1首字音序A區首字音序B拜訪他人時比較適宜的時間是(A)。A.上午10點到下午4點之間拜訪他人時比較適宜的時間是(A)。A.上午10點到下午4點之間B.早晨C.下午5點以后D.晚飯后辦公室管理的第一要義是(A)。A.服務B.管理C.協調D.參謀辦公室人員輔助領導進行決策，意味著(B)。A.辦公室人員在輔助決策過程中只能充當領導的參謀和助手C.辦公室人員只能站在自己的崗位層次輔助領導決2辦公室在做調查研究工作時不能(D)。D.調查時，要牢記領導對問題的預判來篩選一手材料辦公室職能中的“三辦”不包括(D)。D.辦宴辦公室職能中的“三辦”不包括(D)。A.辦文B.辦事C.辦會D.辦宴辦公用品庫存管理中的再訂貨量是指(C)。A.辦公用品一次采購不足而追加采購的數量B.辦均使用量C.判定需要訂購新的辦公用品的庫存余額D.新采購辦公用品的數量辦公用品庫存管理中的再訂貨量是指(C)。首字音序C傳真機最好用來傳送以下(A)類郵件?A.一般的圖紙傳真機最好用來傳送以下哪種郵件?(A)A.一般的圖紙首字音序D當文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(D)。D.查證消息的可靠性當文員獲知業務相關單位或人員婚喪喜慶的消息后，首先應(D)。D.查證消息的可靠性電話是現代社會中不可或缺的通訊工具，文秘人員在打業務電話時不應該(D)。D.在工作時間同久未打電子公文的處理(D)。D.可以印制成紙質文件分發處理電子文件歸檔要做到真實、完整，達到檔案首字音序F發放辦公用品的人員要求是(D)。D.發放人員要提醒使用部門和人員節約辦公用品首字音序G根據1990年9月19日國家保密局發布的《國家秘密保密期限的規定》,國家秘密的保密期限，除有特公共關系工作的特點不包括(C)。C.以惠己為原則3關于檔案庫房管理，下列說法錯誤的是(C)。C.編號順序從下至上，從右至左關于電子檔案的歸檔范圍，下列說法錯誤的是(D)。D.不包括有關紙質文件關于密級公文的傳遞，下列說法錯誤的是(C)。C.可以通過快遞公司關于握手的禮儀，下面說法錯誤的是(D)。D.為了表示親切，男士和女士握手時，可以雙手相握國務院的公章，直徑為(C)。A.15厘米B.10厘米C.6厘米D.8厘米首字音序H會議的直接成本不包括(D)。D.會議工時成本會議的直接成本不包括(D)。A.會議文件資料費B.茶水費C.會議設備和用品費D.時間成本首字音序J加強對辦公用品的庫存控制與監督，要求保證進貨卡、庫存卡和出貨卡的關系狀態是(A)。A.一致接待規格主要取決于(A)。A.接待方主陪人的身份高低B.接待人員的人數C.接待車輛的豪華程度D.是否開歡迎會接受忠告的反應應該是(D)。D.切勿感情用事客人乘坐火車返程時，辦公室人員把客人送至車站進站口的時間應比火車發車時間(B)。B.提前50分鐘首字音序Q首字音序S上司參加各種應酬和會議，有時需要更換服裝，文上司決定參加某個會議時，文員不應該(D)。D.只在便箋上寫好會議名稱4省、部級政府機關的公章，直徑為(C)。A.6厘米B.5厘米C.10厘米D.8厘米省、部級政府機關的公章，直徑為(C)。C.5厘米首字音序W單一化實施—計劃—檢查文秘人員要關心上司的健康，如果上司生病初愈后，文員的行為中哪一項是恰當的?(D)D.注意安排好文秘人員在差旅結束后，應該(B)。B.整理好出差過程中的單據、憑證，及時辦理報銷、結算事宜文員必須管理好金錢，學會節約開支，以下行為中哪一項是不恰當的?(A)A.最好到價格便宜的商店去文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的?(C)C.每天把工作安排得超出文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的?(B)B.應該有自己的個性，盡可能使別人服從自己文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的?(A)A.傳達可以根據上司主要意思，夾進自己的意見文員根據上司指示，向對方要求約會時，以下哪個做法是錯誤的?(D)D.如果上司出差，可以在他回來文員在處理信訪工作時，由收信人(單位)復信的情況是以下哪一種?(A)A.初次寫信，或有過激言行的5文員在進行辦公室布置時，以下哪一項行為是不適宜的?(C)C.較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上司文員做會議記錄時，可以在會議記錄中(C)。C.與發言者用詞不一致握手持續時間的適宜標準是(C)。A.3至5秒B.10秒C.3秒以內D.10秒以上首字音序X下列不屬于按照傳遞方式劃分的會議信息類型的是(C)。C.公開性會議信息下列不屬于辦公室基本特點的是(A)。A.事務性B.服務性C.綜合性D.輔助性年長先掛D.與女士通電話，男士先掛下列情況中，(B)適宜用傳真機發送。B.一般文件或圖像資料下列屬于辦公用品的是(A)。A.辦公家具下面屬于辦公室用語禁忌的是(D)。D.領導交代的工作超出自己一般職責時，立刻說“NO”說"NO"C.需要考慮說“斟酌”D.等候別人說“恭候”下面屬于文書的是(A)。A.書信向上級做請示時，下面哪個做法不妥?(C)C.地級市政府經常越過省政府直接向國務院行文請示行政事業單位壓縮辦公經費開支的途徑不包括(D)。D.把事權盡量分給下屬機構，單位本身做事越少越好首字音序Y6以下關于辦公室職能的說法，哪一種是正確的?(C)C.辦公室管理具有集中性和整體性以下關于辦公室職能的說法，哪一種是正確的?(C)C.辦公室事務管理不僅有被動性，體現出來更多的是主動性以下關于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的?(A)A.審查功能以下關于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的?(D)D.把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做以下關于文員在差旅預訂工作中的行為，哪一項是不適宜的?(D)D.不一定要弄到確認旅館預訂的傳真以下哪個標準不是文員分揀郵件應該遵守的?(C)C.按私人以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責?(B)B.制造以下哪些接打電話的行為是不正確的?(A)A.受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊郵件的寄發不要考慮以下因素(D)。D.愛好首字音序Z在辦公室的布置方面，(A)的位置是上座。A.離人口最遠在辦理發文時，經復核，對于不符合要求的公文應該(B)。B.退交起草部門補充或修正在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當的?(C)C.離開會議室接聽電話在接待準備過程中，下列選項中被視為辦公室接待禮儀基本要素的是(C)。C.要有“誠心”7在來信來訪業務中，下列情況的信件，(A)仍需繼續承辦。A.問題復雜，調查處理的時間較長的信件了解業務的輕重緩急；另一是具有(B),了解要求約會者的心理。B.說話的技巧在收文過程中，可以由辦公室人員啟封的信件是(D)。D.公開出版的雜志的贈閱信件在文員工作以及辦公環境等方面，下面選項中哪種行為不合適宜?(B)B.較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方在組織中當一個人工作量不多的時候，個體行為符合柏金森時間底線定律的是(B)。B.他會故作忙碌狀在組織中當一個人工作量不多的時候，個體行為符合柏金森時間底線定律的是(B)。A.他會建議調整組織結構，或要求更多的事來做B.他會故作忙碌狀C.他會因為工作量不大而很快完成任務D.他會抓緊時間休息在組織中當一個人工作量不多的時候，其行為符合柏金森時間底線定律的是(D)。D.