檔案信息化建設投標方案目錄TOC\o"1-3"\h\u12353第一章項目整體服務方案 912554第一節項目整體服務需求 918912一、項目概況 92686二、技術標準與要求 920783第二節項目整體服務設想 139645一、項目整體要求 1310226二、方案設計原則 1830096三、項目整體實施策劃 2021601四、項目進度計劃 2121023五、項目難點分析及解決方案 3230403第二章項目組織機構及人員配備 3710730第一節項目組織機構設置 3732045一、組織機構設置原則 373440二、項目組織機構 403569三、項目架構圖 4219011第二節人員配置計劃 429914一、人員配置原則 4215421二、人員配置的方法 447539三、擬配置人員情況 4527972四、項目人員履歷表 4622882五、崗位職責 488323第三節人員管理及人員培訓 503617一、人員人事管理 503061二、人員培訓管理 8220315第三章項目擬投入設備 9223476第一節項目硬件配置標準 9219319一、工作站配置 9213430二、掃描儀配置 9211415三、服務器和存儲設備配置 9323190第二節高端掃描設備 9321743一、高速批量掃描儀 9328136二、平板掃描儀 991565三、彩色圖紙掃描儀 10025227第三節項目主要硬件列表 10113001第四章項目管理制度 10521352第一節公司內部管理制度 10514258一、經營管理制度 1052516二、財務管理制度 10925119三、物資管理制度 11018968第二節常規管理制度 11326834一、文檔管理制度 11319744二、公章管理制度 11920847三、項目協調制度 1216343四、辦公用品使用制度 12220003第三節人員管理制度 12613143一、員工管理制度 12615766二、員工聘用制度 13921558三、勞動合同管理制度 1411906四、員工考勤管理制度 146730五、員工教育培訓制度 1518699六、人事考核管理制度 15824185七、員工獎懲制度 16412687八、員工禮儀守則 16823564第四節項目實施管理制度 17330986一、工作區域管理 17319038二、實際操作管理 17423825三、通訊及存儲設備管理 17424804四、工作日志管理 1745527五、出入證使用管理 1746955六、請銷假制度管理 17513014七、項目設備管理制度 17530804八、檔案實物管理制度 17612619九、檔案庫房管理制度 1777486十、檔案統計制度 17815185十一、檔案交接管理 1792054十二、原檔案保護措施 1791806十三、檔案安全存放 1793247十四、操作安全管理 1797434十五、防火安全管理 17919443第五章檔案管理信息系統建設 1805181第一節電子文件歸檔系統建設 1807548一、系統建設的主要技術知識 18030682二、系統建設的條件與準備 18328960三、系統建設的思路與方法 18627680四、系統建設的任務和要點 1901753五、系統的運行與維護 2174850第二節信息化加工系統建設 2177048一、應用系統平臺 21730225二、檔案加工系統 22111296第六章項目實施方案 2322134第一節檔案整理 23222241一、檔案交接 23220456二、檔案整理 23819534三、案卷填寫 2468280四、裝訂裝盒 2472423第二節檔案信息化處理方案 2527058一、檔案信息化前拆裝整理 25217740二、檔案信息化數據處理 2573761三、檔案信息化數據存儲 26127322四、檔案信息化后處理 26618978第三節檔案保護技術 27715567一、安全保管工作設施設備 27812238二、膠片、照片及霉變檔案的保管 28415538三、磁性載體及光盤載體檔案的保護 29920371四、檔案有害微生物的預防 30926809五、檔案害蟲的預防及滅殺 31627803第七章服務質量保證 33525833第一節服務保障措施 33623119一、思想保證措施 33624730二、組織保證措施 33622006三、現場督查保證措施 33627160四、經濟保證措施 33627204五、項目激勵機制 33710359第二節系統質量管理控制 3395220一、設計符合國家質量抽樣檢驗標準的驗收模塊 34029951二、驗證“問題記錄”并發現“問題”點 34024123三、對不合格生產任務的“回滾”機制 34022731四、可配置的抽檢比例 3412第八章應急預案 34122677第一節檔案室安全應急管理 34227493—、應急預案 3421996二、應急準備 34329887三、應急響應 34425953第二節受災檔案的搶救 34713111一、搶救原則 34722511二、搶救流程 34814025三、搶救方法 3493112四、具體搶救措施 351溫馨提示：本方案目錄中的內容在word文檔內均有詳細闡述，如需查閱，請購買后下載。說明一、如招標文件要求“項目整體服務方案”，詳情見本方案的第一章；二、如招標文件要求“項目組織機構及人員配備”，詳情見本方案的第二章；三、如招標文件要求“項目擬投入設備”，詳情見本方案的第三章；四、如招標文件要求“項目管理制度”，詳情見本方案的第四章；五、如招標文件要求“檔案管理信息系統建設”，詳情見本方案的第五章；六、如招標文件要求“項目實施方案”，詳情見本方案的第六章；七、如招標文件要求“服務質量保證”，詳情見本方案的第七章；八、如招標文件要求“應急預案”，詳情見本方案的第八章；編制依據一、項目招標文件、補遺及設計文件等相關資料。二、國家現行技術規范、標準及有關的技術資料、規范、規程及技術標準。三、依照有關主要法律、法規：（一）《中華人民共和國政府采購法》（二）其他法律法規。四、行業規范、標準（以下內容根據招標文件及項目實際情況進行修改）第一章項目整體服務方案第一節項目整體服務需求一、項目概況檔案信息化建設；其中設各股室文書檔案XX個年度，業務（專門）類檔案約X盒，會計檔案編頁整理約X本，會計檔案掃描約X頁，檔案盒約X個，檔案管理軟件網絡版一套。二、技術標準與要求序號具體技術（參數）要求1質量依據為《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與管理規范》其他要求、檔案服務外包工作規范、檔案著錄規則、檔案分類標引規則等現行技術規范，確保加工的信息化檔案信息的真實、完整、可用、保密，符合國家相關數字信息資源安全管理標準的要求。2提檔：從檔案庫提檔案，與采購方負責人對接，認真清點、核對出庫檔案，有效確保檔案的完整性、安全性。3拆卷：檔案掃描前，對紙質檔案進行拆卷，拆除裝訂不能損害檔案原件。拆卷時首先去掉金屬物，不允許裁切檔案紙張，拆卷時遇到檔案紙張質地脆弱，不適合反復拆裝的檔案，應采用不拆卷掃描設備（零邊距掃描儀）的方式進行掃描。4著錄：機讀目錄錄入：按照《紙質檔案著錄規則》要求。對現有目錄數據按照要求核對、規范目錄內容。5規范檔案中的目錄內容。如有錯誤或不規范的題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數等，應進行修改。6掃描前，應對檔案頁號進行清點，頁號不正確的要重新編制頁號。7應以對紙質檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應注意保護檔案不受人為損害，并對排列順序不準確的檔案進行重排。特殊裝訂的檔案拆除裝訂后需恢復原貌。已裝訂成書的檔案不得進行拆分掃描。8破損嚴重或其他無法直接進行掃描的紙質檔案，應先由專業技術人員進行技術修復。9褶皺不平影響掃描質量的紙質檔案應先進行壓平等相應技術處理。10乙方掃描文件時要小心謹慎，嚴禁撕毀、遺落文件資料，嚴禁未經允許將檔案資料帶離現場。