文件材料整理

浙江省檔案局趙真文件材料管理文件材料的歸檔歸檔是將辦理完畢且具有保存價值的文件經系統整理交檔案室保存的過程。歸檔范圍凡是對本單位工作具有查考利用價值的文件材料均需歸檔按國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》執行文件材料管理機關文件材料歸檔范圍包括四個方面1、反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；２、機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；３、本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；４、其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。文件材料管理不歸檔文件的范圍1、上級機關的文件材料中，普發性不需要本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；2、本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；

3、同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；4、下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

文件材料管理歸檔時間機關文件處理部門一般應在文件材料形成后第二年上半年歸檔專門檔案可根據有關專門規定時間歸檔：如會計檔案一般由會計部門整理保存一年后歸檔；基建檔案、科研檔案等按工作階段歸檔；重大活動檔案、基建檔案、設備檔案、會議文件、專項檢查等工作活動結束后歸檔按件整理歸檔的文書檔案、照片檔案、聲像檔案、電子文件、實物檔案等應隨時歸檔文件材料管理歸檔要求歸檔的文件材料要齊全、完整。歸檔的文件材料應符合相關標準和規范：

1、歸檔的文件材料應為原件，份數為一份，因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料，文件材料歸檔后不得更改；

2、歸檔文件材料的載體和字跡應符合耐久性要求，字跡模糊或易褪變的文件應予復制；

3、對具有永久保存價值的電子文件，必須形成一份紙質文件歸檔，并保證不同形式文件材料之間在內容上的一致性；對應歸檔電子文件的元數據、背景信息等要進行相應歸檔；

4、聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。按時歸檔嚴格辦理歸檔交接手續文件材料管理文件材料整理含義：就是將處于零亂的和需要進一步條理化的文件材料，進行基本分類、組合、排列和編目，使之系統化的過程。整理方法1、傳統整理方法——立卷2、新的整理方法——組件文件材料管理文件材料整理程序從檔案整理工作的全過程來看，主要包括區分全宗-全宗內檔案分類-立卷（或組件）-案卷（或件）的排列與編號-編目-排架等步驟。區分全宗：將文件按不同的形成機關、組織或個人分開，以避免不同機關形成的文件混合在一起，反映了各單位歷史發展的面貌。全宗內檔案分類：把一個單位內的全部檔案按其在來源、時間、內容和形式上的異同，分門別類，并按照一定辦法排列。文件材料管理

綜合檔案室（按門類分類）綜合檔案室科技檔案特種載體文書檔案財會檔案業務檔案黨務類綜合類人事類計劃信貸類監察稽核類業務類群團類信貸檔案專業會計會計檔案銀行卡檔案儲蓄會計房信會計國際會計憑證帳冊報表其他文件材料管理綜合檔案室（按職能分類1）綜合檔案室行政管理類基本建設類黨群管理類人事教育類業務類設備類科研類會計類特種載體類文件材料管理綜合檔案室（按職能分類2）綜合檔案室綜合檔案室行政管理類黨群管理類學籍類教學類科研類基本建設類儀器設備類產品生產類出版物類外事類財會類特種載體類文件材料管理綜合檔案室（按職能分類3）綜合檔案室行政管理類產品類黨群工作類經營管理類生產技術管理類設備類科研類會計類基本建設類干部職工類文件材料管理整理原則遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系區分文件不同價值便于保管和利用

