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文檔簡介
制度模板1:人事檔案管理制度一、人事檔案管理的基本要求1、公司人力資源部負責人事檔案工作的歸口管理,指導監督人事檔案管理工作。2、人事檔案管理實行公司領導下的分級管理負責制。3、人事檔案管理必須嚴格確保材料保密。4、同級組織部門有權查閱本級人事檔案。5、專職檔案管理人員的本人檔案由同級組織部門與人力資源部交叉管理,其它人員不得代管。二、確立兩級檔案管理制度1、一級檔案為本辦法所指人事檔案,是員工入司隨轉的人事檔案材料;2、二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件備查材料。三、人事檔案分類:第一類:履歷材料;第二類:自傳材料;第三類:鑒定、考核、考察材料;第四類:學歷和評聘材料;第五類:政治歷史情況的審查材料;第六類:政治面貌材料;第七類:獎勵材料;第八類:處分材料;第九類:錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料;第十類:其他可供組織上參考的材料。四、一般文檔管理1、人力資源部文件:A人力資源本部正式形成發出的文件、傳真、通知等,除保密薪資文件外,均應保存一份原件或復印件歸檔,年終按內容類型、依成文時間編號裝訂成冊。B人力資源工作中形成的臺帳、報告,以及搜集到的業務資料等,由各處歸口管理,各經辦人保存。年終根據內容價值酌情歸檔。C薪資福利類保密文件由薪酬福利處自行建檔保存。2、公司文件:A包括集團公司發文、各部門各項目部的請示和報告(除保密的薪資內容),平時收文即入活頁冊保存,年終編排目錄,裝訂成冊歸檔。3、外部文件:包括國家和市政府有關部門的發文,社會公開資訊等,應作為公開業務資料共享。制度模板2:員工離職制度(一)工作目標:1、離職流程管理是為了規范公司與離職員工的多種結算活動,交接工作,以利于公司工作的延續性。2、離職手續的完整可以保護公司免于陷入離職糾紛。3、人力資源部與離職人員的面談提供管理方面的改進信息,可以提高公司管理水平。(二)離職面談由人力資源部根據情況安排面談或與總經理進行離職前談話,面談記錄記入員工檔案保存。(三)離職交接1、不論何種原因員工離職的,員工應在離職前完成工作交接,并且歸還公司的所有財物及工作文件。2、人力資源部經理審核基本手續齊全后,將人事檔案調出并辦理保險、工資結算手續(工資匯入本人工資卡的形式結算),該手續在員工離職手續齊全后兩周內完成(涉及到離職問題視情況延期)。(1)工資結算應根據銷售回款報表時間確定,不超過一個月,具體以交接手續完成時間起。以匯至個人工資卡的形式;3、員工拒絕按照公司的程序辦理離職手續或未完成上述交接任務的,公司有權暫緩支付相關費用、工資或暫停辦理人事手續。4、所有離職材料、憑證存入該員工檔案,并將檔案轉入離職人員檔案系統管理。5、離職手續辦理內容:(1)業務、工作交接1)向所在部門就自己的工作近況、詳細客戶檔案、所有出貨情況、接受的所有憑證和財務票據、未完成項目、合作方電話、物品等,制成一份書面的交接清單,由離職人員、公司指派的交接人員和部門經理三方做完整的交接工作,并在交接清單上簽名確認。2)重要涉密崗位員工辭職,須與公司簽訂《保密協議》,保證不對外泄露公司技術秘密及商業機密。3)員工與公司簽訂的保密協議、競業禁止協議、研發行為準則中的保密義務在員工離職后的2年內繼續有效。(2)辦公用品交接1)離職者除私人物品外、不得攜帶公司的任何財物,包括工作筆記、公司的文件資料、辦公用品、電腦、通訊工具、名片、辦公桌、文件柜、公司鑰匙等。所有歸還的公司物品交部門經理簽收。2)入住公司寢室者還必須當日完成其私人物品的搬離,并交還所有公司提供的用品,由公司指定人員進行交接工作,簽收交接意見。