檔案資料掃描結束后必須核對該檔案資料中的掃描文件頁數是否與檔案資料的原件一致。如果出現因檔案原件字跡退化不清而導致掃描不清的，乙方在退還檔案時應加以說明。11超出所使用掃描儀掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀進行掃描，幅面大且材質差的檔案也可采用分幅掃描后進行圖像拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證紙質檔案數字圖像的整體性。拼接時應確保拼接處平滑地融合，拼接后整幅圖像無明顯拼接痕跡。12頁面為黑白兩色，字跡清晰的、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式；頁面為黑白兩色，清晰度較差或者帶有插圖的檔案，可采用灰度模式；頁面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案，應采用彩色模式進行掃描。13掃描分辨率應不小于200dpi。如文字偏小、密級、清晰度差時，建議掃描分辨率不小于300dpi。14對圖像進行處理，以獲得最好的圖像質量，保證圖像完整、端正、無扭曲、版面無暗影、無干擾信息，圖像處理包括旋轉、糾偏、裁邊、去污點等，其中去污處理是指去除在掃描過程中產生的污點、污線、黑邊等影響圖像質量的雜質，應遵循展現檔案原貌的原則，處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點等痕跡。15圖像儲存格式JPG或PDF或TIFF（壓縮）格式，應以檔號命名16檔案信息化過程中形成的圖像數據庫，與目錄數據庫進行掛接，要認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數與檔案目錄數據庫中該份文件的頁數是否一致，圖像文件的總數與目錄數據庫中文件的總數是否相同等，確保圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性。通過項目領導小組驗收確認合格后，中標方把掃描件備份在移動介質中的電子化成果移交甲方，移動介質由甲方提供。17過程管理：在檔案的清理、掃描、加工的各個環節均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在信息化工作完成的同時建立起完整、規范的記錄；必須嚴格遵守采購人的相關檔案管理制度，必須保守采購人檔案的秘密，不得向任何其它公司或人員泄露檔案信息。18安全要求：中標人及其工作人員不得遺失、涂改、損壞檔案，須自備工作服，工作人員所攜掛包、錢包、手機等個人物品應放在指定位置，不得帶入工作區域，不得在工作場所使用與工作無關的任何電器設備、移動存儲介質和手提電腦等；對數據分批進行移交驗收時，工作站上的數據必須在采購方的信息化管理人員的現場監督下銷毀。19檔案盒：尺寸：3CM，符合國家檔案局相關規定。20檔案管理軟件：中標方應具有國產化網絡版掃描加工管理軟件，軟件具有全套檔案信息化加工流程及影像檢查等管理功能。第二節項目整體服務設想一、項目整體要求（一）高安全1.要求高安全就是指要在整個檔案整理項目實施過程中，對檔案資料進行全方面的保護，以確保檔案資料的安全。其中主要包括以下幾個方面：（1）確保實體檔案資料的安全，保證原始紙質資料不丟失、不損壞；（2）確保實體資料內容不泄露；（3）確保加工所得資料影像數據不損壞、不擴散，內容不外泄。2.應對方案貫穿在我司為XX市檔案信息化建設項目提供的服務方案中的每一個細小的環節，我們都有嚴密的管理監督機制確保，我們將高安全作為檔案信息化建設服務的基本前提。我們通過以下手段來確保檔案資料和影像數據的安全：（1）在檔案整理加工場地的布局上充分考慮了如何保障實體檔案材料的安全性，我們根據“實體檔案材料路徑最短原則”，將臨時庫房和所有有紙操作崗位合理布局，將需要使用實體資料的崗位和純電腦操作的崗位在布局上隔開，以最大程度保證實體檔案的安全；（2）在整個信息化建設中設立檔案材料跟蹤子系統，確保任何一張紙質檔案材料在信息化加工的過程中被哪些人在什么時間接觸過都有詳細的記錄，結合檔案材料流轉單上檔案材料接觸者的簽名，保證檔案材料安全性方面具有可回溯性；（3）設置專職的檔案材料交接組以及建立完備交接操作流程，在管理上通過專職管理員和單位單線溝通，通過密封流轉箱等方式保障檔案流轉和交接過程中的安全可靠；（4）制定了多項異常情況處理方法使得發生任何情況第一位保護的是紙質檔案材料；（5）在加工場所將安裝無盲點攝像頭保證任何紙質檔案材料的操作都在監控中，將攝像視頻結合檔案材料跟蹤子系統，任何一張檔案材料在加工中心的接觸人和接觸時間可以通過檔案材料跟蹤子系統調出，并能調閱對該張檔案材料所有接觸過程的視頻。（二）高質量1.要求高質量就是指要在整個檔案整理項目實施過程中，要確保檔案整理和信息化加工的質量，使其達到XX市檔案信息化管理和應用的要求。其中主要包括以下幾個方面：（1）確保檔案整理的質量，包括：檔案分類組卷、頁碼的編寫、目錄的打印等，使整理后的檔案符合歸檔管理的要求；（2）確保檔案加工的質量，包括：資料影像的質量、索引數據的質量和系統數據掛接的質量，確保可以對加工后的檔案進行信息化的應用（如：資料影像的查詢等）。2.應對方案我司的檔案整理加工服務已通過參加ISO9001—2000的質量體系認證，我們的加工中心在每一個細節上融入了嚴密的質量控制手段，采用目前國際上主流的全過程質量控制方法，通過對質量造成隱患的人（人員）、機（設備）、料（原材料）、法（工作方法）、環（工作環境）5方面進行有效控制，以預防為主，實現全過程質量控制，在軟件系統中配置了符合相關標準的抽檢規則，正確率能達到99.99%。具體我們采用了以下手段來確保檔案整理和加工的質量：（1）完備的質量控制流程（質量控制子系統）實現了任何一個操作工序都是對前面所有工序的質量檢查和復核，最大限度保證了所加工的影像和相關數據的高質量；（2）我們可以對每一頁檔案材料掃描一次同時提供彩色和黑白兩種格式的影像，對于檔案材料的特點，有些類型檔案材料紙張比較薄，需要加膜處理后掃描，防止掃描對紙質檔案材料的損壞，同時按照檔案影像質量驗收標準，我們將采取“不同類型，不同掃描模式”的方式進行掃描，這樣解決了用戶對影像質量和查詢響應速度（存儲量降低）兼備而產生的矛盾；（3）我們把這個項目理解為并不是簡單的檔案整理、信息化加工，而為客戶今后如何更好地使用這些成果提供全面的解決方案；（4）我們對幫助客戶信息化加工影像和數據的質量非常看重，不僅提供了檢驗驗收的方案，更是提供了事后發現問題——反饋問題——更正問題的有效處理方案，為產品的任何可能存在的問題提供最好的解決途徑；（5）結合檔案的實際情況，我們將為該項目配備：普通A3紙張高速掃描、厚紙、黏附紙A3平板掃描儀相結合的完美模式，并針對紙質狀況不佳的檔案材料配備平板掃描儀，將不同類型掃描儀的優勢相互補充，把該項目掃描的影像質量處理到最佳狀態；（6）我們作為檔案電子檔案查詢系統的提供商，我們能確保檔案信息化后的索引數據和影像能準確順利地導入電子檔案管理系統中，能夠保證今后兩個系統間無縫連接，使信息化建設的成果充分被利用，不僅如此我們還會將匹配有錯誤的數據與紙質檔案材料進行確認，對于檔案材料不全或者可能有誤差的數據列表反饋給客戶，在信息化的過程中增加了數據導入的檢查手段。（三）高效率1.要求所謂高效率，就是通過各種手段來確保檔案整理加工的速度，保證檔案整理加工隊伍的產能，以便可以在要求的時間內完成對所有檔案的整理加工。2.應對方案在確保質量的情況下，我司建設了大規模的信息化加工隊伍和建立了其他競爭對手無法相比的基于目前最先進高效服務器存儲設備架構和自主知識產權信息化工作流的軟硬件信息化加工平臺，來幫助用戶將紙質檔案材料以最快的速度進行信息化掃描工作。