文件材料管理保持文件間的有機聯系有機聯系是指文件在來源、時間和內容等各方面的聯系能如實地反映職能活動的面貌如：一個歷史階段、一個年度、處理一項業務、進行一次調查、召開一次專業會議、承辦一起案件不同的文種、載體材料等文件材料管理區分文件不同價值要依照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的規定，區分歸檔范圍內不同文件的價值，劃定不同的保管期限。如：保存價值大——重點整理和保管保存價值小——根據條件區別對待無保存價值——不需歸檔、銷毀文件材料管理便于檔案保管利用歸檔文件整理最基本的原則前兩者是手段，后者是目的與要求在前后兩者發生矛盾時，要充分考慮檔案保管和利用的方便文件材料管理新的整理方法——組件《歸檔文件整理規則》2000年12月6日頒布實施，它是在充分調研國內外歸檔文件整理方法和借鑒傳統立卷方法合理性的基礎上，適應檔案管理現代化的需要，提出了完全不同于傳統立卷方法的“文件級”整理方法。《規則》的制訂，彌補了我國檔案工作法規標準體系中歸檔文件整理工作方面的空白，是新形勢下實現歸檔文件整理規范化、檔案管理科學化的一項重要標準。文件材料管理意義:1.有利于提高和控制檔案的質量。2.有利于在降低資源耗費的同時提高歸檔文件整理的效率。3.便于深化檔案信息資源開發。4.適應檔案現代化管理。文件材料管理一、基本概念歸檔文件立檔單位在其職能活動中形成、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。歸檔文件整理將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。文件材料管理件——歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件；文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；正文與文件處理單等為一件；原件與復制件為一件；轉發文與被轉發文為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件；來文與復文可各為一件。文件材料管理二、歸檔文件的裝訂1、歸檔文件的修整一般包括：對破損文件進行修裱；對字跡模糊或易褪變的文件進行復制；去除文件上易銹蝕的金屬物；對過大的文件進行折疊。文件材料管理二、歸檔文件的裝訂2、歸檔文件應按“件”裝訂“件”內排序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發件在前，被轉發件在后；復文在前，來文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。文件材料管理對齊方式裝訂前應將“件”內的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊。采用左側裝訂的，應將左、下側對齊文件材料管理裝訂方式和用品：常用的有三種線裝：縫紉機軋線、三孔一線粘接式：包角變形材料：不銹鋼夾、燕尾夾、塑料夾符合檔案保護要求，降低成本、簡便易行文件材料管理三、歸檔文件的分類（一）分類方法：年度分類法、機構/問題分類法、保管期限分類法。（二）分類方案：年度—機構（問題）—保管期限（例1、例2）保管期限—年度—機構（問題）（例3、例4）年度—保管期限（例5）保管期限—年度（例6）文件材料管理例1：2006年：辦公室…永久、30年、10年人事處…永久、30年、10年管理處…永久、30年、10年

……2007年：辦公室…永久、30年、10年人事處…永久、30年、10年管理處…永久、30年、10年

……2008年：……文件材料管理例2：2006年：黨群類…永久、30年、10年業務類…永久、30年、10年行政類…永久、30年、10年

……2007年：黨群類…永久、30年、10年業務類…永久、30年、10年行政類…永久、30年、10年

……2008年：……文件材料管理例3：永久：2006年辦公室、人事處、管理處…2007年辦公室、人事處、管理處…2008年……

30年：2006年辦公室、人事處、管理處…2007年辦公室、人事處、管理處…2008年……

10年：2006年辦公室、人事處、管理處…2007年辦公室、人事處、管理處…2008年……文件材料管理例4：永久：2006年黨群類、業務類、行政類…2007年黨群類、業務類、行政類…2008年……

30年：2006年黨群類、業務類、行政類…2007年黨群類、業務類、行政類…2008年……

10年：2006年黨群類、業務類、行政類…2007年黨群類、業務類、行政類…2008年……文件材料管理例5：2006年：永久、30年、10年2007年：永久、30年、10年2008年：永久、30年、10年

……例6：永久：2006年、2007年、2008年……

30年：2006年、2007年、2008年……

10年：2006年、2007年、2008年……文件材料管理四、歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內，根據一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。事由原則結合時間、重要程度會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列文件材料管理歸檔文件的排列同一事由內的歸檔文件排列按文件形成時間的先后順序；按文件的重要程度排列。不同事由間的歸檔文件排列按不同事由形成時間的先后順序排列；按事由的重要程度排列；按事由具有的共同屬性分別集中排列。文件材料管理五、歸檔文件的編號歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章必要項為：全宗號、年度、保管期限和件號，選擇項為：機構（問題）。

全宗號是檔案館對其接收范圍內各立檔單位所編制的代號；

年度指歸檔文件的形成年度；

保管期限是按照《文書檔案保管期限表》給歸檔文件劃定的；

件號指歸檔文件的排列順序號。文件材料管理填寫歸檔章項目時應使用符合檔案保護要求的字跡材料加蓋歸檔章的時間歸檔章格式（如圖）全宗號

年度室編件號機構或問題保管期限

館編件號文件材料管理六、歸檔文件的編目歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制《歸檔文件目錄》《歸檔文件目錄》由二部分構成歸檔文件目錄歸檔文件目錄封面

