金蝶財務(wù)軟件專業(yè)版采購管理操作手冊

關(guān)于采購系統(tǒng)

采購管理系統(tǒng)，是通過采購訂貨、倉庫收料、采購?fù)素洝?/p>

購貨發(fā)票處理、供應(yīng)商管理、價格及供貨信息資料等功能綜

合運(yùn)用的管理系統(tǒng)，對采購物流和資金流的全過程進(jìn)行有效

的雙向控制和跟蹤，實現(xiàn)完善的企業(yè)物資供應(yīng)信息管理。

采購管理系統(tǒng)的主要特點包括：

0靈活的業(yè)務(wù)流程處理

0嚴(yán)密的業(yè)務(wù)控制

0豐富的采購管理信息

0良好的擴(kuò)展性

靈活的業(yè)務(wù);藉呈處理

采購管理系統(tǒng)采用靈活的設(shè)計理念，以滿足用戶豐富繁雜

的業(yè)務(wù)需要。主要體現(xiàn)在：

系統(tǒng)預(yù)置現(xiàn)購、賒購兩種采購處理流程，可以滿足企業(yè)中

大多數(shù)采購業(yè)務(wù)的處理；

提供靈活的業(yè)務(wù)流程管理，使業(yè)務(wù)處理流程靈活方便。用

戶可根據(jù)自己的實際需要，選用不同的單據(jù)流程；

采購流程清晰，單據(jù)可拆分，單據(jù)的業(yè)務(wù)處理、批處理、

管理功能分別實現(xiàn)而又協(xié)調(diào)統(tǒng)一，可以方便靈活地處理業(yè)

務(wù)；

單據(jù)之間聯(lián)系緊密，設(shè)置了關(guān)聯(lián)、鉤稽等多種聯(lián)系，以滿

足用戶不同的業(yè)務(wù)需要；

嚴(yán)密的業(yè)務(wù)控制

采購管理系統(tǒng)提供采購價格資料、供應(yīng)商供貨信息等多方

面的內(nèi)部控制手段，從而保證小企業(yè)進(jìn)行規(guī)范化的運(yùn)作以及

相關(guān)業(yè)務(wù)政策得到強(qiáng)而有力的執(zhí)行。

對于采購價格，系統(tǒng)在物料屬性中提供物料基本采購價

格，還通過采購價格資料提供復(fù)雜采購價格管理，可以滿足

企業(yè)對采購價格靈活管理的需求，另外系統(tǒng)還提供最高限價

控制等多種控制手段；

系統(tǒng)通過采購價格資料提供物料與供應(yīng)商對應(yīng)代碼和名

稱的設(shè)置，實現(xiàn)基本供貨信息管理，從而使得供應(yīng)商的管理

更加科學(xué)合理。

豐富的采購管理信息

一方面，采購系統(tǒng)在各個業(yè)務(wù)環(huán)打是供了相應(yīng)的輔助信息

供具體的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行查詢，如在采購訂單上可以查詢即時

庫存、采購價格、歷史采購價格等多種業(yè)務(wù)信息。這些業(yè)務(wù)

信息既可以輔助操作人員進(jìn)行快速的錄入，也可以輔助業(yè)務(wù)

人員準(zhǔn)確掌握的業(yè)務(wù)信息；

另一方面，系統(tǒng)提供了豐富的管理報表。系統(tǒng)為各個業(yè)務(wù)

環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)管理人員提供了相應(yīng)的明細(xì)報表、匯總報表以及

業(yè)務(wù)跟蹤報表，業(yè)務(wù)管理人員可以通過報表查詢相應(yīng)的業(yè)務(wù)

進(jìn)展情況；另外，系統(tǒng)還提供多種分析報表，如采購價格分

析等，主要輔助決策人員進(jìn)行決策。

良好的擴(kuò)展性

小企業(yè)在長期的發(fā)展中，都會形成自己特定的管理模式，

而且不同行業(yè)的企業(yè)在管理上都會具有不同的行業(yè)特色。這

些個性化管理部分有一部分可以規(guī)范化從而使之符合標(biāo)準(zhǔn)