通過以下手段可以確保我們檔案整理加工的效率：（1）我公司具擁有X名熟練的信息化流水線操作員，每天能實現X萬張以上紙質檔案材料的信息化掃描，具有成熟充分的生產資源儲備，能快速組建項目服務隊伍，大大縮短了項目團隊籌備周期；（2）整個信息化加工流水線使用高效的工作流平臺，任何異常情況都有應急處理分支確保整體加工進度；（3）為了保證生產的順利進行，生產現場所有的設備均采用“N+1”的備份方式，并對損壞機器及時進行修理（所供設備維修時間均低于1周）。注重設備的日常保養，每天都由專人進行設備維護工作。生產現場配備必要的不間斷電源、防火等設施。（4）整個信息化加工現場將配備具有XTB在線高速存儲能力的設備，近X臺高性能服務器以滿足X小時不間斷信息化加工。二、方案設計原則根據本項目的特點，我們在設計檔案信息化建設方案時，我們堅持貫徹了如下的原則：（一）嚴格的質量控制我們公司的項目管理工作，一直嚴格遵循ISO9001—2000質量體系標準要求，項目組織架構、項目工作運行機制、生產軟件開發編制、工作流程設計，都應用了ISO9001—2000質量體系標準。對ISO9001—2000質量體系標準的執行與落實，是解決方案設計的主線和最高原則。（二）計算機高效管理將質量控制方法、項目管理方案、生產工藝流程、安全方案、質量驗收方案與計算機生產系統和管理系統，緊密有機地結合在一起。在軟件的開發和配置中，全面體現各個方面、各個層次的管理思想。形成計算機數據化的，而不是人為概念化的綜合管理機制。將計算機的管理方式，滲透到各個管理和生產環節。將各類管理理念和方法，集中體現在計算機軟件系統中。（三）簡單合理的原則在生產軟件開發上、硬件設備的選型上和工作任務的設計上，務求使各項操作盡量地簡單化。在流動生產中，將人員變動造成的影響，降到最低。使員工經過簡單的培訓，即能上崗操作。（四）高效率與低成本在設備和耗材的選型上，要選擇高配置、耐用性好、可擴展性強、安全高速的優質生產設備，保證生產的高效率、高質量和檔案原件的安全性。在各項工作方案的設計和調整中，集中集體的智慧和以往工作經驗，尋求最佳的人員組成、設備配置、工序安排，實現高效率的生產，降低生產成本。（五）統一管理與配置以一個工作區域為整體，實現統一的項目管理。在區域內，基于項目試點工作經驗，通過靈活、合理的生產設備和人員的調動、拆分與組合，以最優化的配置，適應不同的信息化加工量的需求。使項目得以按計劃、循序漸進地進行。（六）安全保密的原則在檔案整理和掃描加工方案的設計和實施中，要將保證檔案的安全、完整和保密放在首位。通過在掃描現場安裝監控設備、使用資料暫存管理等手段，保證檔案原件不丟失、不損毀、不混亂、不混淆；保證檔案電子化數據不外流、不遺失、不失真、不失效；保證檔案內容、雙方工作等信息不外傳、不泄露。（七）緊密的客戶溝通在整個項目中我們將與客戶保持緊密溝通，通過各個層面的交流和對話，形成共識，解決問題。（八）優秀的管理團隊項目經理和生產主管的個人素質和能力，是項目成敗的關鍵因素之一。通過上崗競爭，選擇在以往工作中，有良好表現，有強烈責任感和事業心，具備管理工作能力和經驗的管理人員，擔當此類工作。（九）完全的項目響應在所有工作方案的設計中，完全響應項目所提出的各項需求和要求。以我公司“滿足顧客的需求、完善對顧客的服務、實現對顧客的承諾、超越顧客的期望”的方針為一切工作的指導思想。三、項目整體實施策劃（一）項目實施總體思路實現檔案信息管理項目檔案資料的規范化整理和掃描，既是一項勞動密集型的巨大工程，也是一項涉及方方面面、各個環節的系統工程。在本項目實施過程中，首先我司將派駐一名有X年檔案工作經驗以上的檔案專家進一步調研情況，與客戶方溝通項目的實際情況，優化項目的實施方案并提供給客戶我司最終優化的項目實施方案，避免標準不同導致的重復工作，充分體現高效工作，實現邊整理邊鑒定，保護好紙質檔案原件；其次，我司會制定出適合項目實際情況的嚴格的出入庫制度和保密方案，做好檔案電子化流程控制，做好實物檔案保管和電子化信息備份工作，保證電子化數據及原始檔案資料的安全；再次，我司嚴格控制檔案整理、掃描質量，做到加工準確率為100%。（二）項目實施服務原則按照要求，檔案信息管理項目工作需遵循如下原則：1.在充分利用原有基礎，尊重和維護檔案的本質屬性，保持檔案文件之間的歷史聯系；2.依照檔案的業務程序、遵循文件材料的形成規律、保持案卷內文件材料的系統聯系；3.結合保管期限劃分，以便于檔案安全保管和提供利用；4.充分尊重和利用原有的整理、錄入和掃描結果。（三）項目依據及參考標準1.檔案管理主要法律法規《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》2.業務標準與技術規范《歸檔文件整理規則》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》按以上規范進行整理、著錄、掃描后的檔案要達到XX市檔案館進館質量要求。四、項目進度計劃（一）總體工期計劃為保障檔案信息化建設服務項目能夠如期按照X個月（稍提前完成），我司計劃將本項目的實施分為五個階段：第一階段為項目準備階段、第二階段為項目試運行階段、第三階段為正常運行階段、第四階段為項目收尾階段、第五階段為項目驗收階段。項目總體周期按X個月，每個月按X個工作日計算，完成本項目所有工作日為：X天。本項目時間工作時間按X天核算，詳細工期計劃安排如下：項目階段工作描述時間天數時間跨度計劃完成數量備注項目準備階段人員、設備、場地、需求調研、實施標準、流程、實施計劃確定等X天合同簽訂后X個工作日內X不計工作產出項目試運行階段檔案整理、掃描X天合同簽訂后第X-X個工作日X萬卷每日完成X萬卷項目正式運行階段檔案整理、掃描X天合同簽訂后第X-X個工作日X萬卷每日完成X萬卷項目收尾階段檔案補充整理、補充掃描X天合同簽訂后第X-X個工作日0主要內部質檢項目驗收階段掃描驗收X天合同簽訂后第X-X個工作日0驗收總結（二）項目各階段工作安排1.項目階段工作安排表項目階段工作安排時限責任人工作描述項目準備階段項目組組建X天項目經理合理調配人員項目成員分工X天項目經理人員的分工協作出安排工作場地軟、硬件布置X天項目經理場地布置項目人員專業知識培訓X天項目經理知識培訓保密培訓及保密協議簽訂X天項目專家簽訂保密協議項目技術人員調研X天項目專家確定工作范圍項目人員食宿安排X天項目經理做好食宿準備項目需求再溝通X天項目專家確定工作計劃項目人員及設備進駐X天項目經理X人項目試運行階段項目試運行（流程優化）X天項目經理包括檔案整理、錄入、掃描、圖像處理、質檢、掛接和刻盤各環節順利運轉。項目正式運行階段項目正式運行（優化人員配置）X天項目經理主要優化項目的人員配置及分工協作項目收尾階段項目收尾（質量核查）X天項目經理主要進行項目內部檢查工作，包括邀請相關專家協助內部檢查并完善。項目驗收階段項目驗收（交接）X天項目經理雙方共同對項目掃描成果進行總體驗收及總結2.詳細項目工作計劃及部署為保障項目整個過程的順利進行，項目各階段的工作安排我司做了詳細的部署和計劃，主要由以下幾點構成：（1）人員設備準備：嚴格執行投標文件中承諾設備和人數量，同時參考確認項目實施計劃書進行相應的調整。（2）項目實施場地準備：包括場地水電、空調、錄像監控設備和防盜門鎖的專修工作，還包括場地布置、桌椅板凳和工作崗位卡片制作等工作。（3）需求詳細調研：我司有著豐富的項目實施經驗，但是對于每個客戶項目現場情況、檔案類型、檔案現狀、檔案具體數量、檔案實際工作、檔案實施目的、檔案工作進度要求、檔案利用等都有所不同，所以我司在項目正式開始前，會安排我司有多年項目運作和管理經驗的項目經理對項目需求進行詳細調研，及時與客戶進行需求溝通，保障項目正式執行的成果符合甚至超出客戶的預期和期望。（4）實施標準確立：項目實施標準的確立，關系到項目整個運行的狀況和質量，所以，我司非常重視項目實施標準，在項目正式實施初期，我司會及時與客戶方就項目實施標準進行溝通交流，并最終優化完善項目的實施標準，保障項目實施的標準的準確性，最終確保項目的進程和質量。