議通知擬寫會議通知的基本內容包括：稱謂、會議名稱、會議時間、會議地點、出席人員范圍、會議議程、主辦與承辦單位、注意事項、發文單位署名、日期等。會議通知擬寫（一）公文式會議通知公文式會議通知通常作為召集大型、重要的會議或活動的通知。這類通知內容詳盡、條項清晰，格式嚴格規范，發送須按正式文件傳遞渠道和行文程序進行。公文式會議通知的結構要素與要求如下。版頭公文式會議通知的版頭同公文版頭相同，一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、分隔線組成。主體公文式會議通知的主體包括：標題、主送機關、正文、發文機關署名、成文時間和印章組成。會議通知擬寫（一）公文式會議通知（１）標題。一般由會議主辦者、會議事由和“通知”組成，按公文標題的寫作和要求擬寫。（２）主送機關。即是會議通知的受文單位。要求主送機關使用單位全稱和規范簡稱。（３）正文。正文是會議通知的主要內容，一般分為三個部分：一是開頭。主要交代開會的目的、意義等。二是主體。內容包括會議主題、議題、會議召開的時間與地點、報道時間與地點、參會的條件與要求、食宿與交通等有關情況。三是結尾。通常以“特此通知”結尾。（４）發文機關署名、成文時間和印章。通知正文完成后，主辦單位要署名蓋章。署名時要求發文機關的名稱用全稱。聯合發文時，一般所有會議主辦單位都要蓋章，如有特殊情況需要由會議承辦單位代蓋章時，應當在會議通知中說明。最后注明時間，公文式會議通知的時間應當以領導簽發的日期為準。主體會議通知擬寫（二）書信式會議通知書信式會議通知即以書信格式、要求擬寫的會議通知。結構要素與要求如下：（１）信頭。書信式會議通知使用便函式格式，可直接用單位的信箋紙制作，信頭標有紅色醒目的單位名稱。（２）標題。一般由會議名稱加會議通知組成。（３）稱謂。書信式會議通知的受文單位如果是單位，就寫明單位名稱；如果是個人的，應寫明個人姓名，并冠以“尊敬的×××先生”“尊敬的×××女士”“尊敬的××理事”等。也可冠以統稱，如“各位會員”、“集團公司下屬各單位”等。（４）正文。正文的內容主要有：開會的目的和意義、會議主題、會議議題、會議召開的時間與地點、報到時間與地點、食宿與交通等有關情況。通常以“特此通知”結尾。（５）發文機關署名。署名要求發文機關的名稱用全稱，聯合發文時一般所有主辦單位要蓋章，也可由會議承辦單位代蓋章。（６）成文時間。注明發文的年月日。（７）尾部。如有需要，可在通知尾部注明聯系人與聯系方式、交通線路和回執。會議通知擬寫（三）備忘錄式會議通知備忘錄式會議通知通常用作單位內部召開事務性會議以及例會時使用。備忘錄式會議通知內容簡單，格式單一，結構要素包括：標題、稱謂和正文。備忘錄式會議通知一般以“會議通知”直接作標題，稱謂直接寫受文單位或人員名稱，正文部分交代清楚會議名稱、哪些人參會、開會的時間和地點即可。會議通知擬寫（四）公告式會議通知公告式會議通知是指與會者不確定或與會者較分散的會議常使用的通知形式。這種會議通知一般刊登在相關的報刊上或固定的網站上，以便使更大范圍的公眾知曉，具有廣而告之的作用，比如一些股份制公司召開的股東大會、行業協會舉辦的論壇等。公告式會議通知的結構要素除不需主送機關或稱謂外，其他與信函式會議通知相同。會議通知的傳遞傳遞02書面傳遞01口頭傳遞會議通知發出的時間不能太早，也不能太晚。太早，參會者較難做出參會安排，容易被擱置而錯過開會時間；太晚，則讓參會者準備不足，或倉促赴會，或不得已取消參會的決定。一般而言，小型會議的正式會議通知應在會前一周到兩周時間發出；大中型會議有時需要發兩次通知，一次預通知，一次正式通知，預通知有些提前半年就發出了，正式會議通知則應在會前四周到六周前后發出。（一）會議通知的傳遞方式（二）會議通知傳遞的時間會議通知的傳遞（１）要做好傳遞記錄。為了避免漏發、錯發和重發。發送會議通知時，一定要做好發送記錄，并認真檢查收信人姓名、地址等信息，逐一核對，以防出錯。（２）重要會議通知發出后，一定要通過電話、電子郵件等形式，逐一落實參會情況。（３）中大型會議須發會議預通知與會議正式通知兩種。會議預通知預告會議的大致情況，以便與會者提前做準備，安排自己的工作和