文件材料管理歸檔文件目錄歸檔文件應逐件編目，目錄中一件只體現一條條目。

如：來文與復文件為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄各項目應體現歸檔文件的內容和形式特征，方便檢索和利用。歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注等項目。文件材料管理歸檔文件目錄件號責任者文號題名日期頁數備注0001國家檔案局檔辦[2004]8號國家檔案局辦公室關于加強檔案安全保管的通知20002浙江省檔案局浙檔[2004]56號浙江省檔案局關于轉發[國家檔案局關于加強汛期檔案安全管理的幾點意見]的通知30003杭州市人民政府杭政[2004]12號關于進一步加強我市精神文明建設的決定（附：市民公約）8文件材料管理歸檔文件目錄用紙采用國際標準A4型紙橫排或豎排歸檔文件目錄應打印裝訂成冊并編制封面歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目文件材料管理歸檔文件目錄封面

歸檔文件目錄

全宗名稱：浙江省檔案局年度：2008年保管期限：永久機構(問題)：辦公室

文件材料管理七、歸檔文件的裝盒裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項目等內容。裝盒的要求：不同形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒；分機構（問題）的情況下，不同機構（問題）形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。文件材料管理檔案盒封面

（全宗名稱）文件材料管理檔案盒盒脊(館)(室)全宗號年度保管期限機構(問題)起止件號盒號文件材料管理備考表盒內文件情況說明盒內文件齊全完整程度；盒內文件缺損、修改、補充、銷毀等情況；備注項內容。

整理人：

檢查人：

年月日文件材料管理文件材料件整理程序裝訂：將歸檔文件以件為保管單位進行固定。分類：將每份歸檔文件按年度、保管期限、組織機構或問題等分類方法進行分類。排列：按事由原則系統排列。編號：編寫件號以固定每份歸檔文件序列。編目：編制歸檔文件目錄。裝盒：將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項目等文件材料管理傳統整理方法——立卷文書處理部門或人員將辦理完畢的，具有保存價值的文件材料，根據文件之間固有的聯系及形成的規律，組成案卷的過程稱為立卷。立卷工作是文書工作的重要組成部分文件材料管理一、立卷基礎1、立卷的含義2、立卷特征

就是在立卷過程中,按文件的基本特征確定文件分類和組卷的原則和依據，即按文件特征分類和組卷。問題特征、作者特征、名稱特征、時間特征、地區特征、通訊者特征、文件材料管理1）按問題特征立卷按不同事件、問題、項目等形成的文件進行分類和組卷。例如：關于處理XX貪污案件的決定關于浙江大學校園擴建、購買設備問題的批復關于農村二輪土地承包問題的通知文件材料管理2）按作者特征立卷按文件的責任者進行分類和組卷。例如：浙江省檔案局工會文件中共浙江省委組織部文件杭州市人事局關于2008年評定職級、調整工資等方面的通知文件材料管理3）按名稱特征立卷按名稱(文種)進行分類和組卷。

例如：浙江省檔案局局務會議記錄中共浙江省委2007年各項工作計劃文件材料管理4）按時間特征立卷就是按文件的形成時間或文件內容針對的時間進行分類和組卷。例如：浙江省檔案局2008年度工作計劃文件材料管理5）按地區特征立卷就是按文件內容所反映的不同行政地區或自然區域進行分類和組卷。例如：中共杭州市委關于蕭山區整黨工作中若干問題的指示和情況匯集浙江省各市檔案局2008年度工作計劃文件材料管理6）按通訊者特征立卷按因同一問題進行工作聯系而形成的文件往來通訊關系的兩個單位進行分類和組卷。例如：浙江工業大學關于招生問題與浙江省教委的來往文件中共浙江省委關于興修水庫和荒山綠化問題與麗水市委的來往文件文件材料管理立卷特征結合運用在實際工作中，一般要綜合運用兩個以上立卷特征來進行分類和組卷例如：浙江省衛生廳關于所屬系統科技人員工作條件問題的調查報告浙江省檔案局關于各市檔案局完成2007年度工作任務考核情況總結文件材料管理二、立卷環節的選擇立卷環節的選擇就是一個單位形成的文件材料由誰來立卷1、文書處理部門立卷即部門立卷，就是由文書處理部門或人員承擔文件材料立卷工作的一種立卷環節模式。包括集中式、部門式和“誰承辦誰立卷”等具體模式2、文件處理部門與機關檔案室結合立卷以機關文件處理部門或人員為主，由文件處理部門和機關檔案室共同承擔機關文件材料立卷工作的一種立卷環節模式。有組織型、分工型、兼職型三種基本類型