3)財務交接財務部負責清點離職人員的所有財務款項,離職人員必須還清所有欠款,說明清理不明確帳目。應付員工未付的獎金、傭金。員工未付公司的借款、罰金。原承諾培訓服務期未滿的補償費用。匯總應付員工款項的總金額。支付員工應結算工資總額減去員工應還款公司總額部分工資。(五)離職審計公司管理人員或重要崗位員工離職時,公司將進行該員工的離職審計。制度模板3:員工辭退制度1、辭退。公司主動與員工解除勞動關系的行為。2、依據。公司辭退員工須依據勞動法規和公司有關規定執行,用人部門須提供關于該員工不能勝任本職工作的書面材料,人力資源部負責與被辭退員工進行溝通。3、補償金。無過失辭退員工,員工享受經濟補償金,具體標準以國家勞動政策法規為準。4、交接。被辭退員工應以工作為重,及時做好工作交接,并在指定日期內到人力資源部辦理相關手續,如不辦理交接者,公司有權采取處罰措施。制度模板4:資產管理制度一、目的為規范公司固定資產的管理,指導規范的資產管理行為,掌握固定資產的構成與使用情況,確保公司財產不受損失,特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司項下的所有固定資產管理。三、內容1.為了更好的利用固定資產,實行固定資產歸口管理,加強對固定資產的維修與保養,建立崗位責任制和操作規范,按照集中領導、歸口管理的原則,確定辦公室為資產管理的管理部門。概念:公司所謂固定資產是指因工作需要而配發給各部門的計算機、打印機、掃描儀、投影儀、空調、音響設備、飲水機、電風扇、辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發以及其它各類辦公設備。1.1主要工作職責1.1.1隨時掌握固定資產的使用狀況。1.1.2負責監督配合使用單位做好各類資產的使用和維護,確保完好,提高利用率,并定期組織資產的清點,保證帳、卡、物三相符。1.1.3負責固定資產的管理,搞好固定資產的分類,統一編號,建立固定資產檔案,登記賬卡,負責審批并辦理驗收、調撥、報廢、封存、啟用等事項。1.1.4根據使用部門的使用情況,組織編制固定資產的修維、保養計劃,按期編報固定資產更新計劃。1.1.5嚴肅財經紀律,對違反固定資產管理制度,擅自贈送、變賣、拆除、遺棄固定資產的行為和破壞固定資產的現象,要嚴格追查責任,視情節給予處罰。2.使用部門職責2.1各固定資產使用部門負責本單位的資產管理工作,各部門應設置兼職的辦公設備管理員,明確責任者。公司規定,固定資產的使用者為該固定資產的使用責任人;機構綜合內勤為固定資產的日常保管員;各部門、機構經理或負責人為本部門、機構固定資產的管理責任人,負主要管理責任。2.2嚴格執行技術操作規程和維護保養制度,確保固定資產的完好、清潔、和正常使用。2.3建立固定資產明細帳,固定資產的領用、調出、報廢必須經主管部門及總經理批準,未經批準,不得擅自調動、報廢,更不能自行外借和變賣。2.4根據主管部門的要求定期組織固定資產的盤點,做到帳、卡、物三相符。2.5固定資產在使用過程中因人為造成的損壞,由責任人照價賠償,主要管理責任人罰款200元。3.固定資產的購置、驗收、領用。3.1由于工作需要,各單位購置固定資產必須提前向主管部門提出申請,報經總經理批準后,由辦公室按公司采購流程負責辦理。3.2固定資產到貨后,由主管部門開箱檢查、驗收,確認無誤后及時完成收貨流程并建立固定資產卡片,并通知使用單位。4.固定資產的調撥與轉移4.1凡列入公司固定資產未經公司主管部門領導和總經理批準的,任何部門不得擅自調拔、轉移、借出和出售。4.2確因工作需要對固定資產進行調撥與轉移,必須通過辦公室辦理資產轉移手續,同時由調出、調入單位的雙方領導及經辦人簽字后,由辦公室辦理轉帳手續,并通知財務部進行帳、卡交接。4.3員工調動或辭職離司前,應辦理完畢資產交接手續后,相關部門才能辦理工作調動或離司手續。