電子文檔編輯規范作業指導書TOC\o"1-2"\h\u11381第一章總則 4269641.1編寫目的 4101791.2適用范圍 4297611.3術語和定義 46681.3.1電子文檔：指以電子形式存儲、傳輸和處理的文字、表格、圖形、圖像、聲音等各種信息的集合。 467791.3.2文檔編寫：指對電子文檔內容的撰寫、編排、校對等過程。 4283451.3.3文檔編輯：指對電子文檔的格式調整、排版、修改等過程。 4123811.3.4文檔審核：指對電子文檔內容的準確性、完整性、合規性進行審查的過程。 4149861.3.5文檔發布：指將經過審核的電子文檔正式發布，供相關人員使用的過程。 4205191.3.6文檔版本控制：指對電子文檔版本進行管理，保證文檔在修改過程中保持有序、可追溯的過程。 4201171.3.7文檔加密：指對敏感或重要電子文檔進行加密處理，保證信息安全性。 4170021.3.8文檔備份：指對電子文檔進行定期備份，以防數據丟失或損壞。 421189第二章文檔編輯基本要求 4293322.1文檔格式 490102.1.1文檔類型 464332.1.2文檔結構 5143802.1.3頁面設置 5204702.2字體和字號 59052.2.1字體 5109922.2.2字號 555152.3行間距與段落間距 5321852.3.1行間距 5117412.3.2段落間距 53432.3.3對齊方式 5167492.3.4縮進 524333第三章文檔結構規范 610773.1標題層級 650103.1.1標題層級定義 6159213.1.2標題層級使用規范 6298583.2目錄設置 6115353.2.1目錄格式 6134323.2.2目錄內容 6963.2.3目錄 6229603.3頁眉頁腳 7113473.3.1頁眉設置 760513.3.2頁腳設置 7284783.3.3頁眉頁腳使用規范 74667第四章頁面布局 721824.1頁邊距 7127534.1.1定義 7214074.1.2設置要求 737334.1.3設置方法 7205444.2分頁與分節 8308584.2.1定義 8104924.2.2分頁要求 820844.2.3分節要求 850884.2.4設置方法 8176674.3頁面背景 812224.3.1定義 870134.3.2設置要求 8101104.3.3設置方法 924131第五章圖表與插圖 920425.1圖表規范 9172015.1.1圖表類型選擇 9166735.1.2圖表布局 9282925.1.3圖表尺寸 938305.1.4圖表顏色 964645.2插圖規范 9182265.2.1插圖類型選擇 9265885.2.2插圖布局 1050035.2.3插圖尺寸 10327475.2.4插圖顏色 10253935.3圖表與文字的關系 1071965.3.1圖表與文字的相互補充 10300355.3.2圖表與文字的協調 1064545.3.3圖表與文字的引導作用 1011431第六章文檔排版 1030656.1字符樣式 1072376.1.1字體選擇 10120456.1.2字號設置 10926.1.3字符間距 11126496.1.4字體顏色 11106306.2段落樣式 11288786.2.1段落對齊 11224736.2.2段落間距 11187686.2.3首行縮進 11108826.2.4段落編號 11107606.3頁面樣式 11135206.3.1頁邊距 11246686.3.2頁眉和頁腳 115726.3.3分頁 11221476.3.4分節 11301236.3.5頁面背景 12100296.3.6頁面邊框 1231970第七章文檔引用與注釋 12142087.1引用規范 1295077.1.1引用原則 12209227.1.2引用格式 12168057.1.3引用注意事項 12200337.2注釋規范 1269147.2.1注釋類型 1215207.2.2注釋格式 1258327.2.3注釋注意事項 13245247.3參考文獻 13202第八章文檔審閱與修改 1375808.1審閱流程 