股份制企業合同管理規范制度一、合同的簽訂1.1合同簽訂的流程在股份制企業中，合同簽訂的流程通常較為嚴謹。由業務部門或相關負責人提出合同需求，明確合同的目的、內容和對方當事人等基本信息。將合同草案提交給法律部門進行審核，法律部門會對合同的合法性、合規性進行細致審查，保證合同條款符合法律法規和企業的規章制度。審核通過后，合同需提交給企業的管理層進行批準，管理層會根據企業的戰略和利益等因素對合同進行最終決策。在合同簽訂前，還需要與對方當事人進行充分的溝通和協商，保證雙方對合同條款達成一致意見。由指定的授權代表在合同上簽字蓋章，正式完成合同的簽訂。1.2合同簽訂的注意事項在簽訂合同過程中，有一些注意事項需要特別關注。一是要保證合同的條款明確、具體，避免模糊不清或存在歧義的表述，以免在合同履行過程中引發糾紛。二是要對對方當事人的資信狀況進行充分的調查和了解，保證其具備履行合同的能力和信譽。三是要注意合同的簽訂時間、地點等細節問題，這些細節可能會對合同的效力產生影響。四是要嚴格遵守企業的內部審批流程和授權規定，保證合同的簽訂符合企業的規定和程序。五是要注意合同的保密工作，避免合同內容泄露給無關人員或競爭對手。1.3合同簽訂的授權規定為了保證合同的簽訂合法、有效，股份制企業通常會制定嚴格的授權規定。授權規定會明確不同層級的管理人員和授權代表的權限范圍，規定哪些合同需要經過哪些層級的審批和授權。一般來說，重大合同需要經過企業的董事會或股東會的批準，而一些日常性的合同則可以由企業的管理層或授權代表進行審批和簽訂。在簽訂合同之前，授權代表需要出示有效的授權文件，以證明其具備簽訂合同的權限。同時企業也會對授權代表的行為進行監督和管理，防止出現越權簽訂合同等違規行為。二、合同的履行2.1合同履行的監督與管理合同履行的監督與管理是股份制企業合同管理的重要環節。企業會設立專門的合同履行監督部門或崗位，負責對合同履行的情況進行跟蹤和監督。監督部門會定期與合同雙方進行溝通和協調，了解合同履行的進展情況，及時發覺和解決合同履行中出現的問題。同時監督部門還會對合同履行的情況進行記錄和統計，為企業的決策提供依據。在合同履行過程中，企業會要求合同雙方嚴格按照合同約定履行各自的義務，如果一方出現違約行為，企業會及時采取措施進行處理，維護企業的合法權益。2.2合同履行過程中的變更與解除在合同履行過程中，由于各種原因，可能會出現合同變更或解除的情況。合同變更需要雙方當事人協商一致，并簽訂書面的變更協議。變更協議應當明確變更的內容、變更的時間等相關事項。合同解除則需要根據合同的約定或法律的規定進行，一般來說，雙方當事人可以協商解除合同，也可以根據合同的約定或法律的規定單方面解除合同。在解除合同之前，企業需要對解除合同的后果進行充分的評估和考慮，避免因解除合同而給企業帶來不必要的損失。2.3合同履行中的違約責任如果合同一方出現違約行為，另一方有權要求違約方承擔違約責任。違約責任的形式通常包括支付違約金、賠償損失等。在合同中，雙方會明確約定違約責任的具體形式和計算方法，以便在出現違約行為時能夠及時進行處理。在追究違約責任的過程中，企業需要保留相關的證據，如合同、往來函件、付款憑證等，以便在需要時能夠證明違約行為的存在和違約方的責任。三、合同的檔案管理3.1合同檔案的建立與保管合同檔案的建立與保管是股份制企業合同管理的基礎工作。企業會設立專門的合同檔案管理部門或崗位，負責對合同檔案的建立、保管和維護。