4.4未經主管部門同意,各使用部門無權辦理固定資產轉移及處理,一經發現,將追究部門經辦人的責任。5.固定資產的報廢與封存5.1固定資產報廢處理時,須使用部門提出申請,填寫設備報廢單一式三份由辦公室將其凈損失上報總經理批復,經公司同意的,方可辦理報廢相關手續。5.2凡符合下列條件可申請報廢:5.2.1主要結構陳舊,維修成本較高或無法修復的。5.2.2符合有關報廢年限的。5.3凡經批準報廢的固定資產不能繼續使用,主管部門與使用部門要及時作保廢處理。處理后的固定資產由公共資源部和使用部門一起辦理固定資產的注銷手續,手續完備后報財務部備案。5.4凡停用三個月以上的固定資產由使用部門封存、保管。5.5閑置固定資產和封存固定資產啟封后,由使用部門填寫啟封單,主管部門同意后,方可使用。6.固定資產的清查6.1為了保護固定資產的安全與完整,辦公室必須對固定資產進行定期清查、盤點,以掌握固定資產的實有數量,查明有無丟失、毀損或未列入帳的固定資產,保證賬實相符。在清查時發現固定資產毀損和盤盈、盤虧,要查明原因,由責任部門寫出書面情況,主管部門簽署意見后,報知總經理,待批復后,作相應的帳務處理.6.2小盤點,每年四、八月對固定資產進行一次盤點,主要查核是否帳實相符,固定資產是否處于正常工作狀態。6.3中盤點,每半年一次。各類辦公設備是否帳實相符,清查需要定期維護保養的辦公設備明細,及時進行維護、保養。6.4大盤點,每年一次。對公司資產全面盤存。每年年終,辦公室會同財務部進行總盤存。對盤點情況,填寫資產盤點統計表,各方在清冊上簽名。制度模板5:員工保密制度第一條總則1.1為保守公司秘密,維護公司權益,特制定本制度。1.2公司秘密是關系公司權力和利益,依照特定程序確定,在一定事件內只限一定范圍的人員知悉的事項。1.3公司全體員工都有保守公司秘密的義務。1.4公司保密工作,實行既確保秘密又便利工作的方針。1.5對在保守、保護公司秘密以及進行保密技術、措施等方面成績顯著的部門或員工實行獎勵。第二條保密范圍和密級確定2.1公司秘密包括下列事項:2.1.1公司重大決策中的秘密事項;2.1.2公司尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策;2.1.3公司內部掌握的合同、協議、意見書及可行性報告、重要會議記錄;2.1.4公司財務預決算報告及各類財務報表、統計報表;2.1.5公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息;2.1.6公司有關人事方面的資料;2.1.7其他經公司確定應當保密的事項。2.2一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內部文件不屬于保密范圍。2.3公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級:2.3.1絕密:是最重要的公司秘密,泄露會使公司的權益和利益遭受到特別嚴重的損害;2.3.2機密:是重要的公司秘密,泄露會使公司的權益和利益遭受到嚴重的損害;2.3.3絕密:是一般的公司秘密,泄露會使公司的權益和利益遭受損害。2.4公司密級的確定:2.4.1公司經營發展中,直接影響公司權益和利益的重要決策文件資料為絕密級;2.4.2公司的規劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、公司經營情況為機密級;2.4.3公司人事檔案、合同、協議、員工工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。2.5屬于公司秘密的文件、資料,應當依據本制度2.3、2.4條的規定標明密級,并確定保密期限。保密期限屆滿,自行解密。