13112548.1.1提交審閱 13260938.1.2接收審閱 1337518.1.3提出修改意見 14162668.1.4修改與反饋 14242808.2修改原則 1444748.2.1保持原文檔結構 1452838.2.2保持原文檔風格 1451028.2.3嚴謹性 14117518.2.4規范性 14168588.3修訂記錄 149241第九章文檔保存與備份 1461489.1文件格式 14198399.1.1選擇標準格式 1455769.1.2特殊格式要求 15280129.2文件命名 15217489.2.1命名規則 1549179.2.2命名示例 15310619.3備份策略 1597209.3.1備份方式 15322489.3.2備份頻率 15111159.3.3備份注意事項 1621804第十章電子文檔管理 16263310.1文檔歸檔 161478410.1.1歸檔范圍 161974610.1.2歸檔流程 161717810.1.3歸檔要求 162061910.2文檔權限 17693410.2.1權限設置 172459110.2.2權限管理 172759810.3文檔安全與保密 17800210.3.1安全防護 17326210.3.2保密措施 17第一章總則1.1編寫目的本電子文檔編輯規范作業指導書旨在為電子文檔的編寫、編輯及管理人員提供一套統一、規范的操作準則，保證電子文檔的質量和格式達到標準化要求，提高工作效率，降低錯誤率。1.2適用范圍本指導書適用于公司內部所有電子文檔的編寫、編輯及管理人員，包括但不限于技術文檔、管理文檔、報告、表格等。本指導書亦適用于公司外部合作伙伴在協同工作中需遵循的電子文檔編輯規范。1.3術語和定義1.3.1電子文檔：指以電子形式存儲、傳輸和處理的文字、表格、圖形、圖像、聲音等各種信息的集合。1.3.2文檔編寫：指對電子文檔內容的撰寫、編排、校對等過程。1.3.3文檔編輯：指對電子文檔的格式調整、排版、修改等過程。1.3.4文檔審核：指對電子文檔內容的準確性、完整性、合規性進行審查的過程。1.3.5文檔發布：指將經過審核的電子文檔正式發布，供相關人員使用的過程。1.3.6文檔版本控制：指對電子文檔版本進行管理，保證文檔在修改過程中保持有序、可追溯的過程。1.3.7文檔加密：指對敏感或重要電子文檔進行加密處理，保證信息安全性。1.3.8文檔備份：指對電子文檔進行定期備份，以防數據丟失或損壞。第二章文檔編輯基本要求2.1文檔格式2.1.1文檔類型電子文檔應采用通用格式，如MicrosoftWord（.doc或.docx）、AdobePDF等，以保證文檔在不同操作系統和軟件中具有良好的兼容性。2.1.2文檔結構文檔應包含以下基本結構：封面、目錄、正文、附件（如有）。封面應包括文檔標題、版本號、編寫人、審核人、批準人等信息；目錄應清晰展示文檔結構，方便讀者快速定位；正文部分應按照章節劃分，層次分明；附件部分包括與正文相關的補充材料。2.1.3頁面設置頁面設置為A4紙型，縱向排列，紙張邊距為標準邊距。頁眉應包含文檔標題和頁碼，頁腳可不設置。2.2字體和字號2.2.1字體正文部分應使用宋體或微軟雅黑字體，標題部分可使用黑體。特殊要求除外，如表格、注釋等。2.2.2字號文檔標題字號為小二號，一級標題字號為小三號，二級標題字號為中四號，三級標題字號為小四號，正文部分字號為五號。特殊要求除外，如表格、注釋等。2.3行間距與段落間距2.3.1行間距正文部分行間距為單倍，標題部分行間距為1.5倍。特殊要求除外，如表格、注釋等。2.3.2段落間距段落間距設置為段前0.5行，段后0.5行。標題部分段落間距可適當調整，以保持文檔整潔美觀。2.3.3對齊方式正文部分采用兩端對齊，標題部分采用居中對齊。特殊要求除外，如表格、注釋等。2.3.4縮進正文部分首行縮進2字符，標題部分無需縮進。特殊要求除外，如表格、注釋等。第三章文檔結構規范3.1標題層級3.1.1標題層級定義標題層級是指文檔中標題的級別順序，用于明確文檔結構的層次性和邏輯性。