湖南商務職業技術學院畢業設計

目錄

1辣妹子食品股份有限公司簡介................................................................................1

2辣妹子股份有限公司辦公用品采購管理狀況、所存在問題及產生原因分析....1

2.1管理現狀......................................................................................................1

2.2存在問題分析..............................................................................................2

2.2.1分散采購方式的制約...........................................................................2

2.2.2公司管理制度不完善...........................................................................2

2.2.3辦公用品采購不及時...........................................................................2

2.3產生原因分析..............................................................................................2

2.3.1采購流程不規范...................................................................................2

2.3.2管理層不夠重視...................................................................................3

2.4問題解決方案..............................................................................................3

2.4.1市場調查，尋求機遇...........................................................................3

2.4.2制定一套合理的管理制度...................................................................3

2.4.3完善庫存管理制度...............................................................................3

3辣妹子股份有限公司辦公用品采購業務財務融合流程設計................................4

3.1業財融合流程設計......................................................................................4

3.1.1流程表設計...........................................................................................4

3.1.2流程圖設計...........................................................................................5

3.2相關財務核算..............................................................................................6

4結束語........................................................................................................................7

參考資料.............................................................8

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辣妹子食品股份有限公司采購業務財務

融合流程設計

1辣妹子食品股份有限公司簡介

辣妹子食品股份有限公司于1998年11月06日在湖南省益陽市沅江市

注冊成立，注冊資本為8400萬，是一家集農副產品深加工與銷售于一體的

現代化食品企業。公司擁有辣椒醬和罐裝桔片爽生產基地，擁有辣椒醬、

臘八豆、剁辣椒、豆豉王、脆蘿卜等70多個品種。公司堅持以技術創新引

領行業發展，成為中國國家辣度標準參與制定者，并先后榮獲“中國馳名

商標”、“第七批農業產業化國家重點龍頭企業”、“國家科學技術進步二等

獎”、“湖南省高新技術企業”等多項榮譽，2009年公司shi縣工業總產值

3.8億元，銷售收入3.6億元，利潤2800多萬元，完成稅收2600多萬

元。辣妹子將以打造美食與文化新融合的百年品牌為愿景，嚴守品質底

線，創新商業營銷運作模式，助推行業產業化發展的同時，積極履行社會

責任，助力鄉村振興，致力于成為中國辣椒全產業鏈綜合服務商，讓世界

品嘗湖南味道！

2辣妹子股份有限公司辦公用品采購管理狀況、所存在問題及

產生原因分析

2.1管理現狀

采購管理現狀，提前對企業辦公用品采購沒有做好規劃，導致沒有科學的

采購管理制度，采購管理團隊人員頻繁變動，采購工作持續性較弱，這樣的人

員變動對采購工作的展開有著不好的影響，后來者對采購計劃不了解，就會使

采購流程混亂，信息資料缺失，操作失誤，對企業的發展有阻礙。采購計劃制

定不及時，導致辦公用品不能及時領用，阻礙公司的項目建設和生產交付。臨

時采購會使需求量增加，導致訂單周期延長，供應商會借此抬高采購價格，從

而增加公司采購辦公用品的成本。

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2.2存在問題分析

2.2.1分散采購方式的制約

公司的采購方式，單獨采購數量有限，無法獲得大量采購的價格優惠；然

后采購權力下放，采購過程中出現意見不合的狀況，難以控制，容易忽視公司

的整體利益，考慮自身的利益較多，為了保證供應充足，可能存在辦公用品采

購超量，浪費資源，會增加辦公用品的庫存量，占用流動資金。

2.2.2公司管理制度不完善

本公司在管理制度方面并不是很系統很全面，創新程度不夠，目前處于被

動應對的狀態，制定出來的策略不完善，研究不夠深入。甚至，照搬其他成功