第三條保密措施3.1屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀,由總經理、辦公室或人力資源部經理委托專人執行。采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由當事人負責保密。3.2對于密級文件、資料和其他物品,必須采取以下保密措施:3.2.1非總經理或主管副總經理批準,不得復制和摘抄;3.2.2收發、傳遞和外出攜帶,由指定人員擔任,并采取必要的安全措施;3.2.3在設備完善的保險裝置中保存。3.3在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的,應當事先經總經理批準。3.4具有屬于公司秘密內容的會議和其他活動,主辦部門應采取下列保密措施:3.4.1選擇具備保密條件的會議場所;3.4.2根據工作需要,限定參加會議人員的范圍,對參加涉及密級事項會議的人員予以指定;3.4.3依照保密規定使用會議設備和管理會議文件;3.4.4確定會議內容是否傳達及傳達范圍。3.5不準在私人交往和通信中泄露公司秘密,不準在公共場所談論公司秘密,不準通過其他方式傳遞公司秘密。3.6公司工作人員發現公司秘密已經泄露或者可能泄露時,應立即采取補救措施并及時報告辦公室或人力資源部,辦公室或人力資源部接到報告后應立即做出處理。第四條責任與處罰4.1出現下列情況之一者,按公司《獎懲制度》予以處理:4.1.1泄露公司秘密,尚未造成嚴重后果或經濟損失的;4.1.2違反本制度3.1、3.2、3.3、3.4、3.5之規定的;4.1.3已泄露公司秘密但采取補救措施的。4.2出現下列情況之一的,予以辭退并酌情賠償經濟損失:4.2.1故意或過失泄露公司秘密,造成嚴重后果或重大經濟損失的;4.2.2違反本保密制度規定,為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的;4.2.3利用職權強制他人違反保密規定的。第五條附則5.1本制度規定的泄密是指下列行為之一:5.1.1使公司秘密被不應知悉者知悉的;5.1.2使公司秘密超出了限定的接觸范圍,而不能證明未被不應知悉者知悉的。第六條本制度使用與集團公司及下屬所有子公司。第七條本制度由集團人力資源部、辦公室負責解釋。制度模板6:辭職、辭退、開除管理制度醫院有權辭退不合格的職工。職工有辭職的自由。但均須按本制度規定履行手續:(一)試用人員在試用期內辭職的應向人力資源部提出辭職報告,到人力資源部辦理辭職手續。(二)用人科室辭退試用期人員,須填報“辭退職工審批表”,經批準后到人力資源部辦理辭退手續。(三)職工與醫院簽訂勞動合同后,雙方都必須嚴格履行合同。職工不得隨便辭職,用人科室不準無故辭退本科室職工。(四)合同期內職工辭職的,必須提前1個月向醫院提出辭職報告,由用人科室簽署意見,經領導批準后,由人力資源部給予辦理辭職手續。(五)國家干部、在編職工要求調離本醫院或辭職,必須經所在科室同意,報醫院審批后,才能按程序辦理調動、辭職手續。(六)職工未經批準而自行離職的,醫院不予辦理任何手續;給醫造成損失的,應負賠償責任。(七)職工或用人科室認為其現工作不適合的,可向人力資源部申請在醫院內部調換另一種工作。在調換新工作半年后仍不能勝任工作的,醫院有權予以解聘、辭退。(八)職工必須服從醫院安排,遵守各項規章制度,凡有違反并經教育不改者,醫院有權予以解聘、辭退。(九)醫院對辭退職工持慎重態度。用人科室無正當理由不得辭退合同期未滿的職工。確需辭退的,必須填報“辭退職工審批表”,提出辭退理由,經人力資源部核實,經領導批準后,通知被辭退的職工到人力資源部辦理辭退手續。未經人力資源部核實和領導批準的,不得辭退。(十)勞動合同期滿,合同即告終止。職工或醫院不續簽合同的,到人力資源部辦理終止合同手續。