本文檔采用以下標題層級：一級黑體，字號18號，加粗，行間距1.5倍二級黑體，字號16號，加粗，行間距1.5倍三級黑體，字號14號，加粗，行間距1.5倍四級黑體，字號12號，加粗，行間距1.5倍3.1.2標題層級使用規范（1）一級用于表示文檔的章節標題，應簡潔明了，概括本章內容。（2）二級用于表示章節內的小節標題，應具體明確，反映小節主題。（3）三級用于表示小節內的子標題，應詳細描述，突出重點。（4）四級用于表示子標題下的具體內容，應簡潔明了，便于閱讀。3.2目錄設置3.2.1目錄格式目錄應位于文檔首頁，采用以下格式：一級黑體，字號16號，加粗，行間距1.5倍二級宋體，字號12號，不加粗，行間距1.5倍三級宋體，字號12號，不加粗，行間距1.5倍3.2.2目錄內容目錄應包括以下內容：（1）文檔名稱（2）章節標題（3）小節標題（4）子標題（5）附件（如有）3.2.3目錄使用Word等文本編輯軟件自動目錄，保證目錄與文檔內容同步更新。3.3頁眉頁腳3.3.1頁眉設置（1）頁眉內容：文檔名稱、章節標題、頁碼（2）頁眉字體：宋體，字號10號（3）頁眉行間距：單倍行距（4）頁眉邊距：上邊距2厘米，下邊距1.5厘米3.3.2頁腳設置（1）頁腳內容：頁碼（2）頁腳字體：宋體，字號10號（3）頁腳行間距：單倍行距（4）頁腳邊距：上邊距1.5厘米，下邊距1厘米3.3.3頁眉頁腳使用規范（1）頁眉頁腳內容應保持統一，不得隨意更改。（2）頁眉頁腳中的頁碼應與文檔實際頁數相符。（3）頁眉頁腳中的字體、字號、行間距、邊距等參數應遵循本節規定。第四章頁面布局4.1頁邊距4.1.1定義頁邊距是指文檔頁面中文字與頁面邊緣之間的距離。合理設置頁邊距可以提高文檔的整體美觀性和閱讀體驗。4.1.2設置要求（1）一般情況下，頁邊距設置為上、下、左、右均為2.54厘米（即1英寸）；（2）特殊情況下，如學術論文或官方文檔，可根據實際要求調整頁邊距；（3）頁邊距的設置應保持一致，避免在同一文檔中出現多種頁邊距。4.1.3設置方法在文檔編輯軟件中，通過以下步驟設置頁邊距：（1）打開“頁面布局”菜單；（2）選擇“頁邊距”選項；（3）在彈出的頁邊距設置窗口中，輸入所需的上、下、左、右頁邊距數值；（4）“確定”按鈕，完成設置。4.2分頁與分節4.2.1定義分頁是指將文檔內容分為多個頁面；分節則是在文檔中設置不同的編輯區域，以便分別編輯和排版。4.2.2分頁要求（1）在文檔內容較多時，應適當分頁，避免單頁內容過多；（2）分頁時，應保持頁面布局的一致性；（3）分頁符應設置在自然段落的末尾，避免將一個完整的段落分割到兩個頁面上。4.2.3分節要求（1）在文檔結構較復雜時，可通過分節實現不同區域的獨立編輯；（2）分節符應設置在章節標題或重要內容之前；（3）分節后，可以重新設置頁邊距、頁眉、頁腳等頁面布局元素。4.2.4設置方法（1）分頁：在文檔編輯軟件中，通過以下步驟插入分頁符：a.將光標定位在需要分頁的位置；b.“插入”菜單；c.選擇“分頁”選項，即可插入分頁符。（2）分節：在文檔編輯軟件中，通過以下步驟插入分節符：a.將光標定位在需要分節的位置；b.“頁面布局”菜單；c.選擇“分節”選項，在彈出的下拉菜單中選擇所需的分節類型；d.“確定”按鈕，完成分節設置。4.3頁面背景4.3.1定義頁面背景是指文檔頁面的背景圖案或顏色。合理設置頁面背景可以提高文檔的視覺效果。4.3.2設置要求（1）頁面背景應簡潔大方，避免過于復雜；（2）背景顏色或圖案應與文檔內容相協調；（3）頁面背景設置后，應保證文字內容清晰可見。4.3.3設置方法在文檔編輯軟件中，通過以下步驟設置頁面背景：（1）打開“頁面布局”菜單；（2）選擇“頁面顏色”選項；（3）在彈出的顏色選擇窗口中，選擇所需的背景顏色或圖案；（4）“確定”按鈕，完成頁面背景設置。第五章圖表與插圖5.1圖表規范5.1.1圖表類型選擇圖表類型應根據數據特點和表達需求進行選擇。常見的圖表類型包括柱狀圖、折線圖、餅圖、散點圖等。選擇圖表類型時，應保證圖表能夠直觀、準確地呈現數據信息。5.1.2圖表布局圖表布局應簡潔明了，避免過多冗余元素。圖表標題應簡潔明了，能夠概括圖表內容。圖表中的文字、數字、符號等應清晰可讀，字號適中。圖表背景應保持一致，避免出現雜亂無章的現象。5.1.3圖表尺寸圖表尺寸應根據版面大小和內容需要進行調整。