他會故作忙碌狀正確選擇辦公設備和易耗品供應商不必考慮的因素是(B)。B.名牌和高檔值班人員不應該做以下哪類事情(A)。A.簽發文件制定會議策劃方案時，要明確6個W,其中"Who"是指的(C)。C.會議參加人員中型規模的會議人數一般是(B)。B.百人上下至數百人中型規模的會議人數一般是(B)。B.數百人中央機關分別采用分理制和綜理制設置下屬機構，其辦公廳(室)屬于分理制的是(D)。D.國務院重要的或大量印制的公文對校對工作的要求是(A)。A.實施三校、四校首字音序B辦公設備使用權的獲取只能通過購買。[答案]"×"辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。[答案]“×”辦公室的工作具有綜合性特點。[答案]“√”辦公室工作的兩大職能是政務(或業務)服務和事務管理，政務服務(業務)就是為確保有效、快捷的事務辦公室工作人員對工作認真負責的主要表現就是“樣樣事必躬親”。[答案]“×”辦公室工作人員輔助領導決策，是指在決策前收集整理信息的活動。[答案]“×”辦公室工作人員要具備自律的職業素質，講規矩要達到拘謹的程度。[答案]“×”辦公室公共關系溝通，就是指與組織的服務對象的溝通。[答案]“×”8辦公室公共關系溝通，主要是指與組織的服務對象的溝通。[答案]“×”辦公室管理要嚴格按既定條條框框辦事，不能引用彈性原理。[答案]“×”辦公室環境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。[答案]“√”辦公室環境布置的目的之一是為了有利予保密工作。[答案]“√”辦公室是組織內部辦文、辦公、辦事、辦會的主要平臺。[答案]“√”辦公室信息整理過程中要把原始信息中的虛假、失效和無效信息進行剔除，挑選出有價值的信息變換成辦公用品的庫存管理和監督中，要求保持進貨卡、出貨卡和庫存卡的三卡一致。[答案]“√”辦公用品的庫存控制和監督中，要求保持進貨卡、出貨卡和庫存卡的三卡一致。[答案]“√”辦公用品的最大庫存量是指倉庫最多能容納的數量。[答案]“×”辦公照明應盡量采用人工光源，自然光源只作為補充性照明光源。[答案]“×”辦文能力就是指寫文能力。[答案]“×”保密檔案通?？梢愿鶕枰獜陀?、外借。[答案]“×”部門行文規則：黨委、政府的相關部門依據職權可以相互行文。部門內設機構除辦公廳(室)外皆可對外正式行文。[答案]“×”大辦公室一般隔成3-4平方米的個人工作室，隔板高約5米。[答案]“√”大型會議的主持人宣布會議閉幕，通常對會議舉辦者而言會議的基本流程即告終結。[答案]“×”大型會議應設立會務組、秘書組、接待組等籌備組織機構。[答案]“√”代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數方為有效，因此文員應仔細核對出席人數。[答案]當上司要求文員協助私人事務時，就把它當作是上司利用文員下屬同事的關系來協助他解決私人的事務當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。[答案]“√”檔案保管期限就是對檔案劃定的存留年限，它與檔案本身的價值大小無關。[答案]“×”檔案保管期限與檔案本身的內容重要與否無關。[答案]“×”檔案庫房要堅固、安全、專用，適宜保管檔案，和閱覽室、辦公室實行三分開。[答案]“√”檔案是指使用過的、文件中所指事情已經辦理完畢、具有保存價值的文書。[答案]“√”電子文檔不存在銷毀問題。[答案]“×”9電子文件歸檔的鑒定，主要是歸檔前由領導在檔案部門的協助下，對歸檔的電子文件內容進行鑒定。[答電子文件歸檔的做法是，將確定要歸檔的電子文件在網絡環境下進行一次操作，然后將其存放在磁、光介質上。[答案]“√”調查和研究是一回事。[答案]“×”調查研究是指通過各種途徑，運用科學方法，有計劃、有目的地對特定的社會現象進行實地考察，了解其發生的各種原因和相關聯系，從而提出解決社會問題對策的活動。[答案]“√”督察工作不得對原有決策做出任何改變。[答案]“×”首字音序F發放辦公用品的時候，不需要對用品庫存進行記錄。[答案]“×”凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關單位。[答案]“×”首字音序G感謝信、祝賀信或吊唁信最好不用傳真機發送。[答案]“√”公文的作者是法定的組織或其法定代表人，公文以規范的體式和文字為信息表達方式，是國家進行管理公務文書中所指的“主送機關”,是指收受、辦理公文的單位。[答案]“√”首字音序H火車、飛機的座位以靠過道位置為上。[答案]"×"合適的話題可以是雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己會議的主辦者就是會議的主持者。[答案]“×”會議記錄就是有言必錄。[答案]“×”會議是實施組織領導和管理的重要手段和工具。[答案]“√”會議主席臺排位原則：前高后低，中央高于兩側，右高左低。[答案]“√”首字音序J吉普車無論主人駕駛還是司機駕駛，都應以前排右座為尊。[答案]“√”即使是上司私人的應酬，文秘人員也應該積極、樂意地去協助。[答案]“√”假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。[答案]“×”交際應酬要講求時效，若時機錯過再補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關系。[答案]“√”接待規格有三種，即高規格接待、低規格接待接待禮儀中，送別規格與迎接規格要一致。[答案]“√”接電話時，一般應在電話鈴響第二下后再接聽。[答案]“×”介紹地位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。介紹信的正本和存根必須一致，同時可以出具空白介紹信。[答案]“×”舉辦開業典禮，要遵循熱烈、隆重、不計費用的原則。[答案]“×”舉行開業典禮，要遵循熱烈、隆重、不計費用的原則。[答案]“×”決策者督查工作職責主要是指領導班子成員相互督促檢查所負責領域的工作進展情況。[答案]“×”首字音序K口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。[答案]“√”列入保密范圍的公文，應在產生的同時，由制文機關確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解首字音序M沒有兩位辦公室人員一天的工作內容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致名片遞送應選擇初識之際，而不可選擇分別之際。[答案]“×”首字音序N男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。[答案]“×”女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅背有一個拳頭大小距離。[答案]“√”首字音序Q簽字儀式中應使用簽字筆，不能使用圓珠筆。[答案]“√”請人勿送的常用禮貌用語是說“留步”。[答案]“√”請示與報告可以合并使用，如“關于××××問題的請示首字音序R如果辦公設備丟失或損壞屬于過失人責任的，過失人應承擔相應的經濟責任。[答案]“√”如果不小心發生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空擋，文員應自己決定優先順序。[答案]如果兩位來訪者均未預約，應該按照先來后到的原則引見給上司。[答案]“×”如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。[答案]“√”如果需要與來訪者確定會面時間，應先征求來訪者方便的時間,查看上司的時間表,如果這一時間有空，就可答應下來。[答案]“×”如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發生首字音序S上司和文秘人員必須在周末核對下周的行動計劃，或是每天早上核對當天的行動計劃。