(十一)職工違反規章制度、后果嚴重或者違法犯罪的,醫院有權予以開除。(十二)職工辭職、被辭退、被開除或終止聘用,在離開醫院以前,必須交還醫院的一切財物及業務資料。否則,人力資源部不予辦理任何手續,給醫院造成損失的,應負賠償責任。本制度由人力資源部負責執行并解釋。制度模板7:人員電腦管理制度1、使用者應保持電腦設備及其所在環境的清潔。下班時,務必關機切斷電源。2、使用者的業務數據,應嚴格按照要求妥善存儲在網絡上相應的位置上。3、嚴禁使用計算機玩游戲。4、公司及各部門的業務數據,重要數據由使用者本人做好及時備份。6、未經許可,任何私人的光盤、軟盤不得在公司的計算機設備上使用。7、使用者必須妥善保管好自己的用戶名和密碼,嚴防被竊取而導致泄密。制度模板8:經濟合同管理制度第一章總則第一條為加強公司的合規經營,規范合同管理,保證公司依法簽訂、履行、變更或解除合同,減少合同風險,保障公司的合法權益,樹立并維護公司的良好信譽,根據有關法律、法規、監管規定特制定本規定。第二條公司各部門在經營管理中因經營需要與第三人(包括自然人、法人和其他組織)以合同書、信件和數據電文(包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件)等書面形式簽訂的,有關設定、變更、終止民事權利、義務關系的協議均適用本規定。第三條各部門在辦理具體項目,并以公司對外簽署合同時,具體經辦部門應當嚴格審查業務權限。第四條公司合規法律崗根據本規定及公司相關管理規定具體負責對合同進行合規風險及法律風險的審查。第五條公司所屬各部門員工個人,未經公司授權不得以公司名義對外簽訂合同。超出本部門職權范圍或非經公司授權代表擬代表公司簽訂合同的,應當重新取得公司書面授權。公司各部門,應當在分公司授權范圍內履行本規定和各業務報審程序后,代表公司對外簽署合同。第六條各部門必須在公司授權范圍內,按照本規定和公司相關制度,對外簽訂合同。公司授權與第三人簽訂合同的,各部門應根據本規定辦理合同報審和用印(章)申請手續。第二章合同管理第七條公司對外訂立合同,除所涉合同金額在伍仟元(含本數)以下,并可當面履行的以外均應訂立書面合同。第八條合同一般應具備以下條款:當事人的名稱或者姓名和住所;標的;數量;質量;價款或報酬;履行期限、履行地點和方式;違約責任;爭議解決辦法。第九條合同草本的擬定必須在由二人共同參與談判經由雙方協商后議定,嚴禁獨自一人參與合同的議定以及使用對方格式合同。公司已針對特定業務類型制定合同范本的,經辦部門在使用時如未報經公司主管部門批準不得擅自修改。第十條公司合規法律崗可以針對公司主要業務類型制作合同范本,并將制定的合同范本報總公司合規法律部備案后公布,供經辦部門參考使用。第十一條經辦部門在合同簽訂前應當對合同對方的資信進行盡職調查,對對方的資金、設備、技術、產品質量、售后服務和信譽等相關情況進行必要的調查了解,并要求對方出示或提供下列證明文件:(一)營業執照正本和副本的原件;(二)項目涉及專項經營許可證的(如房地產、金融等專營或專業服務),應當要求其出示專業資質證明;(三)對方是自然人的,應要求其出示身份證明;(四)有關合同標的所有權證明、合同證明等;(五)法律、法規規定的其他必備的資格證明。對于上述證明文件,經辦部門應當將加蓋對方公章的復印件與原件核對一致后留存,并報合規法律崗人員用于對項目的合規審查。第十二條對涉及公司重大利益,且根據法律、法規、監管規定和公司相關制度的規定應當舉行商務談判的項目,經辦部門應當將談判記錄,招投標文件等作為合同簽訂背景資料,與合同草本一并提交合規法律崗人員進行合規審查。第三章合同審批第十三條合同審批包括業務審批和合規審查。業務審批是指,由項目經辦部門及相關會簽部門負責人對合同目的、約定的權利義務內容是否能夠實現業務目的進行審查。