如有必要，檔案整理及信息化標準確立可以邀請相關行業專家參與工作標準細化工作，標準由三方共同確認，我方將參照確認標準做好項目實施工作。（5）實施流程設立：項目實施流程的設定，能夠起到優化工作環節，提高工作效率，提升管理質量，減輕員工工作強度的作業。我司安排專門的檔案專家（從事檔案工作30年以上）對項目的流程進行設定和最終優化，有利于提高工作質量和效率。我方參考已確認標準進行項目試運行工作，在此過程中進一步確立和優化流程及操作規范。（6）項目計劃制定：根據項目試運行情況，確立各崗位日工作量，核實總體工作進度并最終做出詳盡的可考量的項目計劃。（7）項目正式運行工作：包括檔案整理、錄入、掃描、圖像處理、質檢、掛接和刻盤各環節順利運轉。（8）項目收尾工作：主要進行項目內部檢查工作，包括邀請相關專家協助內部檢查并完善。（9）項目驗收工作：雙方共同對項目進行總體驗收及總結。（三）項目啟動1.啟動程序實施流程設定實施流程設定簽訂保密協議制定實施計劃實施標準確立項目需求調研（1）簽訂保密協議檔案是客戶的核心資產，保障檔案的安全是我司首要考慮的工作，我司嚴格要求檔案管理人員和利用者樹立保密觀念，貫徹執行《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保守國家秘密法》，共同保守檔案機密。在項目正式進場前，我司會安排專門的檔案保密培訓，同時與每個員工就本項目簽訂項目保密協議。全面對客戶的檔案保密進行負責。另外，我司也會與采購單位簽訂正式的項目保密協議，包括但不限于項目實施過程中、實施后期項目所有商業秘密。（2）項目需求調研我司有著豐富的項目實施經驗，但是對于每個客戶項目現場情況、檔案類型、檔案現狀、檔案具體數量、檔案實際工作、檔案實施目的、檔案工作進度要求、檔案利用等都有所不同，所以我司在項目正式開始前，會安排我司有多年項目運作和管理經驗的項目經理對項目需求進行詳細調研，及時與客戶進行需求溝通，保障項目正式執行的成果符合甚至超出客戶的預期和期望。（3）實施標準確立項目實施標準的確立，關系到項目整個運行的狀況和質量，所以，我司非常重視項目實施標準，在項目正式實施初期，我司會及時與客戶方就項目實施標準進行溝通交流，并最終優化完善項目的實施標準，保障項目實施的標準的準確性，最終確保項目的進程和質量。（4）實施流程設定項目實施流程的設定，能夠起到優化工作環節，提高工作效率，提升管理質量，減輕員工工作強度的作業。我司安排專門的檔案專家（從事檔案工作X年以上）對項目的流程進行設定和最終優化，有利于提高工作質量和效率。（5）制定實施計劃實施標準和實施流程設定好后，我司項目經理會根據項目的實際情況制定具體的項目實施計劃，項目實施計劃需與客戶方進行詳細比對并確定。項目實施計劃一旦雙方簽字確定，我司會嚴格按制定好的項目實施計劃進行項目的實施工作，推進項目的具體進程工作。2.項目啟動工作安排工作安排時限責任人配合人項目組成立X天項目經理總公司行政項目成員分工X天項目經理總公司行政工作場地軟、硬件布置X天項目經理總公司行政項目人員專業知識培訓X天項目經理總公司行政保密培訓及保密協議簽訂X天項目經理總公司行政項目技術人員調研X天項目經理總公司行政項目人員食宿安排X天項目經理總公司行政項目需求再溝通X天項目經理總公司行政項目人員及設備進駐X天項目經理總公司行政注：為保障本項目按照招標人的時效要求快速進入正常運轉狀態，以上事項可能多個事項同時推進進行。確保項目組能夠在X個工作日內完成各項項目進場準備工作。3.項目啟動會議（1）召集項目有關人員開會，正式宣布項目正式開始；（2）介紹項目的背景、目標、組織結構；（3）確定項目參與各方的職責和工作范圍；（4）規定項目的溝通模式（通常情況/重大事件）；（5）協商項目各方的相關聯系方式。（四）項目實施進度計劃根據招標文件的要求，本項目的服務協議期限為自合同簽訂之日起X個月。本項目實施進度表中所列時間從合同簽訂之日算起。項目階段工作安排詳細說明工期項目準備（合同簽訂后X天內完成人員配備、培訓及正式進場工作）人員設備準備：嚴格執行投標文件中承諾的時間和人員數量，同時參考確認項目實施計劃書進行相應的調整。準備工作包括人員準備和設備準備：人員準備工作及人員基礎性培訓工作。項目實施場地準備：包括場地水電、空調、錄像監控設備和防盜門鎖的專修工作，還包括場地布置、桌椅板凳和工作崗位卡片制作等工作。本項工作需要客戶相關負責人給予支持和配合。項目試運行需求詳細調研：詳細調研客戶方對于項目的期望和目標，工作的內容及數量等安排檔案專家1名詳細與客戶方負責人進行調研，制定詳細的工作計劃。實施標準確立：檔案整理及信息化標準確立邀請相關行業專家參與工作標準細化工作，標準必須由三方共同確認，我方將參照確認標準做好項目實施工作。我方負責所邀請專家的全部費用，完全符合各項標準與要求，確保檔案順利移交。實施流程設立：我方參考已確認標準進行項目試運行工作，在此過程中進一步確立和優化流程及操作規范。我方將及時處理工作中的各項問題，此階段工作量將處于逐步提升工程中。項目計劃制定：根據項目試運行情況，確立各崗位日工作量，核實總體工作進度并最終做出詳盡的可考量的項目計劃。我方負責制度出本項目的工作計劃，供客戶方審核通過后正式按照項目計劃進行項目運行和管理工作項目正式運行項目正式運行工作：包括檔案整理、錄入、質檢各環節順利運轉。項目正式運行期間須保證每日完成計劃的工作量。項目收尾項目收尾工作：主要進行項目內檢工作，包括邀請相關專家協助內檢并完善。項目收尾階段的內檢工作，進一步確保項目工作的質量。項目驗收項目驗收工作：雙方共同對項目進行月度驗收、總體驗收及總結。按照項目整理驗收標準進行項目驗收。項目管理項目管理工作：包括項目各環節監控、質檢管理、人員管理和績效考核管理。項目管理過程中須及時做好設備維護和人員儲備更換工作。項目實施全周期（五）其他保障工期的相關配套措施任何項目的實施均存在一定的風險，為保證本項目的按照工期進度順利完成實施，我司將從以下幾個方面限制風險的發生。1.我公司從公司現有工人中，挑選最熟練、最精干的掃描加工人員，組成一支強勁的檔案整理、掃描加工隊伍，挑選對計算機軟硬件精通的技術人員，保證加工環境的正常運作。做好和用戶的溝通工作，保證工作協調，利于業務的開展。2.我公司配置性能穩定的掃描儀及電腦等硬件，減少由于硬件問題而造成不必要的時間浪費。3.我公司在合同簽訂后提交詳細的工作計劃，并在工作過程中不斷進行改進，對各項工作進行統籌安排，最大限度提高工作效率。4.雙方加強對工作人員技能培訓，每周對工作進行總結，發現錯誤，及時進行糾正改進。協調好各個環節的工作進度，保證工作環節的順利交接，提高工作效率。5.雙方加強對工作人員進行安全和保密意識培訓，杜絕意外和泄密事件的發生。嚴格按照信息化加工的各項規章制度，對工作人員進行約定。五、項目難點分析及解決方案（一）人員流動風險及解決方案檔案信息化服務項目工作既是知識密集型也是勞動密集型產業，項目組工作人員的穩定性成為制約項目實施成敗的關鍵因素。人員業務水平不高、責任心不強及人員流動性過大等因素都有可能會導致項目失敗的風險。我公司將會從公司現有員工中，挑選最熟練、最精干的項目組人員，組成一支技術嫻熟的骨干加工隊伍，作為項目組的中堅力量；挑選對計算機軟硬件精通的技術人員，保證加工環境的正常運作。做好和用戶的溝通工作，保證本項目的順利開展。根據我方人力資源政策與項目管理相關規定，項目組的任何員工辭職必須至少提前1個月向項目經理及部門負責人提出書面辭職申請。公司在接到員工辭職申請后，要在第一時間由項目經理與辭職員工積極溝通，對績效良好的員工努力挽留，了解離職原因，反饋問題。員工提出辭職獲批準，部門將保證至少提前一周通知客戶員工離職事宜，員工應按規定辦理相應的離職審批手續，首先應辦理項目的工作移交手續，項目經理應安排項目組其他人員接替其工作和職責，并經客戶方簽字認可，為保證工作的連續性。