[答案]“√”上下級之間握手，下級先伸手后，上級才能相握。[答案]"×"上行發文的主送機關必須為上級機關，而不是上級領導個人。[答案]“√”社交交談中，一般忌諱談對方的個人私生活話題。[答案]“√”省政府的辦公廳比其他廳的行政級別要高。[答案]“×”收文時應逐件清點，并以簽字或蓋章的方式簽收。[答案]“√”收文時應逐件清點，核對無誤后以簽字或蓋章的方式簽收，并注明簽收時間。[答案]“√”受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。[答案]“√”受意是領導接納文員的意見和建議。[答案]“×”首字音序T談話禮儀中，用手指指人一般被視為不禮貌的動作。[答案]“√”同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。首字音序W危機的誘致因素是組織外部環境變化，組織內部管理都是預防危機的。[答案]“×”危機管理是指當組織發生了危機組織和公眾利益的各種矛盾、糾紛、重大突發性事件時，及時采取有效手段，以最快的速度、最大的努力，降低損失、重塑形象的過程。[答案]"√"為了提高會議效率，即使遠超過1個小時的會議，也不應安排中場休息。[答案]“×”文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應該一起收藏,以避免被盜用冒領。[答案]“×”文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”,有歸檔范圍要求，但沒有時間限制。[答案]“×”文員第一次做一項工作時應該快一些，如果可以再做一遍。[答案]"×"文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供文員對上司進言，無論是關于什么事，都應該在個別場合私下表達。[答案]“×”文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應該一同鎖入抽屜。[答案]“×”文員向下級機關傳達上司信息時，應以上司口吻把話轉達。[答案]“×”文員應避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯系集中起來分批進行。[答案]“√”文員應有效利用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做。[答案]“×”文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。[答案]“×”文員在接聽投訴電話時，如果對方無端辱罵，可把他使用的字眼寫下來或使用電話錄音，以做證據，再慢慢地向他解釋：“鄧先生，如果你一直說臟話，我就沒有辦法再跟你談下去了。”[答案]“√”我國古代的謀士、諫官和幕僚，以及當今各國的智囊團、思想庫等，都是決策的重要輔助力量。[答案]握手時使勁搖晃幾下，這是十分不友好的表示。[答案]“×”無論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發送，因而文員傳遞信息應首選傳真。[答案]“×”無限忠于祖國、忠于人民，把祖國的利益看得高于一切，自覺維護祖國的榮譽、民族的尊嚴和人民的利益，這是對外事工作者的一項基本道德規范要求。[答案]"√"小辦公室的配置，打字、復印間應離上司辦公室稍遠一些。[答案]“√”小辦公室的配置，上司的辦公室應靠里面。[答案]“√”協議書本身與合同的法律效力是完全一樣的。[答案]“×”協議書本身與合同的法律效力是一樣的。[答案]“×”信息調研是辦公室的一項具體職能。[答案]“√”宴會禮儀中以自然大方為好，吃東西發出聲音表示菜品可口，是有禮貌的表現。[答案]“×”宴請的請柬一般要提前一至二周發出，以便客人及早安排，已經口頭約定的就不要補發請柬了。[答案]要發問或有意見時，應該等上司說完話之后再發問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應說服上司。[答案]"×"一般在社交禮儀中，戴著帽子的客人進入主人房間時，應當脫帽。[答案]“√”一般在社交禮儀中，戴著帽子的客人進入主人房間時，應當脫帽。[答案]“√”引導客人坐電梯時，按照社交禮儀，應讓客人先進電梯。[答案]“×”印章必須有專人負責保管和使用，保管者就是使用者。[答案]"√"英美國家習慣，文員接待來訪者，應該站起來與來訪者講話。[答案]“×”迎賓時應在門口或機場(車站)出口處停留寒暄，不應立即引導客人進入汽車或邊寒暄邊引導。[答案]"×"有效加強印象的說話要點中，應包括先說出結論部分內容。[答案]"√"與外國人見面問候招呼時，最好使用國際間比較通用的問候語。例如，英語應用"Howdoyoudo?"首字音序Z在陽光明亮的教室和會議室內使用投影機，效果不受影響。[答案]“×”正確的郵件信封拆封位置是在信封的右邊側。[答案]"√"組織做好公共關系的目的是在優先維護自身目標的基礎上促進社會和公眾利益。[答案]“√”首字音序B答：一是為上司服務，使上司擺脫繁雜瑣事的壓力，把主要精力集中在重要工作上；二是為組織服務，為組織員工提供一個高效、舒適的工作生活環境；三是為公眾服務，保證組織與外界的信息渠道通暢，密切與社會各界聯系。首字音序H★核稿，是擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實，要做到“六查”,請簡述六查內容。答：(1)查是否需要行文，以什么名義行文；(2)查文稿內容與法律、法規、政策及其它已有規定是否矛盾；(3)查要求和措施是否明確具體，切實可行；(4)查涉及其他部門或地區職權范圍的問題是否協商一致并經過會簽；(5)查行文是否規范，文件格式是否符合規定。答：會議是否確有召開的客觀必要；會議目的和會議風氣是否端正；會議時機是否已經成熟；會議的議題是否明確，會前的溝通是否到位；各項準備工作是否已經準備充分，包括軟件和硬件?！飼娕c會談的前期準備工作有哪些?答：(1)確定議題和明確目標；(2)收集信息和分析雙方材料；(3)確定參加人員；(4)雙方協商時間、地點；★簡述辦公環境的含義并按照由遠及近的順序列舉環境類別。答：(1)辦公環境或稱辦公室環境，是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合。(2)按照由遠及近的順序將辦公環境分為辦公活動社會環境、辦公活動職能環境和辦公活動工作環境。答：(1)必須明確每臺設備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴格按照使用說明書的要求進行操作。(2)必須明確專人專責專管制度，嚴禁任何人隨意使用，除非配置給個人專用或指定公用的。(3)注意安全，注意節電，注意衛生，注意定期保養，注意每次使用的極限。(4)未經上司允準，任何人嚴禁私自使用辦公設備，尤其是用于處理私人事務。(5)辦公設備的使用環境溫度為5℃~35℃,相對濕度為20%至85%,過低需用加濕器，過高需用除濕器，放在距設備5米左右有效影響距離。(6)如果不處于工作狀態，使用完畢應切斷電源。答：辦公室，英文為"office",泛指處理特定事務或提供服務的地方。顧名思義，辦公室泛指一切辦公場所，由辦公房間、辦公人員、公共事務和辦公(1)辦公的屋子；(2)機關、學校、企業等單位內辦理行政性事務的部門。級別高的稱為辦公廳，一般的稱為辦公室。答：辦公室的基本職能：三辦(辦文、辦會、辦事),公文管理，事務管理，綜合協調，督促檢查，信息調研，會議管理，接待信訪工作，為領導(政務)服務，工作機要保密工作，后勤保障，檔案管理，值班工答：(1)廣義的：泛指一切辦公場所，區別于教室、車間、醫療室、實驗室等。(2)狹義的：是指某一類職業人員或某一級職務人員的辦公場所，如廠長辦公室等。(3)特指的：黨和政府機關、企事業單位內的綜合辦事機構，級別高的又稱辦公廳，如河北省政府辦公廳。