在合同簽訂后，合同檔案管理部門會將合同原件進行歸檔，并建立合同檔案目錄，方便合同的查閱和使用。合同檔案的保管需要采取安全、可靠的措施，如防火、防潮、防盜等，以保證合同檔案的安全。同時合同檔案管理部門還會定期對合同檔案進行整理和歸檔，保證合同檔案的完整性和準確性。3.2合同檔案的查閱與使用合同檔案的查閱與使用需要遵循企業的相關規定和程序。一般來說，需要查閱合同檔案的人員需要填寫查閱申請單，并經相關部門或領導的批準后，方可到合同檔案管理部門進行查閱。在查閱合同檔案時，需要遵守保密規定，不得將合同檔案的內容泄露給無關人員。合同檔案的使用需要經過授權，一般由合同簽訂部門或相關負責人根據需要進行使用，并在使用后及時將合同檔案歸還合同檔案管理部門。3.3合同檔案的銷毀與清理合同檔案的銷毀與清理需要經過嚴格的審批程序。一般來說，合同檔案的保管期限為一定年限，超過保管期限的合同檔案需要進行銷毀。在銷毀合同檔案之前，需要對合同檔案進行清理和整理，將不需要保存的合同檔案進行銷毀。銷毀合同檔案需要由合同檔案管理部門提出申請，并經企業的相關部門或領導批準后，方可進行銷毀。在銷毀合同檔案時，需要采取安全、可靠的措施，如焚燒、粉碎等，以保證合同檔案的安全銷毀。四、合同的審核與批準4.1合同審核的流程與標準合同審核的流程通常包括業務部門審核、法律部門審核、管理層審核等環節。業務部門會對合同的業務內容進行審核，保證合同符合企業的業務需求和利益。法律部門會對合同的法律條款進行審核，保證合同符合法律法規和企業的規章制度。管理層會對合同的重大事項進行審核，如合同金額、合同期限等，保證合同符合企業的戰略和利益。在合同審核過程中，會制定相應的審核標準，如合同條款的合法性、合規性、合理性等，以保證合同的質量。4.2合同批準的權限與程序合同批準的權限與程序需要根據企業的規模、組織架構和合同金額等因素進行確定。一般來說，重大合同需要經過企業的董事會或股東會的批準，而一些日常性的合同則可以由企業的管理層或授權代表進行批準。在合同批準過程中，需要遵循相應的程序，如提交申請、審核、審批等，保證合同的批準合法、有效。同時還需要對合同批準的結果進行記錄和歸檔，以便后續的查詢和管理。4.3合同審核與批準的責任劃分為了保證合同審核與批準的質量和責任，股份制企業會對合同審核與批準的責任進行劃分。業務部門、法律部門和管理層等相關部門和人員會分別承擔相應的審核和批準責任，如業務部門負責合同的業務內容審核，法律部門負責合同的法律條款審核，管理層負責合同的重大事項審核等。如果在合同審核與批準過程中出現問題，相關部門和人員會承擔相應的責任，如審核不嚴格導致合同出現漏洞，批準不當導致企業遭受損失等。五、合同的糾紛處理5.1合同糾紛的預防與解決機制合同糾紛的預防與解決機制是股份制企業合同管理的重要組成部分。企業會通過加強合同簽訂前的審查、合同履行過程中的監督和管理等措施，預防合同糾紛的發生。同時企業也會建立健全合同糾紛的解決機制，如協商解決、調解解決、仲裁解決和訴訟解決等，以便在合同糾紛發生時能夠及時、有效地進行處理。在合同糾紛處理過程中，企業會注重與對方當事人的溝通和協商，盡量通過友好協商的方式解決糾紛，避免訴訟等激烈的方式。5.2合同糾紛的調解與仲裁合同糾紛的調解與仲裁是股份制企業合同糾紛處理的常見方式。調解是由第三方機構或個人對合同糾紛進行調解，促使雙方當事人達成和解協議。仲裁是由仲裁機構對合同糾紛進行仲裁，根據仲裁協議和相關法律法規作出裁決。