第2章數據的錄入與編輯Excel辦公應用高級教程目錄Contents2.1

錄入數據的技巧2.2

快速提取數據2.7

疑難解答2.3

限制數據的輸入2.4

單元格格式化設置2.6

實戰演練：制作辦公用品領用登記表2.5

查找和替換數據2.1.1使用快捷鍵輸入數據當需要在表格中輸入當前日期和時間時，用戶可以使用快捷鍵輸入。按【Ctrl+;】快捷鍵，可以快速輸入當前系統日期。按【Ctrl+Shift+;】快捷鍵，可以快速輸入當前系統時間。【Ctrl+;】【Ctrl+Shift+;】2.1.2

批量輸入相同數據如果需要在表格中輸入大量相同內容，為了節省時間，用戶可以采用以下幾種方法輸入。方法一：使用【Ctrl+Enter】組合鍵輸入選擇單元格區域，在“編輯欄”中輸入內容，按【Ctrl+Enter】組合鍵，即可在選中的區域批量輸入相同內容。2.1.2

批量輸入相同數據方法二：使用【Ctrl+D】組合鍵輸入先輸入一個數據，然后選擇包含數據的單元格區域，按【Ctrl+D】組合鍵，即可批量輸入相同數據。方法三：使用鼠標拖拽輸入一個數據后，選中數據所在單元格，將鼠標光標移至單元格右下角，拖動鼠標，即可快速輸入相同內容。2.1.3

定位填充數據利用定位功能，可以按條件選中目標區域。最常用到的就是選定所有空單元格，然后批量填充相同內容。快速錄入相同數據內容如果用戶想要在不連續的單元格中輸入相同內容，可以按照以下方法操作。2.1.3

定位填充數據（1）打開“員工基本信息記錄表”工作表，選擇K列，在“開始”選項卡中單擊“查找和選擇”下拉按鈕，從列表中選擇“定位條件”選項。（2）打開“定位條件”對話框，從中選擇“空值”單選按鈕，單擊“確定”按鈕。（3）將K列中的空單元格選中后，在“編輯欄”中輸入“未婚”。（4）按【Ctrl+Enter】組合鍵，即可在空單元格中輸入相同內容“未婚”。2.1.4

自動填充數據Excel中的自動填充功能，可以批量生成各種數字序列。選中單元格后，在右下角會有一個小方塊，叫做“填充柄”，只要拖拽填充柄，就可以快速生成連續序號。2.1.4

自動填充數據快速錄入有序數據如果需要輸入包含數字的有序數據，例如，編號、工號等，則可以通過以下操作來實現。（1）在B2單元格中輸入“DS001”，選擇B2單元格，將光標移至該單元格右下角，按住鼠標左鍵不放，向下拖動鼠標，即可快速輸入“工號”。（2）或者選擇B2單元格后，將光標移至其右下角，雙擊鼠標即可。2.1.5

自動生成指定序列當對輸入的數據有明確的數量、間隔要求時，可以通過“序列”對話框。自動生成指定序列。等差序列：使數值數據按照固定的差值間隔依次填充，需要在“步長值”文本框內輸入此固定差值。等比序列：使數值數據按照固定的比例間隔依次填充，需要在“步長值”文本框內輸入此固定比例值。2.1.5

自動生成指定序列自動生成“序號”列信息當需要輸入1-8，并且間隔為1的序號時，可以按照以下方法操作。（1）在A2單元格中輸入1，在“開始”選項卡中單擊“填充”下拉按鈕，從列表中選擇“序列”選項。（2）打開“序列”對話框，在“序列產生在”選項中選擇“列”單選按鈕，在“類型”選項中選擇“等差序列”單選按鈕，在“步長值”文本框中輸入“1”，在“終止值”文本框中輸入“8”，單擊“確定”按鈕。（3）即可輸入“步長值”為1，“終止值”為“8”的序號。2.1.6

特殊數據的輸入方法在表格中有時會輸入一些特殊數據，例如，以0開頭的編號、18位的身份證號碼等，這些數據通常不能直接輸入，用戶可以通過設置數字格式，來輸入這些特殊數據。1.輸入以0開頭的編號選擇單元格，在“開始”選項卡中將“數字格式”設置為“文本”。即可輸入以0開頭的編號。或者輸入數據前，先輸入英文單引號。2.1.6

特殊數據的輸入方法2.輸入18位的身份證號碼選擇單元格，將“數字格式”設置為“文本”，或者按【Ctrl+1】組合鍵，打開“設置單元格格式”對話框，在“數字”選項卡中選擇“文本”選項即可。2.1.7