(4)專指的：某種專門的獨立的工作機構，如國務院臺灣事務辦公室。答：(1)輔助性：辦公室區別于其他職能部門的第一個特點是它的輔助性。辦公室工作應當在服務和服從于領導工作的前提下，充分發揮自己的輔助管理職能，當好領導的參謀和助手。(2)綜合性：辦公室是各種專業知識和技能相互交叉運作的部門；辦公室工作是一項綜合性的工作；辦公室工作是多元化的。(3)服務性：服務性是辦公室工作的本質屬性。辦公室的設立與工作的開展，首先是為了適應各級各類機關領導工作的需要，為領導工作提供輔助性的服務，同時也要為各部門和基層提供服務?！锖喪鲛k公室督查工作的方式。答：(1)現場督查；(2)會議督查；(3)書面督查；★簡述辦公室輔助決策的任務。答：在決策的不同階段，輔助決策的任務各不相同。(1)在決策的準備階段：征詢群眾意見，搜集決策信息。(2)在決策的制定階段：提供決策依據，提出決策建議。(3)在決策的審批階段：撰寫決策報告，編制實施計劃，落實行動措施。(4)在決策的執行階段：協助決策試驗，提供反饋信息。(5)在決策的總結階段：撰寫總結報告，評估決策落實情況?！锖喪鲛k公室設備使用規范?！锖喪龀Ｓ棉k公設備使用規范。答：(1)必須明確每臺設備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴格按照使用說明書的要求進行操作；(2)必須明確專人專責專管制度，嚴禁任何人隨意使用，除非配置給個人專用或指定公用的；(3)注意安全，注意節點，注意衛生，注意定期保養，注意每次使用的極限；(4)未經上司允許，任何人嚴禁私自使用辦公設備，尤其是用于處理私人事務；(5)辦公設備的使用環境溫度為5℃至35℃,相對濕度為20%至85%,過低需用加濕器，過高需用除濕器，放在距設備5米左右有效影響距離；(6)如果不處于工作狀態，使用完畢應切斷電源?！锖喪鲛k公室調查研究的三個階段及其主要任務。答：(1)準備階段，主要包括確定調研課題、成立調研小組、明確調研任務及要求。(2)實施階段，主要包括確定調查方法、搜集整理材料、分析材料和綜合提煉調研成果。(3)完成階段，主要是撰寫調研報告。答：(1)尊重客觀事實原則：指調研中應尊重客觀事實，在真實準確上下工夫，一切從實際出發，實事求是，準確地反映客觀事實。(2)結論后于調研原則：強調調研人員不要把領導的某種意見或書本上的東西當作既定的結論，或在調研之前僅僅憑自己的經驗和認識，形成一個主觀臆斷的結論。要把調研的過程變成為證實結論而搜集、尋求依據的過程。(3)實踐性原則：必須把調研同所要解決的問題緊密結合起來，預測事物發展的可能傾向，把握發展(4)群眾性原則：是指進行調研，必須走群眾路線，相信人民群眾，依靠群眾。(5)綜合性原則：是指調研應多方位、多角度、多層次地綜合進行。一種社會現象，一個社會事實都不是孤立存在的，而是多層面、多方位的。(6)辯證分析原則：必須始終采用正確的觀察和思維方法，做到全面、及時、準確、深入地了解實際，并能發掘事物的本質特征和基本規律。(7)遵循八項規定原則：要改進調研方法；到基層調研要深入了解真實情況，總結經驗、研究問題、解決困難、指導工作；向群眾學習、向實踐學習，多同群眾座談，多同干部談心；多商量討論，多解剖典型；多到困難和矛盾集中、群眾意見多的地方去；切忌走過場、搞形式主義；要輕車簡從、減少陪同；簡化接待，不張貼懸掛標語橫幅，不安排群眾迎送，不鋪設迎賓地毯，不擺放花草，不安排宴請。答：在收貨物時，要及時辦理進貨手續，保證辦公用品準確無誤地入庫、登記、檢驗、核對。(1)核對交貨單、訂貨單和通知單。在簽字之前，應該檢查貨物數量和質量。(2)發現數量不對時，應立即通知采購部門聯系供應商。(3)任何數量有出入都應通知采購部門，確保支付給供應商正確的款額。(4)每一類貨物的檢索，都應記入到庫存控制卡的接收列中。(5)在余額列中注明的物品數量，需要按新收到的數量如實增加。(6)物品應正確存放，以使物品不損壞、浪費或被盜，以及消除各種安全隱患。答：(1)決議，適用于會議討論通過的重大決策事項。(2)決定，適用于對重要事項做出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。(3)命令(令),適用于公布行政法規和規章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和個人。(4)公報，適用于公布重要決定或者重大事項。(5)公告，適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。(6)通告，適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。(7)意見，適用于對重要問題提出見解和處理辦法。(8)通知，適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。(9)通報，適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。(10)報告，適用于向上級機關匯報工作，反映情況，回復上級機關的詢問。(11)請示，適用于向上級機關請求指示、批準事項。(12)批復，適用于答復下級機關請示事項。(13)議案，適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。(14)函，適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。(15)紀要，適用于記載會議主要情況和議定事項。答：第三代時間優先級管理，講求優先順序的觀念，即把要做的事情區分輕重緩急，又叫ABCD法則。A.重要且緊急--必須立刻做。這是第一級的優先管理，又稱為危機管理，這一部分的工作占所有事情的3%~5%。這一類的事情包括重大的危機、有限期的壓力，如公司面臨罷工或倒閉，急需做出重大決策。B.緊急但不重要(如有人因為打麻將“三缺—”而緊急約你，有人突然打電話請你吃飯等)--只有在優先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。人們常犯的毛病是把“緊急”當成優先原則。其實，許多看似很緊急的事，拖一拖，甚至不辦，也無關大局。這是第二級的優先管理，可以說是經常性事務的管理。這一部分的工作大約占所有事情的50%,一個人每天上班都有一半的時間在處理經常性事務，如開會、接電話、寫報告、看電子郵件等。C.重要但不緊急(如學習、做計劃、與人談心、體檢等)--只要是沒有第一類事的壓力，就應該將其當成緊急的事去做，不要拖延。這是第三級的優先管理，稱為未來的管理。這一部分的工作占所有事情的7%~10%,也可以說是未來發生會影響到現在，現在發生會影響到未來的事務。這一類的事務包括有未來發展、營銷、生涯規劃，人際關系、客戶關系維系，溝通與協調，休閑等。這也是人生中最容易被忽略卻最重要的一個部分。D.既不緊急也不重要(如娛樂、消遣等)--有閑工夫再說。第四級的優先管理，則是指例行性事務，這與第三級很相似，但是指每天都會發生的，大約占所有事情的30%。好比開機，關機，刷卡，打印，吃飯，上廁所等，是無論如何都要做的事情。答：創建：根據一定的規則建立電子公文的過程。辦理：通過計算機系統對電子公文進行收發、批閱等相關操作。交換：按始發者意圖進行跨系統的公文傳遞。歸檔：依據國家或本部門檔案管理規定對辦理完畢后的電子公文予以存儲。銷毀：依據有關規定將電子公文從存儲介質上物理刪除。答：公共關系原則：(1)公眾利益至上；(2)實事求是；(3)互惠互利；(4)雙向溝通；(5)始終如一；(6)開拓創新；★簡述公共關系的三大構成要素及其原則。答：(1)三大構成要素是：①主體：社會組織；②客體：公眾；③手段：傳播途徑。