單位往來文書范例及撰寫技巧一、開頭部分1.1稱呼與問候在單位往來文書中，恰當的稱呼與問候是建立良好溝通的基礎。例如，在寫給上級領導的文書中，可使用“尊敬的[領導姓名]”作為稱呼，表達對對方的尊重。在問候語方面，可以根據具體情況選擇合適的表達方式，如“您好！”“祝您工作順利！”等，讓對方感受到我們的誠意和友好。同時要注意稱呼和問候的語氣要適中，既不能過于生硬，也不能過于親昵。1.2引出主題引出主題是單位往來文書的重要環節，它能夠讓對方迅速了解文書的主要內容和目的。可以通過簡潔明了的語言，直接切入主題，如“本次文書主要是關于[具體事項]的溝通”。也可以先鋪墊一些背景信息，然后再引出主題，這樣能夠讓對方更好地理解文書的上下文。例如，“在近期的工作中，我們發覺了[具體問題]，為了妥善解決這一問題，特向您匯報并尋求您的意見。”二、主體內容2.1詳細介紹往來事項在這部分內容中，要對往來事項進行詳細的介紹，包括事項的起因、經過、結果等方面。要做到條理清晰，層次分明，讓對方能夠清楚地了解整個事件的全貌。例如，在處理一份合同糾紛的文書中，可以詳細描述合同的簽訂情況、履行過程中出現的問題、雙方的協商過程以及目前的進展情況等。同時要注意語言表達的準確性和客觀性，避免使用模糊不清或帶有主觀色彩的詞語。2.2說明相關情況與數據除了詳細介紹往來事項外，還需要說明相關的情況與數據，以增強文書的可信度和說服力。這些情況和數據可以包括事件的時間、地點、參與人員、涉及金額等方面的信息。例如，在一份關于財務報銷的文書中，要詳細列出報銷的項目、金額、發票等相關信息，以便對方進行審核和審批。同時要注意數據的真實性和準確性，避免出現錯誤或遺漏。三、溝通與協商3.1表達自身觀點與需求在與對方進行溝通和協商時，要清晰地表達自己的觀點和需求，讓對方能夠了解我們的立場和態度。可以采用先陳述事實，然后提出自己的觀點和建議的方式，這樣能夠讓對方更容易接受我們的意見。例如，“根據目前的情況，我們認為[具體觀點]，為了解決問題，我們建議[具體建議]。”同時要注意語言表達的委婉和得體，避免使用過于強硬或指責性的語言。3.2詢問對方意見與建議除了表達自己的觀點和需求外，還需要詢問對方的意見和建議，以促進雙方的溝通和合作。可以采用委婉的詢問方式，如“您對此有什么看法？”“您是否有更好的建議？”等。同時要認真傾聽對方的意見和建議，尊重對方的觀點和立場，不要輕易打斷對方的發言。四、處理與安排4.1提出解決方案或計劃在這部分內容中，要根據雙方的溝通和協商結果，提出具體的解決方案或計劃。要明確責任分工、時間節點等方面的內容，保證解決方案或計劃的可行性和有效性。例如，“我們建議采取以下措施來解決問題：[具體措施1]、[具體措施2]預計在[具體時間]完成。”同時要與對方進行充分的溝通和確認，保證雙方對解決方案或計劃達成一致。4.2安排后續工作與跟進為了保證往來事項的順利解決，需要安排后續工作并進行跟進。可以明確后續工作的具體內容、責任人、時間節點等方面的信息，并定期進行跟進和反饋。例如，“我們將安排專人負責跟進此事，每周向您匯報進展情況。如果在跟進過程中遇到問題，我們將及時與您溝通協商。”這樣能夠讓對方了解我們的工作安排和態度，增強對方對我們的信任。五、結尾部分5.1總結主要內容在結尾部分，要對文書的主要內容進行總結，讓對方能夠快速回顧整個事件的重點和關鍵信息。可以采用簡潔明了的語言，突出重點，避免重復前面已經提到的內容。例如，“本次往來事項主要是關于[具體事項]的溝通，我們提出了[具體解決方案]，并將安排專人跟進后續工作。感謝您的關注和支持！”5.2表達感謝與期待要表達對對方的感謝和期待，讓對方感受到我們的誠意和友好。可以使用“感謝您的配合與支持！”“期待與您的進一步合作！”等表達方式。同時要注意語言表達的真誠和自然，不要過于客套。六、附件與補充6.1附上相關文件或資料如果在往來文書中需要附上相關的文件或資料，要在文書中明確說明，并按照一定的格式進行排版。例如，可以在文書的結尾處注明“附件：[文件名稱1]、[文件名稱2]”，然后將相關文件作為附件一并發送。同時要保證附件的內容與文書的主題相關，并且文件的格式和內容要符合對方的要求。6.2補充說明其他信息除了附上相關文件或資料外，還可以在文書中補充說明其他相關信息，如背景資料、政策法規等方面的內容。這些信息可以幫助對方更好地理解文書的內容和背景，提高溝通的效果。例如，在一份關于項目申請的文書中，可以補充說明項目的背景、意義、預期效益等方面的信息，讓對方對項目有更全面的了解。七、格式與規范7.1字體與排版要求在單位往來文書中，要注意字體和排版的要求，保持文書的整潔和美觀。一般來說，字體應選用宋體或仿宋體，字號為三號或四號。排版要注意段落間距、行間距等方面的要求，避免出現排版混亂的情況。同時要注意標點符號的使用，避免出現標點錯誤。7.2語言表達與措辭語言表達和措辭是單位往來文書的重要組成部分，要注意語言的準確性、簡潔性和得體性。要避免使用生僻詞匯和復雜的句子結構，盡量使用通俗易懂的語言表達自己的意思。同時要注意措辭的委婉和得體，避免使用過于強硬或指責性的語言，以免引起對方的反感。八、審核與發送8.1審核文書內容在發送單位往來文書之前，要對文書的內容進行仔細審核，保證內容的準確性、完整性和合法性。要檢查文書中是否存在錯別字、語法錯誤、邏輯錯誤等方面的問題，以及是否符合相關的政策法規和單位的規章制度。同時要注意審核文書的格式和排版是否符合要求。8.2確認發送對象與時間在發送單位往