自定義數字格式除了使用系統內置的數字格式外，用戶也可以自定義數字格式，自定義數字格式在“設置單元格格式”對話框中設置，選擇“自定義”分類，可以看到很多預設的數字格式。通常用戶需要自行定義新的數字格式，讓數據按自己需要的格式呈現。2.1.7

自定義數字格式將電話號碼分段顯示用戶可以通過自定義數字格式，讓“聯系電話”分段顯示，下面將介紹具體的操作方法。（1）選擇L2:L9單元格區域。按【Ctrl+1】組合鍵，打開“設置單元格格式”對話框，在“數字”選項卡中選擇“自定義”分類，在“類型”文本框中輸入代碼“000-0000-0000”。單擊“確定”按鈕。（2）即可將“聯系電話”分段顯示。目錄Contents2.1

錄入數據的技巧2.2

快速提取數據2.7

疑難解答2.3

限制數據的輸入2.4

單元格格式化設置2.6

實戰演練：制作辦公用品領用登記表2.5

查找和替換數據2.2.1

使用“分列”功能提取數據使用“分列”功能。不僅可以將一列數據按照指定規律拆分成多列，而且還可以從一列數據中提取有用信息。從“身份證號”中提取“出生日期”身份證號碼中的第7-14位數是出生日期，用戶可以使用“分列”功能，將“出生日期”從身份證號碼中提取出來。2.2.1

使用“分列”功能提取數據（1）選擇G2:G9單元格區域，在“數據”選項卡中單擊“分列”按鈕。（2）打開“文本分列向導-第1步”導航窗格，選中“固定寬度”單選按鈕，單擊“下一步”按鈕。（3）彈出“第2步”導航窗格，在“數據預覽”區域，單擊鼠標，添加分列線，單擊“下一步”按鈕。（4）彈出“第3步”導航窗格，在“數據預覽”區域單擊選擇第1列數據，并選中“不導入此列（跳過）”單選按鈕，然后選擇第3列數據，設置為“不導入此列（跳過）”。（5）在“數據預覽”區域選擇第2列數據，并選中“日期”單選按鈕，然后設置“目標區域”，單擊“完成”按鈕。（6）即可從“身份證號”中提取出“出生日期”。2.2.2

使用“快速填充”功能提取數據使用“快速填充”功能，可以從復雜的數據中提取需要的信息。快速填充的基本原理就是，提供樣本數據，然后讓快速填充自動識別樣本中的規律。在數據結構比較簡單的時候，提供一個樣本就可以。例如，要想從“信息”中提取“聯系電話”。只需要在B2單元格中輸入一個樣本數據，在“數據”選項卡中單擊“快速填充”按鈕。或者按【Ctrl+E】組合鍵，即可將數據快速提取出來。目錄Contents2.1

錄入數據的技巧2.2

快速提取數據2.7

疑難解答2.3

限制數據的輸入2.4

單元格格式化設置2.6

實戰演練：制作辦公用品領用登記表2.5

查找和替換數據2.3.1

通過下拉菜單輸入數據當需要輸入的數據有一個固定的范圍時，例如，“男，女”、“專科、本科、研究生”等，用戶可以使用“數據驗證”功能。設置通過下拉菜單輸入數據。通過下拉列表輸入“部門”信息如果用戶需要在表格中輸入“銷售部,研發部,工藝部”，則可以通過下拉列表輸入，下面將介紹具體的操作方法。2.3.1

通過下拉菜單輸入數據（1）選擇D2:D9單元格區域，在“數據”選項卡中單擊“數據驗證”按鈕。（2）打開“數據驗證”對話框，在“設置”選項卡中將“允許”設置為“序列”，在“來源”文本框中輸入“銷售部,研發部,工藝部”，單擊“確定”按鈕。（3）選擇D2單元格，單擊其右側下拉按鈕，從列表中選擇需要的選項。（4）按照上述方法，完成“部門”的輸入。2.3.2

輸入指定位數的數字在輸入像身份證號碼、手機號碼、銀行卡號等數據時，有時可能會多輸入一位數字或少輸入一位數字，為了防止這種情況的發生，可以使用“數據驗證”功能，設置輸入指定位數的數字。限制輸入11位手機號碼通常手機號碼是11位，為了防止輸入錯誤，可以按照以下方法操作。2.3.2

輸入指定位數的數字（1）選擇L2:L9單元格區域，打開“數據驗證”對話框，在“設置”選項卡中，將“允許”設置為“文本長度”，將“數據”設置為“等于”，在“長度”文本框中輸入“11”。（2）打開“出錯警告”選項卡，在“標題”文本框中輸入“號碼長度有誤！”，在“錯誤信息”文本框中輸入“手機號碼必須是11位！！”，單擊“確定”按鈕。（3）此時，輸入“聯系電話”時，當輸入的號碼不是11位數字時，會彈出警告信息。用戶根據提示，輸入正確的號碼即可。2.3.3