(2)公共關系原則：公眾利益至上；實事求是；互惠互利；雙向溝通；始終如一；開拓創新；整體統答：(1)校正、補充一切與定稿不符的文字、標點符號、圖表、格式等；(2)解決統行、倒版等排版方面的問題和正文、注碼與注文之間銜接以及頁碼編排問題；(3)進一步審核定稿中的疏漏，發現問題及時提交有關領導人或者撰稿人處理；(4)需要使用標準校對符號；(5)對于重要的或者大量印制的公文，應實施三校、四校，以確保公文的正本不出差錯。答：檔案裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。裝訂的對齊方式：左上角裝訂，則左、上邊對齊；左側裝訂，則左、下邊對齊。裝訂方式：線裝、粘接、穿孔、變形材料等。裝訂材料：裝訂線、糨糊、熱封膠、訂書釘、不銹鋼夾、熱壓膠管等。大部分省檔案局規定，用縫紉機在文件左側軋邊，文件較厚時，則用“三孔一線“的方法裝訂檔案。★簡述行政事業單位壓縮辦公經費開支的途徑。答：(1)嚴格控制各種會議、外出考察及公務活動；(2)加強對人員出國、出境的管理，壓縮出國、出境活動規模、團組和人員數量，做到“負增長”;(3)嚴禁超預算申請各項專項經費，尤其是辦公用房的建設、各種裝修、辦公設備的購置；(4)凡遇重點項目的開支，需經牽頭部門統一協調經費申請及使用，防止出現多頭申請經費的現象；(5)專業設備的更新，要嚴格按規定審批；(6)實行分塊核定、管理和使用行政辦公經費；(7)經費審批權屬執行“一支筆”審批、核報原則?！锖喪鰰展芾碇袑展ぷ魅藛T的要求。答：(1)會前的最后檢查：工作認真負責、細心、耐心；(2)組織簽到和登記：任勞任怨能連續作戰；(3)做好聯絡協調：溝通協調能力強；(4)會議記錄與保密：業務素質與原則性；(5)會議后勤保障：服從分配協作意識好。答：(1)交流信息，互通情報；(2)發揚民主，科學決策；(3)增強友誼，促進團結；(4)統一認識，協調行動；答：造成時間、精力的浪費，金錢的浪費，信息的重復、浪滋長不正之風?！锖喪鰰h記錄的特點。答：(1)原始性是指按會議發展順序，將發言人的講話內容、研究認定的問題，如實記錄下來，一般不許加工、整理內容。(2)憑據性是指會議記錄為會議原始情況的真實記錄，是查對會議內容的真實憑據。(3)會議記錄的重點內容包括：會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動；會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；權威人士或代表人物的言論；會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；會議已議決的或議而未決的事項；對會議產生較大影響的其他言論或活動。答：(1)剪彩的準備：紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤、紅色地毯。(2)剪彩的程序：請來賓就位→宣布儀式正式開始→奏國歌→進行發言→進行剪彩→進行參觀。答：(1)復制的涉密文件資料須加蓋專用戳記；(2)復印文件被再復制時，仍需繼續加蓋戳記，使涉密文件的復制和流轉過程始終受控；(3)專用戳記應包括標明復制單位、復印份數和頁數等相關信息。答：(1)準備階段，主要包括確定調研課題、成立調研小組、明確調研任務及要求。(2)實施階段，主要包括確定調查方法、搜集整理資料，分析材料和綜合提煉調研成果。(3)完成階段，主要撰寫調研報告。答：(1)請示要對口。遵守按上級分工，對口請示的原則。避免多頭、越級請示。對涉及多方面的綜合性工作，應向主持全面工作的領導人請示，并將有關情況通報其他分管上司。(2)請示要單一。遵守一文一事的規則，避免將多項事務寫在一份請示內，造成上司批復的困難。(3)依法、及時、就地解決問題與疏導教育相結合原則；(4)標本兼治、預防和化解矛盾相結合原則；(5)行政執法與監測技術相結合原則；(6)雙向規范原則(既要規范機關的受訪、受信行為，也要規范信訪人的信訪行為)。答：(1)定時打開信箱，及時處理電子郵件；(2)重要信訪，及時報請；(3)轉辦信訪，跟蹤督辦；答：通常白酒開瓶后直接飲用，但在有些地區，如我國東北地區則喜歡把白酒加熱后飲用；紅葡萄酒應該開瓶透氣放置一陣再飲用；如在盛夏，香檳酒和白葡萄酒在飲用前應該放入冰水或在冰箱里冷藏，或在酒杯在放入少許冰塊；啤酒一般也應經過冰鎮或加冰塊冷卻之后飲用。飲酒的講究：確定酒品、擺好酒具、調好酒溫、適度酌酒、文明飲酒、巧妙謝酒。答：專人負責，確保安全，防止污損。印章管理人員在使用印章時應遵循以下規定：領導批準，審查內容，用印登記，蓋印，留存材料，不允許出現蓋有印章的空白憑證?！锖喪鲈趦Σ亻g存儲辦公用品時的注意事項。答：(1)儲藏間或者物品柜要上鎖，保證安全；(2)儲藏需要的面積取決于單位的大?。?3)合理擺放。例如在柜中和儲藏室放置物品，必須清楚地加標簽，以迅速找到物品和表明新物品應放置的地方，新物品置于舊物品的下面或后面等；(4)儲藏辦公用品應有良好的照明，以便容易找到；(5)辦公用品應保存在干燥和通風良好的房間中。若存放在潮濕環境中，將導致紙張不能正常的送人打印機或復印機中?！锖喪鲋谱鲿h證件的注意事項。答：(1)重要的大中型會議，會議證件和姓名卡片要正規。內容設計上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)、身份(職務、職稱等)、組織或公司的名稱；(2)重要的、具有保密性質的會議要在會議證件上貼上本人的相片，并加蓋大會印章；(3)會議證件的形式應反映出會議的內容，設計要盡量經濟實用、美觀大方；(4)大型會議應區分正式代表、列席代表、新聞媒體、工作人員、服務人員等不同身份參加者的會議證件的樣式；(5)應注意根據單位不同的文化理念設計會議證件和姓名卡片?！锖喴卮鸸膶懽鞯奈宀壳?。答：第一步，領悟領導意圖。要求：準確、全面、提煉、增加貼近度。第二步，站在領導角度考慮問題。第三步，把握常用思維方法：模式化思維，對象化思維，辯證思維，散點思維，求同存異思維。第四步，牢記擬寫公文要素及要求。第五步，符合國家公文格式標準。答：因為什么請示：對于原因、目的的說明。請示什么問題：提出請示的主題內容。怎樣解決問題：提出解決問題的建議與方案。請求上級回復：結尾用語的使用。有無附加需要說明：根據需要確定附件的使用與否?！锖喴f明會議紀要的概念，會議紀要有什么作用?形式是怎樣的?答：(1)會議紀要是用來記載、傳達會議情況和議定事項的一種正式公文。它是在會議記錄的基礎上概括、提煉而成，擇要反映會議的精神和情況。(2)會議紀要具有溝通情況、交流經驗、統一認識、指導工作的作用；可以用于向上級匯報會議情況；也可以分發給平級或下屬單位，以傳達會議精神和議定事項，或要求與會單位共同遵守、執行。(3)有兩種形式：A.議決性會議紀要。是與會者經過商議，對某些問題作出一執行時寫下的文字依據。B.周知性會議紀要。用于傳達會議情況，傳播信息、交流經驗而作的紀實性文答：(1)整理好旅行過程中所有的單據、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。(2)回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。(3)盡快恢復正常工作和生活狀態，繼續旅行前未完的工作。(4)把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。答：(1)會議名稱；(2)會議記錄人的姓名、蓋章；(3)時間(開始時間、結束時間);(6)主持人、主席；(8)會議的經過情形及結論；首字音序Q★請簡單說明提高會議效率的一些基本做法?答：遵循法律法規；合理確定會議目標；確定必要的與會者；減少會議數量；縮小會議規模；簡化會議程序；縮短會議時間控制會議經費；分析會議成本?！锸裁词俏膯T的擋駕方法?主要的擋駕法有哪幾種?一般應怎樣做?答：對于上司不必要接見的來訪者，不必要參加的邀請性活動，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正原因告訴對方，只需要禮貌地、委婉地達到阻擋或拒絕的目的即可。