項目經理重點負責審查辭職員工以下方面情況：項目文檔、資料、源程序、電腦、辦公用品及其他公物的完全移交；審查其了解項目機密的程度；審查其負責工作、進度、成果物移交的完整性和有效性；其次，針對本項目的重要性特點，除采用相關福利與激勵措施外，部分項目組成員采用以下策略保證項目組的核心成員的連續性和穩定性，從而降低人員流動對項目帶來的風險，保障項目順利地成功實施。具體策略如下：1.項目經理AB角制度項目經理是項目管理中最重要的角色，其能力與穩定性都直接決定項目的成敗。我們除采用公司內部選拔的方式選用最優秀的人員擔當該項目的項目經理一職外，將同時選拔一名項目副經理（項目主管）協助項目經理承擔部分的工作。一旦人員有變動可能性，及時調整和進行人員的補充工作，全面確保不對項目的進程和項目質量產生不良影響。2.核心崗位雙兼制度除項目經理外，項目的關鍵成功因素就是項目組內的核心崗位和成員。這些崗位人員的穩定與否也嚴重影響項目的工期與成敗，因此，我們在項目角色明確分工的基礎上，采用相鄰崗位雙兼替補制。當某個崗位有員工流動，將從其他小組中選拔補充。3.項目組成員充足略剩原則由于項目工期和工作量是一定的，未來如何很好地保證和提升項目實施水平，提前完成項目，所以我司在人員構成、崗位設定上采取充足略剩原則。即使人員流動將造成項目組成員部分崗位的臨時空缺，但是不影響項目的正常運營。而且，項目部門采用項目組成員隨時流動，隨時增補機制。其選拔機制與前期項目組成員選拔方式相同。并且，為保證新增人員迅速展開工作，在項目進行過程中，部門將同步組織項目內容學習與培訓。當項目組有員工離職時，及時尋找合適的替補人員進行工作交接。4.采取“定人定崗”的配置原則絕不任意調撥已確定好或者正在實施的工作人員，最大限度確保所實施項目人員的穩定性。如出現員工個人主動離職的情況，我方將及時進行人員補充及培訓，保證項目組的人員穩定并向采購方如實匯報情況。（二）設備風險及解決方案我公司專業從事檔案整理、信息化掃描加工業務多年，對于項目必須用的設備，有著較為充足的儲備，公司配備有專門的設備維護組，不管是購置全新的硬件設備還是使用已有的設備，項目組配備有專門的硬件工程師對項目所使用的電腦、打印機及掃描儀等硬件設備定期進行維護和檢修，發現問題及時維護和修理，確保所有的硬件設備性能處于最佳狀態。對項目臨時出現的設備使用問題，情況緊急的可以從就近的項目實現緊急調配，其他情況可以實現12小時內派設備維護工程師進行上門維修。同時我公司設備維護組還配有電腦、打印機、掃描儀等備機一批，項目上正在使用的硬件設備需要較長時間維修的，可先用備機頂替，避免因硬件檢修、更換配件等問題帶來的阻工誤工，將由于硬件問題而造成不必要的時間浪費風險降到最低。（三）項目工期風險及解決方案關于項目的工期采購方都有著嚴格的時間要求，沒有制定好可行的工作計劃和進度安排，加上其他各種可能出現的風險因素，就很有可能會導致項目不能在采購方要求的時間內實施完成。我公司在項目組正式進駐前將會先派出項目經理和采購方的相關負責人就項目的詳細情況、具體需求等事項進行詳細溝通，并向采購方提交詳細切實可行的工作計劃和工期進度安排。在項目正式開始實施后，在工作過程中根據實際情況對原先制定好的工作計劃和進度安排不斷進行調整和改進，對各項工作進行統籌安排，最大限度地提高工作效率。確保項目在采購方要求的時間內甚至提前完成實施。如果項目確有工期問題，我司亦可通過從其他項目抽調增加項目人手和設備來保障本項目的工期。（四）項目管理風險及解決方案我公司專業從事檔案整理、信息化掃描加工業務多年，對項目管理有培養大量的有著實際項目管理經驗的基層管理人員，同時也積累了大量的項目管理工作經驗。首先，我司對每個項目都有著崗位責任清晰明確的組織管理架構，從項目經理到項目組所有成員都有著明確的職責劃分，從組織管理、過程管理到績效管理都有著成熟完善的管理機制，避免因管理不到位而帶來的項目風險。其次，我司對項目的日常管理也避免了部分的項目管理風險，除加強對項目組工作人員技能培訓，項目成員每周需對工作進行總結，發現錯誤，及時進行糾正改進。再次，有項目經理統籌安排好各個環節的人員并掌控工作進度，保證工作環節的順利交接，提高工作效率。最后，公司高層著手加強對項目的組織管理，及時掌握項目進度動態和人員動態；加強對項目人員的績效管理，引入合理的獎懲激勵措施，提高員工的工作積極性；加強對項目組的過程管理，及時發現問題及時更正，避免因管理松懈和不到位而造成的效率低下，將項目管理方面可能出現的風險降到最低。（五）泄密風險及解決方案檔案涉及采購方的重要信息，一旦泄密后果將不堪設想。因此，所有的檔案工作者都有責任對檔案及其信息安全保持高度的警惕性。在項目正式開始實施前我公司將組織項目組所有成員進行安全和保密意識培訓，在項目正式運行后也要不定期開展安全保密培訓，通過反復培訓強化項目組所有工作人員的安全保密意識，杜絕意外和泄密事件的發生。在項目實施過程中嚴格遵守檔案加工的各項規章制度，對加工流程的各個環節進行監控，不留死角。同時邀請采購方派出專人進行安全監督，定期展開安全檢查。多管齊下確保檔案信息的安全，杜絕泄密風險的發生。第二章項目組織機構及人員配備第一節項目組織機構設置一、組織機構設置原則1.目的性的原則項目組織機構設置的根本目的，是為了產生組織功能，實現項目管理的總目標。從這一根本目標出發，就會因目標設事、因事設機構定編制，按編制設崗位定人員，以職責定制度授權力。2.精干高效原則項目組織機構的人員設置，以能實現項目所要求的工作任務為原則，盡量簡化機構，做到精干高效。人員配置要從嚴控制二三線人員，力求一專多能，一人多職。同時還要增加項目管理班子人員的知識含量，著眼于使用和學習鍛煉相結合，以提高人員素質。3.管理跨度和分層統一的原則管理跨度亦稱管理幅度，是指一個主管人員直接管理的下屬人員數量。跨度大，管理人員的接觸關系增多，處理人與人之間關系的數量隨之增大。跨度（N）與工作接觸關系數（c）的關系公式是有名的邱格納斯公式，是個幾何級數，當N=10時，C=5210。故跨度太大時，領導者及下屬常會出現應接不暇之煩。組織機構設計時，必須使管理跨度適當。然而跨度大小又與分層多少有關。不難理解，層次多，跨度會小；層次少，跨度會大。這就要根據領導者的能力和項目的大小進行權衡。對項目管理層來說，管理跨度更應盡量少些，以集中精力于項目管理。項目經理在組建組織機構時，必須認真設計切實可行的跨度和層次，畫出機構系統圖，以便討論、修正、按設計組建。4.業務系統化管理原則由于項目是一個開放的系統，由眾多子系統組成一個大系統，各子系統之間，子系統內部各單位工程之間，不同組織、工種、工序之間，存在著大量結合部，這就要求項目組織也必須是一個完整的組織結構系統，恰當分層和設置部門，以便在結合部上能形成一個相互制約、相互聯系的有機整體，防止產生職能分工、權限劃分和信息溝通上相互矛盾或重疊。要求在設計組織機構時以業務工作系統化原則作指導，周密考慮層間關系、分層與跨度關系、部門劃分、授權范圍、人員配備及信息溝通等；使組織機構自身成為一個嚴密的、封閉的組織系統，能夠為完成項目管理總目標而實行合理分工及協作。5.彈性和流動性原則項目建設的單件性、階段性、露天性和流動性是項目生產活動的主要特點，必然帶來生產對象數量、質量和地點的變化，帶來資源配置的品種和數量變化。于是要求管理工作和組織機構隨之進行調整，以使組織機構適應項目任務的變化。這就是說，要按照彈性和流動性的原則建立組織機構，不能一成不變。要準備調整人員及部門設置，以適應項目任務變動對管理機構流動性的要求。6.項目組織與企業組織一體化原則項目組織是企業組織的有機組成部分，企業是它的母體，歸根結底，項目組織是由企業組建的。從管理方面來看，企業是項目管理的外部環境，項目管理的人員全部來自企業，項目管理組織解體后，其人員仍回企業。即使進行組織機構調整，人員也是進出于企業人才市場的。施工項目的組織形式與企業的組織形式有關，不能離開企業的組織形式去談項目的組織形式。二、項目組織機構在決定一個項目以后，就需要根據這一項目的具體情況，建立項目的管理班子，負責項目的實施、負責項目的費用控制、時間控制和質量控制，按項目的目標去實現項目。