合規審查是指,由合規法律崗人員負責對經辦部門是否就合同項目進行了盡職調查,是否根據要求組織商務談判,以及合同條款的法律要素和合同簽署過程的合法合規性進行審查。第十四條經辦部門簽署合同之前,應當根據公司業務制度、業務流程履行以下業務審批程序:(一)將擬開展的項目計劃報送上級主管領導進行業務審批;(二)公司經辦部門組織商務談判并草擬合同文本(或由對方提供草本經辦部門進行審閱);(三)合同項下的項目內容須經相關部門會簽。凡是涉及到公司相關部門職責履行的,經辦部門應當報送部門會簽意見。相關部門審查合同條款時,有權根據公司相關管理制度、戰略計劃和實際需要對合同條款的內容提出修改或否決意見;業務審批通過后,經辦部門應將相關意見、合同文本、公司各相關部門的會簽意見以及規定第十二條、第十三條規定的資質文件和談判記錄送交合規法律崗人員進行合規審查。第十五條合規法律崗人員收到經辦部門報送的合同審查資料后,應履行以下合規審查程序:(一)進行合規審查備案編號登記;(二)審查經辦部門是否履行業務審批手續;(三)進行合同條款的法律審查,并協助經辦部門完善合同條款內容;(四)審查文件存檔管理;(五)其他法律、法規、監管規章及公司制度規定的事項。第十六條合規法律崗人員在審查過程中有權隨時要求經辦部門提供與簽訂合同有關的證據材料。第十七條合規法律崗人員對合同提出的法律意見(或風險提示),經辦部門應當妥善處理并遵照執行。經辦部門對于合規法律崗審查人員的法律意見(或風險提示)存在異議的,應當與合規審查人員進行溝通,達成一致意見。經辦部門經與合規法律崗人員充分溝通后,仍不能就法律意見(風險提示)存在的異議達成一致意見的,經辦部門負責人應當向公司領導報告。由公司領導最終決定處理方式。合規法律審查人員可以要求經辦部門提供或出示分公司領導的意見。第十八條公司各部門在本單位權限范圍內簽訂合,經業務審批和合規審查通過后,由經辦部門統一對外簽署,并根據本規定第四章辦理合同簽署與用章手續。第十九條合規法律崗人員應當在下列期限內完成審批:(一)一般合同自接到合同之日起三個工作日內完成;(二)超過十頁不足三十頁的合同,自接到合同之日起五個工作日內完成;(三)超過三十頁的合同,視實際工作情況與經辦部門商定完成時間。第二十條經辦部門違反本規定的要求,未履行完畢業務審批和合規審查程序,擅自簽訂合同的,公司將依《泰康人壽保險股份有限公司處罰管理規定》及本規定第八章對經辦部門進行處罰,并由經辦部門及相關責任人承擔因擅自簽訂合同而引起的一切責任。第四章合同簽署與蓋章第二十一條公司簽署合同應當由公司負責人或授權代表人簽字,并加蓋合同專用章。法律、法規、監管規章規定,或合同約定(包括對方書面要求)必須加蓋公司公章的,依照規定或約定執行。第二十二條授權代表只有取得有效的公司負責人書面授權,才能代表公司簽署合同。第二十三條經辦部門簽署合同應當填寫合同簽章審批單。合同簽章審批單由經辦部門負責人審批簽字后,應與合同審查資料一起報送合規法律崗人員進行審查。第二十四條經辦部門依照本規定履行合規審查手續后,應將最終的合同文本和合同簽章審批單送分公司負責人審核后,交公司用印(章)管理部門進行統一編號后蓋章。經辦部門應在合同各方辦理完畢簽字蓋章手續后方可履行合同約定義務。第二十五條公司用印管理部門應嚴格依照公司用?。ㄕ拢┕芾淼南嚓P規定,規范合同用章管理,任何人不得在尚未填寫完整的格式合同、合同范本或空白紙張上加蓋公司合同專用章或公章。第五章合同履行、變更和解除第二十六條合同簽訂并生效后,經辦部門應根據合同約定全面履行合同,并嚴格要求對方及時、全面履行合同約定的義務。經辦部門應當就合同履行過程中的交付、驗收以及其他履行行為留存相應的書面證據,并定期對履行完畢的合同進行統計、清理,將相關信息和數據登記保存備查。第二十七條合同簽訂(成立生效)之后,正式履行合同之前,如果有確鑿證據證明合同對方根本不準備履行合同的條件或沒有履行能力,經辦部門應采取解除合同或要求對方提供擔保等風險防范(或處理)措施。