在保證清晰度的基礎上，盡量減小圖表尺寸，以節省版面空間。5.1.4圖表顏色圖表顏色應遵循簡潔、清晰、協調的原則。同一圖表中，不同顏色應具有明顯的區分度。顏色搭配應遵循色彩學原理，避免出現刺眼、不和諧的現象。5.2插圖規范5.2.1插圖類型選擇插圖類型應根據內容需求和版面設計進行選擇。常見的插圖類型包括照片、示意圖、漫畫、圖標等。選擇插圖時，應保證插圖與內容緊密相關，具有較好的視覺效果。5.2.2插圖布局插圖布局應遵循整體協調、美觀的原則。插圖應與文字內容緊密結合，形成有機的整體。插圖的擺放位置應適當，避免影響閱讀。5.2.3插圖尺寸插圖尺寸應根據版面大小和內容需要進行調整。在保證清晰度的基礎上，盡量減小插圖尺寸，以節省版面空間。5.2.4插圖顏色插圖顏色應與整體設計風格保持一致。同一版面中，不同插圖的色彩應協調，避免出現刺眼、不和諧的現象。5.3圖表與文字的關系5.3.1圖表與文字的相互補充圖表與文字在表達信息時具有相互補充的作用。文字描述可以詳細闡述圖表中的數據信息，而圖表則可以直觀地展示數據變化趨勢。在編寫文檔時，應注重圖表與文字的相互配合，提高信息傳遞的效率。5.3.2圖表與文字的協調圖表與文字在風格、顏色、字號等方面應保持協調。在排版時，應注意圖表與文字的間距，避免出現擁擠或空白過多的現象。5.3.3圖表與文字的引導作用圖表與文字在文檔中應起到引導讀者閱讀的作用。通過合理的布局和設計，使讀者能夠輕松地理解文檔內容，提高閱讀體驗。第六章文檔排版6.1字符樣式6.1.1字體選擇文檔中應統一使用規定的字體，正文通常采用宋體或微軟雅黑，標題可根據需要選用黑體或楷體。特殊情況下，如代碼或外文，可使用等線或Consolas等字體。6.1.2字號設置正文部分一般采用小四號字體，標題應根據級別采用相應字號，一級標題可使用小二號字體，二級標題可使用小三號字體，以此類推。6.1.3字符間距正文部分字符間距設置為標準，標題部分可根據需要適當加大字符間距，以突出標題的重要性。6.1.4字體顏色正文部分通常使用黑色字體，標題部分可根據文檔要求使用藍色、紅色或其他顏色，以區分不同級別的標題。6.2段落樣式6.2.1段落對齊正文部分采用兩端對齊，標題部分可根據需要采用居中對齊或左對齊。6.2.2段落間距正文部分段落間距設置為1.5倍行距，標題部分段落間距可適當加大，以突出標題。6.2.3首行縮進正文部分首行縮進兩個字符，標題部分無需首行縮進。6.2.4段落編號文檔中如有需要，可在段落前添加編號，編號格式應根據文檔要求統一設置。6.3頁面樣式6.3.1頁邊距文檔頁邊距設置為：上邊距2.54厘米，下邊距2.54厘米，左邊距3.17厘米，右邊距3.17厘米。6.3.2頁眉和頁腳頁眉和頁腳應統一設置，包括頁碼、公司名稱、日期等信息。頁碼通常放置在頁腳部分，采用阿拉伯數字，居中對齊。6.3.3分頁文檔中根據內容需要設置分頁，分頁應保持整齊、美觀，避免出現孤行、孤字現象。6.3.4分節文檔中如有需要，可根據內容設置分節，分節符應放置在章節標題之前，保證章節標題位于新的一頁。6.3.5頁面背景頁面背景可根據公司文化或文檔要求設置，通常使用白色背景，特殊情況下可使用淡色背景或公司LOGO作為頁面背景。6.3.6頁面邊框頁面邊框可根據文檔要求設置，通常不設置邊框，特殊情況下可使用細線邊框，以增加文檔的美觀度。第七章文檔引用與注釋7.1引用規范7.1.1引用原則在撰寫電子文檔時，引用應遵循準確性、規范性和簡潔性原則。引用內容應保證來源可靠，真實有效。7.1.2引用格式引用格式應符合以下要求：（1）文字引用：對于文字引用，應使用引號標明引用部分，并在引號后注明作者、篇名、出版日期等信息。例如：“在《電子文檔編輯規范》一文中，作者指出：‘電子文檔的準確性’（，2019）。”（2）圖片引用：對于圖片引用，應在圖片下方注明作者、作品名稱、出版日期等信息。例如：“圖71：電子文檔編輯流程（，2020）”。7.1.3引用注意事項（1）保證引用內容與文檔主題相關，避免引用無效或無關信息。（2）避免過度引用，保持文檔的獨立性和完整性。（3）尊重原作者的知識產權，不得篡改引用內容。