項目結束后，項目的管理組織完成自己的任務，也就不復存在。按照組織結構的基本原理和模式，項目的組織結構也可分為線性的項目組織結構、職能的項目組織結構和矩陣的項目結構等若干形式。項目管理組織的結構實質上是決定了項目管理班子實施項目獲取所需資源的可能方法與相應的權力，不同的項目組織結構對項目的實施會產生不同的影響。我公司本次項目組織采取矩陣式組織結構，矩陣式組織結構是一種混合形式，它在常規的職能層級結構之上“加載”了一種水平的項目管理結構。根據項目與職能經理相對權力的不同，實踐中存在不同種類的矩陣體系，分別有權力明顯傾向于職能經理的職能矩陣，權力明顯傾向于項目經理的項目矩陣和傳統矩陣安排的平衡矩陣。這種組織結構的優點在于：一是和職能式組織結構一樣，資源可以在多個項目中共享，可大大減少項目式組織中人員冗余的問題；二是項目是工作的焦點，具有一個正式指定的項目經理會使他對項目給予更強的關注，負責協調和整合不同單位的工作；三是當有多個項目同時進行時，公司可以平衡資源以保證各個項目都能完成其各自的進度、費用及質量要求；四是項目組成員對項目結束后的憂慮減少，他們一方面與項目有很強的聯系，另一方面他們對職能部門也有一種“家”的感覺。為確保本項目保質保量地完成，我公司決定以從事項目管理經驗豐富的技術骨干為基礎，進一步充實力量，組建精干高效的項目部，創一流的管理、一流的質量，確保優質、安全地完成本次項目任務。三、項目架構圖第二節人員配置計劃一、人員配置原則（一）經濟效益原則組織人員配備計劃的擬定要以組織需要為依據，以保證經濟效益的提高為前提；它既不是盲目地擴大職工隊伍，更不是單純為了解決職工就業，而是為了保證組織效益的提高。（二）任人唯賢原則在人事選聘方面，大公無私，實事求是地發現人才，愛護人才，本著求賢若渴的精神，重視和使用確有真才實學的人。這是組織不斷發展壯大，走向成功的關鍵。（三）因事擇人原則因事擇人就是員工的選聘應以職位的空缺和實際工作的需要為出發點，以職位對人員的實際要求為標準，選拔、錄用各類人員。（四）量才使用原則量才使用就是根據每個人的能力大小而安排合適的崗位。人的差異是客觀存在的，一個人只有處在最能發揮其才能的崗位上，才能干得最好。（五）程序化、規范化原則員工的選拔必須遵循一定的標準和程序。科學合理地確定組織員工的選拔標準和聘任程序是組織聘任優秀人才的重要保證。只有嚴格按照規定的程序和標準辦事，才能選聘到真正愿為組織的發展作出貢獻的人才。（六）因材起用原則所謂因材起用，是指根據人的能力和素質的不同，去安排不同要求的工作。從組織中人的角度來考慮，只有根據人的特點來安排工作，才能使人的潛能得到最充分地發揮，使人的工作熱情得到最大限度地激發。如果學非所用、大材小用或小材大用，不僅會嚴重影響組織效率，也會造成人力資源計劃的失效。（七）用人所長原則所謂用人所長，是指在用人時不能夠求全責備，管理者應注重發揮人的長處。在現實中，由于人的知識、能力、個性發展是不平衡的，組織中的工作任務要求又具有多樣性，因此，完全意義上的“通才”、“全才”是不存在的，即使存在，組織也不一定非要選擇用這種“通才”，而應該選擇最適合空缺職位要求的候選人。有效的管理就是要能夠發揮人的長處，并使其弱點減少到最小。（八）動態平衡原則處在動態環境中的組織，是不斷變革和發展的。組織對其成員的要求也是在不斷變動的，當然，工作中人的能力和知識也是在不斷地提高和豐富的。因此，人與事的配合需要進行不斷地協調平衡。所謂動態平衡，就是要使那些能力發展充分的人，去從事組織中更為重要的工作，同時也要使能力平平、不符合職位需要的人得到識別及合理的調整，最終實現人與職位、工作的動態平衡。二、人員配置的方法（一）以員工為標準進行配置按員工崗位測試的每項得分，選擇最高分任用，缺點是可能同時多人在該崗位上得分較高，結果僅擇一人，另外忽略性格等因素，可能使優秀人才被拒門外。（二）以崗位為標準進行配置從崗位需求，為每個崗位選擇最合適的人。此方法組織效率高，但只有在崗位空缺的前提下才可行。（三）以雙向選擇為標準進行配置就是在崗位和應聘者之間進行必要的調整，以滿足各個崗位人員配置的要求。此方法，綜合平衡了崗位和員工兩個方面的因素，現實可行，能從總體上滿足崗位人員配置的要求，效率高。但對崗位而言，可能出現得分最高的員工不能被安排在本崗位上，對員工而言，可能出現不能被安排到其得分最高的崗位上的情況。三、擬配置人員情況（一）擬派項目人員基本情況表序號姓名性別崗位學歷職稱經驗備注12345678（二）管理人員匯總表關鍵崗位人數項目管理負責人技術負責人作業人員監督人員其他管理人員客服后勤檔案管理綜合管理（三）擬派工程師配置計劃表序號姓名職稱證書業績備注12345四、項目人員履歷表（一）擬派項目負責人履歷表1.一般情況姓名年齡學歷畢業學校專業職務職稱擬任何職務參加工作時間2.個人簡歷時間專業工作經歷3.近三年從事相關工作經歷及業績：序號項目名稱該項目中任何職12345（附注：后附學歷證書、職稱證書、身份證等復印件加蓋公章；本表可在不改變格式的情況下根據具體需要自行增減。）（二）其他項目人員履歷表姓名性別年齡職務職稱學歷參加工作時間從事負責人年限在建服務期和已完成項目情況合作單位項目名稱項目規模開始、完成日期是否在服務期項目質量（附相關人員證書、證件及其他相關證明文件照片或相關復印件等）五、崗位職責序號項目角色項目職責和崗位工作描述1項目負責人對整個項目負責，對項目整體實施過程進行監控，協調管理項目所需資源以及外部關系2項目經理管理整個加工現場的日常事務，安排生產進度、負責質量監督管理及資料暫存崗位；同時，負責與客戶相關領導進行協調溝通3技術經理負責項目實施加工平臺的設計、規劃，監督日常運行過程中的技術動態；同時負責影像數據導庫、與檔案管理系統掛接工作4軟件工程師負責設計、維護項目加工生產軟件平臺，保證系統運行穩定5硬件工程師負責加工現場設備維護以及設備運行狀態監控，并保持與硬件廠商的技術溝通，對故障做出及時響應6工藝管理員負責根據檔案資料特點設計和確定具體的檔案整理和信息化加工的生產流程和工藝，并根據實際資料和生產情況及時對流程和工藝進行改進或調整7培訓工程師負責對各操作組長、品質管理員、操作人員進行檔案加工相關的業務、技術和系統操作培訓，并負責對相關人員進行培訓考核8生產組長各班組組長參與實際操作負責每個操作崗位的工作監督、問題確認協調等工作9品質管理員資料的裝訂檢查、索引正確性檢查、影像清晰度檢查等質量保證工作，規范各節點操作方法，提高工作效率，為后備人員進行培訓10資料交接員負責資料進入加工中心的數量確認，為每卷資料建立唯一標識，負責資料在信息化中心的存放，在加工過程中對每個使用的操作員進行登記11檔案整理員對資料進行張數確認，在確認完成后進行拆卷，并按照相關規范對資料進行分類整理12掃描人員將資料掃描進入系統，使用各種適合紙張的掃描儀，A3高速、平板或者A013無紙操作員掃描完成后資料的后續處理，包括頁碼錄入、影像分類、索引信息錄入等14檔案裝訂員在掃描完成后對檔案重新進行裝訂15后備人員為不可避免的人員變動的做補充，隨時準備待命上崗第三節人員管理及人員培訓一、人員人事管理（一）人員人事管理內容1.入職前的教育和動員，讓員工認同工作的形式。2.了解員工的工作經歷、文化教育等背景并要求其主動學習和融入單位的文化。3.引導員工理解和認識存在的差異，保持良好心態。4.建立完善的管理制度，員工必須嚴格遵照執行。制訂針對員工切實可行的管理制度，根據需要在相應的周期內進行修訂，保持制度的合法性和實用性。如《員工手冊》、《員工入職須知》等。5.公司成立工會組織，定期開展活動，吸收、培養新成員，在強化員工認同感與歸屬感的同時，加強員工的組織紀律觀念。6.在員工中組織成立工會小組或指定現場負責人，及時收集員工的信息，了解員工的思想動態，做好溝通、協調與反饋工作，充分發揮工會小組長或指定現場負責人在公司、客戶、員工之間的橋梁作用。（二）人員管理要點1.幫助員工個人發展（1）公司可根據現有情況對崗位設置進行“分類管理、科學設崗、明確職責和素質”，通過崗位設置開辟員工發展空間。