在選擇調解或仲裁方式時，企業會根據合同的約定、糾紛的性質和雙方當事人的意愿等因素進行綜合考慮。一般來說，調解方式較為靈活、快捷，仲裁方式則具有較強的權威性和法律效力。5.3合同糾紛的訴訟程序如果合同糾紛無法通過調解或仲裁等方式解決，企業可以通過訴訟程序向法院提起訴訟。訴訟程序是一種較為復雜、耗時的糾紛解決方式，需要企業聘請專業的律師進行代理。在訴訟過程中，企業需要提供充分的證據證明自己的主張，并遵守法院的相關程序和規定。訴訟結果具有較強的法律效力，一旦法院作出判決，雙方當事人必須按照判決結果履行各自的義務。六、合同的風險管理6.1合同風險的識別與評估合同風險的識別與評估是股份制企業合同風險管理的基礎工作。企業會通過對合同簽訂、履行、變更、解除等各個環節進行分析和評估，識別出可能存在的合同風險，如信用風險、市場風險、法律風險等。同時企業會對合同風險進行評估，確定風險的等級和影響程度，以便采取相應的防范和控制措施。6.2合同風險的防范與控制措施針對識別出的合同風險，股份制企業會采取相應的防范和控制措施。例如，在合同簽訂前，企業會對對方當事人的資信狀況進行調查和評估，選擇信譽良好的合作伙伴；在合同履行過程中，企業會加強對合同履行的監督和管理，及時發覺和解決合同履行中出現的問題；在合同變更和解除過程中，企業會嚴格按照合同的約定和法律的規定進行操作，避免因變更和解除合同而給企業帶來不必要的風險。6.3合同風險的應急預案為了應對可能出現的合同風險，股份制企業會制定相應的應急預案。應急預案會明確在合同風險發生時的應對措施和責任分工，如及時采取措施進行風險控制、與對方當事人進行溝通和協商、尋求法律幫助等。同時企業還會定期對應急預案進行演練和評估，保證應急預案的有效性和可操作性。七、合同的培訓與教育7.1合同相關知識的培訓內容合同相關知識的培訓內容包括合同的基本概念、合同的簽訂流程、合同的條款內容、合同的履行與變更、合同的糾紛處理等方面。通過培訓，使員工了解合同的相關知識和法律法規，提高員工的合同意識和法律意識，為企業的合同管理工作提供有力的支持。7.2合同培訓的組織與實施合同培訓的組織與實施需要根據企業的實際情況進行安排。一般來說，企業會由法律部門或人力資源部門負責合同培訓的組織和實施工作，制定培訓計劃和培訓內容，并邀請專業的律師或合同管理專家進行授課。在培訓過程中，會采用多種培訓方式，如課堂講授、案例分析、模擬演練等，以提高培訓的效果。7.3合同教育的宣傳與推廣合同教育的宣傳與推廣是提高員工合同意識和法律意識的重要手段。企業會通過內部網站、宣傳欄、培訓手冊等多種形式，對合同教育進行宣傳和推廣，使員工了解合同教育的重要性和必要性，積極參與合同教育活動。同時企業還會將合同教育納入員工的績效考核體系，對積極參與合同教育活動的員工進行獎勵，對違反合同教育規定的員工進行處罰。八、合同的監督與檢查8.1合同監督與檢查的職責與范圍合同監督與檢查的職責與范圍包括對合同簽訂、履行、變更、解除等各個環節進行監督和檢查，保證合同的簽訂、履行等行為符合法律法規和企業的規章制度。合同監督與檢查的范圍包括合同的內容、合同的履行情況、合同的變更和解除情況等方面。8.2合同監督與檢查的方法與頻率合同監督與檢查的方法包括定期檢查、不定期抽查、專項檢查等。定期檢查是指按照一定的時間間隔對合同進行全面檢查，不定期抽查是指根據需要對合同進行隨機檢查，專項檢查是指針對特定的合同或合同事項進行檢查。合同監督與檢