輸入指定格式的日期日期格式是出現錯誤頻率最高的，使用“數據驗證”功能，可以對日期格式和區間進行限定，以保證日期格式輸入的規范化。輸入規范的“入職日期”信息如果用戶想要限制“入職日期”的輸入格式和區間，可以按照以下方法操作。2.3.3

輸入指定格式的日期（1）選擇I2:I9單元格區域，打開“數據驗證”對話框，在“設置”選項卡中將“允許”設置為“日期”，將“數據”設置為“大于”，在“開始日期”文本框中輸入“1990/1/1”。（2）打開“輸入信息”選項卡，在“標題”文本框中輸入“日期格式”，在“輸入信息”文本框中輸入“例如1992/7/1或1992-7-1”，單擊“確定”按鈕。（3）選擇I2單元格，其下方會彈出提示信息。用戶根據提示信息輸入規范的入職日期即可。2.3.4

限制輸入空格在錄入數據時，有時會為了美觀，特意輸入空格，讓文本對齊，但在Excel中輸入空格，不利于對數據整理分析，使用“數據驗證”功能，可以限制空格的輸入。限制在“姓名”中輸入空格在輸入“姓名”時，為了防止輸入空格，可以按照以下方法操作。（1）選擇C2:C9單元格區域，打開“數據驗證”對話框，在“設置”選項卡中將“允許”設置為“自定義”，在“公式”文本框中輸入“=LEN(C2)=LEN(SUBSTITUTE(C2,"",))”，單擊“確定”按鈕。（2）當在“姓名”中輸入空格時，會彈出提示對話框。限制空格輸入。2.3.5

圈釋無效數據當輸入數據后，才設置數據驗證，則不符合條件的數據并不會彈出提示，用戶可以選擇將無效的數據圈釋出來，只需要在“數據驗證”列表中選擇“圈釋無效數據”選項。即可將不符合數據驗證條件的數據用紅色圓圈標記出來。目錄Contents2.1

錄入數據的技巧2.2

快速提取數據2.7

疑難解答2.3

限制數據的輸入2.4

單元格格式化設置2.6

實戰演練：制作辦公用品領用登記表2.5

查找和替換數據2.4.1

調整行高/列寬在Excel中，行是使用阿拉伯數字表示的，而列是由英文字母表示的。調整行高與列寬既可以一行或一列的操作，也可以批量操作。用戶可以使用鼠標拖拽快速調整，或者通過對話框進行精確調節。1.使用鼠標拖拽快速調整選擇一行或多行，將鼠標光標移至行分割線上，當光標變為“

”形狀時，按住鼠標左鍵不放，向上或向下拖動鼠標，即可調整行高。調整列寬的方法與此類似。2.4.1

調整行高/列寬2.通過對話框精確調整選擇一列或多列，在“開始”選項卡中單擊“格式”下拉按鈕，從列表中選擇“列寬”選項，打開“列寬”對話框，輸入需要的列寬值，即可精確調整列寬。行的設置也與此類似。2.4.2

批量刪除/添加行列在編輯工作表的過程中，往往需要添加/刪除行列。除了添加/刪除一行或一列外，用戶也可以批量添加/刪除行列。1.刪除多行/列選擇多列/行，單擊鼠標右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令。即可刪除多列。2.添加多行/列選擇多行/列，單擊鼠標右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令。或者按【Ctrl+Shift+=】組合鍵，即可插入多行。2.4.3

使用單元格樣式單元格樣式是指一組特定單元格格式的組合，使用單元格樣式可以快速對應用相同樣式的單元格或單元格區域進行格式化，Excel內置了一些典型的樣式，用戶可以直接套用這些樣式。2.4.3

使用單元格樣式創建自定義表格樣式“標題樣式”當內置的樣式不能滿足用戶的需求時，可以新建自定義的單元格樣式，下面將介紹具體的操作方法。2.4.3

使用單元格樣式（1）在“開始”選項卡中單擊“單元格樣式”下拉按鈕，從列表中選擇“新建單元格樣式”選項。（2）打開“樣式”對話框，在“樣式名”文本框中輸入樣式的名稱，單擊“格式”按鈕。（3）打開“設置單元格格式”對話框，選擇“字體”選項卡，將“字體”設置為“微軟雅黑”，將“字形”設置為“加粗”，將“字號”設置為“11”，將“字體顏色”設置為“白色”。（4）打開“填充”選項卡，選擇合適的背景色，單擊“確定”按鈕。（5）返回“樣式”對話框，直接單擊“確定”按鈕，選擇單元格區域，在“開始”選項卡中單擊“單元格樣式”下拉按鈕，從列表中選擇自定義的樣式。（6）即可為所選單元格區域應用自定義的單元格樣式。2.4.4