(1)電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對方，暫時不能接或上司不在，將內容記下，轉告上司。上司不能接的電話，要另約時間，或將內容轉告；(2)來訪擋駕。先問清來由，判斷有無必要引見給上司，或先作請示；(3)會議、活動擋駕。對無必要的會議和活動文員要替上司委婉地謝絕。答：使用電腦時要做到不要讓陽光直射電腦，以免機殼老化；不要隨意放置茶水，以免碰翻杯子弄濕電腦，造成短路；不要在開機狀態下插拔各種電纜，以免燒壞接口；不要在軟盤驅動器工作指示燈亮著的時候抽取其中的軟盤；不要在運行程序還沒有回到DOS指示的情況下匆匆關機；不要使用來歷不明的軟件，防止病毒侵入，并且要配備必要的殺毒軟件，定期或經常地對電腦進行保護性殺毒；不要在病毒入侵時使用電腦，除非有特殊的自我防護措施；不要自己隨意處理電腦硬件故障；不要將電腦交給非專業人士修理，如有必要應全程監督。首字音序T★談談你對辦公室人員應具備的職業素質中“善謀”的理解。答：(1)辦公室人員“善謀”要求：能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事務；要“參”到點子(2)辦公室工作人員“善謀”還必須謹防幾個誤區：一是“參政”意識過“度”,把自己擺在“準領導”或副職的位置，把幕后工作放到臺前；二是輕易拋出“夾生”想法，強加于領導，于公于己都不利；三是出“餿主意”,幫倒忙，給工作帶來損失，造成被動。要避免以上誤區，就要求秘書人員用良好的職業道德規范約束自己，踏踏實實地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應付領導。首字音序W★文員進言是指什么?進言具有什么作用?方法和要求是什么?答：(1)進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規勸；(2)參謀作用；補缺作用；增進關系作用；答：有電子提示系統和人工提示系統。電子提示系統的做法：在電腦中設置日程表、報警系統、一周計劃以及其他提示事項，文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提示系統的做法：設置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表；使用提示性備忘錄；準備約會表；準備特殊提示卡；準備交往提示文件。答：(1)會議名稱；(2)會議記錄人的姓名、蓋章；(開始時間、結束時間);(4)會議地點；(6)主持人、主席；(7)出席者名單；(8)會議的經過情形及結論；(9)相關的資料；★文員在處理上司指派的工作時，首先要仔細制定計劃，簡要說明制定計劃時應注意的幾個要點。答：(1)充分了解即將開始的工作內容；(2)思考以什么方法進行效率會最佳；(3)上司分派兩項以上工作時，必須為工作排定優先順序。首字音序Z★制發文件時加蓋機關印章，稱為用印，具體要求有哪些?答：(1)文件用印時，必須以機關領導人或部門負責人簽發的文件原稿為依據，經核對無誤后始得用?。?2)文件用印要端正、清晰，要端正地蓋在成文日期上方，上不壓正文，下要騎年蓋月；(3)文件用印一定要與制發文件的機關、部門或單位相一致；(4)要核實用印份數，超過份數的不能蓋印。答：文員應該參照以下標準做好辦公室的清理和清掃工作。(1)辦公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家則應打蠟，而金屬用品要用清潔劑擦拭。(2)辦公用品。電腦、打印機等不用時要用罩子蓋好，定期用干凈的抹布擦拭。電話機聽筒兩端要用消毒液定期消毒。其他物品養成隨時清理，歸置整齊的習慣。(3)書架上的書籍、文件夾里的資料應該擺放整齊，沒有灰塵。(4)地毯。每天打掃辦公室和會客室，用吸塵器吸去地毯、墻角的灰塵。(5)整套沙發裝飾。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要換一次，并拿去清洗。(6)抽煙工具。來訪者離去后立即檢查香煙是否用完?打火機還能點燃嗎?煙火缸是否清洗干凈?檢查清楚并收拾妥當。(7)掛畫、擺設。用撣子或毛刷子把灰塵拂掉，抹布容易使纖維污漬附在上面，最好不用。(8)廢物筒。每天清倒廢物筒。文員在清理上司字紙簍時要特別細心，因為可能有上司隨手丟棄的機密文件或底稿，需要揀出來用碎紙機打碎，不可粗心大意地一倒了之。辦公室人員應該如何準備和開好座談會。答：(1)座談會邀請對象必須是對部門工作熟悉，能獨立思考、有主見又敢于發表意見者；(2)座談會以小型為主，人數以七、八人為宜；(3)座談會上，文秘人員應與主持人密切配合；(4)主持人負責引導、組織，可不做記錄；(5)詳細的記錄應由文秘人員在不引入注目的座位上去做；(6)座談會的時間不必嚴格規定，可長可短；(7)會場也可準備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。當來訪者自稱事先已和上司約好會面時，文員如何接待與應對?答：(1)先向來訪者說：“是嗎?請稍等一下?！?2)然后請來訪者稍坐，再聯系上司。(4)如果上司確認已事先約好，文員就回來向來訪者說：“某先生(女士),真抱歉，不知您已約好，讓您久等了，請往這邊走"。然后引導客人去會見上司。首字音序G給下面的情境設計禮貌用語。(10)請人接受說(笑納)(11)希望照顧說(關照)(12)贊人見解說(高見)(13)歸還物品說(奉還)(14)請人赴約說(賞光)(15)需要考慮說(斟酌)×市政府辦公室的李助理，在接受徐市長的一份緊急材料寫作任務之后，急匆匆地趕往自己辦公室，在走廊被分管經濟工作的楊副市長叫了過去。楊副市長要李秘書趕緊為他查找有關市場經濟的重要資料。李助理此時此刻一心只想著完成徐市長布置的任務，對楊副市長說的什么心不在焉。楊副市長見他有些走神，又重述了一遍自己的話。面對兩位領導幾乎同時布置的工作，李助理陷入左右為難的境地。請你為李助理設計一個合理的應對之策。答：(1)辦公室的一項基本職能是為領導(政務)服務，李助理對于徐市長和楊副市長交辦的事情都不可回絕，而是應當承擔下來。(2)李助理接受任務后回到辦公室，向辦公室主任匯報，與其他助理協商，由他人完成楊副市長交辦的事項。(3)李助理自己全神貫注認認真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務。(4)他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材料送至楊副市長處，如果可能，可以順帶把實際參與查找人員的名字講一下。某次會議籌備工作中，為防萬一，進行應急預案設計，會務人員列舉了以下可能的意外事件：1.人員問題。會議的發言人、演講人、主要領導、重要嘉賓不能到會；預先登記的與會人員不能按時到會。2.場地問題。原租用的會議室或會場與實際人數不相匹配，會議室或會場過大或過小；如果是住會的會議，原預訂的房間與實際人數不相匹配，預訂房間過量或不足。3.設備問題。會議室或會場的需用設備不足或出現故障，在會議組織過程中辦公設備不足等。4.資料問題。準備的宣傳資料不足，會議文件材料不足等。5.與會人員的健康與安全問題。會議中出現意外事故，如火災、食物中毒、交通事故、傳染疾病等。6.與會人員的情緒問題。與會人員對會議安排不滿意，對程序設置不滿意，對演講人、發言人的演講或發言不滿意，對會議的議程或日程的安排不滿意等。7.與會人員的返程問題。為與會人員預訂返程車票(機票)時，車票(機票)的時間或車次(航班)同與會人員的要求不符。8.與會人員的行為問題。發言人在發言過程中的語言、行為不當，與會人員的語言、行為不當。請你針對以上問題，設計應對的方案。答：(1)處理人員問題。根據會議的內容和類型事先準備好備用的發言人選。如發言人因車(飛機)遲到，可調整發言人的發言次序。實際到會的與會人員少于原報名的與會人員時，可臨時調整會場、食宿等安排，盡量不要打亂原定的會議議程。(2)處理場地問題。根據現場情況，靈活處理。