7.2注釋規范7.2.1注釋類型注釋分為腳注和尾注兩種類型。腳注位于頁面底部，尾注位于文檔末尾。7.2.2注釋格式注釋格式應符合以下要求：（1）腳注：使用數字編號，編號順序從1開始，依次遞增。注釋內容應簡潔明了，與文檔內容緊密相關。（2）尾注：使用數字編號，編號順序從1開始，依次遞增。注釋內容應詳細，包括作者、篇名、出版日期等信息。7.2.3注釋注意事項（1）保證注釋內容真實、準確，有助于讀者理解文檔。（2）避免在注釋中引入新的論述，保持注釋的簡潔性。（3）對于涉及敏感信息的注釋，應謹慎處理，保證符合相關法律法規。7.3參考文獻參考文獻是指在撰寫文檔過程中引用的相關文獻資料。參考文獻應按照以下格式排列：[序號]作者.書名[M].出版地：出版社，出版年.[序號]作者.論文標題[J].刊物名稱，出版年，期數：起始頁結束頁.[序號]作者.文獻名稱[N].報刊名稱，出版日期（版次）.[序號]作者.文獻名稱[EB/OL].[日期].網址.例如：[1].電子文檔編輯規范[M].北京：清華大學出版社，（2019）[2].電子文檔處理技術研究[J].計算機科學與技術，2020，10：（100105）[3].電子文檔發展趨勢[N].人民日報，20210101（3）.[4]趙六.電子文檔安全策略研究[EB/OL].[20210228].://example..第八章文檔審閱與修改8.1審閱流程8.1.1提交審閱文檔編寫完成后，編寫人應將電子文檔提交至審閱人。提交時，需保證文檔格式、排版符合相關規定，附件齊全。8.1.2接收審閱審閱人接收文檔后，應在規定時間內完成審閱。審閱過程中，應關注以下方面：（1）文檔內容是否符合項目要求、技術規范和相關規定；（2）文檔結構是否清晰，邏輯是否嚴密；（3）文檔語言是否規范，表達是否準確；（4）文檔中的數據、圖表等是否準確無誤；（5）文檔格式、排版是否符合要求。8.1.3提出修改意見審閱人應在審閱完成后，向編寫人提出書面修改意見。修改意見應具體、明確，便于編寫人理解并采納。8.1.4修改與反饋編寫人根據審閱意見進行修改，修改完成后，將修改后的文檔再次提交給審閱人。審閱人應對修改情況進行核實，保證修改到位。8.2修改原則8.2.1保持原文檔結構修改過程中，應盡量保持原文檔的結構，避免大幅調整。如需調整結構，應保證修改后的結構更加合理、清晰。8.2.2保持原文檔風格修改過程中，應盡量保持原文檔的語言風格、表達方式，保證文檔的一致性。8.2.3嚴謹性修改后的文檔應具備嚴謹性，保證內容準確、邏輯嚴密，避免出現錯誤和遺漏。8.2.4規范性修改后的文檔應符合相關規范，包括格式、排版、語言等方面。8.3修訂記錄以下為文檔修訂記錄：修訂日期修訂人修訂內容備注20210601修改第2章部分內容，增加示例審閱人：20210605核實修改情況，確認修改到位無第九章文檔保存與備份9.1文件格式9.1.1選擇標準格式文檔應采用國際通用的文件格式，以保證兼容性和長期可訪問性。常用的標準格式包括：文本文件：.txt（純文本）表格文件：.xlsx（MicrosoftExcel）、.csv（逗號分隔值）演示文件：.pptx（MicrosoftPowerPoint）圖像文件：.jpg、.png、.tif（無損壓縮格式）9.1.2特殊格式要求對于具有特殊要求的文件，如專業繪圖、音頻、視頻等，應根據項目需求選擇合適的格式。同時應保證格式符合行業標準和規范。9.2文件命名9.2.1命名規則文件命名應遵循以下規則：采用簡潔、明確的命名方式，便于識別和查找；使用字母、數字、下劃線等字符，不使用特殊字符和空格；避免使用易混淆的命名，如“文檔1”與“文檔_1”；對于系列文件，應在文件名中加入序號，如“項目報告_v1”、“項目報告_v2”。9.2.2命名示例以下為文件命名示例：“2023年度銷售報告”“產品說明書_v1.0”“合同_2023_01_01”9.3備份策略9.3.1備份方式備份方式包括以下幾種：本地備份：將文件復制至本地硬盤、U盤等存儲介質；網絡備份：將文件至網絡存儲空間，如云盤、企業內部服務器等；異地備份：將文件復制至不同地點的存儲設備，以應對地域性災害。9.3.2備份頻率備份頻率應根據文件的重要程度和更