如將現有操作崗細分為核心工種和一般工種，每類工種劃分不同的技能等級（初級、中級、高級），對不同的技能等級明確職責和素質要求（如學歷、職業技能鑒定等級、本崗工作年限等）。（2）積極引導員工有目標地努力學習，爭取競聘到核心工種，自愿主動參加培訓，不斷提高技能等級，長期穩定為公司服務。為了幫助員工個人成長，建議企業要有條件地（如核心工種崗位的熟練員工）允許員工參加職業技能鑒定培訓和考核，鼓勵其考取更高的職業資質。對于長期為公司服務，表現優秀的實干型人才和有特別才干者，能夠獲得晉職晉級機會，甚至待條件成熟時能有機會轉為正式員工。（3）通過上述管理工作的創新，使員工個人發展方向與企業的總體目標融為一體，讓更多的人想做事，讓想做事的人能做更多的事，主動實現從“要我干”到“我要干”的思想轉變。徹底改變員工自覺發展無望，對自身發展前途無信心的擔憂。幫助員工成長就是幫助企業自身成長，使員工能夠安下身來、沉下心來，與企業融合為一個有機的整體。留住骨干，實現雙贏。2.創新管理激勵機制（1）“嚴格考核、落實報酬”。通過劃分崗位等級、合理設計工資區間。將現有單純以工時計算薪酬的辦法改變為基本薪酬（工時工資）和獎勵薪酬（考核工資）結合的辦法。同時要定期監督員工的薪酬福利待遇發放情況，保障分配過程的公平性。以消除員工心理失衡，工作懈怠的現象。（2）建立員工績效考評制度，明確績效指標。對工作業績突出、工作成果顯著、無安全質量事故的員工，可在單個項目結束或半年、年終等給予額外的物質獎勵。同時要樹立先進典型（如評選優秀服務工、服務明星等），給予精神表彰，對有特殊貢獻的員工要不吝筆墨、不惜代價地宣傳和表彰，使員工都有實現自身價值的自豪感、貢獻企業的成就感、得到承認的榮譽感。做到以能力留人、感情留人，既留人，更留心，不斷激發員工的工作熱情，從而更加努力工作。（3）隨著國家加大國企的改革力度，特別是相關法律的實施，就要求對員工的管理也要因時而變，逐步建立起一套切合實際的員工管理文化，達到企業和員工雙贏的目的。只有堅持“以人為本”的員工關系管理理念，從觀念上逐步淡化員工的思想界限，從制度上逐步打破員工的身份界限，從文化上逐步融合員工的心理界限，創新管理機制，最大限度地挖掘員工的潛能，才能實現企業與員工的和諧共融、凝心聚力，促進企業的長遠健康發展。3.加強勞動合同管理（1）依法完善勞動合同各項內容：企業應結合實際，建立合法合理的規章制度，健全勞動合同管理、考勤管理、保險福利、勞動定額、崗位標準與考核、獎懲等規章制度，不僅保障員工享有勞動權利、履行勞動義務，同時也保障企業依法行使管理權。（2）加強員工對簽訂勞動合同重要性的認識：企業在同員工簽訂合同之前，可以組織簽訂合同的員工對所簽的勞動合同進行統一學習，讓他們真正地了解自己所簽合同的各項內容，明白自己相關的權利與義務，以及同企業之間具體的勞動關系，使他們在簽訂合同前就能認識到勞動合同的重要性。（3）建立各項臺賬：嚴格用工管理企業應建立勞動管理臺賬，勞動合同簽訂、變更、終止、解除臺賬；員工培訓記錄臺賬：員工考勤統計臺賬；員工醫療期管理臺賬；員工年休假臺賬等，提高勞動合同管理水平，杜絕用工管理不到位和用工管理制度不嚴等弊病，化解用工風險。（4）開展勞動用工自查自糾：企業在用工時要依法進行自我約束、自我監督，開展自查自糾可以及時糾正錯誤用工行為，減少企業損失。從用工基本狀況、勞動合同訂立、工作時間和工資支付、規章制度的制定和完善等方面檢查。在自查中發現的問題要及時整改，以免造成更大的損失。（5）通過工會組織幫助合同條例的實施。（6）企業可以將員工納入工會組織，通過工會的各項權利幫助廣大員工維護自身的利益，使他們在工會中感受到集體的溫暖和組織的關懷，這樣也更加有利于企業在開展工作時得到他們的支持和配合，有助于勞動合同的有效實施。（三）薪酬管理1.薪酬核定依據：本制度制定的依據是根據內、外部勞動力市場狀況、地區及行業差異、員工崗位價值及員工職業發展生涯等因素。2.薪酬結構：基本工資＋績效工資＋地差補貼。（1）基本工資：基本工資是保障員工基本生活的固定收入，按員工實際出勤情況計發。（2）績效工資：績效工資是根據員工的工作業績、能力、態度確定的工資報酬。績效考核由我司定期按月度進行考核，詳見《考核制度》。（3）地差補貼：地差補貼可根據具體地域進行發放。3.工資標準：為充分體現員工在公司的工作經驗和勞動貢獻積累，堅持最大限度發揮薪酬制度激勵約束作用的原則，堅持工資增長與公司經營發展和效益提高相適應的原則。員工工資標準采取考評周期逐步遞增的原則，考評期內月度考核平均分超過80分（含），即予以調整到下一考評期薪酬標準；考評期內月度考核平均分低于80分，不予調整薪酬標準；具體標準如下：考評周期基本工資（元/月）績效工資（元/月）地差補貼試用期（入職X個月）根據地區發放入職X-XX個月4.試用期、假期工資：（1）試用期工資：1）新員工入職，統一實行XX個月的試用期。2）試用期間被證明不符合崗位要求而終止勞動關系的或試用期間員工自己離職的，不得績效工資。3）試用期員工須經采購單位、項目組共同考核合格，采購單位確認后，方可轉正。4）試用期的員工，在工作中表現優秀、業績突出、能夠出色履行崗位職責，經所在部門考核、推薦，經項目負責人同意，采購單位確認后，可申請提前轉正。（2）病假期間工資：1）員工門診就醫或住院治療，經醫療機構建議（須持醫院建議休養證明）、經XX項目主管批準后并安排替崗人員后方可休養，休養期間基本工資按照50％扣除，績效工資、工齡工資全額扣除，全月病假按照XX市最低工資標準的80％發放生活費。2）病假扣款額=（基本工資）÷22×50％×病假天數＋（績效工資＋工齡工資）÷22×病假天數員工當月病假累計11天（含）以上的，當月不得績效工資。（3）事假、曠工及各類休假人員工資：1）事假期間，基本工資、績效工資、工齡工資按事假天數扣除。事假的扣款額=（基本工資＋績效工資＋工齡工資）÷22×事假天數員工當月事假累計5天（含）以上的，當月不得績效工資；全月事假不支付工資。2）曠工員工基本工資、工齡工資按照天數扣除，當月不得績效工資。曠工扣款額=（基本工資＋工齡工資）÷22×曠工天數＋績效工資全額。3）休年假、法定假、婚假、喪假的員工，基本工資、工齡工資正常計發，績效工資按休假天數扣除。休假扣款額=績效工資÷22×休假天數。4）女職工產假期間，公司停發所有工資項目，由社保機構按規定計發生育津貼。個人承擔的保險及住房公積金由企業暫時代繳，此部分費用由公司財務部核定后，由生育女職工以現金形式上繳公司財務部門。5）女員工流產，由社保機構按規定計發生育津貼，基本工資、績效工資、工齡工資按實際休假天數扣款。扣款額=（基本工資＋績效工資＋工齡工資）÷22×休假天數。（4）病假、事假及各類休假人員，月累計出勤不足12天（含）的，不得績效工資。（5）請假天數按照日歷天數計算，薪酬計發均按照工作日天數計算。5.薪酬調整：公司根據項目執行情況、地區物價水平、地區行業發展水平、公司經濟增長等情況進行必要整體調整，包括薪酬水平調整和薪酬結構調整，調整幅度由項目管理組根據經營狀況決定。6.薪酬核算流程：（1）每月X日前，項目專員將上月員工考勤統計匯總，采購單位負責人、項目負責人簽字確認。（2）每月XX日前，項目專員根據員工考勤、績效考評結果等核算工資，采購單位負責人、項目負責人簽字確認。（3）每月XX日發放員工上月工資。（4）發放當天，員工對工資存在異議，可提請薪資復議，項目負責人審核，項目專員復核，財務在2個工作日內予以處理完畢。（四）員工檔案收集1.按照國家相關法律法規規定，XX公司為員工建立并托管勞動檔案。XX公司收取、整理員工花名冊，并從其原檔案管理的提取檔案，審核后按照本公司檔案管理制度為員工建立檔案，妥善進行保管，并把員工的獎懲、考核和晉升情況及時入檔。2.具體操作流程：（1）收集、整理外派員工花名冊，注明員工的基本情況及檔案所在地等相關信息。（2）XX公司檔案管理員接收員工檔案，審核相關資料并予以補充和完善，進行立卷歸檔。