業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)模板。還有一部分個性化管理往往是小企業(yè)

競爭力形成的一個重要的方面，對于標(biāo)準(zhǔn)商業(yè)化軟件來說也

需要做出考慮。

采購管理系統(tǒng)考慮到小企業(yè)中個性化管理，提供了采購主

數(shù)據(jù)（供應(yīng)商、物料等）的自定義、單據(jù)自定義、流程靈活

應(yīng)用、報表自定義、套打自定義、靈活的系統(tǒng)參數(shù)配置等多

種定制功能，從而可以讓企業(yè)在標(biāo)準(zhǔn)的流程基礎(chǔ)之上進(jìn)行定

制，以滿足企業(yè)的個性化需求。

關(guān)于采購系統(tǒng)

采購管理系統(tǒng)，是通過采購訂貨、倉庫收料、采購?fù)素洝?/p>

購貨發(fā)票處理、供應(yīng)商管理、價格及供貨信息資料等功能綜

合運(yùn)用的管理系統(tǒng)，對采購物流和資金流的全過程進(jìn)行有效

的雙向控制和跟蹤，實現(xiàn)完善的企業(yè)物資供應(yīng)信息管理。

采購管理系統(tǒng)的主要特點包括：

0靈活的業(yè)務(wù)流程處理

0嚴(yán)密的業(yè)務(wù)控制

0豐富的采購管理信息

0良好的擴(kuò)展性

靈活的業(yè)務(wù)流程處理

采購管理系統(tǒng)采用靈活的設(shè)計理念，以滿足用戶豐富繁雜

的業(yè)務(wù)需要。主要體現(xiàn)在：

系統(tǒng)預(yù)置現(xiàn)購、賒購兩種采購處理流程，可以滿足企業(yè)中

大多數(shù)采購業(yè)務(wù)的處理；

提供靈活的業(yè)務(wù)流程管理，使業(yè)務(wù)處理流程靈活方便。用

戶可根據(jù)自己的實際需要，選用不同的單據(jù)流程；

采購流程清晰，單據(jù)可拆分，單據(jù)的業(yè)務(wù)處理、批處理、

管理功能分別實現(xiàn)而又協(xié)調(diào)統(tǒng)一，可以方便靈活地處理業(yè)

務(wù)；

單據(jù)之間聯(lián)系緊密，設(shè)置了關(guān)聯(lián)、鉤稽等多種聯(lián)系，以滿

足用戶不同的業(yè)務(wù)需要；

嚴(yán)密的業(yè)務(wù)控制

采購管理系統(tǒng)提供采購價格資料、供應(yīng)商供貨信息等多方

面的內(nèi)部控制手段，從而保證小企業(yè)進(jìn)行規(guī)范化的運(yùn)作以及

相關(guān)業(yè)務(wù)政策得到強(qiáng)而有力的執(zhí)行。

對于采購價格，系統(tǒng)在物料屬性中提供物料基本采購價

格，還通過采購價格資料提供復(fù)雜采購價格管理，可以滿足

企業(yè)對采購價格靈活管理的需求,另外系統(tǒng)還提供最高限價

控制等多種控制手段；

系統(tǒng)通過采購價格資料提供物料與供應(yīng)商對應(yīng)代碼和名

稱的設(shè)置，實現(xiàn)基本供貨信息管理，從而使得供應(yīng)商的管理

更加科學(xué)合理。

豐富的采購管理信息

一方面，采購系統(tǒng)在各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提供了相應(yīng)的輔助信息

供具體的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行查詢，如在采購訂單上可以查詢即時

庫存、采購價格、歷史采購價格等多種業(yè)務(wù)信息。這些業(yè)務(wù)

信息既可以輔助操作人員進(jìn)行快速的錄入，也可以輔助業(yè)務(wù)

人員準(zhǔn)確掌握的業(yè)務(wù)信息；

另一方面，系統(tǒng)提供了豐富的管理報表。系統(tǒng)為各個業(yè)務(wù)