(3)處理設備問題。根據現場情況，靈活處理。(4)處理資料問題。要將所有的會議文件或資料的原件或移動存儲器隨身攜帶。(5)處理與會人員的健康與安全問題。要加強會前安全檢查，必要時可進行如火災等突發事件的演習，如果發生突發事件，工作人員要按照分工各負其責。大中型會議可安排醫護人員值班，或掌握一些附近醫療機構的情況，以便應急。(6)處理與會人員的情緒問題。廣泛征求與會人員的意見，對合理的要求和建議應給予采納。同時，在不影響會議整個過程的情況下對議程、日程可做適當的調整。要注意做好與會人員的思想工作和解釋(7)處理與會人員的返程問題。一定要提前預訂與會人員的返程車票(機票),對時間、車次(航班)的變化要及時同與會人員協商，對因交通問題暫時不能離會的人員要安排好食宿，確定準確的返程時間。(8)處理與會人員的行為問題。會前對發言人的發言稿做好審核工作，了解發言人的思想動態，做好發言前的溝通工作。如何辦?要考慮哪些因素?答：(1)清楚德方總經理的愛好、文化背景、性格習慣等；(2)征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內選購禮物；(3)比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經理又比較喜歡的物品；(4)贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下；(5)附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經理。如何接受對方的名片?答：(1)在接對方名片時，務必表現出尊重的態度。(2)當對方遞出名片時，應點頭致意，雙手在平行胸部的位置接過名片，最好不要捏到名片上的字，(3)雙手接過名片，再收回雙肘，扔輕捧名片，抬起頭，注視著對方，鄭重地讀出名片上的名稱，以(4)遇到名片上有不認識的字，不可輕率錯讀，可誠懇地請教對方："很冒昧，可否請問一下，這個字怎么念?”對方回答后，可按對方發音，重復一遍："您是某某單位某某，很抱歉!并行禮致歉。司張總經理來找上司解決緊急事情，文員如何向上司傳話?答：(1)用便條把所要傳達的內容逐項書寫：“某公司張總，為急事來訪，請他等幾分鐘，還是請何人代為會見，要問他哪些事情?"然后將寫好的便條對折折好。(3)上司回頭時，遞上便條與鉛筆。設計大型會議會中進程服務的主要工作環節。答：接站工作→報到及接待工作→組織簽到→做好會議記錄→做好會議值班保衛工作→做好會議信息搜集、傳遞工作→做好對外宣傳→編寫會議簡報或快報→做好會議保密工作→做好后勤保障工作。設計接待方案。答：(1)接受任務；(2)了解來賓；(3)制訂計劃；(4)預訂食宿；(5)迎接來賓；(6)商議日程；(7)安排會談；(8)陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結。庫存記錄卡項目A4白文件紙單位數量(1令=500頁)發放發放數量申請號個人/部門設計一份電話記錄表來電單位(3分)來電號碼(2分)來電時間(1分)手機(1分)內容摘要：(3分)上司批示(2分)來電人職務：電話號碼：來電時間通話地點受話人地點：通話要點結束時間處理要點1.交由_進行處理設計一份歸檔文件目錄件號責任者文號題名日期頁數備注設計一份開業典禮的籌備工作流程業告示)→要做好來賓邀請工作→發放請柬→現場的布置→準備開幕詞、致答詞→要做好接待服務工作設計一份新聞發布會的籌備流程。設計一個新聞發布會的籌備流程。答：主題的確定→時間的選擇→地點的確定→人員的安排→材料的準備→發送請柬所謂“有問題”的來訪者一般是怎樣的?文員應如何應對?文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作?差費用；的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求?差費用。首字音序Z作為辦公室文員，在上司辦公室或接待室的整理方面應注意哪些具體事務?首字音序A★A公司原定于12月25日18:00時借一娛樂總匯召開公司成立兩周年慶?；顒印公司原定于12月25日18:00時借一娛樂總匯召開公司成立兩周年慶祝活動。為此，發了請柬邀請有關領導和嘉賓光臨，在請柬上把時間、地點寫得一清二楚，要求自行前往。班后趕往。可當部分員工提前在16:00趕去時，卻發現預訂的能容納50人的大包房已為B公司占用。結果A公司與娛樂總匯的工作人員就這一問題發生爭執和沖突，造成來參加活動的50多人滯留大堂2個多小時，最后交涉無果。不得不再包車前往附近另一賓館舉行。最后活動早早收場，大家掃興而(1)為什么A公司慶祝活動未取得預期效果?(2)如果你是A公司的文秘人員，你應如何組織這次活動?(3)如發現已預訂包房被他人所用，應怎樣處理?得預期效果。(2)應把這次活動的細節詳細列出，每個項目由專人負責。(3)由專人負責預訂，初步確定以后向上司匯報，再向娛樂總匯負責此事的人確定。活動前一天或前兩天，再和對方確認一下時間、日期、地點。(4)案例中領導和嘉賓應由公司派車接送。(5)在活動開始前半天，文秘人員應提前到場，布置會場，落實有關細節，如有問題，可提前發現和解決。(6)如發現已預訂包房被他人所用，不應爭執過長時間。(7)應立即聯系附近其他飯店、賓館，先安排領導和嘉賓前往。(8)可在活動項目上增加一些內容予以補救。(9)有必要的話，可向娛樂總匯進行索賠。★愛達公司的丁秘書正埋頭起草一份文件，電話鈴響了，拿起電話。愛達公司的丁秘書正埋頭起草一份文件，電話鈴響了，拿起電話，丁秘書聽著對方的聲音，辨別出又是那位推銷員朱磊打來的電話。第一次他來電時，丁秘書聽著朱磊的自我介紹，判斷這電話不是經理正在等的電話，也不是緊急要事。于是她說："很抱歉，經理不在。請你留下姓名、地址、回電號碼，我會轉達給經理的。"可對方非要找經理本人不可。掛斷電話，丁秘書就此事匯報了經理。經理聽后，告訴她，曾在一次交易會上見過此人，印象不佳，不想和他有生意上的來往。十天前，朱磊又來了電話，丁隨即，主動掛斷了電話?，F在，朱磊第三次來電，丁秘書應該怎么辦?問題：(1)文秘人員接聽電話時，首先應做些什么?電話結束后又應該怎么做?答：文秘人員接聽電話時，首先應自報家門。掛斷電話應遵循“誰先打出誰先掛”的原則。丁秘書做錯了。(2)假如你是丁秘書，針對朱磊第三次來電，你怎樣說?答：丁秘書在朱磊第二次來電時，就應告知對方經理不想與他聯系。在朱磊第三次來電時，丁秘書應該說："你的事情，我已經與經理匯報過了，對你們的生意經理無意參與，尚未考慮與你聯系。請你以后不要來電話了。如果情況有了變化，我會主動與你聯系的。謝謝!(3)文秘人員怎樣審查來電?具體做法怎樣?答：審查來電時應詢問對方的姓名、單位、來電事由、回電號碼，然后請示上司是否想與對方通話。如上司同意通話，可打回電或請對方再打過來；如上司不想通話，應想辦法拒絕對方。(4)文秘人員替上司審查來電的態度和技巧是怎樣的?答：在電話中應既做到為領導“擋駕”,又不得在言語、行動上失禮，冒犯對方。首字音序D東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判，古總經理叮囑擔任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務的小陳要好好準備。小問題：小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應該是怎樣的?應采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續，而不是指責客商；首字音序G★公司經理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9:00至11:00召開銷售員會議。