企業的管理制度到自家企業中，這樣看起來既省事又節約成本，但實際忽略了

對自身情況的了解，導致表面看似和諧，實則很混亂。

2.2.3辦公用品采購不及時

采購人員在正式實施采購前，沒有根據采購物料的數量、需求時間、價格

預算、采購戰略等確定采用什么樣的方式。對于通用型或標準化辦公用品的采

購，沒有選擇好正確的供應商，以至于在供應商的選擇上，沒有遵循供應商的

步驟，無法經過產品樣件制認證，供應能力、售后服務、成本價格等都無法保

證與第一次購買是否一致，從而無法保證辦公用品是否符合本公司的需求。

2.3產生原因分析

2.3.1采購流程不規范

本公司未編制采購辦公用品的預算流程，流于形式，盲目編制采購需求，

造成了采購量超出預算，實際采購量超出實際需求量，不能充分得到利用，從

而導致浪費和閑置。對采購流程沒有進行具體化，規范化，沒有全面梳理企業

運營管理現狀和采購流程，從而也就無法了解各部門之間的關系，對后續的工

作造成了阻礙。多余的流程也沒有刪除，缺失的流程也沒有得到彌補，自然而

然采購流程的運行效率也就降低了。面對這種情況沒有及時提出優化，傳輸優

化采購流程的核心理念，無法得到管理層的理解與支持，所以就不能推動采購

流程的高效落實。

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2.3.2管理層不夠重視

沒有認真梳理工作流程，嚴格制定管理制度，把重點放在公司的績效和提

高營業收入上面，正因為績效與升職加薪息息相關，對公司的采購管理就容易

疏忽，降低了對運營成本的關注。為了擴大自身對公司的管理控制權，隨意支

配現金流量，沒有根據公司的實際情況出發，正是由于管理層的疏忽，未貼合

市場最低價，造成辦公用品采購的價格過高，忽略了公司的整體利益。

2.4問題解決方案

2.4.1市場調查，尋求機遇

近幾年，食品行業的競爭力日趨激烈，由于食品行業的進入門檻比較低，

產品同質化現象日益嚴重。辣椒醬作為快速消費品，業內競爭更是異常激烈，

市場上各大廠商都在進行價格戰，根據公司目前現狀，規劃出一套適合本公司

的發展宏圖。采購過程中也要根據實際情況而定，尊重市場規律，實現公司利

益最大化。行業的大整合，是不可逆轉的客觀規律和歷史潮流，任何一個行業

都要經過這一過程，既要做到分析我國市場經濟體制的改革方向，又要做到順

應時代的發展，切記不要將蛋糕做大做高，而要做實做細，才能提升公司的競

爭力和影響力。

2.4.2制定一套合理的管理制度

學習其他公司的管理制度，取之精華，去其糟粕，做到表里如一。管理層

必須堅持公平、公正、公開的原則，嚴格依據績效與業績、價值創造過程中的

表現來實現員工薪資、年終獎以及職位的升降。提高管理者對采購辦公用品的

重視程度，才能在提高對辦公用品管理方面的效率。同時也要進行財務分析，

通過實際數據讓管理者加強對采購辦公用品實際需求量的重要性。針對突發狀

況，建立綠色通道的采購管理模式，采取先下單采購供應，后去財務經理、出

納人員處提交相關證明材料，經審核后即可報銷的方法，保障公司日常工作的

順利開展。

2.4.3完善庫存管理制度

辦公用品的配備采購要合理、準確、及時，增強透明度。采購前要做好市

場調查，充分掌握所需物品性能、價格和附加優惠條件，選擇正確的，符合本

公司的供應商，按照廠家的購買步驟來采購，采購時需檢驗辦公用品是否合

3

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格，確認產品質量，做到采購的物品既合理又優質。明確辦公用品的出入庫，

盤點，確保庫存數量的準確性，做到賬實相符。入庫時要根據發票和送貨單核

實的數量、品種、規格后方可入庫，再打印入庫單并簽好字；出庫時憑借相關

部門管理者的簽字領用單，集中領用，做好相應的出庫管理工作，并由倉管人

員集中出庫，打印好出庫單并簽字；盤點時，需要定期盤點，及時發現賬實不

符的情況。也可以根據公司實際情況合理運用現代化技術，提高盤點的速度和

準確性。

名稱單位數量名稱單位數量

A4張圓珠筆盒

圓珠筆筆芯盒文件夾個

印泥個回形針盒

訂書機個復印紙張

訂書機針盒筆記本本

3辣妹子股份有限公司辦公用品采購業務財務融合流程設計

3.1業財融合流程設計

3.1.1流程表設計

序號操作步驟角色提示內容

填寫采購辦公用根據需求填寫所需辦公用

1

品需求表品的需求表

采購員1.根據所需采購金額填制

借款單

2填寫借款審批單

2.再將借款單交給財務經

理審核

審核由采購員交來的審批

3審核借款審批單財務經理單的準確性、合理性再簽

字

填寫三聯式借款按照借款單填寫三聯式借

單款單

4出納

接受借款單并支付對應現

支付現金

金給采購員

4

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1.根據借款單填寫記賬憑

5編制記賬憑證會計證

2.再交財務經理審核

對會計交過來的記賬憑證

7審核記賬憑證財務經理進行審核，檢查準確性，

合理性并簽字

根據相關賬款填寫科目明

8登記明細賬會計

細賬

9去采購采購員去采購辦公用品

依據采購數量計算費用，

結算費用并開發

10生產廠家收取現金，開具增值稅普

票

通發票

根據采購員取回來的發票

11付款財務經理

支付相應金額

3.1.2流程圖設計

采購員財務經理出納會計

填采購需求表

填寫借款單審核借款單填寫三聯式借款單編制記賬憑證

支付現金登記明細賬

審核記賬憑證

采購辦公用品

取回增值稅發票付款結束

5

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3.2相關財務核算

采購員根據公司辦公用品庫存和辦公用品需求量填寫好采購需求單，再借

款并填寫好借款單，交由財務經理審核，最后采購員去出納人員處領取現金

3000元，需要采購訂書機20臺（25元/個），訂書機針100盒（3元/盒），筆記

本100本（5元/本），圓珠筆20盒（50元/盒）。4月2日出發批發市場采購訂

書機和訂書機針，當日取回貨物和增值稅發票；3日采購筆記本和圓珠筆，當

日取回貨物和增值稅發票，采購結束后退回多余現金，會計分錄如下：

先填寫借款單并領取現金：

借：其他應收款——采購員3000

貸：銀行存款3000

4月2日去采購訂書機和訂書機針：

借：管理費用——訂書機500

——訂書機針300

應交稅費——應交增值稅（進項稅額）104

貸：其他應收款——采購員904

4月3日采購筆記本和圓珠筆：

借：管理費用——筆記本500

——圓珠筆1000

應交稅費——應交增值稅（進項稅額）195

貸：其他應收款——采購員1695

采購人員退回現金

借：庫存現金401

貸：其他應收款——采購員401

現金日記賬

月日憑證類別號數摘要借方貸方余額

41期初余額5000

2記10采購員采購辦公用品30002000

3記11采購結束后退回多余現金4012401

其他應收款明細賬

月日