環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)管理人員提供了相應(yīng)的明細(xì)報表、匯總報表以及

業(yè)務(wù)跟蹤報表，業(yè)務(wù)管理人員可以通過報表查詢相應(yīng)的業(yè)務(wù)

進(jìn)展情況；另外，系統(tǒng)還提供多種分析報表，如采購價格分

析等，主要輔助決策人員進(jìn)行決策。

良好的擴(kuò)展性

小企業(yè)在長期的發(fā)展中，都會形成自己特定的管理模式，

而且不同行業(yè)的企業(yè)在管理上都會具有不同的行業(yè)特色。這

些個性化管理部分有一部分可以規(guī)范化從而使之符合標(biāo)準(zhǔn)

業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)模板。還有一部分個性化管理往往是小企業(yè)

競爭力形成的一個重要的方面，對于標(biāo)準(zhǔn)商業(yè)化軟件來說也

需要做出考慮。

采購管理系統(tǒng)考慮到小企業(yè)中個性化管理，提供了采購主

數(shù)據(jù)（供應(yīng)商、物料等）的自定義、單據(jù)自定義、流程靈活

應(yīng)用、報表自定義、套打自定義、靈活的系統(tǒng)參數(shù)配置等多

種定制功能，從而可以讓企業(yè)在標(biāo)準(zhǔn)的流程基礎(chǔ)之上進(jìn)行定

制，以滿足企業(yè)的個性化需求。

現(xiàn)購業(yè)務(wù)流程說明

現(xiàn)購是指在采購時一手交錢、一手交貨的采購業(yè)務(wù)，這種

業(yè)務(wù)適用于面向企業(yè)的現(xiàn)金交易采購業(yè)務(wù)，下面的內(nèi)容是介

紹現(xiàn)購的業(yè)務(wù)操作步驟。

序號處理說明責(zé)任部責(zé)任人

門

1業(yè)務(wù)人員依據(jù)采購價格，向供應(yīng)采購部采購業(yè)