經辦部門應及時根據公司擬采取的措施向對方發出書面通知或其他法律文件。同時,經辦部門應將上述情況報告上級主管領導。第二十八條合同履行過程中,如有證據證明對方應履行而未實際履行或未完全履行合同,經辦部門應當及時向對方主張權利,催促對方履行,或要求對方采取其他補救措施,并將上述情況在一個工作日內報告上級主管領導。第二十九條公司對外簽署的合同,若發生本規定第二十七條、二十八條的情形,經辦部門可提請合規法律崗協助提供專業法律支持服務,包括出具法律意見、制訂解決方案、開展商務談判、尋求司法救濟、提供彌補完善建議等工作。經辦部門提請合規法律崗提供專業法律支持服務工作的,應就需要協助的事項提供所有背景材料和證據,合規法律崗據此提出法律建議或提供其他法律協助。第三十條合同履行過程中,經辦部門如需變更或提前解除合同與對方簽訂補充協議或其他法律文件的,經辦部門應當就該補充協議或其他法律文件,按照本規定第三章的規定辦理業務審批和合規審查手續。第三十一條公司財務部門有權審查合同中關于資金使用條款的履行情況,加強資金使用的管理與監督。屬于合同對方違約的,財務部門有權在結算時依照法律規定或合同約定。督促經辦部門向對方索賠。第三十二條公司審計等內控風險管理部門(崗)在工作中如發現對外簽署的合同存在異常情況,應及時與經辦部門溝通,并依照公司相關制度規定處理。第三十三條公司財務、審計等部門需要合規法律崗提供專業法律服務的,合規法律崗應予積極配合。第三十四條合規法律崗人員有權對合同的簽訂、履行情況進行檢查。如發現異常情況,合規法律審查人員有權和相關部門溝通后共同擬定解決方案,經辦部門應配合執行。第六章合同糾紛的處理第三十五條在合同履行過程中發生下列情形的,經辦部門應填寫《合同糾紛備案登記表》(見附件),與有關材料一并報送合規法律崗。同時,應在一個工作日內向分公司領導報告:(一)合同在履行過程中產生糾紛,對方已提起訴訟、仲裁或表明要通過司法程序解決的;(二)合同在履行過程中對方涉嫌合同詐騙的(如對方提供虛假電匯、營業執照、身份證件、信用證明等);(三)有可能嚴重損害公司聲譽或經濟利益的;(四)發生其他嚴重合同糾紛的。經辦部門在向公司領導報告的同時,應當采取適當的應急措施,防止損失擴大。第三十六條合規法律崗接到經辦部門報送的《合同糾紛備案登記表》后,應分析合同糾紛事實,依法提出如下處理意見:(一)合同一方負有民事責任的,應當建議經辦部門與對方協商、采取補救措施、解除合同、提起訴訟等方式解決;(二)合同對方涉嫌合同詐騙或其他刑事犯罪的,應通知經辦部門轉呈公司有關負責部門,由公司有關部門統一向公安機關報案。第三十七條公司發生的合同糾紛案件涉訴或需采取司法救濟程序的,經辦部門應立即向公司領導報告。第三十八條發生合同糾紛案件,合規法律崗接到《合同糾紛備案登記表》后,應在二個工作日內作出回復,并與經辦部門和其他相關部門共同擬定解決方案。第七章合同歸檔第三十九條合同相關文件資料是公司的重要檔案,應當妥善保管。公司根據文檔管理制度的規定,對合同檔案進行統一存檔管理。合同檔案包括合同修改文本或修改意見、正式文本、附件以及與合同有關的批示、決議、授權書、談判記錄、資質證明、備忘錄、信函、電話記錄、傳真、圖表、數據電文、音像資料等。第四十條公司合同存檔分合同法律審查文件和正式簽署合同文件兩級管理。第四十一條合同法律審查文件的存檔管理由合規法律審查人員負責。合規法律審查人員應將根據本規定修改后的合同文本、提出的法律意見以及經辦部門報送的所有相關資料復印存檔。第四十二條正式簽署合同文件的存檔管理由公司辦公室負責。公司對外正式簽署的合同,公司至少留存正本二份,分別由經辦部門和公司辦公室保管。經辦部門應建立合同存檔登記記錄,
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