公司經理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9:00至11:00召開銷售員會議，要求小劉通知有關人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業務部★海金精密儀器有限公司的技術開發部有8個工作人員，他們群策群力，花了整整一年開發了。海金精密儀器有限公司的技術開發部有8個工作人員，他們群策群力，花了整整一年開發了BRM系列產品，經廣泛宣傳，推銷，國內外的銷路很好，給公司創收了再接再厲，決定宴請技術開發部的全體成員，具體的時間、地點由總經理秘書卜費用總數為2000元。問題：(1)卜小姐應該安排在什么時間、地點宴請比較好?答：應安排在本周的星期五下班后宴請，這時一周的工作已經結束，第二天是休息，晚一點也不影響工作。找個比較安靜幽雅的餐館，包個單間，總經理與大家上下級可交流感情。(2)卜小姐用怎樣的方式通知技術開發部的成員?答：卜小姐應到技術開發部去向大家表示祝賀，并當場邀請。如果用電話通知，不能產生親切感和更理想的氣氛。(3)宴請結束一結帳，只花了1500元，對余下的500元，卜小姐買紀念晶發放好不好?答：宴會快結束時卜小姐可把技術部負責人拉到一邊，把500元交給他，悄悄說：“我和總經理回去后，你們可不受拘束再飲一杯，或找個卡拉OK唱唱歌，明天把發票交給我就行。”發放紀念品會給公司其他人員知曉，造成不必要的麻煩。(4)除了宴請，卜秘書還可建議用其他方法來鼓勵技術開發部嗎?效果怎樣?答：可以建議總經理給每人發獎金，還可建議在全體職工大會上表揚技術開發部。這樣可激發其他部門★美國某花店經理接到一位顧客的電話，說她訂購的20支玫瑰送到她家的時間遲了一個半小時。美國某花店經理接到一位顧客的電話，說她訂購的20支玫瑰送到她家的時間遲了一個半小時，而且花已經不那么鮮艷了。第二天，那位夫人接到了這樣一封信：親愛的凱慈夫人：感謝您告知我們那些玫瑰在很差的情況下已經到達您家的消息。在此信的附件里，請查找一張償還您購買這些玫瑰所用的全部金額的支票。由于我們送貨車中途修理的意外耽擱，加之昨天不正常的高溫，所以您的玫瑰我們未能按時、保質交貨，為此，請接受我們的歉意和保證。我們保證將采取有效措施以防止這類事情的再次發生。在過去的兩年里，我們總是把您看作一個尊敬的顧客，并一直為此感到榮幸。顧客的滿意乃是我們努力爭取的目標。請讓我們了解怎樣更好地為您服務。(經理簽名)答：(1)這是一位老顧客，所反映的情況應不容置疑，首要考慮的應是怎樣補救。(2)補救。一是可以接到電話立即派人馬上再送20支玫瑰，二是給予適當賠償貨款。(3)道歉。賠償只是物質上的表示，道歉更能從心理上表達對顧客的尊重。方式可以是也打個電話，但是寫信則顯得更加鄭重其事。這封信，先是表示感謝和全額賠償，其次才解釋原因，又不只是就事論事，還提出了防止以后發生類似事情的保證。最后再聯絡一下感情，表示了商店對顧客的基本原則和態度。此信即使是文秘人員寫的，也應由經理親筆簽名，以示對顧客的尊重?！锬彻景才哦ㄕZ的小沈和辦公室秘書小陳參加與法國某公司的商務會談。某公司安排懂法語的小沈和辦公室秘書小陳參加與法國某公司的商務會談，范總經理特別叮囑兩位要做好準備工作。小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，與我有什么關小沈和小陳在接人待物、言談舉止方面有何不妥之處?正確的做法應該是怎樣的?答：(1)衣著。二位女士穿著打扮不符合特定的會談工作要求；而且也影響了范總的形象，小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；(2)衛生習慣。小陳用手拿茶葉，不衛生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；(3)應變能力。小沈應該對領導的作風、性格有所了解，有針對性地彌補領導的不足。范總經理與客商爭執，她應采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續，而不是指責客商；(4)領導權威。小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應保持冷靜，不反駁，應理解上司的難處。找適當的機會，用適當的方式說明情況，交流思想和感情。某公司聘任文員鄒某上班處理郵件時，正巧趕上接聽電話，他一手操持電話，另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，并順手拿過筆在“收件人”處簽了字。打完電話，他急忙把所有的信封都剪開了，忙亂中一封信被剪掉了回信地址的一角，他并未在意。這時，他抽出所有的信紙，放你認為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么?請講出理由并說明正確的做法。答：(1)收領郵件應該把以前的信件另外放開，以免混淆，應在清點后才能簽字；(2)首先應分類，請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆封；(3)不能把回信地址剪掉，檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去；(4)拆錯信，應在信封上寫上“誤拆”,并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時向他(她)道歉；(5)把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆?！锬硣鵂I企業總經理辦公室人員小趙正在看當天準備上報的統計報表，本公司一位實習生。某國營企業總經理辦公室人員小趙正在看當天準備上報的統計報表，本公司一位實習生，剛從大學經濟管理專業畢業的小林走了進來，小林針對該公司管理寫的畢業論文中的某些觀點和見解很得指導老師賞識，他本人也認為對公司改革有一定作用，他準備找總經理談談。問題：你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應該怎么做才對。答：(1)不能說：“總經理外出了，有什么事請跟我說吧”,辦公室人員不能替上司做主；(2)接待來訪者應細心傾聽，不應邊看報表邊昕；(3)對提重要建議的來訪者，應認真記錄，匯報上司；(4)應對來訪者熱情，不能冷嘲熱諷；(5)對言辭激烈的來訪者應有禮有節，宣傳政策；(6)應盡快為總經理解圍，可以請保安或打110?！锬衬?月5日，新欣化工公司的總經理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日。某年3月5日，新欣化工公司的總經理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預定12日上午回來。文員小王負責處理公司的各類郵件。小王從收發室取回了郵件，其中上司親啟的信一封；一個郵包，總經理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經理曾關照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”,讓他把信帶走了。小王處理郵件的做法是否正確?如果不正確，正確的做法應該是怎樣的?答：(1)河南分公司郵件轉交銷售科處理的，應制作簽收單，要求小李簽名，并注明時間；(2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復；(3)12日回來就參加會議不妥當，不宜在總經理出差回來的當天安排活動；(4)在回信上應簽上自己的職稱(某某人的文秘人員),發出前復印一份，留待上司過目；(5)發現附件缺少，應該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數量，接著應及時打電話或寫信與寄信人聯系；(6)沒有訂購的東西不能簽收；(7)在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保