商卜達(dá)采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)務(wù)人員

行情況。業(yè)務(wù)員可以根據(jù)實際情

況進(jìn)行訂單變更或手工關(guān)閉訂

單。

2倉管人員收貨并直接填寫米購入倉庫倉管人

庫單，倉管人員也可以依據(jù)米購員

訂單、采購發(fā)票生成采購入庫單。

3會計收到已經(jīng)審核的采購入庫財務(wù)部會計

單,按照采購入庫單開票和付款，

現(xiàn)購的米購發(fā)票同米購入庫單確

認(rèn)之后就表不付款完成。

4米購過程中發(fā)生的費(fèi)用，在制作財務(wù)部會計

采購發(fā)票時，可以選擇計入成本

費(fèi)用或不計入成本費(fèi)用，計入成

本費(fèi)用的最終入庫核算時作為入

庫成本的一部分來算單位成本，

運(yùn)費(fèi)中的稅金可以通過運(yùn)費(fèi)稅金

列進(jìn)行單獨處理，入庫核算時作

為稅金專項處理;不計入成本則

不影響入庫單位成本,直接計入

期間費(fèi)用。

具體錄制方式可參照單據(jù)介紹

5現(xiàn)購中的米購入庫單和米購發(fā)票財務(wù)部會計

必須進(jìn)行鉤稽。鉤稽一方面用于

核對入庫和開票一致性，即保證

開了票的已經(jīng)入庫；另一方面能

將入庫和對應(yīng)的發(fā)票（米購發(fā)票）

進(jìn)彳丁匹配，通過匹配從而在入庫

單和發(fā)票之間建立一種關(guān)聯(lián)，然

后依據(jù)這種關(guān)聯(lián)進(jìn)行費(fèi)用分配和

入庫核算。

退購業(yè)務(wù)流程說明

企業(yè)會因為物料的質(zhì)量問題、交期、運(yùn)輸損壞、發(fā)運(yùn)錯誤

等原因，需要將物料直接退還跟供應(yīng)商，退貨一般包括退料

申請、退料出庫和退票幾個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，下面說明退貨的流程。

序處理說明責(zé)任部責(zé)任人

門

1倉管人員可以依據(jù)米購訂單、原藍(lán)倉庫倉管人

字采購入庫單、紅字采購發(fā)票關(guān)聯(lián)員

生成紅字采購入庫單，也可以直接

編制紅字采購入庫單。

2如果原來采購過程中貨物已經(jīng)入庫財務(wù)部會計

并且開具了米購發(fā)票，則會計需要

根據(jù)紅字采購入庫單開具紅字采購

發(fā)票。紅字米購發(fā)票還可以依據(jù)采

購訂單和原藍(lán)字采購發(fā)票生成。

3如果采購過程中貨物已經(jīng)入庫并且財務(wù)部會計

開具了采購發(fā)票，則可以紅字采購

入庫單、紅字采購發(fā)票進(jìn)行鉤稽核

對，也可以藍(lán)字采購入庫單、藍(lán)字

采購發(fā)票一起鉤稽；

如果采購過程中貨物已經(jīng)入庫，并

且根據(jù)藍(lán)字米購發(fā)票開具了紅字米

購發(fā)票，則藍(lán)字采購入庫單、藍(lán)字

米購發(fā)票、紅字米購發(fā)票進(jìn)行鉤稽

核對。

4如果原來的采購過程中貨物已經(jīng)入財務(wù)部會計

庫但沒有開具米購發(fā)票，則會計需

要將紅字采購入庫單和原來藍(lán)字采

購入庫單進(jìn)行對等核銷。如果是部

分退料，則需要先將藍(lán)字米購入庫

單拆單，然后冉進(jìn)行對等核銷。

5如果原來的采購過程中只開具了采財務(wù)部會計

購發(fā)票，但是貨物沒有入庫，則會

計需要將紅字采購發(fā)票和原來的藍(lán)

字采購發(fā)票進(jìn)行對等核銷。如果只

是部分退料則需要將原來的藍(lán)字采

購發(fā)票進(jìn)行拆單，然后再將紅字米

購發(fā)票和拆單后的藍(lán)字米購發(fā)票進(jìn)

行對等核銷。

退購業(yè)務(wù)流程說明

企業(yè)會因為物料的質(zhì)量問題、交期、運(yùn)輸損壞、發(fā)運(yùn)錯誤

等原因，需要將物料直接退還跟供應(yīng)商，退貨一般包括退料

申請、退料出庫和退票幾個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，下面說明退貨的流程。

序處理說明責(zé)任部責(zé)任人

a門

1倉管人員可以依據(jù)米購訂單、原藍(lán)倉庫倉管人

字采購入庫單、紅字采購發(fā)票關(guān)聯(lián)員

生成紅字采購入庫單，也可以直接

編制紅字采購入庫單。

2如果原來采購過程中貨物已經(jīng)入庫財務(wù)部會計

并且開具了采購發(fā)票，則會計需要

根據(jù)紅字采購入庫單開具紅字采購

發(fā)票。紅字采購發(fā)票還可以依據(jù)采

購訂單和原藍(lán)字采購發(fā)票生成。

3如果采購過程中貨物已經(jīng)入庫并且財務(wù)部會計

開具了采購發(fā)票，則可以紅字采購

入庫單、紅字采購發(fā)票進(jìn)行鉤稽核

對，也可以藍(lán)字采購入庫單、藍(lán)字

采購發(fā)票一起鉤稽；

如果采購過程中貨物已經(jīng)入庫，并

且根據(jù)藍(lán)字米購友票開具了紅字米

購發(fā)票，則藍(lán)字采購入庫單、藍(lán)字

采購發(fā)票、紅字采購發(fā)票進(jìn)行鉤稽

核對。

4如果原來的采購過程中貨物已經(jīng)入財務(wù)部會計

庫但沒有開具采購發(fā)票，則會計需

要將紅字采購入庫單和原來藍(lán)字采

購入庫單進(jìn)行對等核銷。如果是部

分退料，則需要先將藍(lán)字米購入庫

單拆單，然