修改單元格樣式如果用戶想要修改某個內置的單元格樣式，則可以在該樣式上單擊鼠標右鍵，選擇“修改”命令。在打開的“樣式”對話框中，根據需要對相應的“數字”、“對齊”、“字體”、“邊框”、“填充”、“保護”等單元格格式進行修改。2.4.5

合并樣式創建的自定義樣式，只會保存在當前工作簿中，不會影響到其他工作簿的樣式，如果需要在其他工作簿中使用當前新創建的自定義樣式，可以使用合并樣式來實現。在其他工作簿中使用自定義樣式如果用戶想要在其他工作簿中使用創建的“標題樣式”，則可按照以下方法操作。（1）首先打開“樣式模板”工作簿，然后打開需要合并樣式的工作簿，在“開始”選項卡中單擊“單元格樣式”下拉按鈕，從列表中選擇“合并樣式”選項。（2）打開“合并樣式”對話框，選擇包含自定義樣式的工作簿名，單擊“確定”按鈕，彈出一個提示對話框，直接單擊“是”按鈕。這樣，“樣式模板”工作簿中的自定義樣式，就被復制到當前工作簿中了。目錄Contents2.1

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疑難解答2.3

限制數據的輸入2.4

單元格格式化設置2.6

實戰演練：制作辦公用品領用登記表2.5

查找和替換數據2.5.1

批量修改數據當需要修改的數據比較多，且數據分布比較分散時，可以使用“查找和替換”功能。在使用“查找和替換”功能之前，必須先確定查找的目標范圍。要在某一個區域中進行查找，則先選取該區域；要在整個工作表或工作簿的范圍內進行查找，則只能先選定工作表中的任意一個單元格。批量修改郵箱后綴在登記“郵箱”時，不小心將郵箱后綴寫成163郵箱，下面將介紹如何將163郵箱統一修改成QQ郵箱。2.5.1

批量修改數據（1）選擇“郵箱”列數據，在“開始”選項卡中單擊“查找和選擇”下拉按鈕，從列表中選擇“替換”選項。（2）打開“查找和替換”對話框，在“替換”選項卡中，將“查找內容”設置為“@163”，將“替換為”設置為“@qq”

，單擊“全部替換”按鈕，彈出提示對話框，提示完成3處替換，單擊“確定”按鈕。（3）即可將后綴為163的郵箱，全部替換為QQ郵箱。2.5.2

按單元格顏色查找和替換在“查找和替換”對話框中，用戶可以設置按照單元格的格式進行查找替換。

【格式】：可以設置要查找內容的填充色、字體、字號、對齊方式等。

【從單元格選擇格式】：按照現有單元格的格式進行查找。2.5.2

按單元格顏色查找和替換例如，將紅色填充單元格中的數據，統一替換為“100”。按【Ctrl+H】組合鍵，打開“查找和替換”對話框，單擊“選項”按鈕，展開更多的查找和替換選項，單擊“查找內容”右側的“格式”下拉按鈕，選擇“從單元格選擇格式”選項，鼠標光標變為吸管形狀，單擊紅色填充的任意單元格，【格式】左側的“預覽”按鈕變為紅色，在“替換為”文本框中輸入“100”，單擊“全部替換”按鈕即可，2.5.3

模糊匹配查找和替換當一對一精確匹配找不到對象時，可以使用通配符進行模糊匹配查找和替換。模糊查找功能一般通過通配符“*”或“?”來實現。“*”可以代替任意個字符。“?”可以代替一個字符。將郵箱后綴統一換成“dssf”用戶可以將郵箱的QQ域名、163域名，統一替換成“dssf”域名，下面將介紹具體的操作方法。（1）選擇“郵箱”列數據。按【Ctrl+H】組合鍵，打開“查找和替換”對話框，在“查找內容”文本框中輸入“@*.com”，在“替換為”文本框中輸入“@”，單擊“全部替換”按鈕，在彈出的對話框中直接單擊“確定”按鈕。（2）此時，已經將郵箱的QQ域名和163域名，統一替換成dssf域名。目錄Contents2.1

錄入數據的技巧2.2

快速提取數據2.7

疑難解答2.3

限制數據的輸入2.4

單元格格式化設置2.6

實戰演練：制作辦公用品領用登記表2.5

查找和替換數據實戰演練：制作辦公用品領用登記表本章實戰演練將制作辦公用品領用登記表，運用前面所學知識，以熟練掌握