（3）建立并托管員工勞動檔案（為至今仍無檔案的員工按規定新建立勞動檔案）。（4）對檔案進行妥善管理，并根據員工的工作表現把其獎懲、考核、考評及晉升等情況及時歸檔。（5）與員工終止勞動關系后將其檔案轉交有關部門。3.檔案主要內容：嚴格遵守員工的招錄流程，并將員工在各階段簽署形成的書面文件及個人提交的文件材料歸入員工個人檔案，編號歸檔。檔案材料根據不同應聘崗位的要求包括以下項目：（1）應聘登記表。（2）筆試成績表及面試評價表。（3）體測表。（4）體檢表。（5）培訓登記表。（6）考核登記表。（7）社會保險個人信息采集表。（8）無犯罪記錄證明（聲明）。（9）個人承諾書。（10）勞動合同及補充協議原件。（11）員工手冊簽收憑證（公司聯）。（12）個人身份信息、學歷證書、資格證書、職稱證明等材料復印件。（13）員工離職相關材料。（14）解除（終止）合同證明。（15）其他與員工聘用招錄有關的書面文件。（五）社保管理1.社保繳納流程我公司會按時繳納員工的社保五險，并以月度小結的形式制成紙質版文件，將從業人員參保的詳細信息及金額反饋給采購單位及員工本人。保障從業人員在出現生病或工傷期間可以及時得到公司給予的福利和保障，人員參保、停保流程具體步驟如下圖所示：2.社保繳納說明（1）社會保險辦理方案從20XX年XX月XX日起可為有農村戶口的員工在養老保險和醫療保險上按照農民工的優惠政策購買，農民工優惠政策如下：1）醫療保險：用人單位以上年度全市城鎮經濟單位職工月平均工資的XX％（其中XX％用于建立醫療保險統籌基金，XX％用于建立大額醫療費互助保險資金），乘以本單位使用的農民工人數，按月繳納農民工醫療保險費。農民工個人每月繳納XX元大額醫療互助保險費。2）養老保險：農民工養老保險繳費基數按照本人上年度月平均工資總額核定；農民工本人上年度月平均工資總額低于上年度全市城鎮經濟單位職工月平均工資XX％的，按上年度全市城鎮經濟單位職工月平均工資的XX％核定繳費基數；超過XX％的，超過部分不計入繳費基數。用人單位繳納農民工養老保險費，以本單位屬于參保繳費范圍的農民工繳費基數之和乘以XX％計繳；農民工個人繳納農民工養老保險費，以本人繳費基數乘以XX％計繳。（2）收集相關材料辦理員工社會保險：依照勞動和社會保障部門“用工單位要為員工繳納社會保險”的要求，我公司將按規定根據勞務人員的具體情況繳納社會保險并辦理相關手續，具體如下：1）根據協議內容，依法為員工辦理社會保險的申報、繳納等業務，包括養老、生育、工傷、醫療、失業等手續辦理，及時足月為員工上繳社會保險費用。2）根據每月人員增減情況變化，及時辦理人員調入、調出社會保險的轉移手續。3）符合失業、生育、工傷、醫療應享受的待遇時，負責辦理各項費用的申請、報銷手續。包括出險報案、轉院申請、勞動能力鑒定、待遇申報、待遇償付、接續轉移等，委托單位只需在規定時間內通過網絡、電話或上門報案方案通知我公司并提供相關的證明資料，即有專業人員為該員工辦理相關的代償手續，并由專業的售后客服專員指導企業及出險人員收集相關代償手續辦理過程中需提供的資料。4）為員工購買人身意外傷害保險。5）應單位要求代繳住房公積金。6）向用工單位提供各項社會保險的政策咨詢及各項社會保險新出臺政策的宣傳。（3）五種國家法定社會保險參保基數和比例：1）繳納基數：以20XX年XX市社平月工資XX元的XX％為繳納法定社會保險的基數，即XX元。2）各險種繳納比例：①養老保險：單位承擔XX％，個人承擔XX％。②失業保險：單位承擔XX％，個人承擔XX％（若員工為農村戶口不承擔）。③工傷保險：根據行業性質，由單位承擔XX％－XX％，個人不用承擔。④生育保險：單位繳納XX％，個人不承擔。⑤醫療保險：單位承擔XX％，加大額醫療保險X％；個人承擔2％，另加大額醫療保險部分每人每月XX元。3）社保繳費測算：XX市20XX年社會保險最低繳納基數（XX元）為依據。4）注：上述的社保是按照五險全繳計算的。但公司也可以合理利用現行法律法規，結合本地執法情況和企業現狀，提出合理的社保辦理方案，以進一步為游泳館規避風險，減少支出。（六）工傷處理根據工傷保險相關條例及本公司與用工單位簽訂的勞務協議和與員工簽訂的勞動合同的有關規定，結合本公司實際，切實維護員工的合法權益，對突發工傷事故做到處置及時，穩妥有序，便于操作，特制定本方案。1.員工工傷處理辦法：（1）領導小組負責組織指揮對員工發生工傷事故后的救治、處置工作，應急決策應果斷有力、措施得當、組織精密，方法簡明具體、講求實效。（2）接到員工因公受傷（信息）后，應做出快速反應，及時組織對傷者的搶救和治療；其他相關成員應盡快趕到事故現場或醫院參與救治工作，將損失和不良影響降到最低程度。2.工傷事故等次劃分：（1）輕微傷害事故：指人體只受到輕度皮肉傷害，不需住院治療。（2）一般傷害事故：指人體受到較重的皮肉傷害，需要留觀治療。（3）較大傷害事故：指可能造成人體致殘后果的傷害，需要住院治療。（4）重大傷害事故：指可能造成生命危險或已經死亡的傷害，急需全力搶救治療或處理。3.工傷事故處置安排：我公司將根據不同事故等次進行分級處置安排：（1）對輕微傷害事故，由我公司員工代表處置。（2）對一般傷害事故，由我公司員工代表處置（3）對較大、重大傷害或傷亡事故，由領導小組組織處置。4.主要工傷類型劃分：（1）按照工傷保險相關條例規定，工傷主要有以下類型：1）在工作時間和工作場所內，因工作原因受到事故傷害的。2）工作時間前后在工作場所內，從事與工作有關的預備性或者收尾性工作受到事故傷害的。3）在工作時間和工作場所內，因履行工作職責受到暴力等意外傷害的。4）患職業病的。5）因公外出期間，由于工作原因受到傷害或者發生事故下落不明的。6）在上下班途中，受到機動車事故傷害的。7）法律、行政法規規定應當認定為工傷的其他情形。（2）工傷保險相關條例規定，職工有下列情形之一的，視同工傷：1）在工作時間和工作崗位，突發疾病死亡或者在48小時之內經搶救無效死亡的。2）在搶險救災等維護國家利益、公共利益活動中受到傷害的。3）職工原在軍隊服役，因戰、因公負傷致殘，已取得革命傷殘軍人證，到用工單位后舊傷復發的。（3）但是如果有下列情形之一的，不得認定為工傷或者視同工傷：1）因犯罪或者違反治安管理傷亡的。2）醉酒導致傷亡的。3）自殘或者自殺的。5.工傷申報所需材料：（1）勞務協議書。（2）公司營業執照。（3）申報工傷員工與公司簽訂的勞動合同。（4）申報工傷人員身份證正反復印件。（5）病歷卡。（6）發生事故證明材料。（7）醫院診斷報告。（8）醫藥費發票。（9）填寫委托書。（10）工傷認定申請表。（11）申報工傷人員的受傷經過說明書。（12）注：以上1-8項都要帶上原件和復印件用于核對，以上9-11材料都要加蓋用工單位的公章。6.工傷申報處理程序：（1）發生輕傷事故，工傷者應填寫《工傷事故登記表》，由本公司負責人進行現場調查，在工傷表格內要確定事故原因和責任，提出處理意見和整改措施。《工傷事故登記表》應于二天內交回我公司。（2）發生重傷事故，發生事故單位必須當即報告我公司，我公司迅即組成事故調查小組進行調查，召開事故分析會，認真查清事故原因及責任，提出處理意見及改進的措施。傷者或委托者應及時、如實地填寫《工傷事故登記表》。（3）發生死亡事故必須立即報告，由我公司組成事故調查組進行調查處理。事故發生單位應及時、如實地填寫《工傷事故登記表》。（4）發生重傷或死亡事故的單位，要會同我公司立即組織搶救傷員和做好現場保護工作，及時拍照及記明有關數據，并繪制現場示意圖，未經區主管部門同意，任何人不得擅自改變或消除現場。（5）確保工傷事故的調查和報告的準確性和及時性，不得瞞報、漏報和謊報。7.傷亡事故的結案處理和預防事故的措施：（1）事故處理后，結案、歸納的事故資料有：1）工傷事故登記表、員工死亡重傷事故調查報告書及批復、現場調查記錄、照片、物證、人證等材料。2）事故責任者的自述材料，醫療部門對工傷人員的診斷書等。（2）及時召開事故分析會，認真找出事故原因，做到事故原因沒有查清不放過，事故責任者和員工沒有受到教育不放過，沒有防范措施不放