文件材料管理三、立卷的準備工作1、立卷工作會議2、立卷業務培訓3、文件材料的收集和清理4、機關檔案室的業務指導和監督等(即機關檔案室在立卷工作中的作用)文件材料管理四、編制立卷類目立卷類目是機關文件處理部門根據機關工作活動和文件材料形成的規律進行預測，對每年可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法，預先擬制（修訂）的新年度歸檔文件的類目表。立卷類目的結構包括類號、類目名稱、條款號、條款名稱、保管期限、備注等。

文件材料管理五、平時歸卷按照當年擬訂（或修訂）的立卷類目的要求，在日常工作中隨時將已辦理完畢的文件材料歸類、歸卷（或組卷），目的是加強文件的日常管理。主要措施(1)建立和健全平時歸卷制度。(2)要有平時歸卷的物質條件。(3)注意平時的清查和歸卷。文件材料管理六、卷內文件的排列與編目1．排列卷內文件通過對卷內文件進行認真分析，尋找出它們之間的主要聯系，并按照其主要聯系排序，確定每份文件在卷內文件中的位置。文件的排列應根據文件特征進行排序，常常采用幾個特征相結合的方法進行。常用的排列方法：(1)按文件的時間先后順序(2)按文件的重要程度排列文件材料管理全宗號目錄號/年度案卷號件號2．編頁(件)號卷內文件按排定順序依次編寫頁(或件)號。裝訂成冊的案卷，應編寫頁號，統一用頁碼機打印在每頁文件正面右上角、背面左上角，凡有圖文的頁面均需編寫頁號。不裝訂的案卷（文件材料單份裝訂），應在卷內每份文件材料的首頁右上方加蓋檔號章，并逐件編寫件、頁號。檔號章：文件材料管理3．填寫卷內文件目錄卷內文件目錄，置于案卷卷首，是揭示卷內文件內容與成分的一覽表。4、填寫卷內備考表卷內備考表放在卷內文件之后，用來注明卷內文件及其立卷的狀況，便于檔案人員和利用者日后了解案卷情況。文件材料管理卷內文件目錄順序號文號責任者題名日期頁號備注1浦銀杭發[2004]20號浙江省檔案局、上海浦東發展銀行杭州分行關于上海浦東發展銀行杭州分行轄屬臨安、文暉支行2003年通過檔案工作目標管理省級認定的通報0012浙農銀[2004]36號浙江省檔案局、中國農業銀行浙江省分行關于2003年度全省農行系統通過檔案管理省級認定單位的通報0033浙文辦[2004]12號浙江省檔案局、浙江省文化廳關于公布全省文化系統檔案工作目標管理省級認定單位名單的通知007-010文件材料管理備考表卷內文件情況說明：

1、卷內文件數量。2、卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

立卷人：

檢查人：

年月日文件材料管理5、擬寫案卷題名用以概括揭示卷內文件的主要內容與成分，是檢索文件的重要標記，也是案卷編目和編制各種檢索工具的重要依據。基本結構：作者(責任者)—內容(問題)—名稱(文種)如：浙江省檔案局有關職工福利問題的決定6、檔號的編制檔號是各種順序號的總稱，一個檔號代表了某一份具體檔案實體，它是存取檔案的標記。檔號的編制既固定了檔案分類和排列的順序，更便于保管和查找利用檔號的基本結構:全宗號-目錄號-案卷號-件或頁（張）號全宗號-類別號-案卷號-件或頁（張）號編制原則：唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則文件材料管理案卷封面（樣式）

（全宗名稱）（類目名稱）（案卷題名）

自年月至年月保管期限本卷共件頁歸檔號全宗號目錄號案卷號填寫案卷封面文件材料管理硬卷皮卷脊項目全宗號目錄號年度案卷號歸檔號卷盒盒脊格式（全宗名稱）目錄號年度起止卷號文